3.2.2 Giải pháp cụ thể:
3.2.2.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại DNNVV:
Tuỳ theo tình hình tổ chức HTTTKT ở các DNNVV mà thực hiện việc tổ chức lại hoặc tổ chức mới HTTTKT như sau:
(1) Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào:
Hệ thống thông tin đầu vào xoay quay hệ thống chứng từ được sử dụng tại DNNVV, hiện nay theo khảo sát, các nhân viên tại DNNVV đánh giá hệ thống chứng từ là chấp nhận được tuy nhiên vẫn cần thiết nâng cao mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thơng tin và kiểm sốt chứng từ hiệu quả hơn, đặc biệt việc xây dựng hệ thống chứng từ phải tính đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin mà cụ thể ở đây là phù hợp với giải pháp công nghệ thông tin mà đơn vị đã đẩy mạnh áp dụng. Các bước thực hiện có thể như sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán, và đối tượng kế toán cụ thể, chi tiết. Quan trọng bước này, chúng ta có thể xác định được quy mơ thực sự mà bộ máy kế tốn sẽ phải xử lý cũng như số lượng chứng từ đầu vào có thể phát sinh nhằm đưa
ra được nhu cầu về nhân sự thực hiện kế tốn một cách chính xác. Tiến hành mã hóa các đối tượng quản lý cụ thể, chi tiết (xem phụ lục 13).
Bước 2: Phân loại chứng từ theo từng hoạt động kinh doanh, mỗi hoạt động kinh doanh lại ứng với một phần hay thuộc hồn tồn vào một chu trình kế tốn. Bước này giúp cho việc sắp xếp chứng từ một cách khoa học thuộc về hoạt động kinh doanh nào của chu trình kế tốn nào. Trong bước này, ta tiến hành mã hóa các đối tượng chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh, từng chu trình kế tốn. Hệ thống mã hóa chứng từ này phải được thông báo rộng rãi và áp dụng thống nhất cho tồn hệ thống. Bảng mã có thể được xây dựng theo mẫu (xem phụ lục 14).
Bước 3: Từ chu trình kế tốn, đơn vị phải thiết kế và xây dựng được hệ thống lưu đồ chứng từ xuyên suốt các phòng chức năng. Phải đảm bảo các phòng chứng từ hiểu và xem lưu đồ chứng từ này là một “nguyên tắc”, bắt buộc phải tuân thủ khi phát sinh một sự kiện kinh doanh, sự kiện kế toán.
Bước 4: Xây dựng bộ chứng từ mẫu và thu thập và cơng bố tồn bộ chữ ký của các cấp lãnh đạo. Các mẫu chứng từ được thiết kế và sử dụng cũng được đối chiếu với các quy định pháp luật để xác định xem những chứng từ nào bắt buộc phải có và những chứng từ do đơn vị tự thiết kế phù hợp với nhu cầu của đơn vị. Đối với các chứng từ bên ngồi khi nhận được sẽ được đính kèm với một mẫu chứng từ do đơn vị ban hành để chứng từ bên ngồi cũng hịa vào hệ thống chứng từ đã được mã hóa của đơn vị theo từng chu trình kế tốn.
Bước 5: Ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ, cấp phó bản và tiêu hủy chứng từ tại các phòng chức năng, đặc biệt là tại phịng kế tốn. Trước tiên, các bảo quản, lưu trữ, cấp phó bản và tiêu hủy chứng từ tại đơn vị cần phải tuân thủ các quy định theo các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ, Luật Kế tốn, Luật thuế. Sau đó, đơn vị đơn vị căn cứ vào yêu cầu về quản lý và kiểm soát chứng từ để ban hành các quy định cụ thể. Theo khảo sát, các DNNVV hầu hết đều chọn lưu trữ thủ công là phải quan trọng nhất, điều này hoàn toàn hợp lý theo các quy định của các văn bản pháp luật nhưng chưa đủ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát, đặc biệt là việc DNNVV cần phải đẩy mạnh ứng dụng giải pháp công nghệ thơng tin và HTTTKT, vì vậy, do chứng từ hợp lệ đã có đầy đủ chữ ký các bên liên quan đã được mã hóa theo từng chu trình kế tốn, sau khi lưu trữ thủ cơng, nhân viên kế
tốn phụ trách chu trình nào sẽ phải có trách nhiệm scan để số hóa chứng từ, tiến hành lưu trên hệ thống mạng nội bộ tại máy chủ (đề xuất ứng dụng giải pháp cơng nghệ thơng tin tối thiểu có mạng nội bộ, khơng th mướn hệ thống lưu trữ bên ngồi hoặc qua điện tốn đám mây). Tiến hành sao lưu tồn bộ hệ thống định kỳ ít nhất 1 tháng 1 lần để bảo vệ dữ liệu kế toán được lưu trên máy chủ. Đặc biệt, do giải pháp công nghệ thông tin là một yêu cầu đặc biệt vì vậy, cần phân quyền cụ thể quyền tiếp cận dữ liệu trên hệ thống, hiện nay chỉ khuyến khích phân quyền tiếp cận dữ liệu cho Kế toán trưởng, kế tốn viên chỉ được thực hiện số hóa dữ liệu và đưa dữ liệu vào hệ thống, khơng được quyền tiếp cận dữ liệu tồn hệ thống của đơn vị; riêng Ban giám đốc là người thụ hưởng kết quả từ HTTTKT vì vậy khơng có nhu cầu tiếp cận dữ liệu kế toán.
