2.2. Phân tích vốn lưu động tại Cơng ty Cổ phần Nhựa Bình Minh
2.2.2.2. Phân tích thực trạng quản trị khoản phải thu
Chính sách tín dụng
Quy trình cơng nợ nói chung và chính sách tín dụng của công ty đều được ban hành thành văn bản, lưu hành nội bộ và tài liệu này theo chuẩn ISO của công ty theo từng thời kỳ. Tùy tình hình sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn, Cơng ty có chính sách tín dụng phù hợp. Điều kiện nợ được xây dựng cụ thể cho hai nhóm khách hàng là Cửa hàng bán sản phẩm và nhóm khách hàng khác. Điều kiện mua hàng tín dụng đối với cửa hàng bán sản phẩm là được thực hiện dựa trên quy chế nội bộ về bán hàng tín chấp, cửa hàng phải có tài sản hoặc hồ sơ thế chấp cho công ty, được công ty tiến hành thẩm định giá trị và hoàn thiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật. Theo đó, Đối với trường hợp thế chấp bằng tài sản, cửa hàng sẽ được nợ 90% giá trị tài sản thế chấp và hợp đồng hoặc cam kết thế chấp sẽ được công chứng tại văn phịng cơng chứng cấp tỉnh, thành phố. Đối với thế chấp bằng bảo lãnh thanh tốn của ngân hàng hoặc cơng ty có tiền gởi thế chấp trực tiếp tại cơng ty thì hạn mức nợ được áp dụng trong trường hợp này là 100%. Hạn nợ đối với cửa hàng chỉ áp dụng cho các cửa hàng thỏa mãn điều kiện trên và căn cứ vào doanh số trung bình của 6 tháng trước đó, cụ thể: đến 3 tỷ đồng - được nợ 45 ngày; từ trên 3 tỷ đồng đến 5 tỷ đồng - được nợ 60 ngày; trên 5 tỷ đồng- được nợ 75 ngày.
Đối với những trường hợp đặc biệt khác phải có sự phê duyệt bằng văn bản của Tổng Giám đốc. Điều kiện nợ đối với nhóm khách hàng khác, hạn mức nợ và thời hạn nợ đều có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc.
Theo thời gian, chính sách tín dụng của những sửa đổi bổ sung để phù hợp với tình hình kinh doanh trong từng giai đoạn. Trong lần đánh giá nội bộ định kỳ lần 1 năm 2016, trong Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ tồn cơng ty lần 1 năm 2016 có chỉ rõ vấn đề liên quan để kiểm sốt cơng nợ khách hàng như bảng 2.5:
Bảng 2.5: Trích đánh giá kiểm sốt nội bộ nợ phải thu lần 1 năm 2016
(Nguồn: Tài liệu ISO BMP)
Từ bảng 2.5 cho thấy được cơ sở để hồn chỉnh cho quy trình quản lý và kiểm sốt cơng nợ phù hợp với thực tế. Riêng giai đoạn 2008 – 2016, tài liệu đã được sửa đổi bổ sung chính thức năm 2011 và 2014, và có dự thảo sửa đổi bổ sung trong năm 2017.
Tiêu chuẩn và quy trình đánh giá khách hàng
Tương tự chính sách tín dụng, Nhựa Bình Minh ban hành tài liệu nội bộ về quy trình đánh giá khách hàng, cụ thể hơn, là quy chế đánh giá cửa hàng bán sản phẩm. Trong tài liệu này quy định rõ điều kiện mở cửa hàng, trách nhiệm cửa hàng, quyền lợi cửa hàng, trách nhiệm công ty và điều khoản phạt vi phạm quy chế. Nội dung điều kiện mở cửa hàng chỉ rõ các điều kiện cần thiết cho việc mở cửa hàng bán sản phẩm như là đơn vị đã đăng ký kinh doanh được các cơ quan chức năng Nhà nước chấp nhận, có vị trí kinh doanh thuận lợi, không treo bảng hiệu của đơn vị khác có sản phẩm tương tự Nhựa Bình Minh, chứng minh năng lực kinh doanh… Và có văn bản đề nghị được Tổng Giám đốc chấp thuận. Trách nhiệm của cửa hàng được nêu rõ như không được bán quá giá bán lẻ của Công ty, tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng, không tiêu thụ hàng gian hàng giả, thực hiện đúng các quy định về bảo quản và vận chuyển sản phẩm, hàng tháng phải phát sinh doanh thu với Công ty tối thiểu 300 triệu đồng, thanh toán ngay khi nhận hàng, trường hợp khách hàng thuộc đối tượng được
số tiền thanh toán. Quyền lợi của cửa hàng được quy định trong tài liệu này như là được cung cấp bảng hiệu và quảng cáo bằng các hình thức tiếp thị của Công ty, được giảm giá trên đơn giá công bố của Công ty, được hỗ trợ kỹ thuật, được hưởng các chính sách bảo hành, được hưởng chiết khấu thương mại theo doanh số tháng theo từng mức doanh thu cụ thể, được hưởng các quyền lợi của chính sách vận chuyển và các chế độ khuyến mãi khác của cơng ty…Cơng ty có các trách nhiệm như cung cấp giá bán lẻ cho các cửa hàng, cung cấp sản phẩm, hàng hóa đúng như chất lượng đã cam kết và chịu trách nhiệm đổi trả miễn phí đối với hàng lỗi, hàng kém chất lượng, tạo điều kiện tốt nhất để đảm bảo quyền lợi cửa hàng, thường xuyên thu thập, tiếp nhận những ý kiến đóng góp của cửa hàng để cải tiến cơng việc đạt hiệu quả cao hơn. Một số điều khoản phạt vi phạm cũng được quy định chi tiết.
Chính sách thu nợ
Về vấn đề thu nợ, nhân viên phụ trách thuộc phịng Tài chính – Kế tốn sẽ phối hợp với nhân viên phụ trách của Phòng kinh doanh thu hồi nợ. Theo định kỳ hàng tháng, khi khoản nợ sắp đến ngày đáo hạn hoặc nợ quá hạn, Phịng Tài chính – Kế tốn sẽ gởi thư nhắc nợ, trao đổi trực tiếp bằng điện thoại với khách hàng, cùng với để nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để hối thúc trả tiền, khi khoản nợ được thanh tốn thì các đơn đặt hàng tiếp theo mới được nhân viên kinh doanh triển khai xuất hóa đơn giao hàng, khi khoản nợ chưa được thanh tốn, nhân viên kinh doanh sẽ phải trì hỗn tất cả các đơn hàng của khách hàng cịn nợ. Chính vì vậy, để hạn chế sự trì hỗn này, nhân viên kinh doanh sẽ khẩn trương làm việc với khách hàng để đảm bảo đơi bên cùng hồn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.
Nhân sự chuyên trách và công cụ hỗ trợ
Theo quy trình kiểm sốt cơng nợ, có nhiều nhân sự tham gia vào q trình kiểm sốt cơng nợ, chính bởi điều đó, cơng nợ được kiểm sốt chặt chẽ ở nhiều khâu. Hàng ngày phịng Tài chính – Kế tốn chuyển thơng báo cơng nợ cho Phòng Kinh doanh, nhân viên bán hàng trực thuộc phịng kinh doanh kiểm tra cơng nợ hóa đơn trước khi xuất hóa đơn cho đơn đặt hàng (SO), nhân viên kế tốn cơng nợ trực thuộc phịng Tài
chính – Kế tốn ký duyệt xuất hàng sau khi đã kiểm tra khách hàng đảm bảo mức nợ và hạn nợ. Hàng tháng, bảng tổng hợp công nợ được báo cáo lên cấp trên.
