Lưu trữ thủ công
Mướn đơn vị lưu trữ thủ
cơng
Sao lưu trên ổ cứng máy vi tính Sao lưu và sử dụng dịch vụ lưu trữ do bên ngoài cung cấp
Sao lưu trên hệ thống mạng nội bộ tại máy chủ Quy mô Siêu nhỏ Không 13 52,0% 25 100,0% 9 36,0% 25 100,0% 22 88,0% Có 12 48,0% 0 0,0% 16 64,0% 0 0,0% 3 12,0% Nhỏ Không 16 34,0% 47 100,0% 28 59,6% 45 95,7% 35 74,5% Có 31 66,0% 0 0,0% 19 40,4% 2 4,3% 12 25,5% Vừa Không 8 38,1% 21 100,0% 15 71,4% 21 100,0% 14 66,7% Có 13 61,9% 0 0,0% 6 28,6% 0 0,0% 7 33,3% Lớn Không 5 45,5% 10 90,9% 6 54,5% 11 100,0% 6 54,5% Có 6 54,5% 1 9,1% 5 45,5% 0 0,0% 5 45,5%
(5) Thơng tin về chính sách phát triển nguồn nhân lực kế tốn: để hoàn thiện hơn nữa bộ máykế tốn thì việc phát triển nhân sự làm kế tốn là một cơng
việc quan trọng cần phải thực hiện tốt. Nhưng kết quả khảo sát lại cho thấy chính sách phát triển nhân sự kế tốn thực sự chưa tốt. Chỉ có tiêu chí lãnh đạo tiếp thu ý kiến nhân viên được cho em cao nhất (2,30) nhưng vẫn còn khoảng cách khá xa so với mức tốt. Chính sách hỗ trợ nâng cao trình độ chun mơn được cho điểm thấp nhất (2,57) xem dưới mức trung bình. Đánh giá chung với chính sách phát triển nhân sự kế tốn được 2,38 điểm tiệm cận mức trung bình.
Bảng 2.15: Tính điểm trung bình của chính sách phát triển nhân sự kế toán theo thang Likert 5 bậc
Chính sách hỗ trợ nâng cao trình độ Lãnh đạo tiếp thu ý kiến Chính sách tuyển dụng, giữ chân nhân
viên Khả năng hỗ trợ bộ phận kế toán của các bộ phận khác Đánh giá chung về chính sách nhân sự N Valid 102 102 101 99 102 Missing 19 19 20 22 19 Mean 2,57 2,30 2,48 2,36 2,38 2.3.3 Một số đánh giá: 2.3.3.1 Ưu điểm:
(1) Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ thu hút nhiều lao động, giải quyết được công ăn việc làm và là lĩnh vực tạo ra giá trị cao trong xã hội và nhà nước nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đều khuyến khích phát triển.
Ln chú trọng đến việc hồn thiện bộ máy kế toán của bản thân doanh nghiệp thể hiện qua nhu cầu tái phát triển bộ máy kế toán cũng như giảm sự phụ thuộc vào dịch vụ kế tốn bên ngồi. Song song với việc hoàn thiện bộ máy, việc định hướng phát triển cũng được định hình và thơng báo rộng rãi trong đội ngũ nhân viên với tỷ lệ hiểu rõ về chính sách, định hướng phát triển bộ máy kế toán trên 65% (bao gồm mức Đầy đủ và rõ ràng và mức Rõ ràng) Các doanh nghiệp hầu hết đều định hướng phát triển về quy mô doanh nghiệp sẽ tăng lên theo thời gian, vì vậy có sự chọn lựa chế độ kế tốn theo
quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nhiều hơn trong từng nhóm quy mơ doanh nghiệp để hạn chế bớt rắc rối trong việc chuyển đổi chế độ kế tốn áp dụng. Hình thức kế tốn trên máy vi tính ngày càng được sử dụng nhiều chứng tỏ nhận thức về việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cũng như tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ngày càng được nâng cao. Điều này thể hiện trình độ quản lý, nhận thức và định hướng của các nhà quản lý DNNVV thay đổi theo chiều hướng tích cực hơn cũng như trình độ của nhân viên làm kế tốn trong bộ máy kế toán cũng được đào tạo và ứng dụng tốt hơn theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin.
