2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý công ty
a. Mối quan hệ của doanh nghiệp đối với Nhà nước
- Công ty TNHH Tiếp Vận Sonic là công ty trách nhiệm hữu hạn hoạt động và tuân thủ theo các điều lệ Nhà nước.
- Cơng ty đã có có con dấu và tài khoản riêng, có tư cách pháp nhân và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật
+ Đủ điều kiện pháp nhân
+ Tuân thủ quy định pháp luật, đạo đức kinh doanh. + Đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ.
Công ty kinh doanh vận tải bằng đường biển nên có quan hệ hợp tác với các Cảng vụ, các bộ phận có liên quan.
b. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bằng phương pháp hành chính mệnh lệnh, ban giám đốc đưa ra các lệnh điều hành đến các phòng ban nghiệp vụ, chỉ đạo thực hiện các vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phòng ban nghiệp vụ nhận lệnh của giám đốc tiến hành thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh đã đề ra. Sau khi thực hiện xong phải có tiến hành báo cáo lên giám đốc để giám đốc đọc, duyệt và đưa ra phương hướng, dự án, phương hướng cho kế hoạch sản xuất doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là cao nhất, nâng cao đời sống của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Bằng cơ chế tập chung dân chủ trong công ty về công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tức là khi xây dựng một phương án sản xuất kinh doanh mới thì tất cả các phịng ban trong công ty sẽ ngồi với nhau cùng bàn bạc và xây dựng.
Lái xe được tuyển chọn theo quy trình chặt chẽ của cơng ty, đảm bảo trình độ văn hóa, các tiêu chuẩn tư cách đạo đức tốt, tác phong, lối sinh hoạt lành mạnh. Với hình thức như vậy mang tính chất chun mơn hóa là rất cao, các bộ phận trong công ty cùng tham gia nghiên cứu một vấn đề sẽ khắc phục được những mặt hạn chế cịn thiếu sót mà bộ phận nào đó cịn thiếu. Đồng thời chất lượng và hiệu quả cơng việc sẽ cao hơn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
22
của cơng ty cũng như uy tín của cơng ty trong sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ hoạt động trên tuyến.
Với phạm vi hoạt động của phương tiện: tham gia vận chuyển hàng hóa theo các đầu mối hàng hóa của chủ hàng, có tầm hoạt động trong tồn quốc.
c. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức của công ty Công ty TNHH Tiếp Vận Sonic với bộ máy tổ chức khá đơn giản. Quyền quyết định cao nhất thuộc về Giám đốc, mỗi bộ phận phịng ban có một chức năng khác nhau, cùng hỗ trợ cho nhau.
Mơ hình tổ chức đơn giản giúp việc ra quyết định 1 chiều được tuân theo tuyệt đối và tránh bị sai lệch trong việc thực hiện quyết định giúp các phịng ban hồn tồn tập trung cho công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của mình tránh sự chồng chéo.
d. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban
❖ Ban giám đốc:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong trung hạn và dài hạn, chỉ đạo và triển khai thực hiện kế hoạch
- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đưa ra biện pháp điều chỉnh để thực hiện tốt kế hoạch. Theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh chung của công ty
Ban giám đốc Phịng kế tốn – tài chính Phịng kinh doanh vận tải Đội xe vận tải Phòng kỹ thuật vật tư Bộ phận theo dõi ATGT
23
- Nắm được các nguyên tắc, chế độ, thể lệ thủ tục theo quy định chung của Nhà nước và của Cơng ty
- Có kiến thức sâu rộng về quản lý chung có khả năng lãnh đạo, có nhiều kinh nghiệm về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ
❖ Phịng Kế tốn tài chính:
* Chức năng:
Bộ phận kế toán tài vụ là đơn vị tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trên các mặt:
- Công tác quản lý, sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn có hiệu quả cao nhất. - Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thống kê theo đúng chế độ nhà nước. Duy trì tổ chức hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ kế tốn trong Cơng ty.
- Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh.
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) với bảng kê thuế đầu vào , đầu ra của từng cơ sở.
- Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu
- Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn doanh nghiệp, phân loại theo thuế suất.
- Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của toàn doanh nghiệp theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ .
- Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách , tồn đọng ngân sách ,hoàn thuế của doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ:
Tổ chức công tác Kế tốn – Tài chính
- Tổ chức bộ máy kế tốn - thống kê phù hợp với quy mơ SXKD và nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thống kê theo qui định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Cơng ty.
