Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) có các chức năng chính như sau: - Cho phép nhập trực tiếp các giao dịch kế toán.
- Tự động ghi nhận các giao dịch được chuyển sang từ các phân hệ khác vào hệ thống Sổ cái.
- Cho phép cung cấp các báo cáo chính xác về tất cả tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.
2.3.2. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả (FI-AP) có nhiệm vụ ghi nhận và kiểm sốt tất cả các thông tin giao dịch có liên quan đến các nhà cung cấp có giao dịch với doanh nghiệp. AP cũng là một phần tích hợp của hệ thống mua hàng: giao dịch nhập hàng và hóa đơn được quản lý theo Nhà cung cấp. Khoản phải trả được thanh toán cho nhà cung cấp bằng chương trình thanh tốn. Chương trình này hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán chuẩn (như séc và chuyển khoản) dưới dạng chứng từ được in ra hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Chương trình cũng hỗ trợ cả các phương thức thanh toán đặc thù của từng nước.
- Các định khoản phát sinh trong AP được ghi nhận đồng thời trong GL và các tài khoản GL được kết số dựa trên loại giao dịch phát sinh. Hệ thống cung cấp chức năng dự báo ngày đến hạn thanh toán và các báo cáo chuẩn khác mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm soát các khoản chưa thanh tốn. Người dùng có thể thiết kế các biểu báo cáo, chứng từ giao dịch với Nhà cung cấp theo yêu cầu đặc thù của mình.
2.3.3. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu có nhiệm vụ ghi nhận và quản lý tất cả các thơng tin giao dịch có liên quan đến các khách hàng của doanh nghiệp. FI- AR cũng là một phần tích hợp của Quản lý bán hàng.
- Mọi kết sổ trong phân hệ AR cũng được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ GL. Hệ thống cung cấp nhiều công cụ cho phép người dùng kiểm soát các khoản nợ chưa thanh toán (open items) như các phân tích tài khoản, các báo cáo cảnh báo, danh sách các khoản nợ đến hạn, và chức năng giục nợ (dunning) linh hoạt. Hệ thống cung cấp các mẫu thư từ có thể được tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tương tự như vậy, các thơng báo thơng tốn, xác nhận số dư, bảng kê tài khoản… cũng có thể được tùy biến cho phù hợp. - AR còn cung cấp dữ liệu phục vụ nghiệp vụ Quản lý hạn mức tín dụng
(Credit management) do AR được tích hợp chặt chẽ với phân hệ Bán hàng và phân phối (SD), AR cũng cung cấp các thông tin quan trọng phục vụ nghiệp vụ tối ưu hóa việc lập kế hoạch thanh khoản do AR được liên kết với phân hệ Quản lý tiền.
2.3.4. Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA)
Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA) có nhiệm vụ quản lý các tài sản của doanh nghiệp. Trong nhóm phân hệ Financial Accounting, nó đóng vai trị là phân hệ chi tiết cho phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger, có nhiệm vụ cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch kế tốn có liên quan đến tài sản.
Hình 2.4: Phân hệ Kế tốn tài sản cố định
2.3.5. Mối quan hệ giữa phân hệ Kế tốn tài chính với các phân hệ khác
- Tất cả các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế tốn được khi nhận trong các phân hệ của các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần - Logistics (ví dụ như phân hệ Quản lý vật tư Material Management hay phân hệ Quản lý Mua hàng - Purchassing) và Quản lý Nhân sự - Human Resources (Ví dụ như
phân hệ tính lương Payroll) sẽ được chuyển sang ghi nhận đồng thời bên nhóm phân hệ Kế tốn Tài chính - Financial Accounting một cách tự động thông qua các thiết lập tự động xác định tài khoản sổ cái do người sử dụng khai báo trước. Người dùng các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần – Logistics và Quản lý Nhân sự - Human Resources khơng cần có kiến thức về kế tốn tài chính mà họ chỉ cần nhập các giao dịch theo đúng nghiệp vụ đặc trưng của họ (ví dụ như lập phiếu nhập kho hay lên bảng lương) và hệ thống sẽ tự động phát sinh các bút toán kế toán tương ứng theo nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác trong việc định khoản – một yêu cầu hết sức quan trọng đối với các giao dịch kế toán.
