2.2. Phân tích vốn lưu động tại Cơng ty Cổ phần Nhựa Bình Minh
2.2.3.2. Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho
Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu
Hiện nay, BMP chỉ lập kế hoạch sản xuất cho từng giai đoạn cụ thể đối với các sản phẩm cơ bản, phần lớn kế hoạch sản xuất được xây dựng theo tuần dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, nghĩa là, kế hoạch sản xuất được xây dựng nhằm cung ứng cho các đơn đặt hàng đã được xác định. Điều này đôi khi làm công ty bị động trong việc sản xuất, thu mua nguyên liệu đầu vào vì thời gian chuẩn bị ngắn và các mặt hàng tồn kho thì chưa xây dựng mức dữ trữ tối ưu cần cho sản xuất. Đặc thù kế hoạch sản xuất được xây dựng dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng nên sẽ xuất phát từ Phịng kinh doanh, sau đó sẽ được thơng báo đến Nhà máy nên đôi khi sự bị động làm hạn chế khả năng linh hoạt, những điều chỉnh kịp thời về năng lực của nhà máy khi có các vấn đề về máy móc, khn mẫu dẫn đến khơng đáp ứng được thời gian như yêu cầu.
Quá trình mua hàng và kiểm tra quá trình thực hiện
Văn bản chính thức quy định về quy trình mua hàng của công ty là Thủ tục mua hàng TT-010, tài liệu này chỉ rõ cách thức thực hiện, mẫu biểu sử dụng và nhân sự phụ trách, thẩm quyền phê duyệt…, các trường hợp ngoại lệ đều phải có phê duyệt đặc biệt của Tổng Giám đốc hoặc người ủy quyền. Cụ thể Thủ tục mua hàng TT-010 được thể hiện tại Phụ lục 2.1. Ngồi quy trình chung sử dụng cho tất cả các trường hợp mua hàng hóa dịch vụ, thủ tục cịn phân biệt cụ thể đối với vật tư mua trong nước và vật tư nhập khẩu, quy định những thủ tục đặt biệt đối với các hạn mức mua hàng khác nhau, cụ thể, đối với hàng mua trong nước từ 100.000đ trở lên mà khơng có chứng từ hợp lệ theo quy định của nhà nước thì phải có phê duyệt của Tổng Giám
đốc nếu khơng lập báo giá nội bộ. Trường hợp giá trị hàng hóa trên 5 triệu đến 100 triệu đồng, các bộ phận phải thực hiện đúng theo quy định về báo giá nội bộ, giá trị hàng hóa trên 100 triệu phải thực hiện hình thức chào hàng cạnh tranh.
Q trình kiểm sốt được thực hiện ngay trong quá trình tổ chức hoạt động hàng ngày và định kỳ. Việc kiểm soát trong hoạt động hàng ngày được thể hiện qua việc bộ phận phụ trách ở giai đoạn sau, thụ hưởng kết quả của bộ phận thực hiện trước đó sẽ kiểm sốt việc thực hiện căn cứ theo tài liệu hướng dẫn nội bộ và các quy định của cơ quan nhà nước. Ngồi ra cơng tác kiểm tra định kỳ như báo cáo hàng tuần, hàng tháng và kiểm soát nội bộ đánh giá định kỳ công ty quy định. Tuy nhiên theo thống kê của Kiểm sốt nội bộ, nhân viên nghiệp vụ có xu hướng đề xuất bỏ qua các thủ tục đã được hướng dẫn trong tài liệu, tính thiếu tương thích giữa cơ sở lý thuyết và quy trình thực tế đã dẫn đến việc kéo dài thời gian đối với các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, chuyển kho, tính liên hệ phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên phúc tạp hơn khi phải thực hiện hàng loạt các đường truyền thông tin khác nhau trên giải pháp ERP để vừa đáp ứng dữ liệu đầu ra vừa đảm bảo đúng hướng dẫn nội bộ. Theo thống kê, thời gian trung bình để hồn thành nghiệp vụ nhập kho cả về dữ liệu và chứng từ tối đa trong lịch sử là 2 ngày, tuy nhiên hiện nay thời gian thực hiện mất 4 ngày, tính liên hệ phối hợp của các bộ phận cũng trở nên phúc tạp hơn do phát sinh.