(2) Các doanh nghiệp đã làm tốt trong việc xây dựng một hệ thống chứng từ hợp lý, phù hợp với từng đơn vị. Ngoài ra, việc ứng dụng kết hợp công nghệ thông tin vào việc xử lý và thu thập thông tin đầu vào cho thấy nhận thức và trình độ quản lý ngày càng nâng cao trong nhóm nhân sự quản lý và nhân sự làm kế toán.
Các DNNVV vận dụng khá tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán được quy định tại hai chế độ kế toán áp dụng cũng như hệ thống sổ kế toán theo quy định cũng như việc đánh giá các quy định này là phù hợp và đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu của các DNNVV. Đồng thời, hệ thống xử lý thông tin đã được thiết kế và vận dụng phù hợp với tiêu chí đáp ứng tốt nhu cầu cơng tác kế toán, nhu cầu của cơ quan nhà nước như thuế, sở Kế hoạch – Đầu tư cũng như các nhà đầu tư và cơng ty kiểm tốn chấp nhận. Các DNNVV quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện báo cáo kế toán, giúp cho báo cáo kế tốn ln được thực hiện kịp thời, tính hữu ích của báo cáo kế tốn được bảo đảm. Bên cạnh đó, việc thực hiện các báo cáo kế toán quản trị cũng được quan tâm hơn rất nhiều, báo cáo kế toán quản trị được thực hiện thường xuyên hơn (xem phụ lục 10), thời gian thực hiện báo cáo kế toán quản trị hàng tháng chiếm tỷ lệ cao nhất (48,4%), điều này lý giải cho việc sử dụng báo cáo kế tốn quản trị để ra các quyết định mang tính liên tục và nhanh chóng và các báo cáo kế tốn khác thì tùy vào thời điểm
chiếm 52,9% (xem phụ lục 11) vẫn có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định.
(3) Các nhà lãnh đạo, đặc biệt là các nhà lãnh đạo phụ trách bộ phận kế toán nắm bắt và xây dựng được các tài liệu kế tốn về chu trình (91/121 doanh nghiệp được khảo sát) cũng như thường xuyên xem xét lại, cập nhật những thay đổi để các tài liệu kế tốn này ngày càng hồn thiện hơn, đáp ứng u cầu phát triển của doanh nghiệp.
(4) Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn là một trong những bước chuyển quan trọng về tầm nhìn của các doanh nghiệp và ngày càng được áp dụng sâu, rộng hơn. Trong quá trình sử dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp cũng đã rút ra được những kinh nghiệm thực tế, đánh giá được phần mềm kế tốn có những điểm yếu, điểm mạnh để tiến hành khắc phục, phòng ngừa.
Việc lưu trữ thủ công được xem là nghiệp vụ quen thuộc đối với bất cứ nhân sự làm kế toán nào. Đồng thời ta thấy được sự chú tâm thay đổi, nâng cao việc lưu trữ khơng đơn thuần chỉ là thủ cơng mà cịn kết hợp sao lưu trong hệ thống máy tính (cả máy tính cá nhân và máy chủ của doanh nghiệp) để đảm bảo dữ liệu kế toán được lưu trữ lâu dài.
(5) Nhân sự làm kế toán cũng được quan tâm, chăm sóc thơng qua việc các đơn vị có xây dựng nhiều chính sách hỗ trợ khác nhau, được lãnh đạo lắng nghe ý kiến cũng như được sự giúp đỡ từ các phòng ban. Điều này tạo động lực, niềm tin công tác rất lớn cho các nhân sự làm kế toán tại đơn vị.
2.3.3.2 Nhược điểm, hạn chế:
(1) Tính đa dạng trong lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp, nhiều lĩnh vực chưa có nhiều DNNVV tham gia hoạt động như nơng lâm - thủy sản và công nghiệp.
Nhu cầu vốn là rất lớn, nhưng lại chưa đủ các yếu tố để có thể huy động vốn ngồi kênh vốn vay, đặc biệt hầu hết là vay ngắn hạn, như huy động vốn trên sàn chứng khoán, phát hành trái phiếu, kinh doanh hoạt động trên thị trường tài chính,…. Đặc biệt trong nhóm ngành cần nhiều vốn như nơng lâm – thủy
sản và cơng nghiệp đều ít có DNNVV tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tính chun mơn hóa chưa cao cũng như sử dụng nguồn nhân lực phổ thông là chủ yếu, thiếu các nhân lực có chun mơn chun sâu về một lĩnh vực đặc biệt nào có để tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp, đồng thời dẫn đến sự hạn hẹp trong việc lựa chọn lĩnh vực hoạt động cũng như hình thức sở hữu vốn và làm hạn chế tính cạnh tranh trên thị trường.
