Bước thực
hiện Nội dung
Người thực hiện Thời gian Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
Khi có nhu cầu bổ sung lao động các đơn vị lập kế hoạch tuyển dụng gửi phịng Hành chính – Tổ chức; phịng Hành chính – Nhân sự sẽ điều tiết, cân đối lao động và lập kế hoạch dựa trên những yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị để trình Tổng Giám đốc cơng ty.
Các phịng ban Bước 2: Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Chuyển kế hoạch đã được phê duyệt cho phịng Hành chính – Tổ chức để triển khai thực hiện. Thành lập hội đồng tuyển chọn. Tổng giám đốc 2 ngày Bước 3: Thông báo tuyển dụng Ban tổ chức tuyển dụng Phịng Hành chính – Tổ chức thông báo công khai bằng văn bản thông báo nội bộ hoặc thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng và gửi các thông tin lên trang website của công ty theo kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt …để thu hút được đông đảo các ứng cử viên trong nội bộ và bên ngồi cơng ty. Ban tổ chức tuyển dụng cân đối lao động và tổng hợp danh sách ứng viên nội bộ (nếu có). Thời hạn nhận hồ sơ của ứng viên tối thiểu trong vòng 5 ngày.
Phòng Hành chính
73 Bước 4: Phịng Hành chính – Tổ chức tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng vào các vị trí.
Sau khi nghiên cứu hồ sơ, phịng Hành chính – Tổ chức lập trích ngang những ứng cử viên đủ tiêu chuẩn. Lập kế hoạch tổ chức thi tuyển, báo cáo Tổng Giám đốc Phịng Hành chính – Tổ chức Hồn tất trước kì thi tuyển tối thiểu 03 ngày Bước 5: Tổ chức thi tuyển (Vòng 1 – Thi trắc nghiệm)
Phòng nhân sự tổ chức phòng thi, cơ sở vật chất đầy đủ thông báo cho ứng cử viên.
Kiểm tra Luật an tồn giao thơng đường thủy nội địa (đối với lái xe ) Kiểm tra kiến thức kinh tế, nhân sự cơ bản.
Ngoài ra, doanh nghiệp cịn có thể kiểm tra phẩm chất, đạo đức của ứng viên thơng qua các câu hỏi tình huống. Tổng hợp kết quả thi lập danh sách các ứng cử viên đạt tiêu chuẩn thống nhất để phỏng vấn. Phòng Hành chính – Tổ chức Từ ngày thi đến lúc thông báo kết quả không quá 1 tuần làm việc, Bước 6: Vòng 2 (phỏng vấn)
Phỏng vấn ứng viên theo danh sách đã thống nhất. Phòng nhân sự tổng hợp kết quả phỏng vấn trình Tổng Giám đốc. Phịng Hành chính – Tổ chức Từ sau ngày phỏng vấn kết quả được thơng báo cho thí sinh khơng
74 quá 3 ngày. Bước 7: Phê duyệt kết quả, tiếp nhận thử việc và đào tạo
Sau khi làm tất cả các thủ tục trên và cơ sở đánh giá tổng hợp cuối cùng của Hội đồng tuyển dụng, quyết định tuyển dụng sẽ được thực hiện. Tổng Giám đốc sẽ kí quyết định tiếp nhận thử việc và hợp đồng lao động thử việc trong vòng 3 tháng với các ứng viên đã được tuyển dụng. Tổng giám đốc Bước 8: Ký hợp đồng lao động chính thức
Khi kết thúc thử việc, các đơn vị đánh giá kết quả, đề xuất ký hợp đồng lao động chính thức đối với các cá nhân đạt tiêu chuẩn theo phân cấp.
Tổng giám đốc
3.2.5. Bố trí và sử dụng lao động sau tuyển dụng
a. Hình thức tổ chức lao động
− Lao động gián tiếp: tổ chức lao động theo các phịng ban nghiệp vụ, chun mơn. Cơng ty chia làm 5 phịng ban: Phịng Kế tốn – Tài chính, Phịng Kinh doanh Vận tải, Phịng Kỹ thuật – Vật tư, Đội xe Phịng An tồn. Đứng đầu các phịng ban đó là các trưởng phịng. Các phòng ban chịu sự quản lý, điều khiển của Tổng Giám đốc công ty. Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người để họ làm việc có hiệu quả hơn đồng thời quản lý chặt chẽ theo dõi việc giám sát thời gian làm việc. Thời giờ làm việc không quá 08 giờ trong 01 ngày và 48 giờ trong 01 tuần.
