Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
71
17.1. Cơng ty có thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả cơng việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng ?
82% 18%
72
17.2. Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời không ?
75% 25%
73
17.3. Các khiếm khuyết có được truyền đạt đến các bên chịu trách nhiệm để đưa ra giải pháp khắc phục?
76% 24%
Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
- Về câu hỏi: “Cơng ty có thường xun kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả cơng việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng?” có 82% ý kiến đồng ý của người tham gia khảo sát. Qua thực tế tìm hiểu tác giả thấy rằng, công ty kiểm tra hoạt động của các phịng ban thơng qua báo cáo cơng việc hàng tháng của các phòng.
- Về câu hỏi: “Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời khơng?” có 75% ý kiến cho rằng ban lãnh đạo có hành động kịp thời khi nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ. Qua thực tế tìm hiểu, tác giả thấy rằng khi xảy ra sai sót, gian lận ban giám đốc công ty cùng với lãnh đạo các bộ phận, đặc biệt là bộ phận nơi phát hiện có yếu kém cùng hợp bàn để đưa ra giải pháp khắc phục.
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Mơi trường kiểm sốt
Nhà quản lý làm gương tốt cho nhân viên trong việc thực thi tính chính trực và đạo đức. Nhà quản lý luôn tạo cảm giác gần gủi bằng cách thường xuyên trao đổi với nhân viên cấp dưới.
Cơng ty có ban hành văn bản phân chia quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận với mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt của công ty được thực hiện tốt
Cơng ty thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên và áp dụng một cách công khai rõ ràng.
Cơng ty có sử dụng bảng mơ tả công việc, yêu cầu rõ kiến thức cần có và chất lượng nhân sự cho từng vị trí, đảm bảo thực hiện tốt công việc.
Cơng ty có chính sách hỗ trợ cho nhân viên tham gia nâng cao nghiệp vụ, trình độ chun mơn, trao đổi kinh nghiệm. Cơng ty cịn cung cấp cho bộ phận kiểm tốn nội bộ máy tính xách tay và nhà ở vì tính chất cơng việc của họ.
Cơng ty có ban hành quy chế khen thưởng và kỷ luật nhân viên tương xứng với mức độ hồn thành cơng việc
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu chung của công ty được truyền đạt đến từng nhân viên.
Mỗi phòng ban đều xây dựng mục tiêu riêng cụ thể hướng đến mục tiêu chung của công ty.
Trưởng các bộ phận có thực hiện báo cáo nội bộ cho ban giám đốc. Công ty thực hiện nghiêm túc các biện pháp đối phó với rủi ro.
Cơng ty có thực hiện xem xét nguy cơ có thể gây ra gian lận thường gặp. Cơng ty có thực hiện kiểm kê tài sản đối chiếu với sổ sách định kỳ.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm sốt
Cơng ty thiết lập được các hoạt động kiểm soát cơ bản nhằm đáp ứng kịp thời với các nguy cơ và giảm thiểu rủi ro thường gặp.
Công ty sử dụng phần mềm SAP dựa trên nền tảng ERP cái mà hầu hết các doanh nghiệp lớn hiện nay đang hướng tới.
2.3.1.4. Thông tin truyền thông
Các bộ phận trong công ty luôn sẵn sàng cung cấp thông tin để hỗ trợ nhau trong công việc
Đa số nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý
Công ty nhận được thông tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư
Các chương trình chiết khấu khuyến mãi, chiết khấu thanh tốn, chương trình khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng được hưởng chiết khấu thanh tốn đều được thơng báo đến tất cả khách hàng đồng thời trên trang web của cơng.
Ban giám đốc có thực hiện các giám sát thường xuyên tới các hoạt động của công ty.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Hạn chế
Cơng ty chưa xây dựng được văn bản quy định tính chính trực và ứng xử có đạo đức, cũng như các văn bản về đạo đức nghề nghiệp. Chính vì thế mà quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử trong công ty cũng chưa được thực hiện. Đồng thời, nhân viên chưa được biết về cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban giám đốc
Công ty chưa thành lập ban giám sát, bộ phận kiểm toán nội bộ đang kiêm nhiệm trách nhiệm này.
Cơng ty vẫn cịn tình trạng đào tạo lại nhân viên do bố trí nhân viên khơng đúng chuyên môn mà nhân viên đã được đào tạo trước đó ở các cấp học.
Vì yếu tố cơng việc nên chưa tổ chức được cho tồn thể nhân viên tham gia tập huấn nâng cao trình độ.
Quy chế khen thưởng chưa phù hợp với hiệu quả công việc nhân viên mang lại.
Nguyên nhân
Ban giám đốc cịn cảm tính trong cách giải quyết các vấn đề liên quan đến đạo đức, giải quyết vấn đề dựa vào quan điểm cá nhân.