- Các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế tốn sau khi ghi nhận vào phân hệ Sổ Cái của Financial Accounting nếu có liên quan đến các tài khoản chi phí là doanh thu sẽ được tự động ghi nhận thêm bên nhóm phân hệ Kế tốn Quản trị - Controlling vào các đối tượng chi phí (hoặc doanh thu) đã được chỉ định.
- Điều này cho phép tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại bất kỳ phân hệ nào luôn luôn được phản ánh kịp thời và chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.
Hình 2.5: Mơ hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1
2.4. Phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP
2.4.1. Đặc điểm hoạt động của công ty
Với đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân và gia đình, ban lãnh đạo cơng ty cần nhiều thơng tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đầu tiên, do số lượng nguyên vật liệu và thành phẩm đa dạng nên cần phải có sự quản lý rõ ràng và chặt chẽ. Cần kiểm sốt lượng hàng tồn kho hợp lý, vì nếu quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Theo dõi được hạn sử dụng của nguyên vật liệu cũng như thành phẩm, tránh tình trạng để vật liệu, thành phẩm quá hạn. Phát hiện và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quá trình sản xuất…
Thứ hai là nắm rõ đơn đặt hàng của khách hàng để có kế hoạch sản xuất và giao hàng đúng yêu cầu; có đầy đủ thơng tin về khách hàng và nhà cung cấp như thơng tin về hạn mức tín dụng, cơng nợ…
Bên cạnh đó, là một cơng ty nước ngồi hoạt động ở Việt Nam, nên Silk Việt Nam có khá nhiều giao dịch mua bán bằng đồng ngoại tệ. Do vậy, ngoài yêu cầu theo dõi bằng đồng Việt Nam, công ty cũng cần theo dõi theo từng đơn vị ngoại tệ khác nhau.
2.4.2. Câu hỏi khảo sát
Để phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ thống SAP tại công ty TNHH Silk Việt Nam, tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế tại bộ phận Kế tốn tài chính của cơng ty với sự tham gia của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và 7 kế toán viên. Kết quả nhận được như sau:
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp
Câu hỏi Kết quả Có (người) Tỷ lệ (%) Không (người) Tỷ lệ (%)
Hệ thống SAP có cung cấp đầy đủ thông tin
theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có tạo báo cáo tài chính phù
hợp, kịp thời không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có tạo được các báo cáo quản trị
theo yêu cầu của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có xử lý được tồn bộ hoạt động
của doanh nghiệp không? 9 100 0 0 Dữ liệu trên hệ thống SAP có được xử lý tự 9 100 0 0
động theo chương trình khơng?
Hệ thống SAP có hỗ trợ đầy đủ các form mẫu
báo cáo không? 9 100 0 0
Khi có một bút tốn được thực hiện, hệ thống có cập nhật ngay dữ liệu cho tồn hệ thống khơng?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có truy xuất được nguồn gốc dễ
dàng không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có theo dõi được nhiều đơn vị
tiền tệ không? 0 0 9 100
Hệ thống SAP có xử lý được việc nguyên vật liệu, thành phẩm nhập và xuất theo các đơn vị tính khác nhau khơng?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có ảnh hưởng đến hình thức và
nội dung của chứng từ không? 9 100 0 0 Hệ thống tài khoản kế toán trong phần mềm
SAP có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không?
9 100 0 0
Hệ thống SAP có hỗ trợ các phương pháp xử lý
và phân tích dữ liệu phức tạp khơng? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có chức năng cảnh báo khơng? 0 0 9 100 Hệ thống SAP có cho phép chỉnh sửa số liệu đã
hạch tốn khơng? 0 0 9 100 Có xét duyệt nghiệp vụ ngay trên hệ thống 9 100 0 0
khơng?
