Tổ chức thông tin đầu vào

1.2. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp

1.2.1. Tổ chức thông tin đầu vào

1.2.1.1. Tổ chức thu thập dữ liệu

Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động phải thu thập các dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý kế tốn, tuy nhiên dữ liệu đầu vào ở các doanh nghiệp thì tùy

thuộc vào nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp. Do đó điều đầu tiên trước khi thực hiện việc thu thập dữ liệu đầu vào là phải xác định yêu cầu thông tin.

Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn trong và ngồi doanh nghiệp. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin cần cung cấp là thơng tin tài chính theo luật định. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó.

Để có thể cung cấp các thơng tin hữu ích thì phải có q trình tổ chức và thu thập dữ liệu đầu vào tốt. Vì vậy phải có phương pháp hữu hiệu để có thể tổ chức thu thập dữ liệu trên cơ sở các yêu cầu thơng tin, u cầu quản lý đã phân tích.

Có ba nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế tốn, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.1.2. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán

Để cung cấp thơng tin trung thực, chính xác, kịp thời, kế tốn phải thu thập đầy đủ các dữ liệu của hoạt động. Các hoạt động nếu xét về khía cạnh xử lý cung cấp thơng tin kế tốn thì kế tốn phải thu thập dữ liệu và phản ánh các đối tượng kế toán. Căn cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế tốn là u cầu thơng tin đã được xây dựng, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Việc xác định đối tượng kế toán là cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán cũng như vận dụng các phương pháp kế tốn thích hợp trong q trình vận hành hệ thống kế tốn sau này. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên

cơ sở các u cầu thơng tin mà kế tốn phải cung cấp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: để có được thơng tin đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cần phải theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin về công nợ phải thu. Như vậy, nợ phải thu là đối tượng kế toán. Phân cấp thấp hơn, nợ phải thu bao gồm phải thu của khách hàng, phải thu của nhà cung cấp, phải thu của nhà nước, phải thu của nhân viên, phải thu khác… Tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do đó, khi phân tích các đối tượng kế tốn, cần xác định các đối tượng quản lý chi tiết có liên quan. Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng ở hệ thống tác nghiệp phải theo dõi, ở mức hạch toán nghiệp vụ.

Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế tốn có thể được theo dõi theo một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể khơng cần theo dõi chi tiết – tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời một đối tượng quản lý chi tiết có thể được dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán. Để tránh tình trạng một đối tượng kế toán theo dõi nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng quản lý kế toán đến cấp thấp nhất.

1.2.1.3. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết

Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra.

Các bước (quy trình) cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết:

- Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh.

- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết.

- Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình.

- Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp. Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm: mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng và các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra.

- Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết được xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc tính và các cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa.

- Xác định cách thức mã hóa: xác định các đối tượng quản lý chi tiết cần mã hóa, xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa, xác định nội dung thể hiện trên bộ mã, lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp, xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.

1.2.1.4. Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoạt động kinh tế phát sinh. Một hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội dung và tính chất. Như vậy khi thu thập các nội dung dữ liệu cho từng hoạt động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, tên gọi hoạt động, hoạt động đó liên quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?... Và để thu thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động, thì phải tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế khác nhau.