Phân hệ kế tốn tài chính tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam có các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý tất cả các thơng tin về kế tốn tài chính của doanh nghiệp.
- Tất cả các giao dịch kinh doanh được ghi nhận dưới dạng các bút tốn cho phép xem ngược thơng tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể từ các báo cáo tổng hợp.
- Luồng dữ liệu luân chuyển giữa FI (Financial Accounting) và các phân hệ khác là hoàn toàn tự động và được thực hiện theo thời gian thực: các giao dịch được ghi nhận tại các phân hệ khác (ví dụ SD – Sale and Distribution) sẽ ngay tức khắc được chuyển sang ghi nhận tại phân hệ Kế toán Sổ Cái GL (General Ledger) trong Financial Accounting.
- Khả năng cung cấp các báo cáo tài chính chính xác về tình tình hình tài chính doanh nghiệp tại thời điểm hiển thị báo cáo. Khác với các hệ thống ERP khác cập nhật dữ liệu giữa các phân hệ theo gói nên ln có độ trễ nhất định, SAP Business One B1 sử dụng cơ chế cập nhật thời gian thực nên các thơng tin báo cáo ln hiển thị chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm đó.
- Phân hệ Kế tốn tài chính - Financial Accounting bao gồm các phân hệ chính sau:
o Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)
o Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA)
2.3.1. Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)
Nhiệm vụ chính của Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) là cung cấp bức tranh tồn cảnh về tình hình tài chính doanh nghiệp. Phân hệ này ghi nhận tất cả các giao dịch có liên quan đến kế tốn (được ghi nhận trực tiếp tại GL hoặc được kết sổ từ các phân hệ khác) và đảm bảo các dữ liệu này ln ln hồn thiện, chính xác và kịp thời.
Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái
Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) có các chức năng chính như sau: - Cho phép nhập trực tiếp các giao dịch kế toán.
- Tự động ghi nhận các giao dịch được chuyển sang từ các phân hệ khác vào hệ thống Sổ cái.
- Cho phép cung cấp các báo cáo chính xác về tất cả tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.
2.3.2. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả (FI-AP) có nhiệm vụ ghi nhận và kiểm sốt tất cả các thơng tin giao dịch có liên quan đến các nhà cung cấp có giao dịch với doanh nghiệp. AP cũng là một phần tích hợp của hệ thống mua hàng: giao dịch nhập hàng và hóa đơn được quản lý theo Nhà cung cấp. Khoản phải trả được thanh toán cho nhà cung cấp bằng chương trình thanh tốn. Chương trình này hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán chuẩn (như séc và chuyển khoản) dưới dạng chứng từ được in ra hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Chương trình cũng hỗ trợ cả các phương thức thanh toán đặc thù của từng nước.
- Các định khoản phát sinh trong AP được ghi nhận đồng thời trong GL và các tài khoản GL được kết số dựa trên loại giao dịch phát sinh. Hệ thống cung cấp chức năng dự báo ngày đến hạn thanh toán và các báo cáo chuẩn khác mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm soát các khoản chưa thanh toán. Người dùng có thể thiết kế các biểu báo cáo, chứng từ giao dịch với Nhà cung cấp theo yêu cầu đặc thù của mình.
2.3.3. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu có nhiệm vụ ghi nhận và quản lý tất cả các thơng tin giao dịch có liên quan đến các khách hàng của doanh nghiệp. FI- AR cũng là một phần tích hợp của Quản lý bán hàng.
- Mọi kết sổ trong phân hệ AR cũng được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ GL. Hệ thống cung cấp nhiều công cụ cho phép người dùng kiểm soát các khoản nợ chưa thanh toán (open items) như các phân tích tài khoản, các báo cáo cảnh báo, danh sách các khoản nợ đến hạn, và chức năng giục nợ (dunning) linh hoạt. Hệ thống cung cấp các mẫu thư từ có thể được tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tương tự như vậy, các thơng báo thơng tốn, xác nhận số dư, bảng kê tài khoản… cũng có thể được tùy biến cho phù hợp. - AR còn cung cấp dữ liệu phục vụ nghiệp vụ Quản lý hạn mức tín dụng
(Credit management) do AR được tích hợp chặt chẽ với phân hệ Bán hàng và phân phối (SD), AR cũng cung cấp các thông tin quan trọng phục vụ nghiệp vụ tối ưu hóa việc lập kế hoạch thanh khoản do AR được liên kết với phân hệ Quản lý tiền.
2.3.4. Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA)
Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA) có nhiệm vụ quản lý các tài sản của doanh nghiệp. Trong nhóm phân hệ Financial Accounting, nó đóng vai trị là phân hệ chi tiết cho phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger, có nhiệm vụ cung cấp thơng tin chi tiết về các giao dịch kế tốn có liên quan đến tài sản.
Hình 2.4: Phân hệ Kế tốn tài sản cố định
2.3.5. Mối quan hệ giữa phân hệ Kế tốn tài chính với các phân hệ khác
- Tất cả các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế toán được khi nhận trong các phân hệ của các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần - Logistics (ví dụ như phân hệ Quản lý vật tư Material Management hay phân hệ Quản lý Mua hàng - Purchassing) và Quản lý Nhân sự - Human Resources (Ví dụ như
phân hệ tính lương Payroll) sẽ được chuyển sang ghi nhận đồng thời bên nhóm phân hệ Kế tốn Tài chính - Financial Accounting một cách tự động thông qua các thiết lập tự động xác định tài khoản sổ cái do người sử dụng khai báo trước. Người dùng các nhóm ứng dụng Quản lý Hậu cần – Logistics và Quản lý Nhân sự - Human Resources khơng cần có kiến thức về kế tốn tài chính mà họ chỉ cần nhập các giao dịch theo đúng nghiệp vụ đặc trưng của họ (ví dụ như lập phiếu nhập kho hay lên bảng lương) và hệ thống sẽ tự động phát sinh các bút toán kế toán tương ứng theo nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác trong việc định khoản – một yêu cầu hết sức quan trọng đối với các giao dịch kế toán.
- Các giao dịch có liên quan đến nghiệp vụ kế tốn sau khi ghi nhận vào phân hệ Sổ Cái của Financial Accounting nếu có liên quan đến các tài khoản chi phí là doanh thu sẽ được tự động ghi nhận thêm bên nhóm phân hệ Kế tốn Quản trị - Controlling vào các đối tượng chi phí (hoặc doanh thu) đã được chỉ định.
- Điều này cho phép tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại bất kỳ phân hệ nào luôn luôn được phản ánh kịp thời và chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.
Hình 2.5: Mơ hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1