1.2. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
1.2.3. Tổ chức thông tin đầu ra
Báo cáo là phương pháp được kế tốn sử dụng để trình bày các nội dung thơng tin được cung cấp từ hệ thống thơng tin kế tốn. Để đáp ứng u cầu khác nhau của đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn thuộc bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo kế toán được chia thành hai hệ thống: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản lý.
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế tốn.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo quản lý (báo cáo nội bộ): báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu thông tin cung cấp của các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp để ra các quyết định kinh doanh. Các báo cáo này không dựa trên các nguyên tắc, chuẩn mực hay chế độ kế toán như hệ thống báo cáo tài chính mà tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, u cầu thơng tin và trình độ của các nhà quản trị.
1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn là sự sắp xếp, phân cơng công việc (phần hành) cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phịng kế tốn (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kinh tế và tổ chức mối quan hệ giữa phịng kế tốn và các phịng ban khác có liên quan.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Kiểm soát nội bộ:
Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt được. Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy cơng việc và đổ trách nhiệm cho nhau.
- Tính đồng bộ trong cơng việc:
Tính đồng bộ trong cơng việc thể hiện ở chỗ tồn bộ cơng việc được phân bổ đều cho tất cả các phịng ban cũng như nhân viên, khơng để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác. Tính đồng bộ trong cơng việc giúp cho cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn.
- Đảm bảo năng lực của nhân viên:
Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của cơng tác kế tốn phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này. Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lịng u nghề và trình độ chun mơn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên.
1.2.5. Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế tốn là cơng cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế tốn trong q trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế tốn và cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích theo
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng khi tổ chức cơng tác kế tốn.
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngồi. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa cơng tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ.
Để đánh giá một phần mềm kế toán, cách thức tốt nhất là thử nghiệm phần mềm hoặc sử dụng các dịch vụ tư vấn bên ngoài. Một số tiêu chuẩn tổng quát để đánh giá phần mềm kế toán như sau:
- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. - Phần mềm phải có tính kiểm sốt cao. - Tính linh hoạt của phần mềm.
- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao. - Giá phí của phần mềm.
Để lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người tổ chức kế toán cần thực hiện theo quy trình sau:
- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm. - Thu thập các phần mềm kế tốn.
- Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm. - Đánh giá, lựa chọn phần mềm.
Một số công việc mà người sử dụng cần thực hiện khi tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn:
- Tìm hiểu cách thức khởi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm. - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm.
- Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán. - Nhập số dư đầu kỳ.
- Tìm hiểu tổ chức khai báo màn hình nhập liệu. - Tìm hiểu tổ chức phân quyền truy cập.
- Nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Thực hiện các công việc cuối kỳ. - Khai thác thông tin kế toán.
1.3. Tác động của ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp