Nguyên tắc 14: Truyền thông nội bộ
61 14.1. Thơng tin nội bộ trong cơng ty có được bảo mật tốt không ?
88% 12%
62
14.2. Các bộ phận trong công ty có cung cấp thơng tin để hỗ trợ lẫn nhau nhằm mang lại hiệu quả cao trong công việc không?
77% 23%
63
14.3. Định kỳ cơng ty có đánh giá lại hiệu quả các phương pháp truyền thông để đảm bảo các phương pháp hoạt động hiệu quả?
33% 67%
Nguyên tắc 14: Truyền thông nội bộ
Thông tin nội bộ trong cơng ty chưa được bảo mật an tồn: Cơng ty có quy định chính sách tăng giá, giảm giá bán không được thông báo rộng rãi ra ngồi cơng ty trước khi có văn bản chính thức nhưng cũng có một số nhân viên khi biết được sẽ tăng giá sản phẩm sẽ ngấm ngầm thông báo cho các khách hàng thân thiết của mình để hưởng chênh lệch.
Các bộ phận trong cơng ty có cung cấp thơng tin để hỗ trợ lẫn nhau, nhưng hiệu quả mang lại thì cịn tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Ví dụ như: Phịng kinh doanh bán hàng, cịn bộ phận cơng nợ kiểm sốt nợ. Phịng kinh doanh luôn muốn bán được nhiều sản phẩm nhưng bộ phận công nợ lại hạn chế những khách hàng nợ nhiều. Bộ phận công nợ sau khi thống kê ra những khách hàng nợ quá quy định thì gửi yêu cầu cho phòng kinh doanh yêu cầu ngừng bán, phòng kinh doanh chỉ được bán tiếp cho khách hàng đó khi bộ phận cơng nợ thông báo khách hàng đã thanh toán. Tuy nhiên vì phịng kinh doanh muốn bán được nhiều hàng để hưởng hoa hồng nên vẫn tiếp tục bán, đẫn đến tình trạng có khách hàng nợ q nhiều và mất khả năng thanh toán ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Bảng 2.16: Truyền thơng bên ngồi đơn vị
Ngun tắc 15: Truyền thơng bên ngồi đơn vị.
64
15.1. Cơng ty có nhận được thơng tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không ?
73% 27%
65
15.2. Cơng ty có kênh truyền thơng riêng biệt sẵn sàng cho khách hàng, nhà cung cấp cho phép họ trực tiếp trao đổi với quản lý hoặc nhân viên khác?
61% 39%
66
15.3. Định kỳ công ty có đánh giá lại hiệu quả các phương pháp truyền thông để đảm bảo các phương pháp hoạt động hiệu quả?
55% 45%
Ngun tắc 15: Truyền thơng bên ngồi đơn vị.
Cơng ty có nhận được thơng tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư
Các chương trình chiết khấu khuyến mãi, chiết khấu thanh toán, chương trình khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng được hưởng chiết khấu thanh tốn đều được thơng báo đến tất cả khách hàng đồng thời trên trang web của công.
Công ty đã lập được website nhưng chưa áp dụng được việc đặt hàng qua website để tiện phục vụ cho những khách hàng ở xa và tạo thuận lợi trong việc đặt hàng.
2.2.5.5. Giám sát
Bảng 2.17: Thực hiện đánh giá liên tục và tách bạch
Nguyên tắc 16: Thực hiện đánh giá liên tục và tách bạch.
67 16.1. Chương trình giám sát của cơng ty có bao gồm giám sát liên tục và giám sát định kỳ?
68% 32%
68 16.2. Ban lãnh đạo có thường xun tổ chức họp giao ban khơng ?
89% 11%
69
16.3. Cơng ty có điều chỉnh thay đổi phạm vi và tần số của các giám sát định kỳ tùy thuộc vào mức độ rủi ro?
70% 30%
70
16.4. Sau khi giám sát, cơng ty có lập báo cáo và đưa ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với giải pháp khắc phục không ?
79% 21%
Nguyên tắc 16: Thực hiện đánh giá liên tục và tách bạch.
Chương trình giám sát của cơng ty có bao gồm giám sát liên tục và giám sát định kỳ, tuy nhiên vẫn có lỏng lẻo. Chương trình giám sát của cơng ty khơng theo một kế hoạch cụ thể nào. Khi ban giám đốc thấy có chi nhánh nào khơng đạt u cầu thì sẽ cử kiểm toán nội bộ đến kiểm tra. Thời gian dành cho cuộc kiểm tra không phù hợp, thời gian quá lâu cho cuộc kiểm tra làm cho công ty mất nhiều chi phí so với hiệu quả mang lại.
Hàng tuần, ban lãnh đạo tổ chức họp giao ban để các bộ phận báo cáo công việc đồng thời phổ biến nhiệm vụ sắp tới, đưa ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với giải pháp khắc phục
Bảng 2.18: Đánh giá và tính truyền thơng giữa các nội dung
Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
71
17.1. Cơng ty có thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng ?
82% 18%
72
17.2. Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời không ?
75% 25%
73
17.3. Các khiếm khuyết có được truyền đạt đến các bên chịu trách nhiệm để đưa ra giải pháp khắc phục?
76% 24%
Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
- Về câu hỏi: “Cơng ty có thường xun kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả cơng việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng?” có 82% ý kiến đồng ý của người tham gia khảo sát. Qua thực tế tìm hiểu tác giả thấy rằng, cơng ty kiểm tra hoạt động của các phịng ban thơng qua báo cáo cơng việc hàng tháng của các phòng.
- Về câu hỏi: “Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm soát nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời khơng?” có 75% ý kiến cho rằng ban lãnh đạo có hành động kịp thời khi nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm soát nội bộ. Qua thực tế tìm hiểu, tác giả thấy rằng khi xảy ra sai sót, gian lận ban giám đốc công ty cùng với lãnh đạo các bộ phận, đặc biệt là bộ phận nơi phát hiện có yếu kém cùng hợp bàn để đưa ra giải pháp khắc phục.
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Mơi trường kiểm sốt
Nhà quản lý làm gương tốt cho nhân viên trong việc thực thi tính chính trực và đạo đức. Nhà quản lý luôn tạo cảm giác gần gủi bằng cách thường xuyên trao đổi với nhân viên cấp dưới.
Cơng ty có ban hành văn bản phân chia quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận với mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt của công ty được thực hiện tốt
Cơng ty thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên và áp dụng một cách công khai rõ ràng.
Cơng ty có sử dụng bảng mô tả công việc, yêu cầu rõ kiến thức cần có và chất lượng nhân sự cho từng vị trí, đảm bảo thực hiện tốt cơng việc.
Cơng ty có chính sách hỗ trợ cho nhân viên tham gia nâng cao nghiệp vụ, trình độ chun mơn, trao đổi kinh nghiệm. Cơng ty cịn cung cấp cho bộ phận kiểm tốn nội bộ máy tính xách tay và nhà ở vì tính chất cơng việc của họ.
Cơng ty có ban hành quy chế khen thưởng và kỷ luật nhân viên tương xứng với mức độ hồn thành cơng việc
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu chung của công ty được truyền đạt đến từng nhân viên.
Mỗi phòng ban đều xây dựng mục tiêu riêng cụ thể hướng đến mục tiêu chung của cơng ty.
Trưởng các bộ phận có thực hiện báo cáo nội bộ cho ban giám đốc. Công ty thực hiện nghiêm túc các biện pháp đối phó với rủi ro.
Cơng ty có thực hiện xem xét nguy cơ có thể gây ra gian lận thường gặp. Cơng ty có thực hiện kiểm kê tài sản đối chiếu với sổ sách định kỳ.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm sốt
Cơng ty thiết lập được các hoạt động kiểm soát cơ bản nhằm đáp ứng kịp thời với các nguy cơ và giảm thiểu rủi ro thường gặp.
Công ty sử dụng phần mềm SAP dựa trên nền tảng ERP cái mà hầu hết các doanh nghiệp lớn hiện nay đang hướng tới.
2.3.1.4. Thông tin truyền thông
Các bộ phận trong công ty luôn sẵn sàng cung cấp thông tin để hỗ trợ nhau trong cơng việc
Đa số nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý
Công ty nhận được thông tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư
Các chương trình chiết khấu khuyến mãi, chiết khấu thanh tốn, chương trình khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng được hưởng chiết khấu thanh tốn đều được thơng báo đến tất cả khách hàng đồng thời trên trang web của công.
Ban giám đốc có thực hiện các giám sát thường xuyên tới các hoạt động của công ty.
2.3.2. Hạn chế và ngun nhân
2.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Hạn chế
Công ty chưa xây dựng được văn bản quy định tính chính trực và ứng xử có đạo đức, cũng như các văn bản về đạo đức nghề nghiệp. Chính vì thế mà quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử trong công ty cũng chưa được thực hiện. Đồng thời, nhân viên chưa được biết về cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban giám đốc
Công ty chưa thành lập ban giám sát, bộ phận kiểm toán nội bộ đang kiêm nhiệm trách nhiệm này.
Cơng ty vẫn cịn tình trạng đào tạo lại nhân viên do bố trí nhân viên khơng đúng chun mơn mà nhân viên đã được đào tạo trước đó ở các cấp học.
Vì yếu tố cơng việc nên chưa tổ chức được cho tồn thể nhân viên tham gia tập huấn nâng cao trình độ.
Quy chế khen thưởng chưa phù hợp với hiệu quả công việc nhân viên mang lại.
Nguyên nhân
Ban giám đốc cịn cảm tính trong cách giải quyết các vấn đề liên quan đến đạo đức, giải quyết vấn đề dựa vào quan điểm cá nhân.
Vì khơng có ban giám sát mà bộ phận kiểm tốn phải kiêm nhiệm nên cơng ty gặp nhiều hạn chế trong việc ban hành các văn bản, quy chế.
Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ như vấn đề con người, con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: lơ là trong việc thực hiện nhiệm vụ, không hiểu rõ yêu cầu công việc, sự cấu kết thông đồng giữa các nhân viên nhằm phục vụ lợi ích riêng….
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu của cơng ty và phịng ban được phổ biến rộng rãi tuy nhiên vẫn tồn tại tình trạng có nhân viên khơng biết hoặc qn.
Báo cáo nội bộ chưa linh hoạt, chưa dự đoán được những biến động sắp tới trong hoạt động của công ty mà chỉ báo cáo những cơng việc đã hồn thành.
Những rủi ro được công ty xác định một cách cảm tính, chung chung, dựa vào kinh nghiệm
Công ty chưa xây dựng được cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngồi cơng ty.
Công ty chưa xác định cấp độ quản lý phù hợp để xác định rủi ro.
Công ty chưa đánh giá các động cơ và áp lực, cơ hội và thái độ có thể ảnh hưởng hay gây ra hành vi gian lận.
Công ty chưa phân công cho cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm dự báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngồi ảnh hướng đến cơng ty.
Một bộ phận quản lý cấp cao chưa quan tâm đến tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ.
Nguyên nhân
Mục tiêu của cơng ty và phịng ban được ban hành thành văn bản và cất giữ, mặc khác là do nguyên nhân chủ quan nhân viên không để ý tới.
Công ty không chủ động trong việc phát hiện rủi ro, chủ yếu là đợi rủi ro xảy ra rồi giải quyết.
Ban quản lý chưa hoàn toàn chú trọng đến các hoạt động của kiểm soát nội bộ.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hạn chế
Việc sử dụng việc kiểm sốt đa dạng như kiểm sốt thủ cơng- tự động, kiểm sốt phịng ngừa-phát hiện chưa được thực hiện tốt.
Công ty đã cấp quyền truy cập vào hệ thống cho từng cá nhân, tuy nhiên việc kiểm soát vẫn chưa được đảm bảo khi có trường hợp các nhân viên mượn tài khoản của nhau để truy cập hoặc cấp trên yêu cầu cấp dưới thực hiện cơng việc của mình
bằng cách giao cho nhân viên tài khoản của mình, điều này dễ dẫn đến việc các thông tin quan trọng bị xâm nhập.
Hệ thống thông tin của công ty không phải lúc nào cũng kịp thời đơi khi cịn chậm trễ gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản lý và cơng việc của các bộ phận có liên quan.
Cơng ty chưa có hệ thống mạng nội bộ cho toàn thể nhân viên.
Nguyên nhân
Những nhược điểm trên xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá sai hay ước lượng sai, hiểu sai những chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới. Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ khơng thường xuyên do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
Hoạt động kiểm soát của cơng ty cịn hạn chế ở chổ các nhà quản lý đôi khi chưa ý thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát, nên các hoạt động kiểm sốt chỉ tự phát sinh theo tình hình thực tế chứ khơng có hệ thống nhất định.
2.3.2.4. Thơng tin truyền thông
Hạn chế
Việc truyền đạt thông tin cho nhân viên hiểu và thực hiện chưa được tốt, nhân viên chỉ được truyền đạt một cách sơ bộ khi mới nhận việc, chưa có văn bản mơ tả vấn đề này.
Chưa có quy trình hay một kênh cụ thể để các cá nhân trong công ty báo cáo sai sót, gian lận trực tiếp cho ban giám đốc hay các cấp quản lý, điều này dẫn đến tâm lý e ngại, cả nễ hoặc vì năng lực xử lý yếu kém, đùng đẩy trách nhiệm dẫn đến việc có thể có những sai sót xảy ra nhiều lần, không được báo kịp thời cho nhà quản lý gây ảnh hưởng đến công ty.
Công ty đã lập được website nhưng chưa áp dụng được việc đặt hàng qua website để tiện phục vụ cho những khách hàng ở xa và tạo thuận lợi trong việc đặt hàng.
khích nhân viên báo cáo những sai phạm, cơ hội, rủi ro trong q trình hoạt động.
Ngun nhân
Cơng ty chưa nhận thấy việc triển khai đặt hàng trên website là một hình thức rất tiện dụng và thuận lợi cho những khách hàng ở xa nên chưa khai thác kênh này.
Do công tác truyền thông chưa được tốt
2.3.2.5. Giám sát
Hạn chế
Mặc dù công ty có thực hiện cơng tác giám sát nhưng vẫn chưa rõ ràng, không phải khâu nào cũng được giám sát.
Nguyên nhân
Công ty chưa chú trọng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ
- Chưa có cơng tác giám sát tài sản lưu động khi hết hạn hợp đồng
- Khâu giám sát cơng việc trên máy tính của nhân viên cịn hạn chế, nhân viên có thể bẻ khóa mạng để truy cập các trang web giải trí trong giờ làm việc. - Khâu giám sát chưa được thực hiện khi có sự tự ý thay đổi nội dung trên các
phần hành dựa vào mối quan hệ của nhân viên và bộ phận IT.
Kết luận chương 2
Trong chương 2, tác giả đã trình bày thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công ty và kết quả khảo sát cho thấy cơng ty có vận dụng lý thuyết kiểm sốt nội bộ