2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty
- Tổng giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật Việt Nam. Quản lý và điều hành hoạt động hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về các chiến lược, kế hoạch, phương án kinh doanh, tổ chức, quản lý, điều hành các họat động của Công ty TNHH Silk Việt Nam.
- Ban kiểm sốt: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc công ty giám sát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách khách quan nhất.
- Giám đốc nhà máy: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc hồn thành tốt cơng việc sản xuất. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các chiến lược, kế hoạch sản xuất, tổ chức quản lý điều hành các hoạt động của bộ máy sản xuất của công ty.
- Giám đốc kinh doanh: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc hồn thành tốt cơng việc kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, tổ chức quản lý điều hành các hoạt động của hệ thống phân phối kinh doanh của công ty.
- Giám đốc tài chính: Là người có nhiệm vụ giúp đỡ cho Tổng giám đốc hoàn thành tốt các họat động tài chính. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các chiến lược, kế hoạch tài chính, tổ chức quản lý điều hành các hoạt động của hệ thống tài chính của Cơng ty.
- Phòng IT, Cơ điện: Chịu trách nhiệm bảo trì và thay mới các thiết bị cơng nghệ thơng tin, bảo trì máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phịng sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân: Chịu trách nhiệm thực hiện sản xuất các sản phẩm chăm sóc cá nhân theo kế hoạch của công ty đề ra theo lịch trình sản xuất đã được cam kết với giám đốc sản xuất.
- Phịng sản xuất sản phẩm chăm sóc gia đình: Chịu trách nhiệm thực hiện sản xuất các sản phẩm chăm sóc gia đình theo kế hoạch của cơng ty đề ra theo lịch trình sản xuất đã được cam kết với giám đốc sản xuất.
- Phịng marketing: Chịu trách nhiệm phân tích các cơ hội marketing, nghiên cứu, lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế chiến lược marketing, chiến lược giá, tổ chức, thực hiện, kiểm tra,… để đạt được mục tiêu chung của công ty. - Phịng kinh doanh tổng hợp: Chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội kinh doanh,
tăng cường, mở rộng độ bao phủ, tìm kiếm khách hàng để phát triển doanh thu của cơng ty.
- Phịng tổ chức hành chính: Nghiên cứu, đề xuất với cơng ty về bộ máy quản lý, sử dụng lao động, quy hoạch đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động và thực hiện tốt cơng tác chính trị, đối ngoại. Tổ chức thực hiện cơng tác y tế sinh đẻ có kế hoạch và vệ sinh an toàn lao động. Tổ chức huấn luyện đào tạo lập các phương án bảo vệ phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn về tài sản vật tư hàng hóa và an ninh trật tự trong Cơng ty.
- Phịng tài chính kế tốn: Lập sổ sách chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. Cập nhật rõ ràng và theo dõi diễn biến thu chi tài chính, lập báo cáo thuế và mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng tháng, trực tiếp theo dõi tài sản cố định trong công ty và phải đảm bảo làm sao phải đủ nguồn vốn cho họat động sản xuất kinh doanh của công ty. Cung cấp các báo cáo quản trị cho giám đốc tài chính và tổng giám đốc.
- Phịng kế hoạch: Lập kế hoạch tài chính cho cơng ty, lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh cho từng bộ phận theo mục tiêu chung của công ty.
- Phòng nhân sự: Hoạch định nhu cầu phát triển nguồn nhân lực, tuyển chọn, phân công tổ chức lao động và thực hiện các chính sách để duy trì, phát triển nguồn nhân lực cho sự phát triển của công ty.
- Ngồi ra cịn một số phòng ban khác trực thuộc công ty như: Phịng QA, Phịng QC, Phịng Logistics…
2.1.4. Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam
Với đặc điểm hoạt động và định hướng của mình, bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Silk Việt Nam được tổ chức theo hình thức tập trung như sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam TNHH Silk Việt Nam
Ngay từ khi mới thành lập, Ban lãnh đạo công ty TNHH Silk Việt Nam đã quyết định ứng dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình, và hệ thống ERP được chọn là SAP Bussiness One B1 do Công ty TNHH Vina System cung cấp. Công ty SAP (System Analysis and Program Development) được thành lập bởi Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp và Hasso Plattner vào năm 1972. SAP là công ty chuyên về Hệ thống ứng dụng và Sản phẩm xử lý dữ liệu. SAP được công nhận là nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp cho tất cả các ngành công nghiệp và từng thị trường trọng điểm.
Công ty TNHH Vina System là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập năm 2004. Vina System chuyên tư vấn triển khai phần mềm ERP SAP Business One tại thị trường Việt Nam với hơn 70 dự án trên hầu hết các lĩnh vực Bán lẻ, Phân phối, Thực phẩm, Hóa chất, Nhựa... Vina System cũng là đối tác vàng đầu tiên của SAP tại Việt Nam.
