8. Lời cầu thị
2.4. Thực trạng quy trình quản lý tòa nhà chung cư HimLam Nam Khánh
2.4.3. Vệ sinh và môi trường
Chức năng này do bộ phận hành chính kế tốn giám sát , thơng qua sự chỉ đạo của trưởng ban quản lý.
Vệ sinh hàng ngày: Những công việc vệ sinh được lặp đi, lặp lại hàng ngày như quét dọn, lau chùi cửa kính, hàng lang, thang máy, khu vực nhà vệ sinh, tường, … thu gom rác thải những khu vực chung của tòa nhà. Thường sau khi vệ sinh tổng thể sẽ có một hay vài nhân viên vệ sinh ở lại trực chiến để giúp bảo dưỡng vệ sinh tòa nhà.
Vệ sinh định kỳ: Thường dịch vụ này được tịa nhà cơng ty, khách sạn tiêu chuẩn lớn lựa chọn với thời gian làm vệ sinh cố định. Dịch vụ định kỳ thường được sử dụng 3-6 tháng/lần như đánh bóng sàn, giặt thảm, lau dọn kính trên cao,…
Biểu đồ 9: Thể hiện vấn đề vệ sinh và môi trường tại chung cư giai đoạn 2019-2020
Nhận xét: Qua biểu đồ ta thấy vấn đề vệ sinh và môi trường tại chung cư được
quản lý rất tốt. Các nhân viên được đào tạo bài bản mang lại kết quả cao. Cần duy trì và phát huy vấn đề này ngày càng tốt hơn.
Để hiểu thêm về việc an ninh chung cư tôi tiến hàng khảo sát: Đối tượng khảo sát: Dân cư trong chung cư
Phạm vi khảo sát: Trong, ngoài chung cư
Số lượng khảo sát và thu về: 120 phiếu khảo sát và thu về 100 phiếu
Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: lấy phiếu khảo sát và tổng hợp excel và phân tích vẽ biểu đồ kết quả.
Căn cứ vào số liệu khảo sát trên ta có được kết quả như sau: Biểu đồ 10: Khảo sát đánh giá về vệ sinh môi trường
Nhận xét: Từ biểu đồ thể hiện cho thấy vấn đề tác phong xử lý vệ sinh tòa nhà
được đánh giá cao có đến 37%phiếu hài lịng về vấn đề này. Thái độ nhân viên đối khi xử lý tình huống chiếm 27%, thời gian vệ sinh phù hợp chiếm 29%cuối cùng là mức độ dọn dẹp vệ sinh chiếm 21%. Có thể thấy khách hàng rất hài lịng về việc vệ sinh môi trường mà công ty Giải Pháp AGquản lý. Rất ít ý kiến phản hồi khơng tốt về vấn đề này. Bên cạnh nên chú ý về mức độ dọn dẹp cần cố gắn đẩy mạnh vấn đề này hơn nữa.
Nhận xét chung: Dựa vào số liệu công ty đưa ra và kết quả khảo sát cho thấy
quy trình quản lý vệ sinh môi trường rất chặt chẽ. Việc xử lý rác thải được xử lý rất tinh tế khơng để những việc ngồi ý muốn xảy ra. Nên cố gắng phát huy tốt vấn đề này mang góp phần mang lại khơng gian sạch sẽ cho chung cư.
2.4.4. Quản lý các dịch vụ
Chức năng này do trưởng ban quản lý tiếp nhận và thực hiện.
Với sự hỗ trợ từ công ty cổ phần kỹ thuật Giải Pháp AGvà Ban Quản Trị trưởng, ban quản lý sẽ tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ tốt nhất với nguồn kinh phí hợp lý được phê duyệt và xét duyệt và lưu giữ hồ sơ giám sát.
Giám sát các đơn vị cung cấp dịch vụ: Bảo vệ, vệ sinh, cây xanh, diệt côn trùng,.. Dựa trên phương án và hợp đồng ký kết. Mỗi tháng đều khảo sát cư dân và tổ chức cuộc họp Ban quản lý với các đơn vị cung cấp dịch vụ để đánh giá, chấn chỉnh kịp thời các tác phong thái độ làm việc nếu chưa hồn thành tốt cơng việc và
khen thưởng nếu hồn thành tốt góp phần tạo động lực động viên các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ tốt nhiệm vụ. Dứt điểm các hư hỏng, sự cố đảm bảo tuổi thọ tốt nhất cho tòa nhà
Biểu đồ 11: Thể hiện vấn đề quản lý dịch vụ tại chung cư giai đoạn 2019-2020
Nhận xét: Đa phần các dịch vụ trong tịa nhà được quản lý sát sao góp phần
tạo dựng mơi trường sống lành mạnh cho cư dân một cách tốt nhất. Để hiểu thêm về việc an ninh chung cư tôi tiến hàng khảo sát: Đối tượng khảo sát: Dân cư trong chung cư
Số lượng khảo sát và thu về: 120 phiếu khảo sát và thu về 100 phiếu
Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: lấy phiếu khảo sát và tổng hợp excel và phân tích vẽ biểu đồ kết quả.
Mẫu Phiếu khảo sát: Phụ lục
Căn cứ vào số liệu khảo sát trên ta có được kết quả như sau:
Nhận xét: Theo như kết quả trên thì vấn đề nhân viên làm việc hiệu quả được
đánh giá rất hài lịng có tới 51%, khn viên chung cư tươi tốt 36% về vấn đề vệ sinh thì mức độ rất hài lịng chiếm thấp nhất chỉ có 11%. Cho thấy cư dân rất hài lịng về các dịch vụ tại chung cư Him Lam Nam Khánh. Cách quản lý rất tốt nhưng bên cạnh đó có khơng ít vấn đề vệ sinh chưa thực sự giải quyết tốt. Cần nên cân nhắc chú trọng về vấn đề vệ sinh hơn góp phần mang lại mơi trường sống khỏe mạnh.
Nhận xét chung: Nhìn chung đơn vị cung cấp dịch vụ làm khá tốt và có trách
nhiệm, số phiếu bầu hài lòng về sự phục vụ cho chung cư ở mức ổn định của đơn vị cung cấp. Tuy nhiên vẫn cịn một số ít cần khắc phục như vệ sinh kỹ hơn, bảo vệ cần có trách nhiệm và làm việc hiệu quả hơn.
2.4.5. Quản lý tài chính
Để đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra hợp pháp và minh bạch, Giải Pháp AGhỗ trợ chủ đầu tư các thủ tục đăng ký, kê khai thuế… Thống kê các khoản thu chi một cách rõ ràng và cơng khai tới cư dân, từ đó tăng cường sự tín nhiệm của cư dân với chủ đầu tư.
Thay mặt chủ đầu tư thu các loại phí dịch vụ từ khách hàng (phí điện, nước…).Tiến hành các hoạt động thúc đẩy q trình hồn thành các khoản thu một cách văn minh, lịch sự và tôn trọng cư dân. Quản lý các khoản chi hoạt động chung cư hàng tháng, điều phối và sắp xếp hợp lý, tối ưu hóa chi phí, đảm bảo sinh lời cho chủ đầu tư. Xây dựng các báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, giúp chủ đầu tư nắm được tình trạng kinh doanh tòa nhà chung cư, kịp thời đưa ra các chiến lược phát triển bền vững.
Kế hoạch thực hiện:
Ngân sách điều hành được duyệt sẽ là kế hoạch tài chính chính thức cho năm thực hiện và ban quản lý phải có trách nhiệm thực thi nghiêm túc. Ban quản lý sẽ được quyền chi các khoản tiền nhất định theo ủy quyền của ban quản trị và vượt ngồi mức này phải thơng qua ý kiến ban quản trị.
Tùy thuộc vào mức chi được duyệt, ban quản lý là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho tất cả chi phí phát sinh cho tịa nhà và cho việc điều hành. Báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo tổng kết vào cuối năm.
Biểu đồ 13: Thể hiện vấn đề quản lý tài chính tại chung cư giai đoạn 2019-2020
Nhận xét: Nhìn chung đa số cư dân hài lịng cao về phí dịch vụ tại chung cư. Vì
vậy cho thấy ban quản lý đang làm việc rất hiệu quả và cần được phát huy. Để hiểu thêm về việc an ninh chung cư tôi tiến hàng khảo sát:
Đối tượng khảo sát: Dân cư trong chung cư
Số lượng khảo sát và thu về: 120 phiếu khảo sát và thu về 100 phiếu
Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: lấy phiếu khảo sát và tổng hợp excel và phân tích vẽ biểu đồ kết quả.
Mẫu Phiếu khảo sát: Phụ lục
Căn cứ vào số liệu khảo sát trên ta có được kết quả như sau: Biểu đồ 14: Khảo sát đánh giá quy trình quản lý tài chính
Nhận xét: Kết quả khảo sát cho thấy vấn đề mức đóng phí và thu phí về sự
hài lòng chiếm số phiếu ngang nhau 35%, cịn vấn đề thu phí đúng ngày chiếm 18%.
Có thể thấy rất ít ý kiến khơng hài lịng đối với việc quản lý tài chính. Các quy định được thực thực một cách chặt chẽ dễ kiểm sốt.
Nhận xét chung: Có thể thấy người dân rất hài lịng về các phí dịch vụ tại
chung cư. Mọi người dân đều tuân thủ theo đúng quy định mà ban quản lý đưa ra. Cho thấy ban quản lý làm việc rất hiệu quả và cần duy trì.
2.4.6. Quản lý hệ thống kỹ thuật
Tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư từ đó đưa ra các tiêu chí vận hành phù hợp. (Hình 2.2.)
Thực hiện cơng tác kiểm tra, quản lý hệ thống máy móc như thang máy, hệ thống thơng gió, hệ thống điện – nước, trang thiết bị PCCC… đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động ổn định
Thường xuyên bảo trì trang thiết bị trong tịa nhà chung cư theo lịch định kỳ, từ đó kịp thời phát hiện các vấn đề hỏng hóc, xuống cấp và có sự khắc phục kịp thời, kéo dài tuổi thọ tài sản cố định cho chủ đầu tư.
Biểu đồ 15: Thể hiện vấn đề quản lý hệ thống kỹ thuật giai đoạn 2019-2020
Nhận xét: Nhìn chung việc quản lý hệ thống kỹ thuật rất tốt. Các vấn đề đặt ra
giám sát được đào tạo có kinh nghiệm xử lý kịp thời ứng xử lý tốt các tình huống bất ngờ xảy ra.
Để hiểu thêm về việc an ninh chung cư tôi tiến hàng khảo sát: Đối tượng khảo sát: Dân cư trong chung cư
Số lượng khảo sát và thu về: 120 phiếu khảo sát và thu về 100 phiếu
Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: lấy phiếu khảo sát và tổng hợp excel và phân tích vẽ biểu đồ kết quả.
