2.2. Phân tích vốn lưu động tại Cơng ty Cổ phần Nhựa Bình Minh
2.2.5.2. Phân tích thực trạng quản trị tiền mặt
Dự báo nhu cầu tiền
Hiện nay BMP không sử dụng bất kỳ phương pháp dự báo nhu cầu tiền nào để phục vụ cho công tác quản trị tiền. Công ty dùng tiền thu được từ hoạt động bán hàng để chi trả cho các khoản nợ và chênh lệch giữa thu chi sẽ được duy trì ở tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ngân hàng. Khi lượng tồn của tiền quá cao, cơng ty sẽ xem xét đến hình thức gởi tiết kiệm kỳ hạn từ 1 tháng đến 12 tháng. Tùy tình hình thực tế, bộ phận và nhân sự phụ trách sẽ đề xuất phương án giải quyết, ví như khi số
dư tiền tăng cao và nhu cầu giải ngân thấp, cơng ty sẽ chuyển hóa thành tiền gởi tiết kiệm tại các ngân hàng với kỳ hạn tối đa là 12 tháng. Khi tồn quỹ không đủ đáp ứng, cơng ty sẽ tiến hành tất tốn các khoản tiền tiết kiệm để chuyển thành tiền mặt phục vụ cho công tác giải ngân hàng ngày. Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP để hỗ trợ cho cơng tác hạch tốn kế tốn và theo dõi biến động số dư để xử lý kịp thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Theo Phụ lục 2.6, ta thấy trong 6 tháng cuối năm 2016, BMP đã tất toán tái tục 3 hợp đồng tiền gởi, tất toán sử dụng đúng hạn 1 hợp đồng tiền gởi và tất toán trước hạn 4 hợp đồng tiền gởi. Phỏng vấn nhân viên phịng tài chính kế tốn, kết quả được giải thích các hợp đồng tất tốn trước hạn vào tháng 7 là trước đó tiền được sử dụng nhiều cho việc chi trả cổ tức đợt 2 năm 2015 với tỷ lệ 45% với tổng giá trị hơn 206 tỷ đồng dẫn đến việc thiếu tiền mặt nên phải tất toán tiền gởi kỳ hạn 6 tháng để phục vụ cho các nghĩa vụ tài chính hàng ngày. Việc thiếu dự báo nhu cầu sử dụng tiền cộng hưởng với việc không xem xét về dự trữ tồn quỹ tối ưu đã làm phát sinh khoảng chi phí lớn trong cơng tác quản trị tiền mặt. Thiệt hại do tất toán tiền gởi kỳ hạn trước hạn được tính ở bảng 2.11.
Bảng 2.11: Chi phí do tất tốn tiền gởi ngân hàng trước hạn (đvt: triệu đồng)
(Nguồn: Xử lý của tác giả)
Tổng mức thiệt hại trong 6 tháng cuối năm 2016 đối với việc tất toán trước hạn các hợp đồng tiền gởi là gần 3 tỷ đồng. BMP sử dụng các công cụ dự báo nhu cầu tiền sẽ hỗ trợ tốt hơn cho việc lập kế hoạch thu chi, kiểm sốt dịng tiền vào ra và hạn chế tình trạng dư thừa tiền quá nhiều hoặc có thời điểm bị thiếu hụt tiền nghiêm trọng.
Năm 2008, BMP duy trì tỷ lệ tiền so với tổng tài sản ngắn hạn thấp hơn so với NTP, tiền chỉ chiếm 5,33%. Các năm sau đó BMP có lượng tiền và tương đương tiền tăng đột biến và luôn vượt trội so với NTP, cao nhất là năm 2013 với 35,81%. Trung bình NTP có lượng tiền mặt chiếm 6,95% so với tài sản ngắn hạn và độ lệch chuẩn là 14,07% trong khi BMP có giá trị trung bình là 20,27% và độ lệch chuẩn là 26,55%. Sự biến thiên lớn của số dư tiền mặt qua các năm một phần ảnh hưởng của việc thiếu quản trị số dư, mà đó kết quả tất yếu của chênh lệch “tự nhiên”. Nhìn chung, BMP ln duy trì một lượng lớn tiền mặt nhàn rỗi trong ngắn hạn và cao hơn rất nhiều so với một đại diện lớn của ngành là NTP. BMP không quy định về lượng tiền tồn quỹ tối thiểu hay tối đa và cũng không sử dụng một phương pháp bất kỳ nào cho việc xác định số dư tối ưu nên đây cũng là một vấn đề cần được quan tâm trong công tác quản trị.
Tiền tồn quỹ trong giai đoạn 2008 – 2016 thể hiện qua bảng 2.12.
Bảng 2.12: Tiền tồn quỹ giai đoạn 2008-2016 (đvt: triệu đồng)
(Nguồn: Xử lý của tác giả)
Lập lịch thu chi và kiểm sốt q trình thực hiện
Những hạn chế trong cơng tác dự báo và xác định mức tồn quỹ tối ưu đã dẫn đến hạn chế trong cơng tác kiểm sốt. Như đã nói, nguồn thu chính là từ hoạt động bán hàng, hàng ngày khách hàng chuyển trả nợ theo quy định về thời hạn nợ và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp với số ngày nợ trung bình là 19 ngày như kết quả phân
tích thống kê mô tả. Hai chiến thuật thường được sử dụng là tận dụng sự chênh lệch thời gian của các khoản thu, chi và chậm trả lương, tuy nhiên theo kết quả thống kê mô tả thời gian thu tiền bình quân là 64 ngày trong khi ngày trả nợ bình qn là 19 ngày thì có thể thấy BMP chưa sử dụng hiệu quả chiến thuật này.