8. Lời cầu thị
2.6. Đánh giá công tác quản lý vận hành chung cư
2.6.1. Mặt đạt được
Công tác quản lý vận hành chung cư ngày càng được nâng cao và đáp ứng được nhu cầu sinh hoạt của các hộ dân sống tại chung cư. Các nhân viên trong chung cư, đặc biệt là phòng ban quản lý ln có thái độ nhiệt tình, lịch sự và ln giúp người dân mỗi khi có sự cố xảy ra, luôn lắng nghe yêu cầu của các hộ dân. Do đó tạo được sự hài lịng cao đối với người dân và không để xảy ra mâu thuẫn về việc thu-chi giữa cư dân, đây là một điều quan trọng cần được phát huy và rất ít chung cư khác làm được điều này.
Hệ thống kỹ thuật
Thực hiện công tác kiểm tra, quản lý hệ thống máy móc như thang máy, hệ thống thơng gió, hệ thống điện – nước, trang thiết bị PCCC… đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động ổn định.
Cảnh quan môi trường:
Các vườn hoa, thảm cỏ ln được chăm sóc kỹ lưỡng. Các cơng việc: cắt tỉa, tưới nước, phun thuốc trừ sâu… luôn được tiến hành định kỳ và đảm bảo an tồn cho hộ dân. Do đó diện tích cây xanh, thảm cỏ ln được giữ gìn xanh tươi và sạch đẹp tạo khơng khí trong lành, mát mẻ cho hộ dân sống tại chung cư.
An ninh chung cư:
Các phương tiện đi lại của các hộ dân luôn được trông coi cẩn thận, được các nhân viên sắp xếp trật tự tạo điều kiện thuận lợi cho cư dân khi gửi xe và lấy xe.
Chung cư ln duy trì tốt sự phối hợp với các cấp chính quyền cùng đấu tranh phòng ngừa, phát hiện và trấn áp các đối tượng vi phạm từ đó duy trì tốt tình hình an ninh trật tự tại chung cư. Các tệ nạn xã hội ít khi xảy ra, được ngăn chặn kịp thời. Các trường hợp vi phạm về trật tự an ninh tại chung cư có các hình phạt thích đáng nhằm răn đe đối với các trường hợp khác. Do đó an ninh trật tự tại chung cư ln đảm bảo được an tồn, người dân rất yên tâm và tin tưởng. Ln có bảo vệ trực 24/24 tại cổng ra vào và các sảnh chung cư nên kiểm soát được số lượng người ra vào đảm bảo trật tự cũng như an toàn cho chung cư.
Đối với cơng tác thu phí dịch vụ
Chung cư đã thực hiện thu các loại phí dịch vụ theo đúng quy định trong hợp đồng. Khi có các quy định mới về việc thu phí, chung cư ln cập nhật kịp thời và phổ biến đến hộ dân để cùng thực hiện.
2.6.2. Mặt hạn chế
Bên cạnh những việc đã làm được, chung cư vẫn cịn tồn tại một ít hạn chế như sau:
Vệ sinh và môi trường
Hệ thống xử lý rác thải của chung cư chưa đảm bảo về mặt vệ sinh do việc gom rác về một chỗ nhưng khơng có biện pháp qt dọn, vệ sinh hợp lý làm cho phòng chứa rác bốc mùi khó chịu làm ảnh hưởng đến sức khỏe của cư dân.
An ninh-giữ xe
Những khách vãng lai chưa nắm rõ nội quy nên thường xuyên để xe lộn xộn, một số cư dân có ý thức kém cũng hay để xe lộn xộn, nhân viên phải thường xuyên nhắc nhở. Việc quản lý bằng thẻ xe tuy hiện đại và nhanh chóng nhưng cũng đem lại nhiều phiền hà cho cư dân khi khó giữ, dễ đánh mất nên cũng gây ra ít khó khăn cho đội ngũ nhân viên.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2
Việc làm hài lòng cư dân là một vấn đề rất quan trọng trong hệ thống quản lý chung cư, cần phải có kế hoạch để quản lý để các dịch vụ. Bởi vấn đề đặt ra nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dân trong tịa nhà chung cư này thì việc quản lý vận hành chung cư mới diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Qua chương 2 chúng ta hiểu rõ hơn về thực trạng quản lý vận hành trong chung cư Him Lam Nam Khánh như sau:
Về công tác quản lý khách hàng Về công tác an ninh
Về công tác vệ sinh môi trường Về quản lý các dịch vụ khác Về quản lý tài chính Về quản lý kỹ thuật Về giám sát, kiểm soát.