Mẫu Phiếu khảo sát: Phụ lục
Căn cứ vào số liệu khảo sát trên ta có được kết quả như sau:
Biểu đồ 16 : Khảo sát đánh giá quy trình kiểm tra thiết bị phịng cháy chữa cháy
Nhận xét: Nhìn chung có thể thấy sự hài lịng của người dân về các vấn đề
trên cụ thể về các buổi tập huấn được người dân ủng hộ có 35% phiếu, việc kiểm tra các thiết bị theo định kỳ được đánh giá cao nhất có đến 48%. Bên cạnh đó cũng cần phải khắc phục một số lỗi như sau:
Thời gian sửa chữa phải hợp lý
Thang máy cần được bảo trì thường xun
Hệ thống đèn điện ln được kiểm tra thường xuyên và phải được thay ngay khi bị hỏng
Nhận xét chung: Bảng khảo sát cho thấy độ an toàn PCCC tại chung cư được
quản lý chặt chẽ bên cạnh đó cịn một số vấn đề gặp phải như là người dân sống tại chung cư còn lo ngại về việc các phương tiện hư hỏng hoặc rò rỉ nhiên liệu. Nguyên nhân là vì các hộ gia đình sử dụng các thiết bị khác nhau nên vấn đề chưa thực sự thống nhất ở chung cư Him Lam Nam Khánh, hệ thống cảnh báo chưa được kiểm tra thường xuyên và khắt khe.
2.4.7. Giám sát, kiểm soát
Camera mặt ngang: Trên hành lang các tầng bố trí camera quan sát được tồn bộ các căn hộ và khơng có góc khuất hay điểm mù. Tại tầng 1 bố trí camera giám sát tồn bộ các cửa thốt hiểm, cửa sảnh. Thời gian lưu tối thiểu 2 tháng (Số lượng camera được lên phương án cụ thể theo từng thiết kế cụ thể của các dự án đảm bảo nguyên tắc trên).
Camera mặt đứng bên ngồi tịa nhà: Bố trí hệ thống camera theo trục đứng, kiểm sốt tồn bộ mặt ngồi của tịa nhà. Đảm bảo kiểm soát/truy xuất dữ liệu xác định được các sự cố về an ninh (đột nhập từ bên ngồi tịa nhà, các vật thể lạ rơi từ các tầng căn hộ gây nguy hiểm đến tài sản và con người bên dưới,…)
Nhân viên trực: Nhân viên kỹ thuật trực camera tại phòng Camera 24/24, số lượng nhân viên tùy thuộc mặt bằng, số tháp cụ thể với từng dự án.
Biểu đồ 17: Thể hiện vấn đề giám sát, kiểm soát giai đoạn 2019-2020
Nhận xét: Nhìn chung việc giám sát, kiểm sốt chung cư được BQL thực hiện
khá tốt. Trên phiếu bầu có sự hài lịng cao tuy nhiên vẫn cịn một ít hạn chế như nắm bắt sự cố tốt nhưng xử lý không được nhanh, giám sát chưa hết được toàn bộ chung cư..
Để hiểu thêm về việc an ninh chung cư tôi tiến hàng khảo sát: Đối tượng khảo sát: Dân cư trong chung cư
Số lượng khảo sát và thu về: 120 phiếu khảo sát và thu về 100 phiếu
Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: lấy phiếu khảo sát và tổng hợp excel và phân tích vẽ biểu đồ kết quả.
Mẫu Phiếu khảo sát: Phụ lục
Căn cứ vào số liệu khảo sát trên ta có được kết quả như sau:
Biểu đồ 18 : Khảo sát đánh giá quy trình giám sát kiểm sốt
Nhận xét: Qua biểu đồ ta có thể thấy mức độ hài lòng của các cư dân trong
khu chung cư tương đối cao cụ thể đối với việc giám sát diễn ra thường xuyên và giám sát chặt chẽ chung cư được đánh giá cao chiếm 35% với 29% cho thấy kiểm soát chung cư được ban quản lý thực hiện ở mức khá tốt. Bên cạnh đó cần chú trọng các tình huống xảy ra bất ngờ và sắp xếp xử lý công việc một cách tốt nhất tránh làm phiền đến các cư dân xung quanh.
Nhận xét chung: Vấn đề giám sát, kiểm sốt về phía ban quản lý làm rất tốt
song song đó thì những lần xử lý chuyện xảy ra đột xuất chưa được hài lịng về phía cư dân. Cần cố gắng khắc phục vấn đề này.