Quản trị các chi phí liên quan đến hàng tồn kho
Hiện nay công ty chỉ thống kê và quản lý đối với chi phí nhận hàng nhập khẩu, cịn đối với chi phí mua hàng trong nước, chi phí tồn trữ như hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời Nhựa Bình Minh hiện tại không thống kê để quản lý. Thống kê về chi phí nhận hàng nhập khẩu tháng 01 năm 2016 theo Phụ lục 2.2, chi phí nhận hàng nhập khẩu trong tháng là 0,39 tỷ đồng, so với giá trị hàng nhập khẩu cùng kỳ là 13,03 tỷ đồng thì chi phí nhận hàng nhập khẩu chiếm khoảng 3%. Tính cả năm 2016, cơng ty đã trang trải 1,57 tỷ đồng cho chi phí này.
Trong giai đoạn trước năm 2016, Nhựa Bình Minh đã đối mặt với bài tốn về cung không đủ cầu. Tuy nhiên, khơng có một con số cụ thể được tính tốn để cụ thể hóa
An đi vào hoạt động (từ q 4 năm 2015) có tổng diện tích gần 156.000 m2 với tổng vốn đầu tư xây dựng và máy móc thiết bị là 340 tỷ đồng. Được trang bị hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại, đồng bộ sẽ cung ứng từ 5.000 tấn đến 15.000 tấn sản phẩm phụ tùng ống các loại/năm cho thị trường phía Nam góp phần giúp cho bài tốn trên đã phần nào được giải quyết và cũng từ đó cơng ty đã sử dụng tiện ích của cơng nghệ thơng tin để theo dõi tình hình thừa thiếu đối với hàng tồn kho là thành phẩm sản xuất. Phụ lục 2.3, thống kê những mặt hàng thành phẩm chỉ đáp ứng được nhu cầu của thị trường dưới 80% trong tháng 12 năm 2016. Trong báo cáo kết quả đánh giá nội bộ tồn cơng ty lần 1 năm 2016 cũng chỉ rõ tình hình thiếu hụt hàng hóa của một số mặt hàng được kiểm tra xác suất, cụ thể được trình bày ở bảng 2.8.
Tình trạng thiếu hụt sản phẩm ở cả những sản phẩm chủ lực của công ty như ống và phụ tùng ống các loại vẫn là một trong những vấn đề quan trọng trong công tác quản trị. Giải quyết triệt để tình trạng trên sẽ giúp hạn chế chi phí khan hiếm hàng hóa mà hiện tại BMP khơng thể thống kê được.
Ngồi ra Vấn đề 1 trong bảng 2.8 cũng cho thấy một khoản chi phí đối với hàng tồn kho mà cơng ty đang gặp phải chính là hàng lỗi thời, hết hạn sử dụng do không sử dụng được. Điều này có thể mua hàng khơng đáp ứng được như cầu sử dụng hoặc lưu trữ quá lâu dẫn đến khơng cịn hiệu quả khi sử dụng cho q trình sản xuất Nhìn chung, Nhựa Bình Minh cần quản lý tốt các chi phí liên quan đến hàng tồn kho để công tác quản trị hàng tồn kho mang lại hiệu quả cao nhất.
Bảng 2.8: Trích đánh giá kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho lần 1 năm 2016
(Nguồn: Tài liệu ISO BMP)
Mơ hình quản trị hàng tồn kho hiệu quả
Phương pháp chính Nhựa Bình Minh sử dụng để xác định giá trị tồn kho tối đa và tối thiểu là ước tính dựa trên dữ liệu quá khứ. Hiện tại cơng ty đã ước tính được mức tồn kho tối thiểu cho một số mặt hàng ống chủ lực như ống uPVC, ống HDPE. Từ phụ lục 2.4, báo cáo lượng tồn kho thực tế các sản phẩm trong danh mục hàng tồn kho tối thiểu, ta có thể thống kê được theo bảng 2.9.
hàng Ống HDPE100 - 315x15x6m đen PN8 chỉ đáp ứng được 8% so với quy định mức tối thiểu và sản phẩm Ống uPVC 200x6.2x4m NĐC2 (hệ mét) ISO 1452 PN8 Xám xấp xỉ mức tối thiểu, đã đáp ứng được 94% yêu cầu về sản lượng tồn kho. 35 sản phẩm trên tổng số 74 sản phẩm thuộc danh mục có giá trị tồn kho thực tế vượt mức giá trị tồn kho tối đa. Ống uPVC 42x1.2x4m NĐCT (hệ Inch) TCVN8491 PN5 Xám có mức vượt cao nhất với 362%, giá trị thấp nhất là 104% và độ lệch chuẩn là 55%. Nhìn chung, cơng ty đã thiết lập được danh mục quản lý giá trị tồn kho nhưng danh mục này còn hạn chế về mặt hàng, chưa thiết lập được cho tất cả các mặt hàng tồn kho, đồng thời, cơng tác quản lý cịn nhiều hạn chế, thể hiện qua những con số nếu trên. Mặc dù đã được giới hạn giá trị tối thiểu và tối đa nhưng có nhiều mặt hàng cơng ty bị thiếu hàng và nhiều mặt hàng công ty lưu giữ với mức tồn kho rất cao.
