2.2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH LAO ĐỘNG
2.2.1 Phân tích tình hình xây dựng kế hoạch của công ty
a. Căn cứ xây dựng kế hoạch
- Căn cứ vào các văn bản, chế độ quy định của Nhà nước và công ty về lao động.
- Căn cứ vào yêu cầu của Tổng công ty đề ra.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Căn cứ vào khả năng, quy mô của công ty: Quy mơ đồn phương tiện, quy mô xưởng BDSC…
- Căn cứ theo các định mức về lao động mà doanh nghiệp áp dụng.
- Căn cứ vào kết quả phân tích tình hình sử dụng lao động tại cơng ty ở kì trước.
b. Phân tích phương pháp xây dựng kế hoạch lao động của công ty
- Căn cứ vào các điều nêu trên, chuyên viên phòng nhân sự sẽ tiến hành lập kế hoạch lao động dựa trên tình hình thực tế của Cơng Ty. Bản kế hoạch lao động sau khi hồn thành sẽ được Trưởng phịng nhân sự xem xét, kí sau đó trình lên giám đốc công ty phê duyệt.
- Phương pháp: Nhu cầu lao động trong công ty được xây dựng tuỳ theo mỗi loại lao động:
+ Đối với công nhân lái xe: Xác định theo phương pháp định biên, nghĩa
là nhu cầu lao động được xác định theo định biên lao động tính bình qn cho một đơn vị công cụ lao động. Ở đây số lái xe được định biên theo số lượng xe có ( đầu phương tiện) 𝑁𝑙á𝑖 𝑥𝑒 = 𝑘 ∗ 𝐴𝑐 Trong đó: 𝑁𝑙á𝑖 𝑥𝑒: 𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑙𝑎𝑜 độ𝑛𝑔 𝑙á𝑖 𝑥𝑒 𝐴𝑐 ∶ 𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑝ℎươ𝑛𝑔 𝑡𝑖ệ𝑛 𝑐ó k : hệ số định biên α : Hệ số dự phòng
39
+ Đối với thợ bảo dưỡng sửa chữa: Xác định theo phương pháp tính tốn
quỹ thời gian làm việc.
NBDSC = ∑ TBDSC
QTGthợ BDSC × KWthợ (người) Trong đó:
∑TBDSC : Tổng giờ công BDSC tại xưởng
QTGthợ BDSC : Quỹ thời gian làm việc của thợ trong năm.
Kwthợ : Hệ số tăng năng suất lao động của thợ (K wthợ =1.14) Quỹ thời gian làm việc của thợ BDSC trong 1 năm của công ty được xác định như sau:
QTGThợ BDSC = [𝐷𝑙ị𝑐ℎ – ( DT7,CN + Dlễ +Dphép +𝐷𝑘ℎá𝑐) ] × 8 (giờ)
Trong đó: DCN, Dlễ , Dphép: số ngày chủ nhật; Số ngày lễ; Số ngày nghỉ phép theo chế độ của thợ BDSC trong 1 năm.
+ Đối với lao động gián tiếp: Xác định theo phương pháp định biên, theo chức danh, công việc cụ thể phụ thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của từng phịng ban.
2.2.2 Phân tích thực hiện kế hoạch lao động của cơng ty
a. Phân tích số lượng và kết cấu lao động
• Phân tích số lượng lao động
+ Lái xe:
Hiện nay công ty TNHH Tiếp Vận Sonic quy định số lái xe cho đồn phương tiện như sau:
• Đối với xe có trọng tải dưới 3 tấn, cơng ty quy định 1 lái cho mỗi xe.
Hiện tại cơng ty có 17 xe có trọng tải dưới 3 tấn tương ứng 17 lái xe
• Đối với xe có trọng tải trên 3 tấn, cơng ty quy định 2 lái cho mỗi xe nhằm đảm bảo an tồn, chế độ ca.
Hiện tại cơng ty có 23 xe có trọng tải trên 3 tấn tương ứng 46 lái xe. Tổng lái xe hiện có của cơng ty là 63 (lái xe)
+ Thợ BDSC: Tính tốn theo quỹ thời gian làm việc thực tế năm 2021, số lượng thợ BDSC công ty được quy định là 7 thợ.
40
• Phân tích cơ cấu lao động.
Bảng 2.8 Tổng hợp cơ cấu lao động của công ty năm 2021
STT Phòng ban Chức danh Số lao động kế hoạch Số lao động thực tế TH/KH (%) Chênh lệch TT/KH 1 Giám đốc Giám đốc 1 1 100% 0 Phó giám đốc 1 1 2 Kế tốn- Tài chính Kế tốn trưởng 1 1 125% 1 Kế toán viên 3 4 3 Phòng KD vận tải Trưởng phòng 1 1 100% 0 Nhân viên sales 4 4
4 Đội xe Đội trưởng 1 1 100% 0
Lái xe 62 62 5 Phòng kỹ thuật vật tư Trưởng phòng 1 1 109% 1 Nhân viên vật tư 3 4 Thợ BDSC 7 7 6 Bộ phận theo dõi ATGT Người điều hành vận tải 1 1 133% 1 Nhân viên hiện trường 2 3 8 Bảo vệ 2 2 100% 0 9 Tạp vụ 1 1 100% 0 10 Tổng 91 94 108% 3
41
Nhận xét:
Qua bảng trên ta thấy với các bộ phận phòng ban, lượng lao động thực tế so với kế hoạch không bị chênh lệch quá nhiều. Cụ thể ban giám đốc, phòng kinh doanh và đội xe mức độ thực hiện đúng với KH 100%, phòng kế tốn – tài chính vượt 25% so với kế hoạch. Phịng kỹ thuật – vật tư vượt 9% so với kế hoạch. Bộ phận theo dõi ATGT vượt 33% so với kế hoạch. Do đó, cần điều chỉnh số lao động tại các phịng ban về mức kế hoạch để tránh tình trạng dư thừa lao động.
Bảng 2.9 Trình độ lao động của doanh nghiệp
STT Loại lao động Cấp bậc / Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ I Lao động trực tiếp 70 74,44% 1.1 Lái xe 63 Bằng FB2 10 Bằng FC 28 Bằng FD 17 Bằng FE 8 1.2 Thợ BDSC 7 Bậc 2 2 Bậc 3 1 Bậc 4 1 Bậc 5 1 Bậc 6 2 Bậc thợ BDSC bình quân = 4 II Lao động gián tiếp 21 22,34%
42 2.1 Ban giám đốc 2 CH 2 2.2 Phịng kế tốn – tài vụ 4 ĐH + 1 CĐ 5 2.3 Phòng kinh doanh vận tải 3ĐH + 2CĐ 5 2.4 Phòng kỹ thuật Vật tư 3ĐH + 2CĐ 5 2.5 Bộ phận theo dõi ATGT 2ĐH + 2CĐ 4 III Lao động khác 3 3,22% III Tổng 94 100% Nhận xét:
Đặc thù của cơng ty là kinh doanh vận tải do đó số lượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp là lái xe tổng là 63 người chiếm 70%. Tiếp đó là khối gián tiếp 22,34% tổng số lao động của cơng ty. Số lượng lao động gián tiếp có trình độ Cao đẳng Đại học trở lên. Bằng lái xe của các lái xe đạt yêu cầu vận tải, Bậc thợ BDSC trung bình là 4 đảm bảo u cầu cơng việc.
b. Phân tích sự biến động của lao động.
Để sản xuất không ngừng pháp triển trong doanh nghiệp ln phải có sự đổi mới đào thải những cái cũ lạc hậu tiếp thu những cái mới tiên tiến vì thế dẫn đến sự biến động của lao động. Một doanh nghiệp mà trong thời gian dài khơng có biến động lao động sẽ dẫn đến năng suất lao động thấp, sản xuất kém hiệu quả.
Bảng 2.10 Tình hình biến động lao động năm 2021
STT Lao động Số lượng
1 Chuyển đến 12
2 Chuyển đi 4
43
4 Chuyển đến để bổ sung 8
5 Làm việc trên 5 năm 34
Bảng 2.11 Hệ số phản ánh sự biến động lao động năm 2021
STT Chỉ tiêu Ký hiệu
1 Sự biến động lao động tuyệt đối ∑Nbiến động
LĐ 16 2 Hệ số biến động của lao động Kbđ 0,17 3 Hệ số biến đổi lao động chuyển đi Kchuyển đi 0,04 4 Hệ số biến đổi lao động chuyển
đến Kchuyển đến 0,13
5 Hệ số ổn định lao động Kổn định 0,36
Nhận xét:
Từ kết quả lao động có thể thấy: sự biến động lao động tuyệt đối của công ty là 16 (lao động), sự biến động này chủ yếu là biến động về lao động lái xe. Do đặc thù của công ty là kinh doanh vận tải với lực lượng sản xuất chủ yếu là lái xe và phụ xe. Đây là những lao động có tính ổn định khơng cao, với trình độ tốt nghiệp THPT cũng như đặc điểm công việc dẫn đến sự biến động tăng giảm chủ yếu là ở lao động này.
Hệ số lao động chuyển đến để thay thế Kthay thế = 0,04. Điều này cho thấy số lao động thiếu chưa được doanh nghiệp tuyển dụng đủ để thay thế, doanh nghiệp bị thiếu hụt lao động để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất.
Hệ số ổn định Kổn định = 0.36 Số lượng lao động làm việc cho công ty trên 5 năm chiếm 36% thể hiện điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp cho nhân viên là khá tốt.
c. Phân tích cơng tác đào tạo lao động.
Để động viên, khuyến khích người lao động trong cơng ty chủ động trong việc học tập và nâng cao trình độ chun mơn cũng như trình độ quản lý, cơng ty
44
Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân đã ban hành quy chế đào tạo kèm theo quyết định số: 69/QD-LDHV ngày 01/01/2012 của Tổng Giám đốc cơng ty, trong đó quy định cụ thể đối tượng, tiêu chuẩn, kinh phí và chế độ đào tạo.
❖ Trước khi vào làm việc công ty sẽ đào tạo cho cán bộ công nhân viên: Đối với lái xe công ty sẽ cho lái xe đi theo tuyến mà mình sẽ làm việc để lái xe có thể nắm bắt được chặng đường đi, bến xe, trạm thu phí…Thời gian huấn luyện sẽ trong vòng 1 tuần.
Các lao động đều được phổ biến về quy định, nội quy của công ty.
❖ Đào tạo sau tuyển dụng:
Bảng 2.12 Nội dung đào tạo đối với lái xe khi tiếp nhận thử việc.
Vị trí Nội dung
Nhân viên lái xe
Quy chế của công ty
Đào tạo về cung, chặng, tuyến.
Quy trình tác nghiệp, quy trình báo cáo Quy trình kiểm tra tình trạng xe.
Đạo đức nghề nghiệp Giao tiếp với khách hàng. Giao tiếp khách hàng Quy chế của công ty
Đào tạo về cung, chặng, tuyến.
Quy trình tác nghiệp, quy trình báo cáo Kĩ năng thu tiền theo cung, chặng Xử lý tình huống.
Các lái xe, bảo dưỡng sửa chữa đều được học về cơng tác phịng cháy chữa cháy trong vòng 3 ngày và được cấp chứng chỉ do công ty mời cán bộ công an tỉnh về đào tạo.
Đối với nhân viên văn phịng cơng tác đào tạo được thực hiện theo sự chỉ dẫn của những người có kinh nghiệm, năng lực để nâng cao nghiệp vụ.
45
❖ Về phương pháp đào tạo đối với các lái xe Hải Vân áp dụng kết hợp cả ba phương pháp đào tạo trong công việc như trên: Công ty đang áp dụng phương pháp đào tạo thực tế đối với các lái xe. Đội ngũ “thầy giáo” là những lái xe có kinh nghiệm lâu năm, thành thục các cung đường và được Công ty đào tạo cấp chứng chỉ “giáo viên đào tạo thực tế” là những người trực tiếp đào tạo các lái xe mới. Bất kỳ một lái xe mới nào cũng phải trải qua quy trình đào tạo 05 bước:
Bước 1: Đào tạo kỹ năng mềm và các lỗi thường gặp
Bước 2: Đào tạo cơ bản trên các cung đường có độ phức tạp thấp Bước 3: Đào tạo trên các cung đường có độ phức tạp vừa
Bước 4: Đạo tạo chuyên sâu trên các cung đường có độ phức tạp khó Bước 5: Đánh giá thực tế trên tuyến và sắp xếp lái chính
d. Phân tích cơng tác tuyển dụng lao động.
* Mục đích tuyển dụng
- Thống nhất trình tự các bước tuyển dụng nhân sự cộng tác tại công ty - Đảm bảo cho việc tuyển dụng nhân sự đạt được chất lượng, số lượng, đúng người, đúng việc, khách quan, trung thực, chuyên nghiệp, uy tín của tổ chức đối với các ứng viên dự tuyển, đối với xã hội, đáp ứng được yêu cầu phát triển nguồn nhân lực phục vụ chiến lược phát triển kinh doanh của công ty
* Các cấp tuyển dụng tại công ty
Công tác tuyển dụng của công ty được phân thành hai cấp:
- Ban giám đốc tuyển dụng những lao động do chính mình trực tiếp quản lý. Đó là các trưởng và phó phịng ban trên cơ sở đề nghị của Hội đồng cơ sở của công ty. Quyết định tuyển dụng sẽ do ban giám đốc ra quyết định.
- Phòng nhân sự tuyển dụng các đối tượng còn lại. Những đối tượng này sau khi được tuyển dụng sẽ được Phòng nhân sự ký quyết định tuyển dụng và báo cáo ban giám đốc.
* Quy trình tuyển dụng
Bước 1 : Lập kế hoạch
Tổ chức hành chính sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động đồng bộ với kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Kế hoạch tuyển dụng của công ty được xây dựng trên cở sở khả năng tạo thêm việc làm mới, lao động thay thế cán bộ, công nhân viên nghỉ hưu.
