1.2. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
1.2.2. Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin
Sau khi tổ chức hệ thống thông tin đầu vào, công việc tiếp theo cần phải thực hiện là xử lý dữ liệu. Việc tổ chức phân loại, xử lý thông tin bao gồm các nội dung sau:
1.2.2.1. Xây dựng hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Nếu phân loại chứng từ theo vật mang thông tin: chứng từ bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.
- Nếu phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế: chứng từ bao gồm chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tiền và chứng từ tài sản cố định.
- Nếu phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý: chứng từ bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ có tính chất hướng dẫn.
- Nếu phân loại chứng từ có cơng dụng: chứng từ bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Ngoài ra, hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp cũng có thể được chia thành hai nhóm là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.
Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ là các văn bản pháp lý về chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào q trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định các chứng từ cần được lập và xây dựng danh mục chứng từ kế tốn.
Khi tồn bộ hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp đã được xác định rõ ràng, chúng ta cần ban hành các chính sách về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ.
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do vậy
hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản:
- Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán. - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết.
Về cách thức thực hiện, khi xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn, các cơng việc cần tiến hành như sau:
- Căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của Chế độ kế toán, xác định các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần được sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay không phù hợp đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Tương ứng với từng tài khoản kế toán được sử dụng xác định các nội dung quản lý của nó.
Đối với các tài khoản kế tốn khơng có u cầu quản lý chi tiết: sử dụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán.
Đối với các tài khoản kế tốn có yêu cầu quản lý chi tiết:
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêu cầu quản lý nào sẽ được theo dõi chi tiết tức trở thành đối tượng theo dõi chi tiết cho tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trờ thành đối tượng quản lý chi tiết của tài khoản kế toán đó, và yêu cầu quản lý nào có thể được theo dõi
gián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết, hay thông qua từng chứng từ cụ thể của nghiệp vụ liên quan đến tài khoản kế tốn.
- Mã hóa tài khoản kế tốn.
1.2.2.3. Tổ chức vận dụng các hình thức kế tốn
Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thơng tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế tốn sau:
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ
Để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
1.2.2.4. Các chính sách kế tốn khác
Các chính sách kế tốn khác giúp doanh nghiệp cụ thể hóa và đưa ra các yêu cầu chi tiết hơn cho quá trình xử lý dữ liệu. Các chính sách này có thể bị ảnh hưởng bởi u cầu quản lý của doanh nghiệp hay các chính sách kinh doanh, các yêu cầu từ các bộ phận phòng ban khác trong doanh nghiệp. Một số chính sách khác về:
- Phương pháp kê khai hàng tồn kho. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho. - Phương pháp tính giá tài sản cố định. - Phương pháp hạch toán ngoại tệ.
- Các chính sách tín dụng.
- Chính sách về hợp nhất báo cáo tài chính.