− Lao động lái xe: lao động được điều động do bố trí của phịng Hành chính – Tổ chức, căn cứ theo định biên của công ty để bố trí số lao động trên phương tiện.
b. Bố trí và sử dụng lao động sau tuyển dụng
Bố trí và sử dụng lao động là quá trình sắp xếp nhân sự vào các vị trí khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của lao động nhằm đạt hiệu quả cao.
75
− Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh của công ty.
− Đảm bảo đúng người đúng việc.
− Đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động.
Vấn đề này có vai trị rất quan trọng. Nó là sự biểu hiện rõ nhất tính hiệu quả của công tác đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực. Với người lao động sau khi được đào tạo thì họ nâng cao được kỹ năng, được trang bị các kiến thức mới, họ có khả năng và sẵn sàng đảm nhiệm nhiệm vụ mới. Vì vậy cần phải bố trí cơng việc phù hợp cho họ. Việc bố trí đúng người, đúng chỗ, đúng khả năng trình độ mà họ được đào tạo sẽ khuyến khích người lao động phát huy hết tiềm năng. Nhờ đó mà năng suất lao động tăng lên, hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng lên, đồng thời việc bố trí người lao động vào vị trí phù hợp với trình độ và ngành nghề được đào tạo cũng sẽ giúp chúng ta tìm được những mặt mạnh, mặt yếu của cơng tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực. Nhưng ngược lại nếu bố trí người lao động làm việc không đúng chỗ, không phù hợp với khả năng và trình độ của họ thì hoặc là họ khơng hồn thành nhiệm vụ của mình hoặc là khơng khai thác được hết khả năng của họ, do đó sẽ gây ra tình trạng lãng phí về lao động, lãng phí cơng sức cũng như tiền bạc bỏ ra đào tạo họ.
3.2.6. Một số giải pháp tổ chức thực hiện kế hoạch lao động
a. Giải pháp về chế độ thưởng phạt, khuyến khích vật chất và tinh thần đối với người lao động
Công ty cần phải luôn quan tâm đến việc tạo động lực cho người lao động bằng các hình thức kích thích vật chất và tinh thần, xem đó là những điều kiện cần thiết để người lao động yên tâm, phấn khởi và tin tưởng, hứng thú và hăng say trong lao động.
Tại cơng ty ngồi tiền lương, tiền thưởng được coi là một hình thức cơ bản để thoả mãn nhu cầu và khuyến khích vật chất đối với người lao động. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của cán bộ công nhân viên công ty. Việc trả lương đúng với năng lực cống hiến của người lao động chính là thực hiện đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực, góp phần làm lành mạnh đội ngũ lao động, nâng cao ý thức trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng người.
76
− Từng bước cải tiến cơ chế lương, thưởng, lấy việc phân phối thu nhập làm địn bẩy kích thích người lao động thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ được giao và chấp hành tốt kỷ luật lao động.
− Tổ chức mạnh mẽ các hoạt động văn hóa thể thao để gắn kết tình đồn kết trong tập thể cán bộ công nhân viên.
− Bên cạnh đó cần củng cố và tăng cường kỉ luật lao động :
• Tăng cường kiểm tra về lịch trình, thời gian, thái độ làm việc của lái xe.
• Thực hiện thưởng – phạt rõ ràng với đội ngũ lái xe khi phát hiện vi phạm trong q trình làm việc.
• Kiên quyết xử phạt nặng với các trường hợp có hành vi gian dối, thất thốt xăng dầu trong q trình vận tải hàng hóa.
❖ Các hình thức khen thưởng
Mọi CBCNV trong cơng ty có thành tích xuất sắc trong lao động sản xuất sẽ được công ty xem xét biểu dương tinh thần và thưởng bằng vật chất nhằm động viên khích lệ kịp thời, các hình thức khen thưởng như sau:
− Được công ty tặng giấy khen.
− Quyết định biểu dương tinh thần và thưởng bằng vật chất.
− Đề nghị lên cơ quan có thẩm quyền khen thưởng.