Đặt biệt khảo sát được mức độ hài lòng của người dân trong tòa nhà chung cư đối với dịch vụ quản lý tại công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ Thuật Giải Pháp An Gia.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÕA NHÀ CHUNG CƯ HIM LAM NAM KHÁNH TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT GIẢI PHÁP AN GIA. 3.1. Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty
3.1.1. Định hướng phát triển của cơng ty
Đa dạng hóa các lĩnh vực đầu tư và đào tạo thêm nhiều đội ngũ lao động kỹ thuật chuyên nghiệp. Tiếp tục tham gia vào công tác quản lý vận hành thêm nhiều chung cư ở TP.HCM cũng như các tỉnh lân cận. Hợp tác và phát triển lâu dài với các cơng ty dịch vụ th ngồi có chất lượng tốt nhất để phục vụ cho quá trình vận hành chung cư đạt hiệu quả cao nhất .
Cơng ty ln mong muốn sự gắn bó, phục vụ của khách hàng. Với nỗ lực khơng ngừng, bằng uy tín về chất lượng cơng ty đã và đang khẳng định năng lực của mình và được ghi nhận thơng qua bằng khen và giải thưởng.
3.1.2. Mục tiêu phát triển
Phát triển trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn, quản lý bất động sản và cũng là một trong những công ty dẫn đầu trong công tác kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị kỹ thuật cho các cơng trình xây dựng dân dụng và cơng nghiệp.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tòa nhà chung cư Him Lam Nam Khánh.3.2.1. Vấn đề vệ sinh và môi trường 3.2.1. Vấn đề vệ sinh và môi trường
3.2.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
Theo kết quả khảo sát dân cư tại chung cư thì có đến 31% phàn nàn về việc xử lý rác thải cũng như vấn đề vệ sinh chung cư cịn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến cuộc sống hàng ngày của người dân trong khu chung cư. Bên cạnh đó cách giải quyết xử lý vấn đề của cư dân chưa hiệu quả đến từ ban quản lý và thời gian tiếp nhận, phản hồi còn chậm nên cần phải thay đổi tập trung vào vấn đề để giải quyết triệt và nhanh hơn. Cần nhanh chóng khắc phục vấn đề vệ sinh mơi trường
Bước 1: Sử lý tốt rác thải cho từng hộ cá nhân
Bước 2: Quản lý chặt chẽ hệ thống thu gom và phân loại rác thải trước khi đem đi xử lí.
Bước 3: Vận chuyển và sử lý rác thải 3.2.1.2. Nội dung giải pháp
Ở chung cư, rác thải được tập trung tại một chỗ trong phòng chứa rác trước khi xe tới thu gom, tuy nhiên trong thời gian chờ xử lý, rác thải thường bốc mùi rất khó chịu gây ảnh hưởng đến đời sống, sức khỏe của cư dân. Do đó, cần phải cải thiện lại hệ thống xử lý rác.
Trong quá trình tìm hiểu và phân tích em đưa ra các bước giải pháp như sau:
Sơ đồ 3: Các bước cải thiện vấn đề vệ sinh và môi trường
Bước 1: Xử lý tốt rác thải cho từng hộ cá nhân
Cần đưa ra quy định các hộ gia đình thu gom và bỏ rác vào khung giờ nào trong ngày, cụ thể 5h-7h, 17h-19h trách làm ảnh hưởng đến mọi hường xung quanh cũng như ảnh hưởng đến vẻ mỹ quang của khu đô thị. Đồng thời giúp cho việc thu gom rác trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó bổ sung thùng rác cho mỗi tầng để phân loại rác cho dễ di chuyển đưa đến các nhà máy xử lý rác.
Bước 2: Quản lý chặt chẽ hệ thống thu gom và phân loại rác thải trước khi đem đi xử lý.
Cần tuân thủ chặt chẽ các quy định mà Ban quản lý tòa nhà đưa ra cụ thể như: Giảm thiểu, phân loại tại nguồn, thu gom và chuyển rác thải sinh hoạt đến đúng nơi quy định.
Khơng được phát tán khí thải, gây tiếng ồn, độ rung và tác động khác vượt quá quy chuẩn kỹ thuật môi trường, gây ảnh hưởng xấu đến cộng đồng dân cư xung quanh.
