ĐVT: triệu đồng) Thời gian làm việc Số lƣợng Lƣơng thử việc lƣơng chính thức Lƣơng nhận BHXH (32%
mức lƣơng Chi phí lƣơng
1 năm 1 0 9 108 34.56 142.56 Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Dựa vào 2 bảng trên, việc thêm một nhân viên nhân sự là hồn tồn có thể. Đồng thời cịn giúp cơng ty tiết kiệm khá nhiều chi phí và thiệt hại liên quan đến vấn đề nhân sự.
Việc có thêm một cán bộ nhân sự giúp cho những công t c liên quan đến nhân sự trong công ty nhƣ tuyển dụng, quản lý, đào tạo,… trở nên chuyên môn h a hơn, chi tiết và tỉ mỉ hơn. hông chỉ hỗ trợ tốt các vấn đề về nhân sự mà giải pháp này cịn giúp cơng ty trong suốt quá trình hoạt động sẽ phát hiện ra nhiều điểm chƣa hoàn thiện, chƣa phù hợp, từ đ mà c giải pháp hồn thiện
cơng tác này tốt hơn, phù hợp với từng giai đoạn, mục tiêu hoạt động của công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
Khi công tác nhân sự hoạt động nhuần nguyễn và chỉnh chu hơn sẽ hỗ trợ các bộ phận trong việc quản lý, nâng cao chất lƣợng và giữ chân ngƣời tài. Con ngƣời là tài sản, là ngun khí của cơng ty tại ICO. Nhân sự mà tốt thì mọi hoạt động trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, từ đ mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Đối với các cá nhân trong công ty, việc đồng nghiệp không phù hợp với công việc và rời bỏ việc sẽ khiến nhân viên gặp nhiều kh khăn trong công việc, gây tâm lý chán nản, hiệu suất làm việc thấp. Khi những vấn đề nhân sự đƣợc giải quyết, nhân viên sẽ yên tâm làm việc hơn, việc làm việc cùng với những cá nhân phù hợp sẽ làm cho họ cảm thấy cơng việc sn sẻ, dễ dàng hơn, thêm u tích cơng việc và hiệu suất làm việc cao hơn, kết quả kinh doanh từ đ cũng sẽ tốt hơn. Nhân sự sẽ gắn bó với cơng ty hơn.
Cơng ty có thể u cầu Tổng cơng ty điều cán bộ từ phịng nhân sự Tổng công ty về phụ trách hoặc phòng nhân sự Tổng trực tiếp tuyển dụng nhân viên phụ trách nhân sự cho chi nhánh.
Cán bộ nhân sự không chỉ phụ tr ch x c định nhu cầu tuyển dụng, hoạch định nhu cầu tuyển dụng cho cả năm và theo kế hoạch kinh doanh cơng ty, mà cịn là ngƣời đƣa ra c c tiêu chí tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và tham gia trong chính cơng tác phỏng vấn ứng viên. Việc tham gia trực tiếp trong quá trình phỏng vấn ứng viên sẽ góp phần điều chỉnh cơng tác phỏng vấn khoa học và chính x c hơn.
Ngồi ra, cán bộ nhân sự dựa vào tình hình và đặc thù kinh doanh của công ty mà lập nên các bảng mô tả công việc, yêu cầu cơng việc cho các vị trí trong cơng ty, phục vụ công tác tuyển dụng, đ nh gi nhân viên và đào tạo.
So sánh những gì đang tồn tại và lợi ích khi có một nhân viên chuyên biệt về nhân sự mang lại, tác giả thấy rằng cơng ty nhận đƣợc khá nhiều lợi ích về mặt con ngƣời, kinh doanh so với chi phí bỏ ra để có một nhận viên nhân sự.
Đây là một việc cần thiết để công tác nhân sự trong tƣơng lai ổn định và góp phần phát triển mục tiêu kinh doanh của công ty.
o Hoạch định kế hoạch tuyển dụng theo năm
Trên cơ sở c c dự b o về khối lƣợng sản phẩm, dịch vụ, thời gian cần thiết để thực hiện... theo phƣơng n tối đa, tối thiểu và phƣơng ph p khả thi, theo chƣơng trình lập trình sẵn trên m y tính, c n bộ nhân sự c thể dự b o nhu cầu nhân lực cần thiết cho tƣơng lai .
Bảng 3.3: Xác định nhu cầu tuyển mới cho các chức danh/bộ phận
Nh m chức danh/bộ phận Số ngƣời hiện c Định mức hiện tại Định mức mới ế hoạch kinh doanh Nhu cầu nhân lực kế hoạch Tỷ lệ nghỉ việc Nhu cầu tuyển mới Tuyển sinh Giáo viên ồ sơ ỗ trợ … Tổng số Nguồn: Trần im Dung, 2015
Định mức mới đƣợc x c định trên cơ sở định mức cũ và năng suất lao động năm trƣớc... Cơng ty nên c những chính s ch động viên về lƣơng, thƣởng để ngƣời lao động an tâm, phấn khởi trong công việc.
