1.5 Nội dung quản lý nhà nƣớc về đất đai
1.5.2 Quản lý hồ sơ đất đai, đo đạc, lập bản đồ và xây dựng hệ thống dữ liệu
liệu đất đai
Những văn bản, tài liệu thể hiện thông tin của một thửa đất đƣợc gọi là hồ sơ đất đai. Hồ sơ đất đai lƣu trữ những tài liệu liên quan đến hoạt động kê khai, và cập
nhật liên tục các biến động đăng ký QSDĐ, loại đất và chủ sử dụng đất các giai đoạn.
“Bản đồ địa giới hành chính là bản đồ thể hiện các mốc địa giới hành chính, lập theo các đơn vị hành chính và đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền xác nhận.”. Hiện nay, bản đồ địa giới hành chính đƣợc lƣu trữ và đƣa vào sử dụng tại 4 cấp theo quy định là Trung ƣơng, Thành phố, quận huyện và phƣờng xã. “Bản đồ hiện trạng SDĐ là bản đồ thể hiện thực tế SDĐ ở thời điểm kiểm kê quỹ đất của các đơn vị hành chính, định kỳ 5 năm thực hiện một lần. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất là bản đồ thể hiện sự phân bổ các loại đất tại một thời điểm xác định. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là giấy chứng nhận cấp cho ngƣời sử dụng đất để bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp của ngƣời sở hữu đất do cơ quan có thẩm quyền thực hiện.” [Luật đất đai; 2013].
Bản đồ hiện trạng SDĐ đƣợc xây dựng theo đơn vị hành chính các cấp, phải phản ánh đƣợc sự phân bố của các loại đất kiểm kê theo từng đơn vị hành chính các cấp xã, cấp huyện, cấp thành phố. Trong đó: bản đồ hiện trạng SDĐ cấp xã đƣợc lập trên bản đồ địa chính trong quá trình kiểm kê diện tích đất, bản đồ hiện trạng SDĐ cấp huyện đƣợc tổng hợp từ bản đồ hiện trạng SDĐ cấp xã và bản đồ hiện trạng SDĐ cấp Thành phố đƣợc tổng hợp từ bản đồ hiện trạng SDĐ cấp huyện.
Nhà nƣớc tiến hành “xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa chính trong phạm vi cả nƣớc.”[Luật đất đai; 2013]. Theo số liệu thống kê, hiện nay nƣớc ta có 63 đơn vị hành chính cấp tỉnh, 713 đơn vị hành chính cấp huyện và 11.162 đơn vị hành chính cấp xã.
Thống kê đất đai là việc cơ quan Nhà nƣớc tổng hợp hồ sơ địa chính về hiện trạng SDĐ tại thời điểm thống kê, thống kê đƣợc thực hiện hàng năm. “Kiểm kê đất đai là việc cơ quan Nhà nƣớc tổng hợp hồ sơ địa chính và trên thực địa về hiện trạng SDĐ tại thời điểm kiểm kê” [Luật đất đai; 2013], kiểm kê đƣợc thực hiện theo giai đoạn thƣờng là 5 năm.