1.2 CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN:
1.2.3.2 Các thành phần của chu trình kế tốn:
Chu trình kế tốn mơ phỏng các quy trình xử lý (Process) - thuộc các trung tâm hoạt động khác nhau của đơn vị kế tốn và các quy trình xử lý này tác động lên dữ liệu kế toán đầu vào để tạo ra dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu ra có thể là dữ liệu đầu vào của một quy trình xử lý khác hay là thơng tin kế tốn cuối cùng được dùng để cung cấp cho các đối tượng sử dụng và được lưu trữ trong hệ thống thơng tin kế tốn. Việc mơ phỏng dữ liệu được đưa vào và chuyển đi tại các quy trình xử lý của đơn vị kế tốn được gọi là Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD).
Ngồi ra, để chi tiết hóa trong từng quy trình xử lý thuộc các trung tâm hoạt động khác nhau của đơn vị kế toán, như việc các chứng từ kế toán được xử lý như thế nào, được quy định và mô phỏng thông qua được các dạng lưu đồ. Lưu đồ là kỹ thuật phân tích được dùng để mơ tả nhiều khía cạnh của một hệ thống thông tin trong theo một cách rõ ràng, súc tích và hợp lý (Marshall B.Romney và Paul J.Teinbart, 2012, trang 70).
Có nhiều dạng lưu đồ được dùng để mô tả chi tiết các hoạt động trong từng trung tâm hoạt động của đơn vị kế toán, được sử dụng tùy theo mục đích khác nhau của của nhà quản lý. Các dạng lưu đồ có thể được sử dụng bao gồm: Lưu đồ chứng từ (Document Flowcharts), Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts) và Lưu đồ quy trình (Program Flowcharts), trong đó Lưu đồ hệ thống và lưu đồ quy trình có mối quan hệ mật thiết với nhau. Riêng Lưu đồ chứng từ có thể thay đổi tùy theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, mức độ phức tạp của lưu đồ chứng từ tùy thuộc vào khả năng quản lý và thiết kế của các nhà quản lý cũng như khả năng của những người thực hiện cơng tác kế tốn của đơn vị.
Để có cái nhìn tổng qt và nhận biết sự khác nhau giữa Sơ đồ dòng dữ liệu và Lưu đồ chứng từ cụ thể xem bảng 1.1 (Robert L.Hurt, 2010, trang 209):
Bảng 1.1: So sánh giữa Sơ đồ dòng dữ liệu và Lưu đồ chứng từ
Tiêu chí Sơ đồ dòng dữ liệu Lưu đồ
Nội dung Thể hiện vai trị và vị trí của từng quy trình xử lý thuộc các trung tâm hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán
Thể hiện việc chứng từ được xử lý cụ thể ra sao trong từng trong trung tâm hoạt động của đơn vị kế toán
Ký hiệu 4 ký hiệu: vịng trịn (q trình xử lý), đường thẳng (dịng dữ liệu), hình chữ nhật (nhân tố bên ngồi đơn vị kế tốn) và hai đường thẳng song song (nơi lưu trữ dữ liệu)
Nhiều ký hiệu, những ký hiệu cơ bản như sau: hình chữ nhật (quy trình xử lý), hình kim cương (quyết định), hình tam giác (chứng từ) và nhiều ký hiệu khác.
Việc sắp xếp thứ tự Theo từng cấp độ, cấp độ thấp hơn thì chi tiết hơn cấp độ cao
Phân chia theo cột, mỗi cột là một trung tâm hoạt động của đơn vị kế toán Cách đánh thứ tự Quy trình xử lý được đánh
số theo quy định sau: cấp 0 (1.0), cấp 1 (1.1), cấp 2 (1.1.1) và cứ thế tiếp tục
Thứ tự được sử dụng để mở hoặc đóng các liên kết giữa trang/bộ phận thuộc cùng một lưu đồ, không đánh thứ tự đối với quy trình xử lý
Nội dung tập trung Tập trung vào dữ liệu và cách thức dữ liệu điểm chuyển giữa các quy trình xử lý, các đối tượng bên ngoài và nơi lưu trữ dữ
Cũng liên quan đến dữ liệu nhưng chỉ thực hiện với chứng từ và các công cụ xử lý
liệu Cách sử dụng ký hiệu “đường thẳng”
“Đường thẳng” là tên của dữ liệu, tên của quy trình xử lý
“Đường thẳng” chỉ sự điểm chuyển của chứng từ giữa các trung tâm hoạt động của đơn vị kế tốn, khơng phải là tên của bất kỳ quy trình hay bộ phận nào cả
Do việc phân tích, thiết kế và xây dựng Lưu đồ phụ thuộc nhiều vào khả năng và vai trò của từng trung tâm hoạt động trong từng đơn vị kế tốn vì vậy ở mỗi đơn vị kế tốn lại có sự khác nhau về cách xử lý đối với cùng một quy trình xử lý. Nếu đơn vị kế tốn có nhiều bộ phận hay trung tâm hoạt động khác nhau thì việc thiết kế và xây dựng Lưu đồ sẽ phải phức tạp hơn so với một đơn vị kế tốn có ít hay sự phân chia không rõ ràng giữa các trung tâm hoạt động. Tuy nhiên, các Sơ đồ dòng dữ liệu lại được xây dựng để có thể áp dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, tùy theo đơn vị kế toán muốn xây dựng bao nhiêu cấp mà thơi. Vì vậy, việc tìm hiểu về chu trình kế toán, đề tài sẽ chỉ được xem xét bao quát trên Sơ đồ dịng dữ liệu, do có nhiều khác biệt ở các đơn vị kế tốn khác nhau nên đề tài sẽ khơng xem xét chi tiết hơn ở Lưu đồ.