Có phân chia trách nhiệm rõ ràng trong hệ
thống không? 9 100 0 0
Nhân viên thực hiện có kiểm tra chứng từ trước
khi nhập liệu không? 9 100 0 0 Có kiểm tra dữ liệu do nhân viên nhập liệu thực
hiện không? 9 100 0 0
Hệ thống SAP có bắt buộc nhân viên phải tn
thủ quy trình khơng? 9 100 0 0 Hệ thống SAP có giúp cho nhân viên thực hiện
giảm bớt những sai sót khơng? 8 89 1 11 Có giải thích, hướng dẫn nhân viên sử dụng
không? 9 100 0 0
Kết luận:
Qua bảng khảo sát 2.4, ta có thể thấy hệ thống SAP Business One B1 đã có những ảnh hưởng tích cực đến tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam như cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị, hỗ trợ các form mẫu báo cáo, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong bộ phận và giữa các bộ phận với nhau…
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn cịn một số ảnh hưởng chưa tốt của hệ thống đến tổ chức công tác kế toán cần khắc phục như không theo dõi được chi tiết ngoại tệ, thiếu chức năng cảnh báo…
2.4.3. Phân tích
Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát như trong bảng 2.4:
- Về cung cấp thông tin:
Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file, gởi mail…) với năng suất thấp và khơng có tính kiểm sốt. Các module của SAP Bussiness One B1 cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phịng, ban khi mơ phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thơng tin được ln chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Do vậy các báo cáo của bộ phận kế toán trên phần mềm ERP có thể lấy thơng tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp, các báo cáo tài chính và quản trị được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
- Về hệ thống chứng từ:
Khi hệ thống SAP Business One B1 được ứng dụng tại Công ty TNHH Silk Việt Nam, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện như nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ, số liên được lập… Bên cạnh đó hệ thống đã loại bỏ một số chứng từ bằng giấy, việc kiểm tra chứng từ đầu vào do nhân viên nhập liệu thực hiện.
- Tính cập nhật cao:
Đặc điểm của hệ thống SAP Business One B1 là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút tốn được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Do vậy, yêu cầu về nghiệp vụ của nhân viên bộ phận kế tốn phải tuyệt đối chính xác. Bởi vì nếu sai, khơng chỉ ảnh hưởng trong phân hệ kế tốn mà cịn ảnh hưởng đến các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…
Trong hệ thống SAP Business One B1, hạch toán kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thơng tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút tốn khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút tốn ghi nhận cơng nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống SAP Business One B1 định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
Đồng thời, tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.
- Hạch toán tự động:
Ngồi phân hệ kế tốn Sổ cái (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế tốn thơng thường (Misa, Bravo…), tất cả các phân hệ khác của SAP Business One B1 đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch tốn 1:n hay n:1 khơng được đặt ra, vì thế khơng thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm khơng có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian.
Đây là một vấn đề khá quan trọng không chỉ riêng với kế tốn tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam mà còn đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa SAP Business One B1 và các phần mềm kế toán đang
được sử dụng hiện nay là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm sốt nhiều tầng thơng qua quá trình phê duyệt ngay trên hệ thống vì thế những sai sót về định khoản là hầu như khơng xảy ra.
- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt:
Hệ thống tài khoản kế toán truyền thống làm cho nhân viên kế tốn bị “bó buộc” trong những nội dung định sẵn, theo một yêu cầu hạch toán nhất định. Nội dung tài khoản chưa hoàn toàn phản ánh đầy đủ các nội dung liên quan đến các nghiệp vụ đã và đang diễn ra tại doanh nghiệp.
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thơng tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau.
Do vậy, trong hệ thống SAP Business One B1, ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, nhân viên kế tốn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thơng tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của doanh nghiệp, với mọi quy mơ. Ví dụ: bài tốn quản lý doanh thu và chi phí theo từng phịng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thơng tin về phịng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, nhân viên thực hiện chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem