2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ 2. 1: Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Vũ Gia b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
❖ Đại hội đồng cổ đơng:
Gồm các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thơng qua các báo cáo tài chính hàng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm kế tiếp.
❖ Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cơng ty, có trách nhiệm tồn quyền nhân danh Cơng ty quyết định mọi vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông như: Quyết định chiến lược phát triển của Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các cán bộ quản lý, quyết định cơ chế quản lý nội bộ Công ty; quyết định chào
25
bán Cổ phần; triệu tập Đại hội cổ đông, thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo đề nghị của ban kiểm soát.
❖ Ban kiểm soát:
Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và ban Tổng giám đốc.
❖ Ban Giám đốc:
Ban Giám Đốc là người đại diện pháp nhân của Cơng ty, có quyền điều hành cao nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và quyết định mọi vấn đề trong kinh doanh và trực tiếp tổ chức thực hiện, quản lý điều hành vận tải của công ty, hoạch định các kế hoạch làm việc cho các phòng ban và chịu trách nhiệm trước hội đồng Quản trị của công ty về việc được giao.
❖ Phòng tổ chức (Quản lý nhân sự):
- Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong tồn cơng ty.
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy quy chế về tổ chức lao động trong công ty - Tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm cho thôi việc đối với cán bộ nhân viên, người lao động trong công ty.
❖ Phịng kế tốn:
- Chịu trách nhiệm : Nghiệp vụ kế tốn của cơng ty.
- Thanh quyết tốn tài chính, tiền lương, tiền thưởng hàng tháng, năm của cán bộ nhân viên trong tồn cơng ty.
- Quản lý sổ sách thu, chi tài chính, báo cáo, quyết tốn Thuế q, năm của công ty. thực hiện các nghĩa vụ báo cáo và chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính theo quy định của Bộ tài chính và cơ quan Thuế nhà nước.
❖ Phòng điều hành:
- Là nơi đại diện cho công ty để giao tiếp đối với khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trên trung tâm điều hành khi đưa xe taxi ra kinh doanh ngoài thị trường nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, để mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho công ty.
26 ✓ Cơ cấu tổ chức của phòng
Sơ đồ 2. 2: Cơ cấu tổ chức của phòng điều hành
❖ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng
Hiện nay số lượng lao động của phòng bao gồm 26 người chia ra từng bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận lại có chức năng nhiệm vụ riêng. Cụ thể như sau:
.* Trưởng phòng
Là người quản lý, điều hành chung của phòng quản lý phương tiện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về mọi hoạt động của phịng quản lý phương tiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công và bản mô tả cơng việc chi tiết cho từng vị trí, chức danh tại Cơng ty hoặc ủy quyền.
* Phó phịng
Cơng tác quản lý, duy trì vận hành hoạt động của Hệ thống công nghệ vận tải phục vụ cho cơng tác kiểm sốt, giám sát điều hành xe của Cơng ty như: Hệ thống giám sát hành trình; Âm thanh trên xe; Bộ đàm; đèn Led; Camera… Chủ trì tổng hợp báo cáo hoạt động khai thác và duy trì hệ thống cơng nghệ vận tải.
* Bộ phận điều hành tổng hợp
- Thực hiện các công tác điều dộ, ghép bảng:
+ Xây dựng kế hoạch nhân lực và phương tiện phục vụ sản xuất ngày hơm sau. Sau đó nhập vào phần mềm quản lý, lệnh – nghiệm thu và dán lên bản tin của Cơng ty
Trưởng phịng Điều hành thiết bị GPS Điều hành tổng hợp Xưởng BDSC Điều hành giám sát Phó phịng
27
để người lao động biết, thực hiện. Đồng thời gửi mail kế hoạch nhân lực và phương tiện cho các bộ phận liên quan theo yêu cầu của Phòng.
+ Trực điều hành, là đầu mối tiếp nhận và kịp thời chuyển thông tin về mọi sự cố phát sinh trên tuyến (Sự cố kỹ thuật phương tiện, tắc đường, tai nạn,...) đến bộ phận giải quyết theo quy định. Đề xuất Phụ trách phòng phương án giải quyết các sự cố phát sinh trên tuyến thuộc phạm vi chun mơn của Phịng và đình chỉ tạm thời các trường hợp vi phạm quy chế.
