5. Kết cấu của luận văn
3.2.Giải pháp hoàn thiện ba cấp độ VH tại Công ty CPNN Hùng Hậu
3.2.1.1. Kiến trúc đặc trưng
Kiến trúc đặc trưng cần được quan tâm nhiều nhất vì kiến trúc thể hiện diện mạo
của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hành vi giao tiếp và thực hiện công việc của mỗi cá nhân trong tổ chức. Nhìn chung về mặt kiến trúc, cơ sở vật chất và tính tiện nghi đã được đánh giá cao theo kết quả khảo sát. Tuy nhiên yếu tố kiến trúc đặc trưng vẫn cần được điều chỉnh thêm:
Hạn chế số lượng vách ngăn trong cùng một phịng ban để tạo khơng gian mở và tăng tính hịa đồng.
Tận dụng các phịng có diện tích lớn để làm phịng họp thay vì phải sinh hoạt hội họp tại phịng họp có sức chứa hạn chế như hiện nay.
Bổ sung phòng ăn tập thể chuyên biệt nhằm đảm bảo công tác vệ sinh cho tịa nhà. Ngồi ra, phòng ăn tập thể này cũng giúp gia tăng sự tiếp xúc hằng ngày giữa các thành viên ở các phịng ban với nhau thay vì nội bộ mỗi phịng ban tự ăn trưa với nhau như hiện nay.
Bên cạnh đó, cần áp dụng nguyên tắc 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) tại các phịng ban để duy trì hình ảnh gọn gàng, chun nghiệp của văn phòng đến đối tác và khách hàng. Cụ thể:
Sàng lọc bằng sách loại bỏ những vật dụng, giấy tờ, báo chí và những thứ khơng cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
Sắp xếp bằng cách đánh dấu và phân loại tài liệu, sắp xếp vật dụng theo trật tự hợp lý để dễ dàng truy xuất khi cần, không đặt tài liệu rối loạn như hiện nay.
Mỗi cán bộ nhân viên cũng cần chung tay giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, đảm bảo mơi trường làm việc trong lành.
Thực hiện săn sóc, cải tiến nơi làm việc, có ý thức bảo trì hệ thống thiết bị văn phịng như máy in, máy tính, hệ thống điều hịa nhiệt độ để sử dụng được dài lâu. Tắt các thiết bị tiêu thụ điện năng khi không sử dụng như đèn, máy chiếu, máy điều hịa nhiệt độ để khơng gây lãng phí điện, kéo dài tuổi thọ các thiết bị.
Luôn nghiêm chỉnh chấp hành và sẵn sàng tuân thủ các quy định tại nơi làm việc, thực hiện đánh giá 5S định kỳ theo từng quý để tạo thói quen áp dụng cho các thành viên và thực hiện biểu dương hay nhắc nhở các phòng ban thực hiện tốt và chưa tốt nguyên tắc này.
3.2.1.2. Các hoạt động ngoài giờ
Trong các ngày lễ lớn trong năm công ty thường hưởng ứng bằng các hoạt động ngoài giờ nhằm nâng cao tinh thần đồn kết và giúp các thành viên có thể giao lưu cùng nhau. Tuy vậy, các hoạt động ngoài giờ cũng chưa được đánh giá cao. Hiện tại công ty cũng tổ chức nhiều hoạt động ngồi giờ như các chương trình hội thao, tham gia biểu diễn văn nghệ vào dịp tết và team building, các hoạt động thiện nguyện. Các hoạt động này chưa hoàn toàn mang tinh thần tự giác, có sự hồi nghi về tính cơng bằng của các giải thưởng.
Để thu hút được nhiều người tham gia một cách tự nguyện và hào hứng, cần:
Nêu rõ ý nghĩa của các hoạt động ngoài giờ này, sắp xếp thời gian tham gia hợp lý, luân phiên xoay vòng giữa các thành viên.
Lấy ý kiến của các thành viên về hiệu quả của các hoạt động này để hiểu rõ hơn sự quan tâm và nhu cầu tham gia của các thành viên.
Cần mở rộng các trò chơi và các hoạt động thể thao phù hợp với khả năng người tham gia để tránh tình trạng thuê các vận động viên bên ngoài.
