Tiêu chí Sơ đồ dịng dữ liệu Lưu đồ
Nội dung Thể hiện vai trị và vị trí của từng quy trình xử lý thuộc các trung tâm hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán
Thể hiện việc chứng từ được xử lý cụ thể ra sao trong từng trong trung tâm hoạt động của đơn vị kế toán
Ký hiệu 4 ký hiệu: vịng trịn (q trình xử lý), đường thẳng (dịng dữ liệu), hình chữ nhật (nhân tố bên ngoài đơn vị kế toán) và hai đường thẳng song song (nơi lưu trữ dữ liệu)
Nhiều ký hiệu, những ký hiệu cơ bản như sau: hình chữ nhật (quy trình xử lý), hình kim cương (quyết định), hình tam giác (chứng từ) và nhiều ký hiệu khác.
Việc sắp xếp thứ tự Theo từng cấp độ, cấp độ thấp hơn thì chi tiết hơn cấp độ cao
Phân chia theo cột, mỗi cột là một trung tâm hoạt động của đơn vị kế tốn Cách đánh thứ tự Quy trình xử lý được đánh
số theo quy định sau: cấp 0 (1.0), cấp 1 (1.1), cấp 2 (1.1.1) và cứ thế tiếp tục
Thứ tự được sử dụng để mở hoặc đóng các liên kết giữa trang/bộ phận thuộc cùng một lưu đồ, không đánh thứ tự đối với quy trình xử lý
Nội dung tập trung Tập trung vào dữ liệu và cách thức dữ liệu điểm chuyển giữa các quy trình xử lý, các đối tượng bên ngoài và nơi lưu trữ dữ
Cũng liên quan đến dữ liệu nhưng chỉ thực hiện với chứng từ và các công cụ xử lý
liệu Cách sử dụng ký hiệu “đường thẳng”
“Đường thẳng” là tên của dữ liệu, tên của quy trình xử lý
“Đường thẳng” chỉ sự điểm chuyển của chứng từ giữa các trung tâm hoạt động của đơn vị kế tốn, khơng phải là tên của bất kỳ quy trình hay bộ phận nào cả
Do việc phân tích, thiết kế và xây dựng Lưu đồ phụ thuộc nhiều vào khả năng và vai trò của từng trung tâm hoạt động trong từng đơn vị kế tốn vì vậy ở mỗi đơn vị kế tốn lại có sự khác nhau về cách xử lý đối với cùng một quy trình xử lý. Nếu đơn vị kế tốn có nhiều bộ phận hay trung tâm hoạt động khác nhau thì việc thiết kế và xây dựng Lưu đồ sẽ phải phức tạp hơn so với một đơn vị kế tốn có ít hay sự phân chia khơng rõ ràng giữa các trung tâm hoạt động. Tuy nhiên, các Sơ đồ dịng dữ liệu lại được xây dựng để có thể áp dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, tùy theo đơn vị kế toán muốn xây dựng bao nhiêu cấp mà thơi. Vì vậy, việc tìm hiểu về chu trình kế tốn, đề tài sẽ chỉ được xem xét bao quát trên Sơ đồ dòng dữ liệu, do có nhiều khác biệt ở các đơn vị kế tốn khác nhau nên đề tài sẽ khơng xem xét chi tiết hơn ở Lưu đồ.
1.2.3.3 Các chu trình kế tốn chính:
Một đơn vị kế tốn có thể xây dựng và áp dụng cho mình nhiều chu trình kế tốn khác nhau nhưng tựu chung lại thì có hai chu trình kế tốn chính là Chu trình doanh nghiệp (bán hàng – thu tiền) và Chu trình chi phí (mua hàng – trả tiền), ngồi ra cịn có ba chu trình phụ mà ta có thể kể đến là Chu trình chuyển đổi (sản xuất), Chu trình tài chính và Chu trình nhân sự. Sau đây là nội dung chính từng chu trình kế tốn:
(1) Chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền): mục đích cơ bản của chu trình doanh thu là cung cấp hành hóa và dịch vụ cho người tiêu dùng (clients) và thu được tiền từ họ. Nếu một đơn vị kế tốn khơng thực hiện được chu trình doanh thu thì sẽ dẫn đến phá sản. Một chu trình doanh thu khơng hiệu quả có thể xuất phát từ sự sụt giảm nhu cầu tiêu dùng, không tiếp cận được thị
trường tiêu dùng hay chính sách thu hồi nợ không hiệu quả (Robert L.Hurt, 2010, trang 205).