Nộp đủ và đúng thời hạn phí bảo vệ mơi trường; chi trả cho dịch vụ thu gom, xử lý chất thải theo quy định của pháp luật;
Tham gia hoạt động bảo vệ môi trường công cộng và tại khu dân cư.
Có cơng trình vệ sinh, chuồng trại chăn ni gia súc, gia cầm đảm đảm vệ sinh, an toàn.
Giúp nâng cao hiệu quả về vấn đề vệ sinh môi trường để người dân tuân thủ và có trách nhiệm cho tịa nhà nói chung và cá nhân nói riêng phân loại rác thải giúp cho việc xử lý trở nên dễ dàng tránh để lại mùi hơi khó chịu làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Góp phần tạo giúp cho tịa nhà trở nên sạch sẽ thống mát khơng khí trong lành hơn.
Tăng cường các đợt cao điểm và duy trì thường xuyên, lâu dài việc kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm về vệ sinh môi trường. Xử phạt hành chính và áp dụng các hình phạt bổ sung ở mức cao nhất theo quy định của pháp luật đối với các hành vi vi phạm về vệ sinh môi trường, trật tự đô thị; đặc biệt là các trường hợp cố tình, vi phạm nhiều lần.
Bước 3: Vận chuyển và xử lý rác thải
Theo dõi sát sao về vấn đề thu gom và di chuyển đến nhà máy xử lý nặng các trường hợp không may xảy ra làm ảnh hưởng đến tịa nhà.
3.2.1.3. Kinh phí dự kiến
Cần phải tìm ra cách giải quyết ngăn chặn mùi hôi từ rác thải, đưa ra kế hoạch về hướng giải quyết, qua đó tìm ra được một giải pháp xử lý rác phù hợp nhất ít tốn kém chi phí nhất.
Những thùng rác được mua nên có 2 ngăn chứa trở lên để phân loại rác thải như giấy, nhựa hoặc kim loại,.. cho dễ xử lý khi đưa đến nhà máy.Chi phí lúc đầu bỏ ra dự tính 40.000.000/VNĐ được lấy từ quỹ của Ban quản trị chung cư để mua khoảng 45 thùng rác tương đương 1.000.000 đồng – 1.500.000 đồng/cái dạng 150L đến 240L đặt ở chân mỗi cầu thang để che mùi hơi.
Có kế hoạch cho việc xử lý rác hàng ngày, không để rác tồn đọng quá 2 ngày, tuyên truyền và giáo dục ý thức người dân để không vứt rác bừa bãi và hạn chế sử dụng túi nilon.
Xử lý nhanh và sạch sẽ giúp khử được mùi hơi qua đó cải thiện đời sống sức khỏe của cư dân, hơn nữa cũng tạo ra sự hài lòng cao nhất khi sử dụng các dịch vụ của chung cư. Qua đó giúp chung cư được vận hành một cách tốt nhất và góp phần trong việc tăng doanh thu của chung cư.
3.2.1.4. Kết quả dự kiến đạt được
Kết quả cho thấy khi áp dụng các bước xử lý rác thải như trên đã giảm thiểu được rác tồn đọng mỗi ngày, ít gây ra mùi hơi và tạo được môi trường sống trong sạch, lành mạnh không rác thải như trước. Đồng thời giảm sự phàn nàn của dân cư dự kiến từ 32% xuống cịn 14% giúp cơng ty tiếp tục ký hợp đồng để quản lý vận hành chung cư.
Với mức kinh phí đã bỏ ra để cải thiện vấn đề vệ sinh cho thấy được sự thay đổi rõ rệt này khơng ai khác chính là các người dân sống tại chung cư này. Nhằm nâng cao giá trị cuộc sống ngày một tốt hơn các cư dân tại khu chung cư đã đồng tình với mức thu phí dịch dịch vụ là 100.000VNĐ/ căn hộ. Vậy tức là chỉ trong vòng 1 tháng Ban quản trị đã lấy lại được số vốn ban đầu bỏ ra để cải thiện vấn để vệ sinh này. Kết quả cho thấy sự thay đổi đáng kể khi áp dụng phương pháp nhằm cải thiện vệ sinh an toàn cho người dân tại khu dân cư. Song song môi trường tốt đã thu hút nhiều khách hàng hơn có thể thấy sự thay đổi này đã góp phần khơng nhỏ đến vận hành chung cư.