3.2.1.3. Các cuộc họp, hội nghị, nghi lễ
Các cuộc họp diễn ra nghiêm túc chưa được đánh giá cao vì cơng tác chuẩn bị
cuộc họp cịn gặp vấn đề. Các cuộc họp tại cơng ty chỉ dừng ở quy mơ tập trung từng phịng ban do sức chứa phịng họp cịn hạn chế. Do đó cần tận dụng những phòng lớn hơn để làm phịng họp. Mỗi phịng ban nên có thư ký cuộc họp kiểm duyệt nội dung chuẩn bị của các thành viên trước cuộc họp để đảm bảo nội dung thảo luận được chuẩn bị đầy đủ. Tạo điều kiện để các thành viên phát biểu quan điểm về những vấn đề cần thảo luận, tất cả các thành viên đều phải chuẩn bị tài liệu về nội dung họp chứ khơng riêng gì người chủ trì cuộc họp, tăng sự tham gia của tất cả các thành viên vào việc giải quyết vấn đề chứ không chỉ là cuộc độc thoại của cán bộ quản lý.
Đối với các cuộc họp, hội nghị lớn có th phịng hợp bên ngồi, cần th những nơi có vị trí gần cơng ty để tiết kiệm thời gian di chuyển. Hoặc trong tình huống bắt buộc phải chọn những nơi họp xa, cần ưu tiên cho phép những cán bộ nhân viên này tạm ngưng giờ làm việc hành chính sớm để bù trừ thời gian di chuyển, đảm bảo đến họp đúng giờ.
3.2.1.4. Ngôn ngữ, khẩu hiệu, biểu tượng
Slogan "Tin tưởng sự lựa chọn của bạn" và logo là một trong các giá trị hữu hình
được nhiều thành viên nhận thức rõ, nhưng các đánh giá còn chưa cao. Để tạo sự liên tưởng tốt hơn, cần gắn liền logo với slogan trong cùng một hình ảnh. Có thể đặt bên dưới logo Hùng Hậu là slogan Tin tưởng sự lựa chọn của bạn, giúp gia tăng nhận
thức về slogan từ hình ảnh của logo. Đây là một biểu trưng tương đối đơn giản nhưng có tác động mạnh mẽ đến các thành viên trong công ty, đối tác và cổ đơng về hình ảnh của cơng ty CPNN Hùng Hậu.
Trang phục cũng là một biểu tượng trong giá trị VH hữu hình cũng cần được quan tâm. Đồng phục tuy được thiết kế trang nhã, lịch sự nhưng vẫn còn vấn đề ở khâu chất liệu vải. Đối với những phòng ban cần sự di chuyển nhiều như phịng tài chính kế tốn, phịng chuỗi cung ứng, phịng quản lý kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng, ban điều hành sản xuất thì với chất liệu vải cứng như hiện nay sẽ gây cảm giác nóng và khó chịu. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến thái độ và kết quả thực hiện
cơng việc. Do vậy cần chọn chất liệu mềm, có độ co giãn tốt, khả năng thấm hút mồ hôi tốt hơn để các thành viên thoải mái và tự tin trong giao tiếp với các đối tượng bên trong và ngoài tổ chức.
3.2.1.5. Giai thoại
Trong giá trị VH hữu hình thì truyền thống, lịch sử, các giai thoại về công ty
được phổ biến rộng rãi được đánh giá thấp nhất. Cần có kế hoạch hành động ngay
cho vấn đề này.
Cần sắp xếp một góc truyền thống trưng bày các tư liệu về lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty CPNN Hùng Hậu qua các thời kỳ. Hiện tại tiền sảnh của tịa nhà cơng ty CPNN Hùng Hậu vẫn cịn có nhiều khơng gian trống, có thể tận dụng để làm góc truyền thống, đây cũng là nơi nhân viên và khách hàng thường xuyên qua lại nên dễ gây ấn tượng. Các tư liệu có thể là những hình ảnh, hiện vật, những giai thoại được thu thập từ cán bộ nhân viên có thời gian cơng tác lâu năm tại cơng ty. Các tư liệu này có giá trị khi chúng thể hiện được những móc lịch sử quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của cơng ty, chứa đựng những thông điệp mà công ty CPNN Hùng Hậu muốn truyền tải.
Tổ chức cuộc thi và các phần thưởng hợp lý về tìm hiểu lịch sử truyền thống của công ty CPNN Hùng Hậu. Nêu rõ quy chế cuộc thi và các phần thưởng có giá trị để làm gia tăng sự tham gia của các thành viên trong cơng ty. Có thể là các cuộc thi hàng năm về tìm hiểu truyền thống cơng ty, sưu tầm những tư liệu có ý nghĩa lịch sử. Đây cũng là hoạt động hiệu quả, góp phần quảng bá hình ảnh cơng ty.