Việc x c định nhu cầu tuyển mới theo công thức:
Nhu cầu tuyển mới = Số cần c – Số hiện c + % nghỉ việc * số hiện c
Với việc x c định nhu cầu tuyển dung, c n bộ nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng, tham vấn ý kiến c c trƣởng bộ phận, lập phƣơng n trình lên gi m đốc. ế hoạch tuyển dụng và đào tạo nên đƣợc xây dựng hỗ trợ nhau để cả hai công t c thực hiện đồng bộ, nhịp nhàng.
Việc hoạch định kế hoạch tuyển dụng theo năm sẽ mang lại kh nhiều lợi ích cho cơng ty. Cụ thể nhƣ sau:
Hoạch định kế hoạch tuyển dụng năm dựa vào kế hoạch kinh doanh của công ty là vô cùng cần thiết, giúp cho doanh nghiệp luôn trong trạng thái chủ động tuyển dụng và sẵn sàng nguồn nhân lực cho năm hoạt động tiếp theo. Không những thế, công ty cịn chủ động lựa chọn phƣơng ph p, hình thức, công cụ tuyển dụng,… giúp công t c tuyển dụng đạt hiệu quả hơn, quản lý chi phí cho cơng tác này phù hợp hơn.
Các bộ phận trong công ty khi nắm đƣợc kế hoạch tuyển dụng cũng sẽ dễ dàng phối hợp để hỗ trợ hơn nhƣ lên kế hoạch , ý kiến cho việc thử việc, đào tạo nhân viên mới, giới thiệu ngƣời quen để ứng tuyển, năm đƣợc khung thời gian để bố trí, sắp xếp cơng việc hiệu quả và sẵn sàng phối hợp khi có nhân viên mới. Các cá nhân trong từng bộ phận sẽ yên tâm hơn vì c ngƣời mới sẽ hỗ trợ công việc trƣớc áp lực công việc khá lớn khi bộ phận thiếu ngƣời, chủ động điều tiết công việc. Về mặt công việc, mọi công tác sẽ dễ dàng hơn. Về mặt tinh thần, việc này giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi, thoải m i và tin tƣởng vào các chính sách của cơng ty hơn.
o Đƣa ra c c tiêu chí đ nh gi nhân viên thử việc
Trƣớc khi nhân viên bắt đầu giai đoạn thử việc, c n bộ nhân sự phối hợp với c c trƣởng bộ phận nên xây dựng bảng đ nh gi hiệu quả công việc bao gồm phạm vi và lĩnh vực đ nh gi , mục tiêu cần đạt đƣợc, thời gian hồn thành cơng việc… Mục tiêu thử việc phải r ràng và lƣợng h a đƣợc.
hi nhân viên thử việc, công ty cần cung cấp cho họ đủ tất cả điều kiện làm việc cần thiết liên quan đến công việc: từ m y vi tính, thiết bị, m y m c, danh thiếp, giấy giới thiệu,…. đến chi phí đi lại, chi phí giao tiếp,…. để giúp họ ph t huy hết năng lực của mình.
Cơng ty cần theo d i s t sao và cần xem xét, bố trí nhân viên c kinh nghiệm để bảo ban, kèm cặp nhân viên mới để họ dễ dàng nắm bắt công việc.
phận c thể lập phiếu đ nh gi nhận xét gởi về bộ phận nhân sự đề xuất chấm dứt thử việc.
Cuối đợt thử việc, đ nh gi kết quả của nhân viên nên lấy ý kiến từ trƣởng bộ phận, nhân viên hƣớng dẫn, gi m đốc để đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch. ết quả đ nh gi sẽ thông b o cho nhân viên thử việc, đồng thời lắng nghe, giải đ p khi nhân viên thử việc c ý kiến với kết quả đ nh gi .
C c tiêu chí đ nh gi nhân viên thử việc giúp công t c tuyển dụng khoa học, kh ch quan và dễ dàng hơn. Mọi quy trình, cơng t c trong một công ty luôn cần đƣợc thực hiện một c ch đồng bộ, khoa học. Nhƣ vậy bộ m y mới hoạt động trơn tru, mang lại hiệu quả cao. hi bất cứ vị trí nào c vấn đề, cơng ty rất dễ tìm ra và sửa chữa chúng, tr nh ảnh hƣởng toàn diện và bối rối trong nội bộ.