Vì khơng có ban giám sát mà bộ phận kiểm tốn phải kiêm nhiệm nên cơng ty gặp nhiều hạn chế trong việc ban hành các văn bản, quy chế.
Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ như vấn đề con người, con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: lơ là trong việc thực hiện nhiệm vụ, không hiểu rõ yêu cầu công việc, sự cấu kết thông đồng giữa các nhân viên nhằm phục vụ lợi ích riêng….
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu của công ty và phòng ban được phổ biến rộng rãi tuy nhiên vẫn tồn tại tình trạng có nhân viên khơng biết hoặc quên.
Báo cáo nội bộ chưa linh hoạt, chưa dự đoán được những biến động sắp tới trong hoạt động của công ty mà chỉ báo cáo những cơng việc đã hồn thành.
Những rủi ro được công ty xác định một cách cảm tính, chung chung, dựa vào kinh nghiệm
Công ty chưa xây dựng được cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngồi cơng ty.
Công ty chưa xác định cấp độ quản lý phù hợp để xác định rủi ro.
Công ty chưa đánh giá các động cơ và áp lực, cơ hội và thái độ có thể ảnh hưởng hay gây ra hành vi gian lận.
Công ty chưa phân công cho cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm dự báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngồi ảnh hướng đến cơng ty.
Một bộ phận quản lý cấp cao chưa quan tâm đến tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ.
Nguyên nhân
Mục tiêu của cơng ty và phịng ban được ban hành thành văn bản và cất giữ, mặc khác là do nguyên nhân chủ quan nhân viên không để ý tới.
Công ty không chủ động trong việc phát hiện rủi ro, chủ yếu là đợi rủi ro xảy ra rồi giải quyết.
Ban quản lý chưa hoàn toàn chú trọng đến các hoạt động của kiểm soát nội bộ.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hạn chế
Việc sử dụng việc kiểm sốt đa dạng như kiểm sốt thủ cơng- tự động, kiểm sốt phịng ngừa-phát hiện chưa được thực hiện tốt.
Công ty đã cấp quyền truy cập vào hệ thống cho từng cá nhân, tuy nhiên việc kiểm soát vẫn chưa được đảm bảo khi có trường hợp các nhân viên mượn tài khoản của nhau để truy cập hoặc cấp trên yêu cầu cấp dưới thực hiện công việc của mình
bằng cách giao cho nhân viên tài khoản của mình, điều này dễ dẫn đến việc các thông tin quan trọng bị xâm nhập.
Hệ thống thông tin của công ty không phải lúc nào cũng kịp thời đơi khi cịn chậm trễ gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản lý và công việc của các bộ phận có liên quan.
Cơng ty chưa có hệ thống mạng nội bộ cho toàn thể nhân viên.
Nguyên nhân
Những nhược điểm trên xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá sai hay ước lượng sai, hiểu sai những chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới. Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ khơng thường xun do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
Hoạt động kiểm soát của cơng ty cịn hạn chế ở chổ các nhà quản lý đôi khi chưa ý thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát, nên các hoạt động kiểm soát chỉ tự phát sinh theo tình hình thực tế chứ khơng có hệ thống nhất định.
2.3.2.4. Thông tin truyền thông
Hạn chế
Việc truyền đạt thông tin cho nhân viên hiểu và thực hiện chưa được tốt, nhân viên chỉ được truyền đạt một cách sơ bộ khi mới nhận việc, chưa có văn bản mơ tả vấn đề này.
Chưa có quy trình hay một kênh cụ thể để các cá nhân trong cơng ty báo cáo sai sót, gian lận trực tiếp cho ban giám đốc hay các cấp quản lý, điều này dẫn đến tâm lý e ngại, cả nễ hoặc vì năng lực xử lý yếu kém, đùng đẩy trách nhiệm dẫn đến việc có thể có những sai sót xảy ra nhiều lần, không được báo kịp thời cho nhà quản lý gây ảnh hưởng đến công ty.
Công ty đã lập được website nhưng chưa áp dụng được việc đặt hàng qua website để tiện phục vụ cho những khách hàng ở xa và tạo thuận lợi trong việc đặt hàng.
khích nhân viên báo cáo những sai phạm, cơ hội, rủi ro trong quá trình hoạt động.
Nguyên nhân
Công ty chưa nhận thấy việc triển khai đặt hàng trên website là một hình thức rất tiện dụng và thuận lợi cho những khách hàng ở xa nên chưa khai thác kênh này.
Do công tác truyền thông chưa được tốt
2.3.2.5. Giám sát
Hạn chế
Mặc dù cơng ty có thực hiện cơng tác giám sát nhưng vẫn chưa rõ ràng, không phải khâu nào cũng được giám sát.