Bảng 2.9: Thống kê mơ tả tình hình tồn kho tối đa, tối thiểu
(Nguồn: Xử lý của tác giả)
Theo dõi mức dự trữ
Công ty không sử dụng các hệ thống chuyên biệt về theo dõi hàng tồn kho như hệ thống ABC hay tương tự. Hạn mức dự trữ chỉ mới được xây dựng cho một số mặt hàng như phân tích ở trên, đối với các mặt hàng khác, khi lượng dự trữ không đủ cung cấp cho các đơn hàng, bộ phận phụ trách sẽ lên kế hoạch và đề xuất cho nhà máy sản xuất. Đối với hàng hóa, sản phẩm mua ngồi, khi có nhu cầu sử dụng, bộ phận có yêu cầu sẽ lập dự trù vật tư, được phê duyệt, nhân viên tiếp liệu trực thuộc phòng kinh doanh sẽ tiến hàng các cơng đoạn tiếp theo của q trình mua hàng. Đơi lúc, mức hàng dự trữ tại các kho biến động và chênh lệch nhiều, hàng hóa, thành phẩm được điều phối giữa các kho thuộc các nhà máy để hỗ trợ kịp thời cho các trường hợp cần thiết. Tất yếu điều này sẽ phát sinh khoản chi phí vận chuyển nội bộ giữa các kho. Biến động chi phí vận chuyển được thống kê ở bảng 2.10 và minh họa ở hình 2.7.
Bảng 2.10: Thống kê chi phí vận chuyển (đvt: triệu đồng)
(Nguồn: Xử lý của tác giả)
Hình 2.7: Chi phí vận chuyển giai đoạn 2012 – 2016
(Nguồn: Xử lý của tác giả)
Thu thập dữ liệu của 5 năm gần đây nhất, cho thấy chi phí vận chuyển nội bộ giữa các kho khoảng hơn 13% cho năm 2012 và hơn 14% cho năm 2013, chi phí này giảm ở các năm 2014 và 2015 tuy nhiên tăng mạnh vào năm 2016 với 27,22% tổng chi phí vận chuyển tương ứng 12.1 tỷ đồng. Kết quả phỏng vấn Ban Quản trị cho biết chi phí này tăng cao do cuối năm 2015, nhà máy Bình Minh Long An đi vào hoạt động, nếu trước đây chỉ phát sinh chi phí vận chuyển giữa ba khu vực là Nhà máy Sài Gịn – Nhà máy Sóng Thần, Bình Dương – Nhà máy Hưng n, thì kể từ thời điểm đó, chi phí phát sinh cho địa điểm thứ 4 là Bến Lức – Long An, dẫn đến chi phí này tăng cao. Chi phí vận chuyển nội bộ gồm chi phí vận chuyển thành phẩm, nguyên vật liệu và phụ tùng các loại cho lưu trữ tập trung theo khu vưc. Nhà máy Bình Minh Long An và Nhà máy Sài Gòn được quy hoạch sản xuất phụ tùng, Nhà máy Bình Dương sản
loại kể cả loại lớn nhất có đường kính 1200mm. Trong khi khách hàng nhận hàng theo khu vực gần nhất, do đó cơng tác điều phối hàng đã làm phát sinh khoản chi phí này.
Đội ngũ nhân sự quản lý và công nghệ hỗ trợ
ERP hỗ trợ cho công tác nhập xuất tồn và theo dõi biến động của số dư hàng tồn kho. Sự tích hợp các tiện ích từ các phân hệ kho, phân hệ sản xuất, phân hệ bán hàng sẽ giúp dữ liệu quản lý một cách chặt chẽ và hệ thống hơn. Đội ngũ nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng về nghiệp vụ và am hiểu về ERP. Ngoài nhân sự tương tác trực tiếp với hệ thống, cơng ty có đội ngũ nhân viên gần 170 người phân bổ cho các nhà máy để quản lý kho và chịu trách nhiệm kiểm soát hàng thực tế trong kho. Bên cạnh đó vẫn cịn tồn đọng những vấn đề cần cải thiện hơn điển hình hệ thống ERP đã được triển khai phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp những vẫn có những yêu cầu quản trị ERP chưa thể đáp ứng được, phải sử dụng công cụ excel hỗ trợ, thao tác thủ công trên nền công nghệ hoặc làm phát sinh khối lượng chứng từ khổng lồ.
2.2.4. Khoản phải trả