Dù chính sách, định hướng phát triển bộ máy kế toán đã được đại bộ phận nhân viên nắm bắt tuy nhiên, vẫn có những nhân viên hoặc doanh nghiệp chưa đưa ra được chính sách, định hướng phát triển bộ máy kế toán.
Chế độ kế toán được áp dụng song hành nhau ở từng quy mơ doanh nghiệp, từng nhóm lĩnh vực, tuy nhiên, DNNVV chắc chắn sẽ đắn đo, gặp khó khăn khi có đến hai chế độ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Đây rõ ràng không phải chỉ là nhược điểm của DNNVV mà còn là một điểm hạn chế của chế độ kế toán đang áp dụng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Dù có sự chuyển biến tích cự trong việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua kết quả khảo sát hình thức kế tốn áp dụng tại các doanh nghiệp nhưng vẫn cịn đó những khó khăn đặc biệt xuất hiện ở nhóm doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và siêu nhỏ. Ở những doanh nghiệp này do việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cịn manh mún và thiếu định hướng, điều này thể hiện qua việc chọn phần mềm kế toán ứng dụng vào tổ chức hệ thống thông tin kế tốn khi có đến 26,9% các doanh nghiệp được khảo sát vẫn chọn phần mềm Excel/Access làm công cụ để hạch toán kế toán. Điều này dẫn đến việc phân quyền - quản lý người dùng, bảo mật, lưu trữ dấu vết kiểm tốn, virus, tin tặc… hồn tồn khơng thể thực hiện tốt được.
(2) Việc kiểm sốt chứng từ vẫn cịn xem nhẹ như việc công bố chữ ký mẫu của quản lý các bộ phận, việc kiểm soát chung, mẫu chứng từ chưa đáp ứng yêu cầu thu thập thơng tin ban đầu… Ngồi ra, ở nhóm các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ, khá nhiều vấn đề về hệ thống chứng từ khi có tương ứng đến 34,8% doanh nghiệp siêu nhỏ và 26,9% doanh nghiệp nhỏ được khảo sát
đánh giá trung bình về hệ thống chứng từ ngồi ra vẫn cịn những đơn vị khảo sát đánh giá là hệ thống chứng từ không tốt (0,9%).
Nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ vẫn cịn những khó khăn, hạn chế nhất định trong việc áp dụng và xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cũng như hệ thống sổ kế tốn. Những khó khăn, hạn chế có thể kể ra như việc chi tiết hóa hệ thống tài khoản cịn thiếu kinh nghiệm và thiếu tính hệ thống, hệ thống tài khoản không đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí – doanh thu; về hệ thống sổ kế tốn, các DNNVV hầu hết chỉ đơn thuần áp dụng các sổ kế toán theo quy định của nhà nước mà thiếu đi việc phát triển thêm hệ thống sổ để quản lý tốt hơn nữa cơng tác kế tốn tại đơn vị. Ngồi ra, ở hầu hết DNNVV được khảo sát, đều còn nhiều hạn chế trong cơng tác kiểm tra, kiểm sốt việc sử dụng hệ thống tài khoản cũng như hệ thống sổ kế tốn.