46
Sau khi hồn thành xong kế hoạch tuyển dụng, phịng Tổ chức hành chính sẽ trình kế hoạch lên để Giám đốc cơng ty xem xét và phê duyệt.
Bước 2 : Phân tích nhu cầu tuyển dụng
* Phân tích các chi tiết sau: - Mô tả công việc
- Vị trí tuyển dụng (NV, manager,..) - Yêu cầu thêm của Lãnh đạo
- Văn hoá của Bộ phận
- Các yếu tố khác cần thiết cho vị trí tuyển dụng
Bước 3 : Ra thơng báo tìm nguồn tuyển dụng và lựa chọn ứng viên
* Có hai nguồn tuyển dụng:
- Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong công ty (nội bộ).
Phịng Tổ chức hành chính cần thơng báo tới tồn thể nhân viên trong cơng ty về vị trí cần tuyển dụng. Bản thơng báo được dán tại bảng tin của công ty.
- Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi cơng ty.
Công ty sẽ thông báo trên website, thơng báo trên đài truyền hình địa phương.
Bảng 2.13 Đánh giá về tình hình cơng tác tuyển dụng
Đánh giá về công tác tuyển dụng Tỷ lệ
Tuyển dụng nội bộ (CBCNV giới thiệu) 42% Trung tâm giới thiệu việc làm 36% Qua trang mạng, báo chí, tờ rơi 22%
Đánh giá về cơng tác tuyển dụng nhận thấy nguồn tuyển dụng công ty đang khai thác tốt là nguồn tuyển dụng nội bộ (cán bộ công nhân viên giới thiệu cho công ty). Điều này phù hợp với đặc thù ngành nghề, các lái xe giới thiệu bàn bè, đồng nghiệp rất hiệu quả. Sau 7 ngày thông báo công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ.
Hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương, giấy khai sinh, CMND photo, giấy khám sức khỏe (6 tháng gần nhất), bản sao có cơng chứng giấy phép lái xe ( đối với ứng viên dự tuyển vào vị trí nhân viên lái xe), các văn bằng chứng chỉ liên quan, 03 ảnh 3x4 mới nhất.
47
- Hồ sơ ghi rõ địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ công ty sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ xem các thơng tin, giấy tờ có đủ khơng, có đáp ứng tiêu chuẩn tuyển dụng hay khơng để lựa chọn ra những hồ sơ vào vòng thi tuyển.
Bước 4 : Phỏng vấn vòng 1
Phỏng vấn bởi Phòng Nhân sự
- Làm bài kiểm tra tư duy ( test IQ )
- Kiểm tra sự phù hợp với Công ty, các kỹ năng và giá trị cần thiết cho vị trí thơng qua các câu hỏi cơ bản.
- Ít nhất 02 ứng viên cho mỗi vị trí vào phỏng vấn vịng 2
Bước 5 : Phỏng vấn vòng 2
Phỏng vấn bởi Giám đốc/Trưởng Bộ Phận
- Kiểm tra kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, khả năng
- Phải thực hiện và xác nhận thông tin về ứng viên muộn nhất sau 3 ngày kể từ ngày Phòng Nhân sự giao hồ sơ ứng viên
Bảng 2.14 Nội dung phỏng vấn của các vị trí cần tuyển dụng
STT Vị trí Nội dung
1 Lái xe
Kiểm tra cách xử lí tình huống khi gặp sự cố, kiểm tra về luật giao thông đường bộ, kiểm tra về phẩm chất đạo đức,
tình trạng sức khỏe,
Kiểm tra phẩm chất đạo đức, cách xử lí tình huống trên xe, kiểm tra sức khỏe.
2 Thợ BDSC Kiểm tra tay nghề tại xưởng BDSC, khả năng phát hiện lỗi phương tiện, cách sửa chữa phương tiện.
3 Nhân viên văn phịng
Kiểm tra trình độ chun mơn thơng qua việc thực hành trên máy tính đối với các vị trí như kế tốn sẽ giao cho 1
đề thi và ứng viên sẽ thực hành trên máy.
Đối với lao động quản lí cơng ty dựa vào trình độ chun mơn của ứng viên để lựa chọn cho phù hợp với từng vị trí.
48
Hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá các ứng viên vào phiếu ở mức độ đạt hoặc khơng đạt, sau đó tiến hành sát hạch lại để chọn ra những ứng viên tốt nhất để tuyển dụng vào công ty. Nếu không đạt công ty sẽ tiến hành gửi mail từ chối và cảm ơn ưng viên và lưu hồ sơ
Bước 6 : Phỏng vấn vòng 3 ( đối với các vị trí quan trọng )
Phỏng vấn bởi Nhân sự, TGĐ
- Các vị trí Trưởng BP, Giám đốc chức năng, chuyên gia - Kiểm tra kiến thức chung