3.2.2 Giải pháp cụ thể:
3.2.2.1 Tổ chức lại bộ máykế toán và nhân sự kế toán:
Trong bất kỳ một tổ chức nào, cho dù tổ chức đó nhỏ hay hay to lớn, cho dù
tổ chức đó ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhiều hay ít, … thì yếu tố con người ln
phải là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Một tổ chức hoạt động hiệu quả phải đi đôi
với những con người thật sự có chun mơn và biết cách vận hành tổ chức đó. Vì
vậy, trước khi đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu quả tổ chức HTTTKT thì việc xác định
con người là trung tâm của việc hồn thiện đó sẽ giúp cho việc hồn thiện trở nên
thuận lợi hơn, chính xác hơn.
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán
tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn
xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu
nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thơng tin kinh tế, thơng
tin kế tốn về các hoạt động của đơn vị.
Vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế
toán. Tổ chức bộ máy kế tốn cần phải căn cứ vào quy mơ, vào đặc điểm tổ chức
sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:
- Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, quy định cụ thể, chi tiết vai trò và quyền
hạn của Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được Nhà nước qui định. Kế tốn trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch toán trong doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý nên Kế tốn trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trị kế tốn trưởng chính là
làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế tốn.
- Tổ chức nhân sự làm kế toán viên, quy định cụ thể, chi tiết vai trò và quyền
hạn của nhân sự làm kế toán viên:
Nhân sự làm kế tốn viên do Kế tốn trưởng có thể phối hợp với phòng tổ chức, phịng nhân sự hoặc bộ phận quản lý có liên quan đến việc tuyển sụng đưa ra những yêu cầu cụ thể cho kế toán viên về vị trí làm việc, bằng cấp tối thiểu và số lượng cần sử dụng. Việc phân cơng cơng việc hay vị trí làm việc trong bộ phận kế toán thường do Kế toán trưởng quyết định và chịu trách nhiệm trên quyết định này.
Ngồi ra, Kế tốn trưởng phải quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo nhân viên.
Tùy theo đặc điểm và tình hình của đơn vị mà tổ chức sắp xếp nhân sự trong bộ máy kế toán phụ trách các phần hành kế tốn cho thích hợp gồm kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Trong nhóm nhân sự kế tốn thực hiện phần hành kế tốn
tài chính thì phân chia theo chu trình kế tốn có thể gồm các bộ phận: bộ phận kế
tốn doanh thu, kế tốn chi phí, kế tốn hoạt động tài chính, kế tốn sản xuất, kế
tốn nhân sự. Trong nhóm nhân sự kế tốn thực hiện phần hành kế tốn quản trị thì có thể kết hợp với nhân viên các phần hành kế tốn tài chính để dễ dàng thu thập thơng tin và lập báo cáo kế toán quản trị.
3.2.2.2 Lựa chọn giải pháp áp dụng công nghệ thông tin thích hợp và hướng đến việc mở rộng quy mơ:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào HTTTKT vừa là nhu cầu vừa là điều kiện tất yếu để một doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả trong thời đại ngày nay và DNNVV cũng không phải là ngoại lệ. Nhưng chọn giải pháp công nghệ thông tin như thế nào để đảm bảo phù hợp với quy mơ doanh nghiệp, chi phí đầu tư hợp lý, chi duy trì hợp lý và đặc biệt, giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải có khả năng mở rộng trong tương lai tương ứng với nhu cầu phát triển của DNNVV. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin có thể chỉ đơn giản là một phần mềm về phần mềm kế toán, quản lý nhân sự hay hệ thống mạng nội bộ, cao cấp hơn đó là một chuỗi các giải pháp kết hợp phần mềm và hệ thống mạng internet để các nhà quản lý có thể làm việc ở bất kỳ nơi nào và cao nhất nhất là các hệ thống giải pháp ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh
nghiệp). Các yêu cầu khi lựa chọn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào DNNVV:
- Phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai;
- Các chức năng đáp ứng yêu cầu quản lý nhiệm vụ của doanh nghiệp tại thời
điểm hiện tại và cả trong tương lai;
- Mang đến cho doanh nghiệp một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp
cận với mơ hình quản lý phổ biến, phù hợp thơng lệ chung của quốc gia và quốc tế.