Minh bạch, công bằng, đ nh gi đúng năng lực, trọng dụng, thƣởng phạt công minh là những điều ngƣời lao động luôn đ nh gi cao. Lúc trƣớc, khi không c tiêu chí đ nh gi , thì mọi quyết định là c c quyết định chủ quan, rất dễ gặp phải tình trạng khơng phục, “ lời ra tiếng vào”. Với c c nhân viên thử việc, việc bị đ nh rớt mà không cho họ thấy cơ sở so s nh với c c ứng viên kh c, sẽ làm họ cảm thấy bất bình, đ nh gi khơng tốt về cơng ty, ảnh hƣởng đến uy tín, hình ảnh cơng ty. Đối với c c nhân viên công ty, vấn đề này thƣờng tạo ra c c lời đồn về c c quyết định nhƣ “quen biết”, “con ông ch u cha”, “dựa vào vẻ ngồi’, “khơng c năng lực”,…. Sẽ gây ảnh hƣởng đến đ nh gi và nhìn nhận của họ khi c c c hoạt động kh c nhƣ tăng lƣơng, thăng tiến, điều chuyển công việc, đ nh gi nhân viên,…. Nhân viên khi đã nghĩ c c quyết định là dựa vào yếu tố chủ quan thì họ ln cảm thấy sự thiếu công bằng luôn hiện hữu trong công việc, họ sẽ không chấp nhận khi họ thua kém ngƣời kh c, cảm thấy những ngƣời vƣợt trội hơn khơng hồn tồn là do năng lực. Điều này rất nguy hiểm. Tâm lý này sẽ làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc và khiến họ c thêm lý do từ bỏ công việc khi đang gặp trạng th i ch n nản. Vậy nên, khi đƣa ra c c tiêu chí này, sẽ g p phần khẳng định với nhân viên tính minh bạch và công bằng trong công ty, để họ yên tâm làm việc, tin tƣởng sẽ đƣợc đ nh gi đúng với kết
quả làm việc, từ đ sẽ c động lực để hồn thành cơng việc và g p phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
o Chủ động liên lạc, tìm kiếm ứng viên trên c c website, c c trƣờng đại học
iện nay, việc tuyển dụng nhân viên hồn tồn phụ thuộc vào các cơng ty nhân sự. àng tuần, c c công ty này trả kết quả về ứng viên theo những yêu cầu cơ bản đƣợc thiết lập. T c giả đề nghị nên tích cực tuyển dụng bằng c ch xem hồ sơ trên c c website và hồ sơ ứng viên tại c c trƣờng đại học. Nhƣ vậy, dƣới c i nhìn của chính cơng ty đang c nhu cầu tuyển dụng sẽ tìm đƣợc ứng viên phù hợp với tiêu chí của cơng ty hơn.
3.2.2. Thực hiện triệt để bước xác minh, kiểm tra hồ sơ
Bộ phận nhân sự cần thực hiện triệt để bƣớc xác minh hồ sơ đối với ngƣời lao động. Bản chất công việc tại CO đòi hỏi ngƣời lao động cần c trình độ cao, trung thực và có phẩm chất đạo đức tốt nên việc xác minh về giấy tờ là vô cùng cần thiết. Đối với ứng viên khi xác minh giấy tờ khơng chính xác thì sẽ loại trừ ứng viên đ .
Hiện tại, tác giả nhận thấy rằng ngay cả việc lƣu trữ, xem xét hồ sơ ban đầu cũng đã rất sơ sài, đối với các ứng viên hồ sơ chƣa c công chứng cũng lọt vào vòng phỏng vấn. Khá nhiều hồ sơ nhân viên hiện nay đang làm việc đều là giấy tờ photo. Chỉ khi đến kỳ kiểm tra nhân sự hàng năm và b o c o lƣu trữ hồ sơ lên Tổng cơng ty, lúc đó cơng ty mới thực sự yêu cầu hồ sơ c cơng chứng. Việc tìm hiểu hoặc gọi điện xác nhận những thông tin ghi trong Sơ yếu lý lịch hầu nhƣ không c .
Việc không trung thực trong giấy tờ không chỉ khiến công ty đ nh gi sai năng lực ứng viên mà hậu quả có thể rất lớn khi mà mỗi nhân viên đều đại diện công ty làm việc với rất nhiều bên liên quan. Trong mơi trƣờng giáo dục và địi hỏi cao ở phẩm chất con ngƣời, tác giả cho rằng đạo đức là một điều kiện yêu cầu hàng đầu khi tuyển chọn ứng viên và cần đƣợc xác nhận thật kỹ qua những bƣớc ban đầu là giấy tờ.