Ngồi báo cáo kế tốn tài chính được thực hiện khá tốt do phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán và quy định của các cơ quan nhà nước thì báo cáo kế tốn quản trị và các báo cáo khác vẫn được đánh giá là thiếu tính đa dạng, chưa cung cấp được nhiều thông tin cần thiết và nhất thiết cần phải được cải thiện nhiều. Đặc biệt ở nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ báo cáo kế toán quản trị không được thực hiện chiếm đến 88,5%, giảm dần ở nhóm doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa (tương đương 68,6% và 65,2%)14. (3) Dù các tài liệu kế tốn về chu trình đã được xây dựng và cập nhật thường xuyên tuy nhiên, các tài liệu kế tốn này mang tính ổn định khơng cao, tạo sự khó khăn trong q trình phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt, yếu tố thay đổi người lãnh đạo đồng thời với việc xem thay đổi các tài liệu kế toán này vừa thể hiện sự cầu tiến của nhà lãnh đạo nhưng cũng tạo ra những xáo trộn trong chu trình kế tốn, ảnh hưởng đến việc thu thập, xử lý, tổng hợp và tạo ra sản phẩm cuối cùng của kế tốn, đơi khi cũng tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
(4) Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những bước chuyển quan trọng nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định như: việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm kế tốn cịn yếu, dễ dẫn đến
những gian lận, sai sót. Việc phân quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu dành cho nhóm nhân viên kế tốn vẫn cịn khá cao (hơn 50%15
) ở các doanh nghiệp có quy mơ siêu nhỏ và nhỏ, dẫn đến yêu cầu tố bảo mật, kiểm tra, kiểm soát bị hạn chế rất nhiều.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn chỉ mới dừng lại ở mức độ thu thập, xử lý và tổng hợp thơng tin, cịn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ dữ liệu kế tốn vẫn cịn là việc khá mới mẻ, trong các hình thức lưu trữ có nhắc đến việc DNNVV sao lưu dữ liệu kế tốn lên máy tính cá nhân chiếm khá cao (doanh nghiệp siêu nhỏ: 64%, doanh nghiệp nhỏ: 40,4% và doanh nghiệp vừa: 28,6%16
), dữ liệu kế tốn gần như khơng được đảm bảo tính bảo mật, rất dễ xảy ra mất dữ liệu kế toán, hư dữ liệu kế tốn do virus, hoặc chỉnh sửa hay xóa dữ liệu kế tốn rất dễ dàng nếu được lưu trữ trên máy tính cá nhân của nhân viên kế tốn.
(5) Dù có những quan tâm nhất định đối với người lao động nói chung và nhân sự làm kế tốn tại đơn vị nói riêng nhưng những chính sách chưa mang lại sự đồng thuận cao, chưa được nhân sự làm kế toán đánh giá tốt, cần phải cải thiện trong tương lai. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến lòng trung thành của nhân sự làm kế tốn đối với cơng ty.
2.3.3.3 Nguyên nhân của những nhược điểm, hạn chế :
(1) Nguồn lực bị hạn chế nên doanh nghiệp thường không quan tâm trong định hướng phát triển hoạt động kế tốn. Ngồi ra, kỹ năng quản trị của chủ doanh nghiệp cịn rất hạn chế vì vậy khơng nắm bắt được xu thế phát triển và đưa ra được những quyết định, chính sách và định hướng cho doanh nghiệp nói chung và cho hoạt động kế tốn nói riêng.
Do nhiều nguyên nhân khác nhau, đặc biệt là vấn đề pháp lý không bắt buộc mà chỉ định hướng doanh nghiệp thuộc quy mô nào phải áp dụng chế độ kế toán nào dẫn đến các doanh nghiệp đều phải có sự cân nhắc khi chọn một chế độ kế tốn áp dụng cho mình.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố có thể kể đến là trình độ nhân sự quản lý, định hướng phát triển của doanh nghiệp, nguồn lực tài chính và nhân sự thực hiện,….trong đó có thể kể đến hai nguyên nhân quan trọng là nguồn lực tài chính của doanh nghiệp và khả năng, trình độ chun mơn của nhân sự quản lý và thực hiện. Hai rào cản này thường là điểm yếu cốt lõi của một doanh nghiệp có quy mơ siêu nhỏ, nhỏ và một vài doanh nghiệp có quy mô vừa, điều này gây cản trở không nhỏ đến việc phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
(2) Sự thay đổi liên tục các tài liệu kế tốn về chu trình kế tốn sẽ làm xáo trộn hoạt động kế tốn nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, nguyên nhân sâu xa của vấn đề này là do việc thiết kế, xây dựng tài liệu kế tốn ban đầu thiếu tính hệ thống, chưa nghĩ đến việc mở rộng hay thay đổi nhân sự làm kế toán,… đồng thời, chưa xây dựng cơ chế xem xét, cập nhật, thay đổi định kỳ (hay chu kỳ) mà chỉ đơn thuần thay đổi khi có yêu cầu từ các bên khác nhau.
(3) Mức độ đầu tư vào phần mềm kế tốn dù có nhưng vẫn còn rất hạn chế, trước khi đưa vào sử dụng chưa có bước đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của phần mềm, ngồi ra cịn có thể kể đến thiếu nhân sự quản lý có trình độ chun mơn cao đủ để thực hiện phân quyền hiệu quả, đảm bảo bảo mật cho