Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP
2.4.1. Đặc điểm hoạt động của công ty
Với đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình, ban lãnh đạo cơng ty cần nhiều thơng tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đầu tiên, do số lượng nguyên vật liệu và thành phẩm đa dạng nên cần phải có sự quản lý rõ ràng và chặt chẽ. Cần kiểm sốt lượng hàng tồn kho hợp lý, vì nếu quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Theo dõi được hạn sử dụng của nguyên vật liệu cũng như thành phẩm, tránh tình trạng để vật liệu, thành phẩm quá hạn. Phát hiện và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quá trình sản xuất…
Thứ hai là nắm rõ đơn đặt hàng của khách hàng để có kế hoạch sản xuất và giao hàng đúng yêu cầu; có đầy đủ thơng tin về khách hàng và nhà cung cấp như thông tin về hạn mức tín dụng, cơng nợ…
Bên cạnh đó, là một cơng ty nước ngoài hoạt động ở Việt Nam, nên Silk Việt Nam có khá nhiều giao dịch mua bán bằng đồng ngoại tệ. Do vậy, ngoài yêu cầu theo dõi bằng đồng Việt Nam, công ty cũng cần theo dõi theo từng đơn vị ngoại tệ khác nhau.
2.4.2. Câu hỏi khảo sát
Để phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ thống SAP tại công ty TNHH Silk Việt Nam, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế tại bộ phận Kế tốn tài chính của cơng ty với sự tham gia của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và 7 kế toán viên. Kết quả nhận được như sau:
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp
Câu hỏi Kết quả Có (người) Tỷ lệ (%) Không (người) Tỷ lệ (%)
Hệ thống SAP có cung cấp đầy đủ thông tin
theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có tạo báo cáo tài chính phù
hợp, kịp thời không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có tạo được các báo cáo quản trị
theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có xử lý được tồn bộ hoạt động
của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Dữ liệu trên hệ thống SAP có được xử lý tự 9 100 0 0
động theo chương trình khơng?
Hệ thống SAP có hỗ trợ đầy đủ các form mẫu
báo cáo không? 9 100 0 0
Khi có một bút toán được thực hiện, hệ thống có cập nhật ngay dữ liệu cho toàn hệ thống không?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có truy xuất được nguồn gốc dễ
dàng không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có theo dõi được nhiều đơn vị
tiền tệ không? 0 0 9 100
Hệ thống SAP có xử lý được việc nguyên vật liệu, thành phẩm nhập và xuất theo các đơn vị tính khác nhau khơng?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có ảnh hưởng đến hình thức và
nội dung của chứng từ không? 9 100 0 0 Hệ thống tài khoản kế toán trong phần mềm
SAP có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có hỗ trợ các phương pháp xử lý
và phân tích dữ liệu phức tạp không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có chức năng cảnh báo khơng? 0 0 9 100 Hệ thống SAP có cho phép chỉnh sửa số liệu đã
hạch tốn khơng? 0 0 9 100 Có xét duyệt nghiệp vụ ngay trên hệ thống 9 100 0 0
khơng?
Có phân chia trách nhiệm rõ ràng trong hệ
thống không? 9 100 0 0
Nhân viên thực hiện có kiểm tra chứng từ trước
khi nhập liệu không? 9 100 0 0 Có kiểm tra dữ liệu do nhân viên nhập liệu thực
hiện không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có bắt buộc nhân viên phải tn
thủ quy trình khơng? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có giúp cho nhân viên thực hiện
giảm bớt những sai sót khơng? 8 89 1 11 Có giải thích, hướng dẫn nhân viên sử dụng
không? 9 100 0 0
Kết luận:
Qua bảng khảo sát 2.4, ta có thể thấy hệ thống SAP Business One B1 đã có những ảnh hưởng tích cực đến tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam như cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, hỗ trợ các form mẫu báo cáo, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong bộ phận và giữa các bộ phận với nhau…
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn cịn một số ảnh hưởng chưa tốt của hệ thống đến tổ chức cơng tác kế tốn cần khắc phục như không theo dõi được chi tiết ngoại tệ, thiếu chức năng cảnh báo…
2.4.3. Phân tích
Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát như trong bảng 2.4:
- Về cung cấp thông tin:
Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file, gởi mail…) với năng suất thấp và khơng có tính kiểm sốt. Các module của SAP Bussiness One B1 cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phịng, ban khi mơ phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thơng tin được ln chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Do vậy các báo cáo của bộ phận kế tốn trên phần mềm ERP có thể lấy thơng tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp, các báo cáo tài chính và quản trị được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
- Về hệ thống chứng từ:
Khi hệ thống SAP Business One B1 được ứng dụng tại Công ty TNHH Silk Việt Nam, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện như nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ, số liên được lập… Bên cạnh đó hệ thống đã loại bỏ một số chứng từ bằng giấy, việc kiểm tra chứng từ đầu vào do nhân viên nhập liệu thực hiện.
- Tính cập nhật cao:
Đặc điểm của hệ thống SAP Business One B1 là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút tốn được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Do vậy, yêu cầu về nghiệp vụ của nhân viên bộ phận kế tốn phải tuyệt đối chính xác. Bởi vì nếu sai, khơng chỉ ảnh hưởng trong phân hệ kế tốn mà cịn ảnh hưởng đến các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…
Trong hệ thống SAP Business One B1, hạch toán kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thơng tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút tốn khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút tốn ghi nhận cơng nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống SAP Business One B1 định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
Đồng thời, tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch tốn đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.