Việc khen thưởng trong sản xuất, sáng kiến, tiết kiệm căn cứ vào những nội dung sau:
− Căn cứ kết quả SXKD và mức độ hoàn thành kế hoạch, Công ty xem xét khen thưởng cho cá nhân và tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
− Những CBCNV nào nêu cao tinh thần trách nhiệm, phát hiện, báo cáo kịp thời các hành vi vi phạm nội quy, quy chế để Cơng ty có bằng chứng xử lý các vi phạm thì Cơng ty sẽ xem xét thưởng từ 1.000.000 đồng/lần trở lên.
− CBCNV trực tiếp khai thác doanh thu hoàn thành tốt các chỉ tiêu khai thác doanh thu sẽ được Tổng Giám đốc biểu dương và khen thưởng bằng vật chất.
− CBCNV làm việc tại Công ty và các đơn vị trực thuộc có sáng kiến, cải tiến công nghệ, và các sáng kiến khác đem lại lợi ích cho Cơng ty thì sẽ được
77
xem xét trích thưởng một phần trong tổng số lợi nhuận thu được từ lần đầu tư sáng kiến đó.
− CBCNV tiết kiệm giữ gìn phương tiện, nhiên liệu và các thiết bị khác dưới định ngạch quy định sẽ được Công ty xem xét khen thưởng bằng vật chất.
− Cá nhân nào có thành tích xuất sắc trong quản lý, sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế cao sẽ được khen thưởng đột xuất.
Ngồi những hình thức trên, để tăng cường hiệu quả của cơng tác này, Cơng ty thực hiện thêm các hình thức như:
− Đối với lái xe, Cơng ty khuyến khích lao động đi được nhiều chuyến.
− Trợ giúp cán bộ cơng nhân viên có hồn cảnh khó khăn.
− Quà tặng nhân dịp lễ, Tết nguyên đán, ... nhằm động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên yêu ngành nghề, yên tâm hăng say công tác .
− Tổ chức các buổi phát phần thưởng và tiền thưởng đối với con em cán bộ công nhân viên nhân ngày 1/6, ngày rằm trung thu hàng năm và các cháu học sinh giỏi, tiên tiến. Tổ chức cho CBCNV đi tham quan nghỉ mát nhằm nâng cao sức khỏe và tái sản xuất sức lao động.
❖ Hình thức xử lý kỷ luật và bồi thường vật chất (áp dụng chung cho tất cả CBCNV)
Tất cả CBCNV làm việc tại Công ty khi vi phạm các quy định sau thì tùy theo mức độ và tình tiết vi phạm sẽ bị xem xét xử lý hình thức hợp đồng lao động trước thời hạn và bồi thường vật chất từ 1 triệu đồng – 5 triệu đồng.
− Có hành vi trộm cắp, tham ơ, tiết lộ bí mật cơng nghệ hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích, uy tín của Cơng ty.
− Gây rối, kích động hoặc đánh nhau làm mất trật tự tại đơn vị trong thời gian làm việc hoặc tại các cơ quan đơn vị hiện là đối tác của Công ty.
− Khơng chấp hành các hình thức xử lý kỷ luật của Công ty, hoặc chống đối mệnh lệnh sản xuất, cố tình cản trở, chống đối lực lượng đang thi hành công vụ.
− Vi phạm các tệ nạn xã hội như tổ chức hoặc tham gia hoạt động buôn lậu, đánh bạc, cá độ ăn tiền, nghiện hút, chơi bài ăn tiền, kể cả là chơi bài không ăn tiền trong khu vực hành chính cơng ty, trong giờ làm việc hoặc tại cơ quan đơn vị là đối tác của công ty.
78
− Khơng thực hiện đúng quy trình phịng chống cháy, nổ, quy phạm an toàn lao động gây hậu quả về tài sản, tính mạng (ngồi việc tự khắc phục hậu quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật).
− Không sử dụng các loại văn bằng, chứng chỉ, phù hiệu, thẻ… giả, khai lý lịch về bản thân không đúng với thực tế khi xin vào công ty làm việc.
− Trong quá trình làm việc vi phạm nhiều lần: trong vịng 1 tháng có 3 lần vi phạm; trong vịng 6 tháng có 6 lần vi phạm với bất kỳ hoặc 3 lần vi phạm nội dung.