Công ty quy định phạm vi thẩm quyền phê duyệt bán hàng đối với nợ quá hạn và thẩm quyền phê duyệt thanh toán sau đối với từng đối tượng cụ thể theo Bảng 2.6:
Bảng 2.6: Phạm vi thẩm quyền phê duyệt bán hàng
(Nguồn: Tài liệu ISO BMP)
Từ năm 2011, Nhựa Bình Minh ký kết hợp đồng triển khai Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Bắt đầu từ năm 2014, sau thời gian triển khai, giải pháp Oracle ERP được đưa vào sử dụng, từ việc quản lý cơng nợ đơn thuần bằng cơng cụ bảng tính excel nay công tác này được thực hiện thông qua sự phối hợp giữa các hệ thống ERP và ứng dụng excel. Các phân hệ được công ty triển khai sử dụng gồm Phân hệ quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho và tài chính kế tốn. Cơng nợ phải thu phát sinh liên quan đến phân hệ quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho và tài chính kế tốn. Tất cả các nhân sự tham gia vào quá trình vận hành hệ thống ERP nói chung và quy trình bán hàng kiểm sốt cơng nợ nói riêng đều được đào tạo kiến thức và kỹ năng về Oracle ERP. Có tất cả hơn 20 người dùng cuối (End User) ERP tham gia vào công tác bán hàng và quản lý công nợ phân bổ ở phịng tài chính kế tốn – 1 người - chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát cơng nợ; phịng kinh doanh – 10 người - chịu trách nhiệm báo giá, điều phối đơn hàng, xuất hóa đơn và sắp xếp lịch vận chuyển; và kho hàng – 10 người dược bố trí ở ba khu vực kho của Cơng ty là kho hàng Sài Gịn, kho hàng Long An và kho hàng Sóng Thần – chịu trách nhiệm phối hợp nhân viên kho hàng, thủ kho hoàn thiện thủ tục xuất kho hàng hóa. Tất cả các phòng ban, nhân sự ở các vị trí khác nhau sử dụng
chung cơ sở dữ liệu vì vậy dữ liệu được kiểm sốt ở nhiều vị trí , kết quả truy xuất có tính nhất qn hơn.
Tăng giá trị thanh lý của các khoản phải thu
Theo quy chế kiểm sốt cơng nợ của Nhựa Bình Minh, một trong hai điều kiện được nợ của khách hàng là tài sản thế chấp. Tài sản thế chấp được chấp nhận gồm tiền mặt nộp thế chấp trực tiếp tại cơng ty, bão lãnh thanh tốn của ngân hàng hoặc tài sản là bất động sản. Tiền mặt thế chấp của công ty với điều kiện kỳ hạn 12 tháng. Khoản tiền này được công ty trả lãi với mức lãi suất bằng 110% với lãi suất tiền gởi kỳ hạn 12 tháng của tổ chức tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam tại thời điểm gởi tiền nhưng không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng nhà nước công bố. Nếu rút trước hạn sẽ hưởng lãi suất không kỳ hạn. Đối với bảo lãnh của ngân hàng với hình thức chứng thư bảo lãnh thanh tốn vơ điều kiện. Bảo lãnh này phải được ngân hàng phát hành bảo lãnh bằng hình thức Thư bảo đảm hoặc giao trực tiếp với cơng ty. Cơng ty sẽ trả lại phí phát hành bảo lãnh thanh toán cho cửa hàng khi nhận được chứng từ thu phí của ngân hàng phát hành bảo lãnh thanh toán, nhưng khơng nhiều hơn mức phí phát hành bảo lãnh thế chấp bằng bất động sản do Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam công bố tại thời điểm bảo lãnh thanh toán được phát hành. Đối với tài sản thế chấp là bất động sản, khi cửa hàng có u cầu, phịng TCKT sẽ tiến hành thẩm định giá trị của tài sản thế chấp, Công ty sẽ chi trả các khoản phí này. Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu thẩm định lại giá trị tài sản, tất cả chi phí thẩm định tài sản và chi phí cơng chứng sẽ do khách hàng chi trả.
Bao thanh toán
Ban Tổng Giám đốc lập kế hoạch xem xét việc sử dụng hình thức bao thanh tốn. Một số ngân hàng chào phí đang được đánh giá xem xét như: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam Chi nhánh 6, Ngân hàng TMCP Quân đội chi nhánh Chợ Lớn, Ngân hàng TMCP Á Châu chi nhánh Bình Tây, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Bình Tây. Tuy nhiên để sử dụng dịch vụ này, cơng ty cần hồn thiện hồ sơ tài liệu, các thủ tục hướng dẫn theo chuẩn ISO 9001:2015 và phổ biến
rộng rãi đến hệ thống cửa hàng đại lý và khách hàng bán lẻ của công ty. Thực tế, kế hoạch vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện và sớm đưa vào triển khai trong tương lai.
2.2.3. Hàng tồn kho