Có khả năng làm thay đổi về chất lượng quản trị doanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc
tái cơ cấu doanh nghiệp;
- Đáp ứng được nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp nói riêng và các yêu cầu
quản lý đặc thù của Việt Nam nói riêng.
- Các giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được giữa sử dụng và
giới chuyên môn đánh giá tốt.
Khi thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào DNNVV, ta có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định những vấn đề gặp phải và mong muốn giải quyết những vấn đề đó. Từ đó xác định được nhu cầu thực tế hiện tại về quy mơ quản lý, chi phí đầu tư và duy trì nhằm tìm ra giải pháp cơng nghệ thông tin phù hợp với DNNVV, đáp ứng được nhu cầu tổ chức quản lý và tổ chức HTTTKT. Đối với các DNNVV thì việc xác định giải pháp công nghệ thông tin phù hợp nên đặt vấn đề giải quyết nhu cầu tối đa về kế toán phù hợp với HTTTKT mà doanh nghiệp mong muốn và mở rộng sang những nhánh quản trị khác như quản trị nhân sự, quản trị mạng, khả năng lưu trữ, điện toán đám mây,…
Bước 2: Xác định được đối tác triển khai, điều này có tầm quan trọng khơng kém việc lựa chọn giải pháp cơng nghệ thơng tin. Đối tác triển khai ngồi việc đáp ứng về vấn đề chuyên môn là chuyển giao giải pháp công nghệ thơng tin thì cịn cần những u cầu sau: có đội ngũ tư vấn và triển khai có kinh nghiệm thực tế, được đào tạo bài bản; đối tác có uy tín và được đảm bảo bằng những hợp đồng bảo trì, mở rộng dài hạn; đủ khả năng tự nâng cao giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với quy mô, mức độ phát triển của đơn vị trong tương lai.
Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, hạ tầng mạng và tài chính phù hợp với giải pháp công nghệ thông tin. Cơ sở vật chất không đơn thuần chỉ đáp ứng tối thiểu các trang thiết bị, phòng ốc cho giải pháp hiện tại mà cần tính tốn giải phương án hồn tồn có thể mở rộng. Những cơ sở vật chất cần đầu tư và lâu dài nhưng khó nâng cấp hay mở rộng thì xác định đủ khả năng hoạt động trong tương lai ít nhất 10 năm như hệ thống phòng ốc, hệ thống máy vi tính máy chủ - máy con, dây điện và dây mạng,…. Những cơ sở vật chất nhỏ gọn, linh hoạt như máy in, router hay switch, hạ tầng mạng như những nhà cung cấp đường truyền internet thì chỉ cần xác định vừa đủ, làm giảm chi phí đầu tư ban đầu và giảm chi phí khấu hao trong hoạt động. Nền tảng tài chính cần được xây dựng và chuẩn bị đủ tại thời điểm đầu tư và một phần chi phí dự phịng cho thời gian hoạt động cho giải pháp cơng nghệ thơng tin trong ít nhất 5 năm bao gồm chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thay thế những cơ sở vật chất nhanh hư hỏng,…
3.2.2.3 Thiết kế, xây dựng, bổ sung, hoàn thiện các tài liệu quản lý và tài liệu kế toán tại đơn vị: toán tại đơn vị:
Sau khi có được bộ máy kế tốn phù hợp, giải pháp cơng nghệ thơng tin thì cần phải có một hệ thống các tài liệu để phối hợp hoạt động của bộ máy kế toán và các bộ phận chức năng cùng với giải pháp công nghệ thông tin, các tài liệu này địi hỏi có sự ổn định lâu dài kể cả khi DNNVV có sự phát triển về quy mơ hay sự thay đổi về nhân sự hay thay đổi về giải pháp công nghệ thông tin. Các tài liệu cụ thể không chỉ đơn thuần liên quan đến kế toán mà là sự kết hợp của HTTTKT và hệ thống quản lý tại DNNVV, các tài liệu đó bao gồm:
(1) Tài liệu quản lý:
+ Sơ đồ tổ chức các phòng chức năng tại đơn vị và các mối quan hệ; + Bảng mô tả chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong đơn vị; + Mục tiêu, định hướng phát triển đơn vị trong ngắn hạn và dài hạn. (2) Tài liệu kế tốn:
+ Bảng mơ tả và phân cơng nhiệm vụ trong phịng kế tốn; + Bảng mơ tả phần hành kế tốn;
+ Các của chu trình kế tốn; + Lưu đồ hệ thống;
+ Sờ dòng dữ liệu; + Lưu đồ chứng từ.