2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Cơng ty TNHH Silk Việt Nam Nam
Q trình triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống SAP Bussiness One B1 tại Công ty TNHH Silk Việt Nam được chia thành 5 giai đoạn như hình 2.1.
Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án Tổ chức dự án và chuẩn hóa tài liệu Kế hoạch dự án
Huấn luyện tổng quan cho nhóm dự án Chuẩn bị các yêu cầu kỹ thuật
Kickoff meeting
- Giai đoạn 2: Phân tích quy trình doanh nghiệp Phân tích danh mục những yêu cầu cần đáp ứng Thảo luận để thống nhất các quy trình doanh nghiệp Huấn luyện về quy trình
Cài đặt hệ thống
Hồn tất Business Blueprint
thống theo quy trình của Business Blueprint. Nhập số liệu, kiểm tra và bàn giao từng cơng đoạn.
Hồn tất cấu hình hệ thống: Phát triển tích hợp và chuẩn bị tài liệu. Thiết kế, phát triển và hoàn chỉnh giao diện, báo cáo…
- Giai đoạn 4: Hoàn tất chuẩn bị Kế hoạch chuyển giao dự án
Huấn luyện người sử dụng
Chuyển dữ liệu thực vào hệ thống Kiểm tra dữ liệu thực
Hồn tất chuẩn bị
Chính thức vận hành hệ thống
- Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ Hỗ trợ trong q trình sử dụng
Theo dõi tính hiệu quả của ứng dụng Thực hiện tốt chế độ bảo hành, bảo trì
2.2.2. Hệ thống SAP Bussiness One B1
SAP Business One B1 ứng dụng tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi trên tồn bộ cơng ty - bao gồm cả tài chính kế tốn, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, hàng tồn kho, quản trị sản xuất, tài sản cố định, chấm cơng tính lương… trong một hệ thống duy nhất. SAP Business One B1 loại bỏ sự trùng lắp và dư thừa dữ liệu, bảo trì và vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí.
Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho tồn bộ quy trình nghiệp vụ tại cơng ty
2.2.2.1. Tổng quan về chức năng của SAP Bussiness One B1
Hệ thống SAP Bussiness One B1 có 4 chức năng cơ bản là Tài chính – Kế tốn, Hậu cần, Quản lý mối quan hệ khách hàng và Quản lý nhân sự. Cụ thể của 4 chức năng này như sau:
Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP
Chức năng Nội dung
Tài chính – Kế toán
Phân hệ Kế toán Sổ Cái
Phân hệ Kế tốn Cơng nợ Phải Trả Phân hệ Kế tốn Cơng nợ Phải Thu Phân hệ Kế toán Tài sản cố định
Hậu cần
Bán hàng - Sales Order - Delivery - Pick & Pack
- Structured Marketing Docs - Sales Analysis Report Mua hàng
- Purchase Order - MRP
- Purchase Analysis Report Quản lý kho
- Batch Management
- Serial Numbers Management.
- Customer/ Vendor Catalog Numbers - Continuous Stock Management - Price Lists Quản lý sản xuất - Bill of Material - Production Orders Quản lý mối quan hệ khách hàng Quản lý hoạt động Quản lý cơ hội - Opportunities
- Opportunity Analysis Reports - Opportunities Pipeline
Quản lý dịch vụ - Service Call
- Customer Equipment Card - Service Contract
- Service Reports Lịch – thời khóa biểu - Calendar
- Microsoft Outlook Integration
Quản lý nhân sự
Payroll: Provided through partner solutions Quản lý danh sách công nhân viên
- Employee
- Human Resources Reports
Với các chức năng của mình, hệ thống SAP Business One B1 đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh nói chung cũng như cơng tác kế tốn nói riêng tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam.
Hệ thống SAP mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thơng tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Nó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban và giữa các phịng ban với nhau, từ đó giúp cho nhân viên thực hiện trong từng chu trình kinh doanh có đầy đủ các thơng tin cần thiết để thực hiện cơng việc của mình.
Đối với bộ phận kế tốn tài chính, giảm bớt được khối lượng cơng việc hạch tốn nhờ dữ liệu được cung cấp từ các phân hệ có liên quan và chất lượng thơng tin được đảm bảo do trải qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các báo cáo của bộ phận kế tốn trên phần mềm ERP có thể lấy thơng tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.
Với hệ thống SAP, nó có các cơng cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc lập kế hoạch sản xuất cũng như tiêu thụ, từ đó có thể đối chiếu với thực tế phát sinh giúp ban lãnh đạo cơng ty có những điều chỉnh kịp thời.