Vì thế, để chu trình doanh thu có thể phát huy hết hiệu quả cần phải thực hiện theo những bước sau (Hollander, Denna và Cherrington, 2000): + Nhận đặt hàng của khách hàng: nhân viên phụ trách bán hàng có thể tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau như: mua bán trực tiếp, mua bán trực tuyến, thư điện tử, điện thoại hay hình thức khác. Khi nhận được thơng tin đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần kiểm tra kho hàng và khả năng giao hàng của đơn vị để thương lượng với khách hàng.
+ Chính sách cho phép hạn mức tín dụng của khách hàng: với mỗi đơn hàng được thiết lập, nhân viên phải kiểm tra lại hạn mức tín dụng của khách hàng hiện tại, kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng, đối với việc thanh toán qua thẻ tín dụng, cần phải kiểm tra qua ngân hàng tình trạng tín dụng của khách hàng có vượt mức tín dụng của ngân hàng cho phép.
+ Hồn thiện đơn đặt hàng: sau khi xem xét khả năng của kho hàng, hình thức thanh tốn và hạn mức tín dụng, hồn tất đơn hàng và cho khách biết về việc đơn hàng đã được chấp nhận. Chuyển đơn hàng đến các bộ phận có liên quan như kho vận, thanh toán,…
+ Xuất kho, giao hàng: nhân viên kho tiến hành xuất hàng theo yêu cầu. Hàng sẽ được vận chuyển đến địa điểm khách hàng yêu cầu theo thỏa thuận hay khách hàng đến kho công ty nhận hàng theo thỏa thuận giữa hai bên. Đơn vị có thể tự tổ chức đội vận chuyển hay th ngồi vận chuyển, phí vận chuyển có thể do khách hàng hay đơn vị chịu tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thanh toán trước bằng tiền mặt thường được ưa chuộc hơn hình thức giao hàng và nhận tiền, trong một vài trường hợp khách hàng buộc phải thanh toán bằng tiền mặt nếu khách hàng có lịch sử thanh tốn khơng tốt. Thông tin xuất kho, giao hàng cần được ghi nhận vào hệ thống kế tốn.
+ Xuất hóa đơn cho khách hàng: Khi hàng hóa hay dịch vụ đã được bán cho khách hàng, bộ phận lập hóa đơn tiến hành lập và gửi Hóa đơn bán hàng đến khách hàng. Sau đó, thơng tin bán hàng sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
+ Thu tiền: Khi đến hạn thanh toán, khách hàng làm thủ tục thanh toán cho đơn vị. Trong trường hợp khách hàng có thể thanh tốn trước thời hạn, đơn vị khuyến khích khách hàng thơng qua chiết khấu thanh tốn, ngược lại nếu khách hàng thanh tốn trễ, đơn vị có thể xem xét gia hạn hoặc từ chối giao dịch nợ trong tương lai. Sau đó, thơng tin thanh tốn cần ghi nhận vào hệ thống kế toán thành hai nhóm khách hàng: nhóm khách hàng có thanh khoản tốt và nhóm khách hàng có thanh khoản kém. Đối với nhóm khách hàng có thanh khoản tốt thì việc mua hàng trong tương lai có thể nhận được những chính sách mua bán tốt hơn, ngược lại, nhóm khách hàng thường xuyên nợ sẽ được quyết định tùy thuộc vào xem xét thanh khoản của khách hàng.
+ Xử lý nợ khó địi: trong trường hợp nợ của khách hàng trở thành nợ khó địi hay nghiêm trọng hơn nữa là khơng thể htu hồi nợ, thì đơn vị tiến hành lập dự phòng sử dụng các phương pháp được cho phép theo quy định pháp luật của quốc gia đó hoặc theo những quy tắc kế tốn chung được chấp nhận (GAAP).
(2) Chi trình chi phí (mua hàng – trả tiền): mục đích cơ bản của chu trình chi phí là xác định nguồn lực mà đơn vị cần và mua chúng. Về cơ bản, đơn vị được hình thành để tạo ra giá trị thặng dư cho những chủ sở hữu của nó, chu trình chi phí là một thành phần quan trọng trong việc thực hiện mục đích cơ bản đó. Chu trình chi phí phần lớn liên quan đến q trình thu mua, logistic và hậu cần liên quan đến vấn đề thu mua (Robert L.Hurt, 2010, trang 229).