Tác giả đề nghị việc kiểm tra, xác minh giấy tờ, hồ sơ nên thực hiện nhƣ sau:
Bảng 3.4: Các nội dung cần kiểm tra, xác minh Bƣớc Yêu cầu, hoạt động Bƣớc Yêu cầu, hoạt động
Thu hồ sơ ban đầu
Tất cả giấy tờ đều phải cơng chứng trong vịng 3 tháng gần nhất. Trong CV xin việc yêu cầu ghi rõ: số điện thoại ngƣời liên lạc khi cần, thông tin của ngƣời tham chiếu ( sếp cũ, công ty cũ, thầy (cô) trƣờng đại hoc,… với các nội dung: tên, chức vụ, nơi làm việc, mối quan hệ, số điện thoại, email,…
Khi phỏng vấn
Phỏng vấn có các mục câu hỏi x c minh thơng tin đã viết trong CV, các giấy tờ đã nộp
Khi thử việc
- Xác minh các giấy tờ đã công chứng
- Liên lạc với ngƣời tham chiếu để tìm hiểu thơng tin ứng viên, đ nh gi của họ về ứng viên
- Dựa vào quá trình làm việc, học tập để xác minh tính xác thực (có thể yêu cầu ứng viên cung cấp các giấy xác nhân công việc trƣớc đây)
Nguồn: Tác giả đề xuất
3.2.3. Xây dựng lại quy trình tuyển dụng
o Cắt giảm bƣớc xem việc trong quy trình tuyển dụng
Bƣớc xem việc là bƣớc ứng viên xem xét các bộ phận khác làm việc, đi theo các tiền bối trong bộ phận, từ đ hiểu rõ công việc hơn. Thời gian này khá cần thiết để ứng viên hiểu rõ công ty và tự đ nh gi sự phù hợp của bản thân với công việc, tuy nhiên thời gian này gây nhàm ch n cao độ đối với ứng viên. Vì vậy, tác giả cho rằng nên cắt giảm bƣớc này, mà những việc ứng viên thực hiện trong bƣớc này nên ghép cùng với bƣớc thử việc. Trong thời gian thử việc, ứng viên vẫn có thể xem xét và hiểu rõ công việc, các phòng ban kh c, đồng thời ứng viên có thời gian làm việc trực tiếp.
Hiện nay, đ nh gi ứng viên qua phỏng vấn hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm làm việc của gi m đốc và trƣởng bộ phận. Nhƣ vậy tính khách quan và khoa học khơng đƣợc đảm bảo.
Ngồi phỏng vấn các câu hỏi liên quan đến thông tin và quan điểm của ứng viên. Tác giả đề nghị nên có ít nhất một phần bài thi để kiểm tra chuyên môn, kinh nghiệm, kiến thức ngành và nhiều kỹ năng kh c chứ không phải dừng lại ở việc tìm hiểu ứng viên qua giới thiệu.
T c giả đề xuất c c phần kiểm tra sau:
Bảng 3.5: Đề xuất các phần kiểm tra năng lực
Loại Nội dung ình thức Đối tƣợng
iến thức ngành
Thông tin về công ty, văn h a, thƣơng hiệu, thành tựu,… những đối thủ trong ngành, .. iểm tra trắc nghiệm giấy Tất cả ỹ năng thuyết trình, giảng dạy
Thuyết trình hội thảo Dạy thử
Thực hành Tuyển sinh Giáo viên
Ngoại ngữ iểm tra n i, viết
Thực hành và trắc nghiệm giấy Tuyển sinh, gi o viên, hồ sơ ỹ năng giao tiếp, giải quyết
vấn đề
Tình huống thực tế Thực hành Tuyển sinh, gi o viên, hồ sơ
Khác … …
Nguồn: T c giả đề xuất
Dựa vào kết quả kiểm tra, loại bỏ bớt c c ứng viên khơng đủ trình độ, kỹ năng hoặc không phù hợp với công ty. Những ứng viên vƣợt qua vòng phỏng vấn và bài kiểm tra, sẽ tham gia vào bƣớc tiếp theo của qu trình tuyển dụng.
Tất cả c c nhân viên tại c c bộ phận trong công ty đều đƣợc đỏi hỏi khả năng chuyên môn cao, c khả năng giao tiếp, giải quyết c c vấn đề. Tại CO, việc trao đổi và xử lý c c ph t sinh diễn ra hàng ngày, hàng giờ vì đặc thù công việc. Vậy nên tuyển dụng c c c nhân không đủ kiến thức, kỹ năng, cuối cùng rời bỏ vơng việc thì đây là một cơng t c mà doanh nghiệp khơng thu lợi đƣợc gì, tốn thời gian, chi phí và ảnh hƣởng đến c c nhân viên khác đang làm việc. Vậy nên, loại bỏ ngƣời không phù hợp ngay từ những bƣớc đầu tiên chính là đang giúp doanh nghiệp giảm thời gian hao phí, giảm chi