+ Cập nhật hàng ngày xe tốt từ xưởng BDSC phục vụ cho ghép xe vào nốt và dự phòng, xe vào bảo dưỡng định kỳ, hỏng đột xuất và đi đăng kiểm theo quy định. Lập biên bản và đề xuất hình thức xử lý đối với những trường hợp vi phạm ảnh hưởng đến công tác vận hành, chất lượng phục vụ trên tuyến của công nhân lái xe, nhân viên phục vụ.
- Công tác thống kê, tổng hợp:
+ Nhận Lệnh vận chuyển dự phòng, lệnh – nghiệm thu viết họ tên Lái xe, số xe, giờ xuất bãi đỗ giao cho CNLX-NVPV trực dự phịng thay thế khi có sự cố phát sinh.
+ Chấm công, giải quyết nghỉ phép cho công nhân lái xe, nhân viên phục vụ. + Tổng hợp, ghi chép đầy đủ, trung thực các thông tin liên quan đến điều hành xe buýt vào sổ nhật ký điều độ hàng ngày, khi sử dụng lệnh điều động phải ghi đầy đủ 2 liên
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Phó Trưởng phịng phụ trách phân cơng.
* Bộ phận điều hành thiết bị GPS
- Đối với cơng tác khai thác, kiểm sốt hệ thống Điều hành thiết bị GPS:
+ Trực tiếp tổ chức khai thác, theo dõi các số liệu do hệ thống cung cấp về tình hình chạy xe trên tuyến đường, trực tiếp hoặc phối hợp với lực lượng điều hành, giám sát trên tuyến đường để giải quyết các phát sinh về tắc đường, chấp hành giờ giấc... nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ. Kiểm tra việc cập nhật lịch hoạt động vào phần mềm hệ thống quản lý điều hành xe taxi trên các tuyến đường hàng ngày của công ty.
+ Trong ca trực điều hành, nhân viên khai thác phải phát hiện kịp thời các trường hợp CNLX vi phạm quy định vận hành, đồng thời phối hợp với Điều hành giám sát để xác minh giải quyết vi phạm.
28
* Bộ phận điều hành giám sát
- Điều hành hoạt động xe trên tuyến đường được phân công: Trực tiếp điều hành hoạt động phương tiện và lao động trên tuyến đường theo quy định. Phối hợp giải quyết, xử lý các tình huống phát sinh ảnh hưởng đến vận hành tuyến như: để đảm bảo duy trì vận hành tuyến theo biểu đồ chạy xe. Phối hợp với Trung tâm điều hành xe, điều chỉnh lộ trình tuyến khi xảy ra ùn tắc, phân luồng giao thơng.
* Cơng tác đăng kiểm
- Chủ trì, xây dựng kế hoạch, phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức thực hiện việc khám lưu hành phương tiện của cơng ty theo quy định.
❖ Phịng Marketing:
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo để hoạch định các chiến lược khai thác mở rộng thị trường, thị phần và điều chỉnh giá cước cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh để mang lại hiểu quả kinh tế cao cho chi nhánh công ty
❖ Ban Thanh Tra:
- Thanh tra tồn bộ xe và lái xe trong cơng ty.
- Giám sát, lái xe chấp hành đúng luật giao thông đường bộ. - Giám sát lái xe chấp hành đúng quy định, quy chế công ty. - Thường xuyên tập huấn cho lái xe.
❖ Ban An tồn Giao Thơng:
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phương tiện đang hoạt động kinh doanh trong công ty.
- Thường xuyên kiểm tra đăng ký, đăng kiểm, lưu hành xe và bảo hiểm xe. - Đảm bảo phương tiện khi tham gia đón trả khách phải đầy đủ điều kiện theo đúng chất lượng dịch vụ đã đăng ký với cơ quan nhà nước.
- Quản lý bãi đỗ xe có đủ thiết bị phịng cháy chữa cháy. - Quản lý chặt chẽ trong vấn đề thanh quyết toán sửa chữa. ❖ Nhân viên lái xe:
- Nghiêm cấm lái xe uống rượu bia khi tham gia giao thông.
29
- Yêu cầu lái xe nghiêm chỉnh chấp hành hiệu lệnh, tín hiệu, chỉ dẫn của CSGT, TTGT.
- Cấm lái xe phóng nhanh vượt ẩu.