Chu trình chi phí có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, quy mơ doanh nghiệp hoặc ngành nghề kinh doanh, dù vậy nó vẫn có những bước cơ bản sau (Hollander, Denna và Cherrington, 2000):
+ Yêu cầu mua hàng hóa và dịch vụ dựa trên nhu cầu được theo dõi và xác định: đơn vị sử dụng những công cụ và kỹ thuật khác nhau, mỗi đơn
vị sẽ ước đốn nhu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ. Đối với mỗi loại hàng tồn kho đều có mức tồn kho ở điểm đặt hàng, tức là thời điểm mà hàng tồn kho đang có ở mức tối thiểu và cần phải được bổ sung. Đối với các nguồn lực khác phát sinh thường xuyên như dịch vụ bảo hiểm, internet, … được đặt mua định kỳ. Hay đối với các dự án đặc biệt có thể sẽ địi hỏi nhiều hơn và kéo dài hơn đối với hàng hóa/dịch vụ để hồn thành dự án… ở một số đơn vị, hoạt động xử lý yêu cầu mua hàng được tập trung xử lý trong bộ phận mua hàng nhằm đạt được tính kinh tế khi có thể đạt được những chiết khấu thanh toán hay chiết khấu thương mại lớn hơn. + Thiết lập đơn đặt mua hàng: giai đoạn này được thực hiện trong bộ máy quản lý nội bộ. Sau khi yêu cầu mua hàng được xét duyệt bởi nhà quản lý có thẩm quyền, bộ phận mua hàng cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cũng như xét duyệt đặt mua hàng.
+ Tiến hành mua hàng hóa và dịch vụ: Đơn đặt hàng hồn chỉnh sẽ được lập và gửi đến nhà cung cấp. Khi nhận được thông báo đồng ý bán hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận có nhu cầu, bộ phận kho hàng, bộ phân ngân quỹ,…
+ Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ: phần lớn hoạt động mua bán hàng hóa thường xuyên như hàng tồn kho được thực hiện thông qua bộ phận kho vận để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát nội bộ. Tùy theo thỏa thuận giữa đơn vị và nhà cung cấp mà thời gian, địa điểm cũng như phương thức giao hàng sẽ được thực hiện tại nơi đơn vị yêu cầu hay tại địa điểm của nhà cung cấp. Một số trường hợp mua với số lượng ít và mang tính đặt thù, thì việc giao nhận hàng có thể giao cho cá nhân cụ thể phụ trách. Đối tượng chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng và nhập kho hàng cần thực hiện các hoạt động kiểm đếm hàng.
+ Chi trả tiền hàng hóa và dịch vụ: khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận hoặc thực hiện, bộ phận kế toán cáo trách nhiệm thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Trong mỗi đơn vị, việc duy trì nhân viên kiểm ội bộ là rất quan trọng, không chỉ trong bước này mà ở cả chu trình
chi phí này. Tùy theo thỏa thuận mà thời điểm, phương thức thanh toán sẽ được tiến hành. Sau đó, các thơng tin thanh tốn sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Nếu là hình thức mua chịu, cần chú ý theo dõi thời hạn thanh toán để được hưởng chiết khấu thanh toán từ nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của đơn vị.
+ Tình huống trả lại hành hóa đã mua: nếu hàng hóa đã nhận có khiếm khuyết, bị lỗi hoặc những lý do khác khơng thể sử dụng hành hóa này mà lỗi thuộc về nhà cung cấp thì hàng hóa phải được trả về nhà cung cấp hoặc được đổi hành hóa khác đảm bảo chất lượng hơn.
(3) Chu trình chuyển đổi (sản xuất): đơn vị có thể được phân chia theo lĩnh vực hoạt động như cung cấp dịch vụ, thương mại hay sản xuất. Chu trình chuyển đổi được thiết lập để phù hợp với các đơn vị sản xuất. Mục đích cơ bản của chu trình chuyển đổi là biến nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung thành hành hóa, dịch vụ hồn thiện để cung cấp cho các đối tượng sử dụng (Robert L.Hurt, 2010, trang 249).
Chu trình chuyển đổi có thể được tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau với những hoạt động đặc thù nhưng tựu chung lại có các hoạt động chủ yếu sau (Marshall B.Romney và Paul J.Steinbart, 2010, trang 460)
+ Thiết kế sản phẩm: đây là bước đầu tiên trong chu trình chuyển đổi. Mục tiêu của hoạt động này là nhằm thiết kế sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng, độ bền và tính năng nhưng vẫn phải đạt được với chi phí sản xuất ước tính thấp nhất. Một vài tiêu chuẩn có khả năng khơng thể đạt được đồng thời với những tiêu chuẩn khác, đây chính là thử thách dành cho bộ phận thiết kế. Tuy nhiên, hiện nay với sự hỗ trợ của các phần mềm thiết kế đã giúp việc thiết kế sản phẩm trở nên hiệu quả và năng suất cao hơn.