Nguyên nhân
Công ty chưa chú trọng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ
- Chưa có cơng tác giám sát tài sản lưu động khi hết hạn hợp đồng
- Khâu giám sát cơng việc trên máy tính của nhân viên cịn hạn chế, nhân viên có thể bẻ khóa mạng để truy cập các trang web giải trí trong giờ làm việc. - Khâu giám sát chưa được thực hiện khi có sự tự ý thay đổi nội dung trên các
phần hành dựa vào mối quan hệ của nhân viên và bộ phận IT.
Kết luận chương 2
Trong chương 2, tác giả đã trình bày thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty và kết quả khảo sát cho thấy cơng ty có vận dụng lý thuyết kiểm sốt nội bộ vào thực tế để kiểm soát và quản lý trong hoạt động của công ty nhằm đạt mục tiêu đề ra. Tuy nhiên việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty cịn sơ hở chưa hệ thống làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát huy hết sự hữu hiệu của nó. Ở chương 3, tác giả xin được đưa ra một số kiến nghị giúp cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHĂN NUÔI C.P VIỆT NAM
3.1. Quan điểm hồn thiện
Cơng ty Cổ Phần Chăn Nuôi CP Việt Nam là một công ty được đầu tư 100% vốn nước ngoài, sản phẩm của công ty được phân phối khắp trên cả nước. Doanh số của công ty ngày càng gia tăng qua các năm, mục tiêu mở rộng thị trường ngày càng nhiều. Chính do yêu cầu và tiềm năng phát triển thị trường của công ty ngày càng cao ít nhiều cũng tác động đến việc tổ chức hệ thống KSNB tại công ty.
Hoạt động sản xuất kinh doanh tất yếu dẫn đến việc công ty phải đối mặt với các rủi ro liên quan. Vì vậy, việc quản lý các rủi ro này là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công của công ty. Để quản lý được rủi ro, công ty phải có quan điểm về rủi ro một cách rõ ràng. Điều này thể hiện ở các khía cạnh sau đây:
3.1.1. Phù hợp với môi trường pháp lý tại Việt Nam
Để đạt được mục tiêu tuân thủ thì các biện pháp đưa ra phải phù hợp với các luật, nghị định, thông tư và các quy định ở địa phương.
3.1.2. Phù hợp với chiến lược kinh doanh và đặc điểm hoạt động của công ty.
Công ty phải ý thức rằng rủi ro luôn luôn tồn tại và công ty phải đối mặt thường xuyên. Hiện tại cơng ty có sự chuẩn bị chưa đúng mức đối với các rủi ro bất ngờ trong quá trình hoạt động, điều này dẫn tới sự bị động trong hoạt động của công ty, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
Chiến lược kinh doanh phải được xem xét theo từng thời kỳ, để có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với quy mô của công ty.
3.1.3. Sự phù hợp giữa lợi ích và chi phí.
Mức độ rủi ro càng cao thì lợi ích cũng càng cao, điều này chỉ đúng với một mức độ rủi ro nào đó chứ khơng phải đúng với mọi mức rủi ro. Công ty chấp nhận rủi ro ở mức độ hợp lý để vẫn đảm bảo mục tiêu của công ty.
3.1.4. Tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro
sánh. Ở mức dộ tồn cơng ty, tiêu chuẩn để đánh giá rủi ro là rủi ro có thể chấp nhận được, ở mức độ chi tiết là rủi ro bộ phận. Rủi ro có thể chấp nhận được xem xét khi công ty xác định chiến lược. Việc xác định chỉ tiêu này giúp đơn vị những vấn đề sau:
. Lựa chọn chiến lược nằm trong giới hạn chịu đựng của rủi ro.
. Điều chỉnh chiến lược thực hiện khi rủi ro thực tế có khả năng vượt ra ngồi dưới hạn chịu đựng của công ty.
Việc xem xét rủi ro bộ phận giúp công ty đánh giá các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày, trên cơ sở đó giúp cơng ty đề ra các biện pháp đối phó thích hợp
Để quản lý rủi ro một cách hiệu quả, địi hỏi cơng ty phải có sự chuẩn bị các phương án khác nhau đối với rủi ro.
. Giảm bớt rủi ro . Chuyển giao rủi ro . Né tránh rủi ro . Chấp nhận rủi ro
3.2. Giải pháp hồn thiện
Dựa vào thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công ty, tác giả đã đưa ra một số quy trình cụ thể để tăng cường hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty như sau:
3.2.1. Quy trình tính lương DUYỆT
Nhân viên nhân sự tiền lương
Công việc Gửi bảng lương đến trưởng bộ phận nhân sự, Kế toán trưởng
và ban giám đốc để ký duyệt
Khi nào Bảng lương phải được in ra và chuyển đến phịng kế tốn để
tiến hành thanh toán.
thức thực hiện
phịng nhân sự tiền lương, Kế tốn trưởng và Ban giám đốc) Sau khi đã được ký duyệt đầy đủ, bảng lương được gửi đến phòng kế toán tiến hành hạch toán và thanh toán.