3.2.2. Vấn đề an ninh giữ xe3.3.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp 3.3.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
Theo kết quả khảo sát dân cư tại chung cư cho thấy vấn đề thường gặp phải đó là vấn đề việc an ninh trật tự giữ xe , cách sắp xếp xe hay phản ánh về thái độ và cách phục vụ của nhân viên bảo vệ đối với khách hàng giữ xe vãng lai chưa thân thiện cởi mở. Để khắc phục vấn đề trên ban quản lý cần phải đào tạo nâng cao vấn đề giao tiếp để thể hiện sự chuyên nghiệp hơn.
Bước 1: Phân công các nhân viên xoay ca làm việc
Bước 2: Phân chia từng khu vực đỗ xe cho cư dân chung cư và
khách vãng lai
Bước 3: Thiết lập quy định bãi giữ xe rõ ràng, chi tiết
Bước 4: Nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên
3.3.1.2. Nội dung giải pháp
Vấn đề an ninh giữ xe trong chung cư hiện tại chung cư đã có hệ thống giữ xe với thẻ từ góp phần đảm bảo tính an tồn. Nhưng bên cạnh đó một số vấn đề tồn động khiến nhiều khách hàng phàn nàn đó là chỗ để xe cho người dân chung cư và khách vãng lai có phần lộn xộn khơng ngăn nắp, di dời xe thường xuyên làm cho khách cũng như người dân khơng tìm được chỗ đỗ xe. Với những vấn đề nan giải em xin đưa ra một số bước thực hiện nhằm khắc phục các tình trạng trên như sau: Sơ đồ 4: Các bước cải thiện vấn đề an ninh giữ xe
Bước 1: Phân công các nhân viên xoay ca làm việc
Ban quản lý cần sắp xếp cho đội ngũ nhân viên các ca làm phù hợp, trung bình 1 ngày có 2 ca làm, ca 12 tiếng xoay ca cho nhân viên. Trong ngày ca sáng ( 6h-18h), ca tối ( 18h-6h), ln ln đảm bảo có đầy đủ nhân vien trong ca giúp dễ dàng cho công việc cho xe vào sắp xếp xe cho dân cư cũng như khách vãng lai.
Bước 2: Phân chia từng khu vực đỗ xe cho cư dân chung cư và khách vãng lai
Để dễ dàng quản lý cũng như đảm bảo có đầy đủ chỗ để xe cho cư dân cố định của tòa nhà, Ban quản lý nên phân chia bãi đỗ xe chung cư thành các khu vực nhỏ riêng biệt:
Khu vực theo phương tiện: cần tách riêng chỗ để xe đạp, xe máy, và ơ tơ.
Ngồi ra cũng cần phân chia các khu vực này thành các khoang nhỏ để vừa cho phương tiện. Việc này giúp cho dân cư ý thức sắp xếp phương tiện, giảm tối đa va chạm khơng đáng có trong q trình sử dụng bãi đỗ xe.
Khu vực theo đối tượng: Ban quản lý chung cư cần phân chia khu vực để xe
cho các nhóm đối tượng khác nhau như: nhóm cư dân cố định, cán bộ nhân viên, khách vãng lai, các đối tượng ưu tiên. Đồng thời cần các biển hiệu chỉ dẫn rõ ràng. Việc phân chia này góp phần cho việc dễ dàng kiểm soát số lượng xe ra vào trong ngày giúp thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và xử lý nếu có các sự cố phát sinh. Mặt khác giúp cho dân cư cũng như khách vãng lai có chỗ đậu xe, tránh tình trạng lộn xộn chỗ đậu xe tìm khơng thấy xe, hay di dời quá nhiều. Đảm bảo vấn đề sắp xếp chỗ đỗ xe cho cư dân và khách vãng lai riêng biệt cụ thể trách tình trạng giữ xe trị trí lộn xộn gây phiền lịng khách hàng cũng như các nhân viên bảo vệ trong tòa nhà.
Bước 3: Thiết lập quy định bãi giữ xe rõ ràng, chi tiết
Các quy định trong bãi giữ xe chung cư càng rõ ràng, chi tiết thì việc quản lý bãi giữ xe sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Bộ quy định của bãi giữ xe chung cư sẽ nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên và cách xử lý vi phạm.
Đối với cư dân tòa nhà:
Ban quản lý sẽ cấp thẻ cho các cư dân trong chung cư, mỗi thẻ tương ứng với