Chỉ khi các thành viên thấm nhuần các giá trị truyền thống lịch sử thì mới khơi dậy được lịng tự hào bên trong nội bộ và tạo sự tin tưởng của các đối tác bên ngoài.
3.2.1.6. Các ấn phẩm điển hình
Đối với các ấn phẩm điển hình, cần gia tăng sự tham gia của các thành viên bằng
cách khuyến khích gởi bài viết đến ban biên tập. Các câu chuyện và sự kiện xoay quanh các hoạt động sản xuất kinh doanh, các hoạt động thiện nguyện thực tế. Các bài viết hay sẽ được tuyên dương và chọn đăng trên tuần báo Hùng Hậu. Các bài viết này sẽ dễ đi vào nhận thức của mỗi người vì các bài viết này cũng là tiếng nói phản
ánh góc nhìn của nhân viên đến ban lãnh đạo về các hoạt động đang diễn ra xoay quanh cơng ty. Đồng thời để gia tăng hình ảnh tốt đẹp về cơng ty đối với khách hàng nước ngồi, phiên bản tiếng Anh của Tuần báo Hùng Hậu cũng cần được chú ý xây dựng thêm. Điều này góp phần quảng bá hình ảnh cơng ty và góp phần tăng độ tín nhiệm của đối tác và khách hàng quốc tế.
3.2.1.7. Các kênh thông tin
Thơng tin được ví như mạch máu của tổ chức, một khi thơng tin bị nghẽn thì tổ chức khơng thể hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận. Trái lại, có q nhiều thơng tin khơng được kiểm sốt cũng gây bối rối cho người tiếp nhận. Do đó, cần phải kiểm soát chặt chẽ và thống nhất các luồng thông tin với nhau để không gây bối rối cho người nhận.
Đối với hệ thống quản lý thông tin của công ty như Bravo, CRM cần phân quyền truy cập thơng tin rõ ràng, mỗi phịng ban chỉ được phép truy cập vào phần thông tin liên quan đến giải quyết cơng việc của mình để đảm bảo tính bảo mật thơng tin. Riêng thơng tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, cần phân quyền lại thơng tin để tránh tình trạng thơng tin bị rị rỉ ra bên ngồi, và tránh sự tị mị về những thông tin không liên quan của cá nhân này với hoạt động của cá nhân khác trên hệ thống.
Đối với các văn bản thông thường như phiếu triển khai hàng mẫu, phiếu xuất kho hàng mẫu chỉ cần nhập số liệu trên hệ thống Bravo và khơng cần phải trình ký vì mỗi cá nhân có thể tự chịu trách nhiệm về các văn bảng này. Riêng các văn bản quan trọng như duyệt giá đơn hàng, hợp đồng mua bán, triển khai sản xuất, xuất hàng bán thì phải trình ký lên cấp trên. Tuy nhiên cần giảm bớt số lượng chữ ký trên các văn bản này, và có thể ủy quyền cho giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm.
3.2.2. Cấp độ thứ hai – Các giá trị chuẩn mực được tuyên bố
Nhìn chung các giá trị chuẩn mực được tuyên bố vẫn chưa được đánh giá cao. Lãnh đạo và cán bộ quản lý là người làm gương đi đầu trong việc nắm bắt và hướng các hoạt động theo các giá trị chuẩn mực. Song song đó, cần nêu cao vai trị của nhân
viên trong việc thực thi các giá trị chuẩn mực này. Bởi vì cán bộ quản lý là người đưa ra các ý tưởng, tuyên bố các chuẩn mực, nhưng nhân viên sẽ là lực lượng chủ chốt để thực hiện và minh chứng cho sự phù hợp của các giá trị chuẩn mực này so với tình hình thực tế. Những giá trị chuẩn mực như triết lý kinh doanh, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi cần được cụ thể hóa trong các hoạt động thường ngày để các thành viên có thể nắm bắt và thực hiện tốt hơn.
Xét về việc gia tăng sự ghi nhớ các giá trị chuẩn mực, công ty cần tăng sự xuất
hiện của tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh trên các phương tiện hữu hình như trang web cơng ty, catalogue sản phẩm, tuần báo Hùng Hậu để nhắc nhở nhân viên và gây ấn tượng với đối tác bên ngoài.