- Hạch toán tự động:
Ngồi phân hệ kế tốn Sổ cái (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế tốn thơng thường (Misa, Bravo…), tất cả các phân hệ khác của SAP Business One B1 đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 khơng được đặt ra, vì thế khơng thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm khơng có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian.
Đây là một vấn đề khá quan trọng không chỉ riêng với kế tốn tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam mà còn đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa SAP Business One B1 và các phần mềm kế toán đang
được sử dụng hiện nay là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt ngay trên hệ thống vì thế những sai sót về định khoản là hầu như không xảy ra.
- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt:
Hệ thống tài khoản kế toán truyền thống làm cho nhân viên kế tốn bị “bó buộc” trong những nội dung định sẵn, theo một yêu cầu hạch toán nhất định. Nội dung tài khoản chưa hoàn toàn phản ánh đầy đủ các nội dung liên quan đến các nghiệp vụ đã và đang diễn ra tại doanh nghiệp.
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thơng tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau.
Do vậy, trong hệ thống SAP Business One B1, ngồi hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, nhân viên kế tốn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thơng tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của doanh nghiệp, với mọi quy mơ. Ví dụ: bài tốn quản lý doanh thu và chi phí theo từng phịng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thơng tin về phịng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, nhân viên thực hiện chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu kế tốn phát sinh ở một phịng ban bất kỳ.
Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản
- Sự xuất hiện của tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán:
Đây là một điểm khác biệt rất lớn so với cách hạch toán kế toán truyền thống, tuy nhiên trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn khơng có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn của Cơng ty không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn truyền thống, nhân viên kế tốn có thể sử dụng các tài khoản khơng thuộc hệ thống tài khoản chính thức của kế tốn Việt Nam và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian khơng làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của Cơng ty và Kế tốn trưởng có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Hình 2.7 và hình 2.8 là một minh họa về việc sử dụng tài khoản trung gian trong hạch toán kế toán. Tài khoản trung gian được sử dụng ở đây là tài khoản 191100.
Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng
Hình 2.8: Hóa đơn
- Về phương pháp chữa sổ kế toán:
Trong ba phương pháp chữa sổ của kế tốn truyền thống là phương pháp gạch xóa, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm thì chỉ có mỗi phương pháp ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toán đảo) là được áp dụng.
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống SAP Business One B1 không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút tốn nào đã hạch tốn vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút tốn đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy
nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do hệ thống SAP Business One B1 cung cấp ln có độ tin cậy cao đối với các cổ đơng cũng như các đối tác bên ngồi Doanh nghiệp.
Hình 2.9 và hình 2.10 là một minh họa về việc sử dụng bút toán đảo trong phân hệ Kế tốn tài chính của hệ thống SAP Business One B1.
Hình 2.9: Chứng từ ban đầu
- Công cụ lập ngân sách:
Công cụ lập ngân sách cho phép Cơng ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Cơng cụ lập ngân sách cịn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Do vậy, công cụ này được đưa vào trong hệ thống SAP Business One B1 để nhân viên trong bộ phận kế tốn và nhân viên của các phịng ban khác có liên quan thực hiện, trong khi điều này thường khơng có trong các phần mềm kế tốn truyền thống của Việt Nam.
- Form mẫu của báo cáo:
Trong phần mềm kế toán truyền thống, các báo cáo được thiết kế theo form mẫu có sẵn, vì vậy khi nhân viên kế tốn cần lập một báo cáo có nội dung khác thì sẽ khơng thực hiện được. Còn trong hệ thống SAP Business One B1 có các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng, điều này tạo nên rất nhiều thuận lợi cho người thực hiện.
- Khả năng quy đổi đơn vị tính của nguyên vật liệu, thành phẩm:
Một trong những khó khăn thường gặp cho cơng việc theo dõi nguyên vật liệu cũng như thành phẩm là đơn vị tính khi nhập kho và xuất kho khác nhau. Chẳng hạn như khi nhập thành phẩm vào kho, đơn vị tính là chai, nhưng trong yêu cầu xuất hàng của bộ phận kinh doanh đơn vị tính lại là thùng. Hệ thống SAP Business One B1 đã hỗ trợ rất tốt cho vấn đề này bằng khả năng quy đổi đơn vị tính khác nhau giữa chai, thùng, lít… cho một nguyên vật liệu hoặc thành phẩm.
- Khả năng truy xuất nguồn gốc:
Khả năng truy xuất nguồn gốc trong hệ thống SAP Business One B1 cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính tốn như thế nào. Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ
dữ liệu đầu vào. Trong khi một số phần mềm kế tốn trong nước thường khơng có, nếu có thì cũng khơng hiệu quả hoặc không dễ sử dụng. Chẳng hạn như một số phần mềm trong nước như Unesco, KTVN… không thể dẫn ra các con số dùng để tính ra một con số tổng nào đó trên cùng một màn hình mà thay vào đó người sử dụng phải mở một màn hình khác để xem con số tổng đó được tính như thế nào.
- Kiểm sốt xử lý thơng tin:
Thơng tin được kiểm sốt chặt chẽ thơng qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt, nếu