Bước 6: Xây dựng quy chế kiểm soát chứng từ thường xuyên và khơng thường xun. Việc kiểm sốt, kiểm tra việc tuân thủ hoàn toàn các quy định vế chứng từ là việc nên làm nhằm tránh gian lận, sai xót do vơ tình hoặc cố ý. Kiểm tra, kiểm sốt thường xuyên được quy định thành mốc thời gian cụ thể trong một kỳ kế tốn, có thể diễn ra 1 lần/quý hay 1lần/tháng tùy vào số lượng sự kiện kinh doanh và sự kiện kế toán phát sinh. Kiểm tra, kiểm sốt khơng thường xun cần phải được xem xét thực thi nếu xuất hiện những nghi vấn từ trong nội bộ hoặc bên ngoài nhằm giảm rủi ro về sai xót hay gian lận.
(2) Tổ chức hệ thống xử lý thông tin:
Hệ thống xử lý thông tin gồm tập hợp các công việc được thực hiện trên hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế tốn. Với giải pháp cơng nghệ thông tin cụ thể, đặc biệt nhấn mạnh khai thác tối đa phần kế tốn nên địi hỏi hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế tốn phải được thực hiện hồn tồn trên giải pháp công nghệ thông tin.
Về hệ thống tài khoản kế toán, căn cứ vào yêu cầu quản lý, phù hợp với quy mô DNNVV và phải tuân thủ các quy định pháp luật, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phải được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập và nhập hệ thống tài khoản kế toán vào phần mềm kế toán theo quy định của chế độ kế tốn. Căn cứ vào tình hình thực tế tại DNNVV mà xác định ết hóa các tài khoản kế tốn cấp 3 và 4. Sử dụng ký hiệu số và ký hiệu chữ cho
các tài khoản chi tiết này. Việc lập và thiết kế tài khoản chi tiết phải tính đến việc mở rộng trong tương lai để tránh trường hợp sau này phải đánh lại toàn bộ hệ thống tài khoản chi tiết do không lường trước sự phát triển của DNNVV. Khi hoàn thành việc thiết kế tài khoản chi tiết, cần phải có sự đồng ý ban giám đốc và kế toán trưởng tương tự đối với việc hủy bỏ tài khoản kế toán chi tiết.
Bước 2: Phân quyền tiếp cận, nhập liệu vào các tài khoản kế toán. Căn cứ vào bảng mô tả phần hành kế tốn và bảng phân cơng nhiệm vụ của các nhân viên trong phịng kế tốn, admin17 - phải là một người duy nhất, ưu tiên kế toán trưởng – chỉ cấp quyền cho nhân viên tiếp cận những tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán và tài khoản chi tiết liên quan đến phần hành của nhân viên đó.
Bước 3: Phải đảm bảo giải pháp công nghệ thông tin phải để lại dấu vết kiểm toán. Việc thiết kế mới, hay hủy tài khoản kế toán chi tiết, việc chỉnh sửa dữ liệu kế toán (số tiền, ngày tháng sự kiện kế tốn, tài khoản đối ứng,…) phải có để lại dấu vết kiểm tốn, có nghĩa là dù admin hay nhân viên thừa hành nhiệm vụ tiến hành đăng nhậ, nhập liệu và chỉnh sửa đều được ghi lại tại phần mềm và không được chỉnh sửa hay phần dấu vết kiểm toán này.
Về hệ thống sổ kế toán, các mẫu sổ theo quy định của chế độ kế toán cần phải được nhập mẫu và có sẵn trong giải pháp cơng nghệ thơng tin. Hệ thống sổ kế toán hiện nay vừa phải tuân thủ về hình thức kế tốn áp dụng đã được đăng ký với cơ quan nhà nước vừa phải đáp ứng được nhu cầu trích xuất, thống kê lập sổ chi tiết khi cần thiết. Hiện nay, theo khảo sát hầu hết các DNNVV đều áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, đây là một hình thức kế tốn tương đối ưu việt và đơn giản hơn các hình thức kế toán khác, tuy nhiên việc lập sổ bằng tay sẽ không làm tăng hiệu quả công việc và nhiều vấn đề khác nên khuyến khích các DNNVV áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính. Các chính sách kế tốn đặc biệt áp dụng trong đơn vị kế toán như: phương pháp khấu hao, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp tính giá thành phẩm, bán thành phẩm, các chính sách tín dụng,… phải được thể hiện bằng văn bản và thơng báo rộng rãi đến tồn bộ của phịng chức năng.
