Chƣơng 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Các khái niệm
2.1.5. Cấu trúc tổ chức quan liêu
Theo Rainey và Hal (2009), cấu trúc tổ chức là sự phân cơng, bố trí nghĩa vụ trong phạm vi tổ chức tương đối ổn định và có thể quan sát được, đạt được thông qua những phương tiện như hệ thống thứ bậc thẩm quyền, các luật lệ, các quy định và sự chun mơn hóa của các cá nhân, các nhóm và các đơn vị trực thuộc.
Chúng ta có thể đo lường các đặc điểm cấu trúc một cách khách quan (thông qua đếm số lượng quy chế ch ng hạn) hay chủ quan (thông qua hỏi mọi người xem họ tuân thủ các quy chế nghiêm chặt đến mức nào). Ngoài ra, các tổ chức có thể rất phức tạp, với các đơn vị khác nhau có những cấu trúc khác nhau đáng kể và điều này khiến chúng ta khó xây dựng một thước đo chung về cấu trúc của một tổ chức.
Theo nghiên cứu của Kalleberg, Knoke, Marsden và Spaeth (1996) thì cấu trúc tổ chức gồm các phương diện sau:
- Tập trung hóa: là mức độ quyền lực và thẩm quyền tập trung vào những cấp cao nhất trong tổ chức. Một số nghiên cứu đo lường phương diện này bằng những câu hỏi với nơi có thẩm quyền ra quyết định (như hỏi xem liệu các quyết định có cần phải được phê duyệt ở các cấp cao hơn hay khơng).
- Chính thức hóa: là mức độ cấu trúc và các thủ tục của tổ chức được chính thức thiết lập trong các quy chế và các quy định bằng văn bản. Một số nhà nghiên cứu đo lường phương diện này bằng cách hỏi nhân viên xem họ phải tuân thủ các quy chế đã thiết lập nhiều đến mức nào, liệu họ có phải đi qua “các kênh thích hợp” và liệu cơ quan có một sổ tay quy chế hay khơng (Aiken và Hage, 1966). Các nhà nghiên cứu khác xác định liệu tổ chức có các sơ đồ tổ chức, có sổ tay quy chế và các văn bản hướng dẫn chính thức khác hay không (Pugh, Hickson và Hinings, 1969; Kallebrg, Knoke, Marsden và Spaeth, 1996).
Chính thức hóa đề cập đến cách nhân viên cảm thấy quy định bằng văn bản, thủ tục và hướng dẫn và kiểm soát hành vi và hành động của người nhân viên trong công việc (Gouldner, 1954; James và Jones, 1976).
- Thủ tục quan liêu: bao gồm các quy tắc và luật lệ hành chính cồng kềnh. Các
nhà xã hội học và tâm lý học nghiên cứu về tổ chức không sử dụng khái niệm này nhiều nhưng các học giả hành chính cơng gần đây đã sàng lọc và áp dụng khái niệm này trong nghiên cứu về tổ chức (Bozeman, 2000; Dehart, Davis và Pandey, 2005).
- Độ phức tạp: được đo lường theo số đơn vị trực thuộc, các cấp và sự chun mơn hóa trong một tổ chức. Các nhà nghiên cứu chia phương diện này thành nhiều phương diện phụ (Hall và Tolbert, 2004). Các tổ chức có sự khác biệt hóa hàng ngang, nghĩa là sự phân công lao động chuyên môn giữa các đơn vị trực thuộc và các cá nhân. Để đo lường sự khác biệt hóa hàng ngang, một số nhà nghiên cứu chỉ đơn thuần đếm số đơn vị trực thuộc và sự chuyên mơn hóa cá nhân trong một tổ chức (Blau và Schoenherr, 1971). Sự khác biệt hóa hàng dọc liên quan đến số cấp bậ trong một tổ chức – “độ cao” hay “độ ph ng” của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức quan liêu (bureaucracy) là một khái niệm trong xã hội học và khoa học chính trị chỉ cách thức tổ chức hành chính và việc bắt buộc tuân theo các luật lệ hợp pháp. Tổ chức công sở này được mô tả bằng các phương thức đã được tiêu chuẩn hoá, sự phân chia rõ ràng các công việc, hệ thống cấp bậc và các mối quan hệ khách quan.
Theo Phạm Tất Dong và Lê Ngọc Hùng (2001) thì cấu trúc tổ chức quan liêu là tổ chức mà hoạt động của nó được phân thành các vai trị, các vai trò này được xác định bỡi những quy tắc, thủ tục và được sắp xếp vào một thứ bậc quyền lực.
Theo John Macionis (2004), cấu trúc tổ chức quan liêu như một mơ hình tổ chức thiết kế hợp lí để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp có hiệu quả.
Theo Bacharach và cộng sự (1990) thì cấu trúc tổ chức quan liêu sắp xếp cơng việc theo dạng chun mơn hóa, nhân viên sẽ được đào tạo những kiến thức rất cụ thể về một cơng việc nào đó; Cấu trúc tổ chức quan liêu đề cao tầm quan trọng của quy tắc và thủ tục. Cấu trúc quan liêu trong công việc được nghiên cứu qua bốn biến số, gồm: thủ tục hóa, ngun tắc hóa, hình thức hóa và lưu trữ hồ sơ, báo cáo.
Trong nghiên cứu này, khái niệm về cấu trúc tổ chức quan liêu và các biến số của cấu trúc tổ chức quan liêu được sử dụng theo nghiên cứu của Bacharach và cộng sự (1990).