2.2.2.2. Yêu cầu về hệ thống thiết bị để sử dụng phần mềm SAP Business One B1
Để có thể triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại cơng ty thì một trong những u cầu khơng thể thiếu đó là tổ chức cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Do vậy, theo yêu cầu của nhà cung cấp Vinasystem, hệ thống máy móc thiết bị như server, các máy lẻ và hạ tầng mạng tại công ty TNHH Silk Việt Nam được sử dụng như sau:
Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP
STT Hệ thống thiết bị Chi tiết
1 Server
HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650 2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/ DVD/ 460Watts)
- CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz (Cache 12MB)
- RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600 ECC
- HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap - DVD: DVD ROM
- RAID: HP P410i/256MB RAID (0,1,5,10) - NIC: NC326i Dual-port Ethernet
- Power Supply: 1x 460Watts hotswap
2 Máy lẻ
Cấu hình tối thiểu: Core 2 Duo
HDD 160Gb
3 Hạ tầng mạng
Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks - mạng diện rộng), LAN (Local Area Network - mạng cục bộ) trung bình
2.3. Phân hệ kế tốn tài chính trong hệ thống SAP Business One B1
Phân hệ kế tốn tài chính tại cơng ty TNHH Silk Việt Nam có các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý tất cả các thơng tin về kế tốn tài chính của doanh nghiệp.
- Tất cả các giao dịch kinh doanh được ghi nhận dưới dạng các bút toán cho phép xem ngược thông tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể từ các báo cáo tổng hợp.
- Luồng dữ liệu luân chuyển giữa FI (Financial Accounting) và các phân hệ khác là hoàn toàn tự động và được thực hiện theo thời gian thực: các giao dịch được ghi nhận tại các phân hệ khác (ví dụ SD – Sale and Distribution) sẽ ngay tức khắc được chuyển sang ghi nhận tại phân hệ Kế toán Sổ Cái GL (General Ledger) trong Financial Accounting.
- Khả năng cung cấp các báo cáo tài chính chính xác về tình tình hình tài chính doanh nghiệp tại thời điểm hiển thị báo cáo. Khác với các hệ thống ERP khác cập nhật dữ liệu giữa các phân hệ theo gói nên ln có độ trễ nhất định, SAP Business One B1 sử dụng cơ chế cập nhật thời gian thực nên các thông tin báo cáo luôn hiển thị chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm đó.
- Phân hệ Kế tốn tài chính - Financial Accounting bao gồm các phân hệ chính sau:
o Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)
o Phân hệ Kế toán Tài sản cố định - Asset Accounting (FI-AA)
2.3.1. Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)
Nhiệm vụ chính của Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) là cung cấp bức tranh tồn cảnh về tình hình tài chính doanh nghiệp. Phân hệ này ghi nhận tất cả các giao dịch có liên quan đến kế tốn (được ghi nhận trực tiếp tại GL hoặc được kết sổ từ các phân hệ khác) và đảm bảo các dữ liệu này ln ln hồn thiện, chính xác và kịp thời.
Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái
Phân hệ Kế tốn Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) có các chức năng chính như sau: - Cho phép nhập trực tiếp các giao dịch kế toán.
- Tự động ghi nhận các giao dịch được chuyển sang từ các phân hệ khác vào hệ thống Sổ cái.
- Cho phép cung cấp các báo cáo chính xác về tất cả tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm bất kỳ.
2.3.2. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả (FI-AP) có nhiệm vụ ghi nhận và kiểm sốt tất cả các thơng tin giao dịch có liên quan đến các nhà cung cấp có giao dịch với doanh nghiệp. AP cũng là một phần tích hợp của hệ thống mua hàng: giao dịch nhập hàng và hóa đơn được quản lý theo Nhà cung cấp. Khoản phải trả được thanh toán cho nhà cung cấp bằng chương trình thanh tốn. Chương trình này hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán chuẩn (như séc và chuyển khoản) dưới dạng chứng từ được in ra hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Chương trình cũng hỗ trợ cả các phương thức thanh toán đặc thù của từng nước.
- Các định khoản phát sinh trong AP được ghi nhận đồng thời trong GL và các tài khoản GL được kết số dựa trên loại giao dịch phát sinh. Hệ thống cung cấp chức năng dự báo ngày đến hạn thanh toán và các báo cáo chuẩn khác mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm soát các khoản chưa thanh tốn. Người dùng có thể thiết kế các biểu báo cáo, chứng từ giao dịch với Nhà cung cấp theo yêu cầu đặc thù của mình.
2.3.3. Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)
- Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu có nhiệm vụ ghi nhận và quản lý tất cả các thơng tin giao dịch có liên quan đến các khách hàng của doanh nghiệp. FI- AR cũng là một phần tích hợp của Quản lý bán hàng.
- Mọi kết sổ trong phân hệ AR cũng được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ GL. Hệ thống cung cấp nhiều công cụ cho phép người dùng kiểm soát các khoản nợ chưa thanh toán (open items) như các phân tích tài khoản, các báo cáo