Xét về khía cạnh chất lượng sản phẩm, mặc dù cơng ty được đánh giá luôn tạo ra
các sản phẩm mới có chất lượng để cung cấp cho thị trường. Nhưng để đáp ứng được mục tiêu kinh doanh đề ra đến năm 2025 thì cơng ty cần thay đổi, cải tiến một số mặt:
Ký kết hợp đồng dài hạn với các bên cung cấp nguyên liệu để chủ động về nguồn nguyên liệu sạch có chất lượng, chủ động về giá cả trong giai đoạn khan hiếm nguyên liệu.
Mở rộng thêm phân khúc khách hàng cần chất lượng tương đối. Đầu tư thêm máy móc sản xuất hàng loạt ở khâu chế biến, khơng cần độ tỉ mỉ cao và có thể đạt được lợi về tốc độ sản xuất nhanh và sản lượng cao. Cần học hỏi kinh nghiệm sản xuất hàng loạt về các mặt hàng (há cảo, bánh bao, chả giò).
Cải thiện hoạt động của phòng nghiên cứu phát triển để họ có thể tập trung nghiên cứu thêm nhiều loại sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đầu tư thêm thiết bị hiện đại để giảm thiểu thời gian làm mẫu, cân chỉnh nhân sự cho phù hợp với khối lượng công việc để không gây quá tải.
Ngồi ra cần có chun gia trong công nghệ thực phẩm để chuyển giao các quy trình cơng nghệ mới để khơng lỗi thời về cơng nghệ.
Về các hoạt động hướng đến người lao động, công ty cần xem xét lại chất lượng
Ngồi những khóa học cơ bản cần thiết cho cơng việc như kiến thức về thuế, quy trình sản xuất, cơng ty nên kết hợp với các tổ chức bên ngồi như Phịng thương mại và công thương Việt Nam, chi cục hải quan để nắm bắt kịp thời những thay đổi liên quan đến xuất nhập khẩu.
Mời các chuyên gia trong các lĩnh vực chế biến thực phẩm, chuyên gia kinh tế, chuyên gia về quản trị xuất nhập khẩu để đào tạo theo kiểu chìa khóa trao tay cho các phịng ban. Các nhân viên được cung cấp các kiến thức trong lĩnh vực chế biến, kiến thức trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là kiến thức về các phương thức thanh tốn quốc tế, để đảm bảo tiêu chí đúng ngay từ đầu, tránh gây tổn thất cho công ty.
Sau mỗi khóa học cần tiếp thu ý kiến phản hồi của các thành viên để nâng cao chất lượng đào tạo.
Trong các hoạt động hướng đến khách hàng, cần phân loại khách hàng mục tiêu, tìm
hiểu hơn về nhu cầu của khách hàng, đáp ứng nhanh và chính xác nhu cầu của khách hàng. Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để giải quyết nhanh và triệt để các vấn đề khiếu nại phát sinh. Hiện tại, các mặt hàng chế biến được sản xuất theo yêu cầu của khách và chỉ mang thương hiệu của khách hàng. Hùng Hậu có thể xem như là nhà máy thực hiện gia công và không mang thương hiệu Hùng Hậu trên các sản phẩm được xuất đi nước ngồi. Do đó, để hài hịa lợi ích của khách hàng với lợi ích của cơng ty, thì Hùng Hậu cần thuyết phục khách hàng đi đến các thỏa thuận gắn thương hiệu Hùng Hậu lên các sản phẩm này, đồng thời Hùng Hậu cũng chia sẻ một khoản lợi nhuận với khách hàng nếu đạt được thỏa thuận về thương hiệu. Đây là hoạt động hướng khách hàng quốc tế biết đến Hùng Hậu và hỗ trợ một phần chiết khấu cho khách hàng.
Đối với các hoạt động của công ty hướng tới trách nhiệm với cộng đồng và xã
hội được đánh giá thấp nhất so với các yếu tố còn lại trong giá trị này.
Đối với các chương trình thiện nguyện, vẫn chưa có sự tham gia đồng bộ của tập thể cán bộ nhân viên công ty CPNN Hùng Hậu và cho rằng đây là trách nhiệm của riêng các thành viên trong Quỹ trái tim Hùng Hậu. Cần kêu gọi sự
tham gia của toàn thể cán bộ nhân viên, khơng chỉ đơn thuần là qun góp hiện vật và cịn khuyến khích tham gia trực tiếp trong các hoạt động thiện nguyện, giúp tạo được sự đồng cảm với những cá nhân đang trong hồn cảnh khó khăn.