❖ Quy định về đảm bảo hiệu quả SXKD đối với CBCNV.
Để đảm bảo hiệu quả SXKD những vị trí làm việc trực tiếp khai thác doanh thu, bán hàng phải ln nỗ lực cố gắng hồn thành chỉ tiêu doanh thu được giao. Trường hợp nhiều tháng kết quả doanh thu thấp không đạt được chỉ tiêu của công ty sẽ bị xem xét chấm dứt hợp đồng lao động/Thỏa thuận lao động trước thời hạn. ❖ Quy định về báo cáo và thông tin cung cấp xác minh sự việc liên quan đến vi
phạm của CBCNV.
CBCNV biết vi phạm của nhân viên cùng đơn vị nhưng không kịp thời báo cáo người quản lý trực tiếp, cố tình bao che, tường trình sai sự việc gây cản trở cho công tác điều tra khi Công ty phát hiện được sẽ bị xử lý tương ứng với hình thức xử lý của ngưởi trực tiếp vi phạm.
b. Giải pháp trong công tác quản lý, tuyển dụng và đào tạo lao động
− Rà soát và quy hoạch lại đội ngũ và cán bộ nhân viên nghiệp vụ một cách chính xác và cẩn thận. Tiến hành đánh giá lại CBCNV một cách toàn diện, trung thực và khách quan thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý hiện nay của công ty.
− Kiểm tra và giám sát hoạt động tuyển dụng của cán bộ tuyển dụng xem có đúng quy trình, đảm bảo đúng các bước hay không? Nếu chưa nắm rõ được quy trình thì Cơng ty có kế hoạch đào tạo lại những cán bộ đó. Đồng thời xây dựng và củng cố kế hoạch cụ thể cho công tác tuyển dụng và đặc biệt là kiến thức và kỹ năng phỏng vấn như:
1. Cân nhắc chiến lược và kế hoạch phỏng vấn, đưa ra các câu hỏi để khám phá mọi khả năng, trình độ, điểm mạnh, điểm yếu của các ửng cử viên. 2. Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà công ty mong muốn ở các ứng
79
3. Sau khi đã liệt kê các kĩ năng cần thiết cho công việc nên chú ý đặt câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên hé lộ những chi tiết liên quan đến tính cách cá nhân và kinh nghiệm làm việc trước đây của họ từ đó rút ra một cái nhìn tổng quan về kiến thức chun mơn và tính cách của các ứng viên. Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá từng người là cơ sở để quản lý CBCNV. Có tìm hiểu đánh giá đúng từng người mới có phương hướng, nội dung bồi dưỡng, phân công giao nhiệm vụ phù hợp, tạo điều kiện cho người lao động phát huy được phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm sở trường, khắc phục được khuyết điểm, nhược điểm, đảm bảo cho người lao động tiến bộ khơng ngừng, hồn thành được nhiệm vụ.
− Công ty phải không ngừng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức của cơng nhân, viên chức, lao động về vai trị và sự cần thiết của việc học tập nâng cao trình độ học vấn, kỹ năng nghề nghiệp; khuyến khích, động viên, tạo điều kiện thuận lợi để công nhân, viên chức, lao động tham gia các lớp học văn hoá, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
c. Giải pháp trong giải quyết mất cân đối thừa lao động tại một số vị trí.
Sau khi phân tích đối chiếu nhu cầu và khả năng hiện có về nguồn lao động, đề tài thấy ngay hiện trạng tài ngun lao động của cơng ty đó là thừa lao động tại một số vị trí lao động, đặc biệt là vị trí lao động quản lý. Trong trường hợp này, đề tài xin đưa ra biện pháp giải quyết như sau:
Trước tiên cần thực hiện rà soát năng lực quản lý của toàn bộ lao động quản lý tại công ty. Những lao động đáp ứng đủ năng lực thì giữ lại, cịn trường hợp phát hiện thấy trình độ quản lý chưa đạt u cầu thì có thể thực hiện một trong những hướng giải quyết như sau:
Chuyển vào vị trí cơng việc trong nội bộ cơng ty (Điều động vị trí cơng việc từ chỗ thừa sang chỗ thiếu).
Nếu người lao động chấp nhận thuyên chuyển tạm thời sang vị trí cơng việc lao