3.2.2 Giải pháp cụ thể:
3.2.2.3 Thiết kế, xây dựng, bổ sung, hoàn thiện các tài liệu quản lý và tài liệu kế
Sau khi có được bộ máy kế tốn phù hợp, giải pháp cơng nghệ thơng tin thì cần phải có một hệ thống các tài liệu để phối hợp hoạt động của bộ máy kế toán và các bộ phận chức năng cùng với giải pháp công nghệ thông tin, các tài liệu này địi hỏi có sự ổn định lâu dài kể cả khi DNNVV có sự phát triển về quy mơ hay sự thay đổi về nhân sự hay thay đổi về giải pháp công nghệ thông tin. Các tài liệu cụ thể không chỉ đơn thuần liên quan đến kế toán mà là sự kết hợp của HTTTKT và hệ thống quản lý tại DNNVV, các tài liệu đó bao gồm:
(1) Tài liệu quản lý:
+ Sơ đồ tổ chức các phòng chức năng tại đơn vị và các mối quan hệ; + Bảng mô tả chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong đơn vị; + Mục tiêu, định hướng phát triển đơn vị trong ngắn hạn và dài hạn. (2) Tài liệu kế tốn:
+ Bảng mơ tả và phân cơng nhiệm vụ trong phịng kế tốn; + Bảng mơ tả phần hành kế tốn;
+ Các của chu trình kế tốn; + Lưu đồ hệ thống;
+ Sờ dòng dữ liệu; + Lưu đồ chứng từ.
Các bước xây dựng các tài liệu quản lý và tài liệu kế tốn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định rõ chiến lược và mục tiêu kinh doanh của đơn vị.
Bước 2: Phân tích những tài liệu hiện tại, tài liệu nào đã có, tài liệu nào chưa có.
Bước 3: Xác định các sai xót, vấn đề và những hoạt động cần thiết và khơng cần thiết. Có thể sử dụng các tài liệu đã được áp dụng rộng rãi tại các đơn vị khác để so sánh, đối chiếu tìm ra nhược điểm của các tài liệu của đơn vị.
Bước 4: Điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi những tài liệu quản lý và tài liệu kế toán hiện hành.
Trong các tài liệu kế toán, phải đặc biệt quan tâm đến chu trình kế tốn, được xem là mạch máu của một HTTTKT, đối với việc thiết kế, xây dựng các chu trình kế tốn, DNNVV có thể thực hiện theo các nội dung cụ thể như đã trình bày ở 1.2.3 – Chu trình kế tốn.