8. Lời cầu thị
1.4. Quy trình quản lý vận hành chung cư
1.4.5. Quản lý tài chính
Tại mỗi tịa nhà, khách hàng sẽ đóng một khoản chi phí định kỳ và khoản chi phí này được gộp lại sẽ là một số tiền không hề nhỏ, số tiền này sẽ được giao cho ban quản lý tòa nhà. Thay mặt khách hàng và cư dân, ban quản lý sẽ có nhiệm vụ quản lý và sử dụng số tiền này vào các hoạt động chung của tòa nhà, phù hợp với nhu cầu cư dân. Các chi phí này ngồi chi trả cho tiền điện, nước… còn là các khoản để bảo trì, bảo dưỡng sảnh, hành lang, chi phí sửa chữa, chi phí cho nhân viên vệ sinh, nhân viên kỹ thuật.
Quản lý tài chính tịa nhà bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính như: Kế hoạch tài chính. Các báo cáo tài chính. Ngân sách hàng năm.
Bộ phận này chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề tài chính, tức là; lập hóa đơn cho người th, thu tiền th, truy địi nợ, thanh tốn hóa đơn, v.v. Tuy nhiên, Người quản lý tài sản sẽ phải hỗ trợ các bộ phận kế toán trong việc theo đuổi người thuê đối với các khoản thanh toán chưa thanh toán. Điều quan trọng là phải chú ý đến dòng thu nhập, với các khoản nợ khơng được phép tích lũy. Hệ thống kế tốn phải cung cấp thơng tin chính xác và sẵn có ngay lập tức về tiền th và chi phí quản lý đến hạn, khoản nợ phải trả, lãi của khoản nợ và chi phí. Hệ thống cũng phải có khả năng xử lý nhanh chóng việc thanh tốn hóa đơn, thanh tốn cho nhân viên và các khoản đóng góp liên quan đến thuế và bảo hiểm quốc gia (nếu có), đồng thời xác định và tách biệt tất cả các loại chi phí khác nhau phù hợp với ngân sách. Đặc biệt, hệ thống phải cung cấp khả năng kiểm soát ngân sách và kiểm tốn phí quản lý vì lợi ích của người thuê và sẵn sàng cho bất kỳ người thuê nào giám sát bất kỳ lúc nào.
1.4.5.1. Những thứ cơ bản
Đơn đặt hàng: Người quản lý tài sản sẽ phải phê duyệt các đơn đặt hàng do
các bộ phận vận hành gửi cho anh ta / cô ta theo các giới hạn được xác định trước. Việc chi tiêu vượt giới hạn sẽ phải được sự chấp thuận của kế toán trưởng và / hoặc Tổng giám đốc.
Báo cáo Kế toán Hàng tháng về Chi phí: Người Quản lý Tài sản sẽ nhận được
một báo cáo hàng tháng về các chi phí phát sinh, với sự so sánh với ngân sách hàng năm. Các chi phí này cần được xem xét để kiểm tra số tiền thanh tốn chính xác cho nhà thầu (Dịch vụ an ninh, Kiểm soát sinh vật gây hại, Thu gom rác, v.v.)
Danh sách hóa đơn q hạn: Phịng Kế tốn phải đệ trình danh sách các tài
khoản quá hạn, để Giám đốc tài sản theo dõi kèm theo thư yêu cầu thanh tốn.
1.4.5.2. Lời khun
Thí điểm và tính phí q mức: Mọi chi phí phát sinh có vẻ cao bất thường đều
nên được điều tra. Rất tiếc, khơng có gì lạ khi các nhà thầu hoặc nhà cung cấp làm việc thông đồng với nhân viên của Bên cho thuê, đặc biệt là trong Bộ phận Kế tốn hoặc M/E để tính phí quá cao cho Bên cho thuê hoặc bán nguồn cung cấp của Bên cho thuê để thu lợi tài chính cá nhân.
Ngân sách và kế toán trưởng: Gặp kế toán trưởng để giải thích ngân sách, để
họ biết nơi phân loại các khoản chi và họ có thể hỗ trợ bạn bằng cách thơng báo cho bạn tình trạng bội chi.