+ Lên kế hoạch và quy trình sản xuất: bước thứ hai của chu trình chuyển đổi. Mục tiêu của của hoạt động này là xây dựng và phát triển một kế hoạch sản xuất đủ để đạt được yêu cầu đã có sẵn từ bộ phận thiết kế và dự đoán nhu cầu trong ngắn hạn trong lúc phải đặc biệt sử dụng ít nhất
nguồn nguyên vật liệu, nhân cơng, chi phí sản xuất chung cho việc sản xuất và hồn thiện sản phẩm.
+ Thực hiện sản xuất: bước thứ 3 trong quy trình chuyển đổi (sản xuất) là quá trình sản xuất sản phẩm thực tế. Trong hoạt động này, mỗi cơng ty có cách khác nhau để thực hiện sản xuất sản phẩm, sự khác nhau phụ thuộc vào loại sản phẩm được đưa vào sản phẩm và mức độ tự động hóa được sử dụng trong quá trình sản xuất. Hoạt động này cần có sự tham gia của nhiều đối tượng trong đơn vị.
+ Kế tốn giá thành: bước cuối cùng của chu trình chuyển đổi (sản xuất). Ba mục tiêu chính của kế tốn giá thành là (a) Cung cấp thơng tin cho việc hoạch định, quả lý và đánh giá thành quả hoạt động của chu trình chuyển đổi; (b) Cung cấp dữ liệu chính xác về chi phí sản phẩm được sử dụng trong định giá và ra quyết định chung cho toàn đơn vị; (c) Thu thập va xử lý thơng tin được sử dụng để tính tốn lượng hàng tồn kho và giá trị hàng bán sẽ được trình bày trong báo cáo tài chính cuối năm của cơng ty. (4) Chu trình tài chính: là một giao dịch thoản thuận giữa đơn vị kế toán và các chủ nợ (người nắm cổ phần của công ty hoặc người chủ cơng ty), nói rõ ràng hơn chính là những người chủ nợ đầu tư dài hạn vào đơn vị kế tốn. Trong báo cáo tài chính thì người sử dụng có thể thấy được kết quả của chu trình tài chính được thể hiện trong các khoản nợ dài hạn và nguồn vốn chủ sở hữu của Bảng cân đối kế tốn; hoặc người sử dụng có thể tìm thấy những thơng tin của chu trình tài chính được thể hiện dưới dạng dịng tiền từ hoạt động tài chính trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Từ một quan điểm của hệ thống thơng tin kế tốn, người sử dụng cần theo dõi dữ liệu liên quan đến những hoạt động trong chu trình tài chính gồm: (a) Việc phát hành cổ phiếu huy động vốn lần đầu (Initial Public Offering - IPO) phải đảm bảo cung cấp các thông tin về số lượng phát hành, mệng giá, giá thị trường và thông tin của các cổ đông; (b) Việc mua bán cổ phiến quỹ phải đảm bảo các thông tin về số lượng mua bán, giá mua bán và thông tin nhận diện cổ đông; (c) Thông tin về hoạt động liên quan đến khoản nợ dài hạn (phát hành cổ phiếu và các ạt động trả nợ) phải cung cấp được các thơng tin về quy dịnh chính, cổ tức
của cổ phiếu ưu đãi, lãi suất ngân hàng tại thời điểm phát hành, thời gian đáo hạn, các khoản phải thanh tốn hàng năm và thơng tin nhận diện các chủ nợ; (d) Việc phân chia cổ tức phải cung cấp được thông tin về loại cổ tức (tiền mặt, cổ phiếu hay tài sản), thông tin nhận diện cổ đông, tổng số cổ tức chi trả và ngay ghi nhận thông tin (ngày ra quyết định nhận cổ tức, ngày ghi nhận cổ tức và ngày tiến hành chia cổ tức). (Robert L.Hurt, 2010, trang 253).
(5) Chi trình nhân sự: có thể là sự kết hợp hầu hết các chu trình kinh doanh hiện đại. Toàn bộ quy định hướng dẫn – tài liệu học tập, các khóa học, các lĩnh vực khác nhau trong việc học tập đều là mục tiêu của chu trình nhân sự này, nó có thể bao gồm: việc th mướn nhân viên, việc thanh tốn tiền cơng lao động, việc điều phối thu nhập của người lao động (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, cơng đồn và các khoản tương tự), đánh giá khả năng làm việc