Các bước xây dựng các tài liệu quản lý và tài liệu kế tốn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định rõ chiến lược và mục tiêu kinh doanh của đơn vị.
Bước 2: Phân tích những tài liệu hiện tại, tài liệu nào đã có, tài liệu nào chưa có.
Bước 3: Xác định các sai xót, vấn đề và những hoạt động cần thiết và khơng cần thiết. Có thể sử dụng các tài liệu đã được áp dụng rộng rãi tại các đơn vị khác để so sánh, đối chiếu tìm ra nhược điểm của các tài liệu của đơn vị.
Bước 4: Điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi những tài liệu quản lý và tài liệu kế toán hiện hành.
Trong các tài liệu kế toán, phải đặc biệt quan tâm đến chu trình kế tốn, được xem là mạch máu của một HTTTKT, đối với việc thiết kế, xây dựng các chu trình kế tốn, DNNVV có thể thực hiện theo các nội dung cụ thể như đã trình bày ở 1.2.3 – Chu trình kế tốn.
3.2.2.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại DNNVV:
Tuỳ theo tình hình tổ chức HTTTKT ở các DNNVV mà thực hiện việc tổ chức lại hoặc tổ chức mới HTTTKT như sau:
(1) Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào:
Hệ thống thông tin đầu vào xoay quay hệ thống chứng từ được sử dụng tại DNNVV, hiện nay theo khảo sát, các nhân viên tại DNNVV đánh giá hệ thống chứng từ là chấp nhận được tuy nhiên vẫn cần thiết nâng cao mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thơng tin và kiểm sốt chứng từ hiệu quả hơn, đặc biệt việc xây dựng hệ thống chứng từ phải tính đến việc ứng dụng cơng nghệ thông tin mà cụ thể ở đây là phù hợp với giải pháp công nghệ thông tin mà đơn vị đã đẩy mạnh áp dụng. Các bước thực hiện có thể như sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán, và đối tượng kế toán cụ thể, chi tiết. Quan trọng bước này, chúng ta có thể xác định được quy mô thực sự mà bộ máy kế toán sẽ phải xử lý cũng như số lượng chứng từ đầu vào có thể phát sinh nhằm đưa
ra được nhu cầu về nhân sự thực hiện kế tốn một cách chính xác. Tiến hành mã hóa các đối tượng quản lý cụ thể, chi tiết (xem phụ lục 13).
Bước 2: Phân loại chứng từ theo từng hoạt động kinh doanh, mỗi hoạt động kinh doanh lại ứng với một phần hay thuộc hoàn toàn vào một chu trình kế tốn. Bước này giúp cho việc sắp xếp chứng từ một cách khoa học thuộc về hoạt động kinh doanh nào của chu trình kế tốn nào. Trong bước này, ta tiến hành mã hóa các đối tượng chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh, từng chu trình kế tốn. Hệ thống mã hóa chứng từ này phải được thông báo rộng rãi và áp dụng thống nhất cho tồn hệ thống. Bảng mã có thể được xây dựng theo mẫu (xem phụ lục 14).