- Tổng hợp theo dõi chi tiết các hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng phương án giá, vật tư, tham mưu đề xuất với, Giám đốc về tình hình thực hiện Kế hoạch kinh doanh, Đơn giá vận chuyển, thanh quyết toán. Thực hiện Nghiệp vụ kế toán theo Quy định.
24
Tổng hợp kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch tài chính.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định.
❖ Phịng kinh doanh vận tải:
* Chức năng:
Chịu trách nhiệm lên kế hoạch vận chuyển hang hố, quản lý đồn xe, điều hành và phân bổ xe.
* Nhiệm vụ:
- Khai thác và kinh doanh vận tải, lập kế hoạch sản suất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của Công ty.
- Tổ chức hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa và khai thuê Hải quan. - Tham mưu ký kết các hợp đồng kinh tế về vận tải và dịch vụ vận tải đã ký. - Tham mưu giúp việc Giám đốc Công ty trong việc đổi mới phương tiện vận tải cho phù hợp với sản xuất kinh doanh của Công ty.
❖ Đội xe vận tải:
* Chức năng:
- Tham mưu cho Ban giám đốc, bộ phận kinh doanh vận tải trong việc lựa chọn tuyến đường xe chạy.
*Nhiệm vụ:
- Đội xe vận tải là đơn vị quản lý và thực hiện các mặt công tác sau đây dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty.
- Quản lý và điều hành các phương tiện trong đơn vị mình thực hiện các hợp đồng vận chuyển các lệnh vận chuyển của công ty giao.
- Quản lý và sử dụng lao động lái xe, phụ xe, theo dõi thời gian làm việc , thời gian nghỉ ngơi, báo cáo kịp thời đầu xe tốt và người lái đủ điều kiện tham gia giao thông, đảm bảo sử dụng và điều động hàng ngày.
- Kết hợp cùng với phòng kinh doanh vận tải trong việc khai thác hàng hóa phục vụ cho công tác vận tải, tăng doanh thu.
25
- Thường xuyên theo dõi và nắm chắc tình trạng kỹ thuật phượng tiện, kịp thời báo cáo đề xuất kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa phương tiện đảm bảo đầu xe tốt đáp ứng kế hoạch vận tải đề ra.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc lái phụ xe giữ gìn bảo quản phương tiện, giáo dục và tuyên truyền đối với lái xe trong việc chấp hành luật lệ giao thông, chấp hành nội quy kỷ luật lao động.
- Thực hiện đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặc biệt là hệ thống định mức chi phí cho từng loại phương tiện. Khi có sự cố về phương tiện, hàng hóa hoặc con người trong quá trình sản xuất phải kịp thời báo và đề xuất biện pháp giải quyết thích hợp.
❖ Phịng kỹ thuật vật tư :
* Chức năng:
Bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về nghiệp vụ chăm sóc kỹ thuật phương tiện, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện kịp thời để phục vụ cho hoạt động vận tải của Công ty.
* Nhiệm vụ :
Bộ phận kỹ thuật vật tư là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các mặt công tác sau :
- Quản lý và khai thác kỹ thuật các loại phương tiện trong công ty. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn định mức bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện các cấp.
- Lập kế hoạch mua vật tư, sửa chữa các phương tiện, tổ chức quản lý và điều hành hoạt động xưởng sửa chữa. Giám sát thực hiện kế hoạch sửa chữa và địch mức kỹ thuật phương tiện với mục tiêu đảm bảo có chất lượng và hiệu quả kinh tế cao.
- Xây dựng phương án cải tiến quy trình sản xuất, cơng tác phát huy sáng kiến kỹ thuật, áp dụng cơng nghệ kỹ thuật mới trong q trình sửa chữa. thực hiện đầu tư phương tiện và công nghệ sản suất mới theo định hướng của Công ty.
❖ Bộ phận theo dõi ATGT:
* Chức năng:
Hỗ trợ cho Ban giám đốc trong việc quản lý lái xe trong việc chấp hành luật an tồn giao thơng.
26
* Nhiệm vụ :
+ Kiểm tra đảm bảo các điều kiện an tồn kỹ thuật và bảo vệ mơi trường trước khi xe tham gia hoạt động, theo dõi, giám sát việc thực hiện chế độ kiểm định kỹ thuật, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ phương tiện.
+ Quản lý, sử dụng thông tin từ thiết bị giám sát hành trình của xe ơ tơ phục vụ cho hoạt động của đơn vị và cung cấp cho cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo yêu cầu những thông tin bắt buộc theo từng xe ô tô.
+ Tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về trật tự, an tồn giao thơng và giáo dục đạo đức nghề nghiệp, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ lái xe.