(3) Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra:
17Người giữ quyền admin là người giữ quyền cao nhất trong một giải pháp công nghệ thơng tin mà ở đây có thể là một phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý hoặc phần mềm ERP
Một HTTTKT được đánh giá là hiệu quả, thành cơng hay khơng thì phần lớn phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm đầu ra - chất lượng thơng tin kế tốn, chất lượng thơng tin kế tốn phải đảm bảo các tính hữu ích như trình bày trong mục 1.1.3 – Tính hữu ích của thơng tin kế tốn, ngồi ra chất lượng thơng tin kế toán cần được các đối tượng sử dụng đánh giá bao gồm đánh giá về hình thức và đánh giá về nội dung. Hệ thống thơng tin đầu ra có thể được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin kế tốn. Hiện nay, theo khảo sát, 90% thơng tin kế tốn tạo ra đều được phục vụ cho cơng tác kế toán và yêu cầu của cơ quan chức năng như cơ quan thuế, cơ quan quản lý đầu tư, cơ quan thống kê. Rõ ràng, nhu cầu thông tin kế tốn như vậy là khá đơn giản và khơng được đánh giá cao khi DNNVV cần tiếp cận với các vấn đề khác như tiếp cận vốn vay, tiếp cận đầu tư, liên doanh, liên kết hoặc huy động vốn sơ cấp và thứ cấp trên thị trường chứng khốn. Ngồi ra, thơng tin kế tốn cịn cần để các cấp quản lý đưa ra những quyết định, đặc biệt là các quyết định về kiểm soát như mở rộng sản xuất hay thu hẹp sản xuất, quyết định thêm sản phẩm mới hay vẫn tiếp tục sản phẩm cũ, quyết định đầu tư vào thị trường khác,… Tóm lại, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng mà thơng tin kế tốn được cung cấp phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu thông tin của đối tượng đó, vậy việc xác định nhu cầu thơng tin thực chất là việc xác định được đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn, tổng cộng chúng ta sẽ có ít nhất ba nhóm đối tượng sử dụng thơng tin kế toán: các cơ quan chức năng, nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng khác trong nội bộ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ,…cả ba nhóm đối tượng này đều có thể cung cấp thơng tin kế tốn được quy định trong Luật kế tốn và chế độ kế tốn đó là thơng tin kế tốn tài chính bao gồm 4 báo cáo (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính), trong ba nhóm này, nhóm đối tượng là nhà quản lý nội bộ doanh nghiệp và một số nhà đầu tư yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị như vậy ta sẽ có báo cáo kế tốn quản trị. Một căn cứ nữa để xác định nhu cầu thơng tin kế tốn đó là căn cứ vào thời gian, các báo cáo kế tốn tài chính thường được lập và từng q hoặc từng kỳ kế tốn cịn báo cáo quản trị có tần suất cao hơn đến từng tháng hoặc bất kỳ khi nào cần.
Bước 2: Xác định mẫu báo cáo thông tin kế tốn. Căn cứ vào nhu cầu thơng tin kế toán mà ta sẽ cố định được mẫu báo cáo thơng tin kế tốn. Riêng thơng tin kế tốn tài chính thì đã có 4 mẫu báo cáo được quy định rất cụ thể nên DNNVV buộc phải cung cấp thơng tin kế tốn tài chính theo những mẫu này, cịn thơng tin kế toán quản trị thật sự rất đa dạng tùy thuộc vào u cầu thơng tin kế tốn từ phía ban lãnh đạo, ban quản lý mà bộ máy kế toán buộc phải cung cấp. Tuy nhiên, có những thơng tin kế tốn quản trị có thể được trình bày thành dạng mẫu thiết kế sẵn do mức độ sử dụng thường xuyên như: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo kế toán quản trị), các loại báo cáo dự tốn, báo cáo tính giá thành sản phẩm, báo cáo lựa chọn phương án,… Các mẫu báo cáo này cần được thiết kế và có khả năng sẵn sàng mở rộng trong giải pháp công nghệ thông tin.
Bước 3: Phân tích thơng tin kế tốn và đánh giá thơng tin kế toán từ các đối tượng sử dụng. Các thơng tin kế tốn đều được cung cấp kịp thời và đúng đối tượng sử dụng sẽ đem lại nhiều kết quả, nhưng kết quả còn phụ thuộc vào khả năng phân tích thơng tin kế tốn mà ở đây là thơng tin trình bày trên báo cáo kế tốn tài chính và thơng tin kế tốn quản trị. Nhà quản lý DNNVV cần xem xét việc tự phân tích và đánh giá chất lượng thơng tin kế tốn trình bày trên báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo kế tốn quản trị phải tìm ra những điểm cịn hạn chế cần khắc phục. Ngồi ra, DNNVV có thể định kỳ cung cấp báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo kế tốn quản trị cho các đối tượng phi truyền thống như nhà đầu tư mạo hiểm, nhà phân tích và dự báo kinh tế để lấy những đóng góp và ý kiến đánh giá về chất lượng thơng tin trình bày trên báo cáo nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của thơng tin kế tốn, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thơng tin kế tốn của các đối tượng sử dụng bên trong lẫn bên ngoài DNNVV.