Bước 3: Từ chu trình kế tốn, đơn vị phải thiết kế và xây dựng được hệ thống lưu đồ chứng từ xuyên suốt các phòng chức năng. Phải đảm bảo các phòng chứng từ hiểu và xem lưu đồ chứng từ này là một “nguyên tắc”, bắt buộc phải tuân thủ khi phát sinh một sự kiện kinh doanh, sự kiện kế toán.
Bước 4: Xây dựng bộ chứng từ mẫu và thu thập và cơng bố tồn bộ chữ ký của các cấp lãnh đạo. Các mẫu chứng từ được thiết kế và sử dụng cũng được đối chiếu với các quy định pháp luật để xác định xem những chứng từ nào bắt buộc phải có và những chứng từ do đơn vị tự thiết kế phù hợp với nhu cầu của đơn vị. Đối với các chứng từ bên ngồi khi nhận được sẽ được đính kèm với một mẫu chứng từ do đơn vị ban hành để chứng từ bên ngồi cũng hịa vào hệ thống chứng từ đã được mã hóa của đơn vị theo từng chu trình kế tốn.
Bước 5: Ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ, cấp phó bản và tiêu hủy chứng từ tại các phòng chức năng, đặc biệt là tại phịng kế tốn. Trước tiên, các bảo quản, lưu trữ, cấp phó bản và tiêu hủy chứng từ tại đơn vị cần phải tuân thủ các quy định theo các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ, Luật Kế tốn, Luật thuế. Sau đó, đơn vị đơn vị căn cứ vào yêu cầu về quản lý và kiểm soát chứng từ để ban hành các quy định cụ thể. Theo khảo sát, các DNNVV hầu hết đều chọn lưu trữ thủ công là phải quan trọng nhất, điều này hoàn toàn hợp lý theo các quy định của các văn bản pháp luật nhưng chưa đủ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát, đặc biệt là việc DNNVV cần phải đẩy mạnh ứng dụng giải pháp công nghệ thơng tin và HTTTKT, vì vậy, do chứng từ hợp lệ đã có đầy đủ chữ ký các bên liên quan đã được mã hóa theo từng chu trình kế tốn, sau khi lưu trữ thủ cơng, nhân viên kế
tốn phụ trách chu trình nào sẽ phải có trách nhiệm scan để số hóa chứng từ, tiến hành lưu trên hệ thống mạng nội bộ tại máy chủ (đề xuất ứng dụng giải pháp cơng nghệ thơng tin tối thiểu có mạng nội bộ, khơng th mướn hệ thống lưu trữ bên ngồi hoặc qua điện tốn đám mây). Tiến hành sao lưu tồn bộ hệ thống định kỳ ít nhất 1 tháng 1 lần để bảo vệ dữ liệu kế toán được lưu trên máy chủ. Đặc biệt, do giải pháp công nghệ thông tin là một yêu cầu đặc biệt vì vậy, cần phân quyền cụ thể quyền tiếp cận dữ liệu trên hệ thống, hiện nay chỉ khuyến khích phân quyền tiếp cận dữ liệu cho Kế toán trưởng, kế toán viên chỉ được thực hiện số hóa dữ liệu và đưa dữ liệu vào hệ thống, khơng được quyền tiếp cận dữ liệu tồn hệ thống của đơn vị; riêng Ban giám đốc là người thụ hưởng kết quả từ HTTTKT vì vậy khơng có nhu cầu tiếp cận dữ liệu kế toán.
Bước 6: Xây dựng quy chế kiểm soát chứng từ thường xun và khơng thường xun. Việc kiểm sốt, kiểm tra việc tuân thủ hoàn toàn các quy định vế chứng từ là việc nên làm nhằm tránh gian lận, sai xót do vơ tình hoặc cố ý. Kiểm