2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk
2.2.2. Hệ thống SAP Bussiness One B1
SAP Business One B1 ứng dụng tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi trên tồn bộ cơng ty - bao gồm cả tài chính kế tốn, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, hàng tồn kho, quản trị sản xuất, tài sản cố định, chấm cơng tính lương… trong một hệ thống duy nhất. SAP Business One B1 loại bỏ sự trùng lắp và dư thừa dữ liệu, bảo trì và vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí.
Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho tồn bộ quy trình nghiệp vụ tại cơng ty
2.2.2.1. Tổng quan về chức năng của SAP Bussiness One B1
Hệ thống SAP Bussiness One B1 có 4 chức năng cơ bản là Tài chính – Kế tốn, Hậu cần, Quản lý mối quan hệ khách hàng và Quản lý nhân sự. Cụ thể của 4 chức năng này như sau:
Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP
Chức năng Nội dung
Tài chính – Kế toán
Phân hệ Kế toán Sổ Cái
Phân hệ Kế tốn Cơng nợ Phải Trả Phân hệ Kế tốn Cơng nợ Phải Thu Phân hệ Kế toán Tài sản cố định
Hậu cần
Bán hàng - Sales Order - Delivery - Pick & Pack
- Structured Marketing Docs - Sales Analysis Report Mua hàng
- Purchase Order - MRP
- Purchase Analysis Report Quản lý kho
- Batch Management
- Serial Numbers Management.
- Customer/ Vendor Catalog Numbers - Continuous Stock Management - Price Lists Quản lý sản xuất - Bill of Material - Production Orders Quản lý mối quan hệ khách hàng Quản lý hoạt động Quản lý cơ hội - Opportunities
- Opportunity Analysis Reports - Opportunities Pipeline
Quản lý dịch vụ - Service Call
- Customer Equipment Card - Service Contract
- Service Reports Lịch – thời khóa biểu - Calendar
- Microsoft Outlook Integration
Quản lý nhân sự
Payroll: Provided through partner solutions Quản lý danh sách công nhân viên
- Employee
- Human Resources Reports
Với các chức năng của mình, hệ thống SAP Business One B1 đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh nói chung cũng như cơng tác kế tốn nói riêng tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam.
Hệ thống SAP mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thơng tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Nó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban và giữa các phịng ban với nhau, từ đó giúp cho nhân viên thực hiện trong từng chu trình kinh doanh có đầy đủ các thơng tin cần thiết để thực hiện cơng việc của mình.
Đối với bộ phận kế tốn tài chính, giảm bớt được khối lượng cơng việc hạch tốn nhờ dữ liệu được cung cấp từ các phân hệ có liên quan và chất lượng thơng tin được đảm bảo do trải qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các báo cáo của bộ phận kế tốn trên phần mềm ERP có thể lấy thơng tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.
Với hệ thống SAP, nó có các cơng cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc lập kế hoạch sản xuất cũng như tiêu thụ, từ đó có thể đối chiếu với thực tế phát sinh giúp ban lãnh đạo cơng ty có những điều chỉnh kịp thời.
2.2.2.2. Yêu cầu về hệ thống thiết bị để sử dụng phần mềm SAP Business One B1
Để có thể triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại cơng ty thì một trong những u cầu khơng thể thiếu đó là tổ chức cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin. Do vậy, theo yêu cầu của nhà cung cấp Vinasystem, hệ thống máy móc thiết bị như server, các máy lẻ và hạ tầng mạng tại công ty TNHH Silk Việt Nam được sử dụng như sau:
Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP
STT Hệ thống thiết bị Chi tiết
1 Server
HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650 2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/ DVD/ 460Watts)
- CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz (Cache 12MB)
- RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600 ECC
- HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap - DVD: DVD ROM
- RAID: HP P410i/256MB RAID (0,1,5,10) - NIC: NC326i Dual-port Ethernet
- Power Supply: 1x 460Watts hotswap
2 Máy lẻ
Cấu hình tối thiểu: Core 2 Duo
HDD 160Gb
3 Hạ tầng mạng
Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks - mạng diện rộng), LAN (Local Area Network - mạng cục bộ) trung bình