Bước Công việc Nội dung
1
Phương tiện về bãi đỗ Công ty
- Lái xe: đưa ra vào vị trí rửa xe theo thứ tự.
- Cơng nhân rửa xe: chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị theo quy định (xơ, chậu, khăn rửa, xà phịng, chổi qt, chổi lau
kính, …).
2 Vệ sinh sơ bộ trong xe
- Công nhân rửa xe: Vệ sinh khô sơ bộ, mở tất cả các cửa sổ, quét sạch phía trong xe. Chú ý dùng chổi lông hoặc khăn lau để vệ sinh sạch sẽ các bụi bẩn ở các cạnh kính, khe kẽ…
62 3 Vệ sinh sơ bộ
ngoài xe
- Cơng nhân rửa xe:
+ Đóng tất cả các cửa kính, phun nước để làm ướt tồn bộ phía ngồi xe, gầm, chắn bùn, bánh xe.
+ Dùng nước có áp suất cao để phun trơi bớt bụi bẩn. Tránh phun trực diện vì dễ làm xước sơn, kính xe.
4 Rửa tồn bộ vỏ ngồi xe
Công nhân rửa xe tiến hành rửa vỏ.
- Dùng chổi mút hoặc giẻ lau thoa đều xà phòng (hoặc dung dịch rửa xe chuyên dụng) đầu tiên cho đến hết.
5 Rửa gầm chắn bụi bẩn
Công nhân rửa xe rửa gầm chắn bụi.
- Phun nước với áp suất cao vào gầm chắn bụi để làm sạch bụi bẩn. Chú ý với gầm xe hàng ngày chỉ rửa những chỗ thật cần thiết, tránh phun nước quá nhiều. Chỉ rửa gầm xe kỹ trước mỗi lần BDĐK, hoặc khi gầm xe có hóa chất bắn vào. - Kiểm tra tình trạng sơn gầm, phát hiện thấy sơn bị hỏng phải báo cáo cho bộ phận bảo dưỡng.
6 Lau khơ vỏ ngồi xe
Công nhân rửa xe: tiến hành lau khơ vỏ ngồi xe. Dùng giẻ sạch, khô hoặc thiết bị lau kính chun dụng lau khơ các kính và vỏ xe, tránh để nước đọng lại thành dạng hạt.
7 Lau chùi và rửa nội thất
- Dùng giẻ ấm để lau chùi phía trong các kính sau đó dùng khăn khơ sạch để lau lại.
- Lau sạch các ghế xe, dây vịm, vô lăng, tựa đầu… chỉ dùng nước khi cần thiết.
- Lau sạch trần xe, thành trong xe, cánh cửa.
- Dùng giẻ chổi rửa chun dùng có độ ẩm thích hợp để lau sạch sàn xe, bậc lên xuống, tránh để nước đọng lại sàn xe.
63 8 Đưa xe về vị trí đỗ và kiểm tra chất lượng xe
- Công nhân giám sát: Kiểm soát chất lượng xe rửa. + Có trách nhiệm giám sát các quy tình cơng nghệ của bộ phận rửa xe, tránh rửa xe ẩu và lấy lệ, khơng đảm bảo đúng quy trình và khơng sạch sẽ.
+ Kiểm tra kỹ việc cọ rửa nội thất trong xe, sàn xe tránh hiện tượng để nước ứ đọng trong xe khơng có lối thốt gây làm hỏng sàn và các chi tiết trong xe. - Đốc cơng có trách nhiệm: + Giám sát quá trình rửa xe của tồn bộ cơng nhân rửa xe theo đúng quy trình và đảm bảo chất lượng.
+ Nhắc nhở và lập biên bản các nhóm rửa xe.
+ Lập biên bản các trường hợp xe rửa bẩn không đúng quy trình kỹ thuật.
9 Bàn giao xe
- Lái xe có trách nhiệm: tiếp nhận phương tiện đã làm sạch và đưa xe về vị trí đỗ quy định, tắt các cơng tắc, cắt mát xe và bàn giao cho giao nhận phương tiện và bảo vệ.
- Giao nhận phương tiện có trách nhiệm:
+ Nhận phương tiện đã rửa xong và cùng bàn giao cho bảo vệ trông giữ.
+ Xác nhận tình trạng xe đã rửa sạch.
+ Thông tin cho đốc công ca đêm những trường hợp xe chưa sạch để tiến hành lập biên bàn và đưa và rửa lại
Theo bảng phân công trên mỗi lao động đều được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, chi tiết và linh hoạt. Như vậy, công việc bảo dưỡng ngày sẽ được tiến hành trong thời gian ngắn nhất mà chất lượng phương tiện vẫn đảm bảo hoạt động theo từng ca hoạt động của lái phụ xe trên ca đó.
❖ Hồn thiện công tác tổ chức trong BDKT và sửa chữa phương tiện
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác BDSC phương tiện, đề tài chú trọng vào tổ chức đưa xe vào BDKT và sửa chữa phương tiện nhằm đảm bảo có sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và chi tiết cho từng người tham gia vào việc sửa chữa phương tiện
64
nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ, linh hoạt giữa các công việc với nhau. Cụ thể, việc tổ chức đưa xe vào BDSC được thực hiện theo quy trình sau
Hình 3. 2: Quy trình BDKT phương tiện cho doanh nghiệp
Để thực hiện các bước theo quy trình trên, địi hỏi ta phải tổ chức phân công lao động một cách rõ ràng, chi tiết. Việc tổ chức phân công này được thể hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị phương tiện.
- Lái xe: Nhận xe từ bãi đỗ bàn giao cho nhân viên quản lý kỹ thuật phương tiện. - Nhân viên quản lý kỹ thuật (QLKT):
+ Căn cứ vào kế hoạch BDSC hàng tháng và thống kê Km xe chạy thực tế, chủ trì phối hợp với bộ phận điều độ đưa xe vào BDĐK theo kế hoạch đã được Ban giám đốc phê duyệt.
+ Lập phiếu yêu cầu – giao việc BDĐK, sửa chữa đột xuất và chuyển cho Xưởng trưởng tổ chức triển khai thực hiện trên tuyến.
Bước 2: Vệ sinh phương tiện.
- Công nhân rửa xe: tiến hành vệ sinh sạch sẽ máy, gầm bằng các thiết bị chuyên dùng.
- Lái xe: Đưa ra vào vị trí quy định trong Xưởng BDSC.
Bước 3: Kiểm tra chẩn đoán ban đầu.
65
+ Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao việc với mã công việc tương ứng được in trên lệnh sửa chữa.
+ Phối hợp với nhân viên quản lý kỹ thuật, công nhân sửa chữa, lái xe (nếu cần) kiểm tra chẩn đốn sơ bộ tình trạng hoạt động tồn bộ các hệ thống của phương tiện. + Lập đề xuất sửa chữa, dự trù vật tư phụ tùng thay thế phát sinh báo cáo Xưởng trưởng xem xét và phân công công nhân sửa chữa thực hiện.
Bước 4: Thực hiện BDKT.
- Xưởng trưởng:
+ Phối hợp với công nhân sửa chữa, nhân viên quản lý kỹ thuật tổ chức thực hiện BDĐK và sửa chữa đột xuất phát sinh theo đúng trình tự, nội dung.
+ Tiếp nhận các thông tin trong q trình BDSC của cơng nhân sửa chữa và đưa ra quyết định xử lý kịp thời, nhanh chóng.
+ Ký vào dự trù số lượng vật tư phụ tùng, nguyên, nhiên vật liệu phát sinh trong q trình BDSC mà cơng nhân sửa chữa đã lập dự trù.
- Nhân viên quản lý vật tư: Dự trù vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu phát sinh trong quá trình BDSC để thay thế cho xe và ký vào số lượng dự trù trên phiếu yêu cầu giao việc.
- Công nhân bảo dưỡng:
+ Cầm phiếu yêu cầu giao việc lên kho để lĩnh vật tư phụ tùng, nguyên vật liệu. + Tiếp nhận vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu từ Kho để thay cho xe. + Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác BDSC.
+ Thực hiện các nội dung bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa các hư hỏng đột xuất phát sinh theo trình tự hoặc hướng dẫn của xưởng phó.
+ Kiểm tra vật tư, phụ tùng từ kho nếu thấy chất lượng không đảm bảo, sai lệch về mã hàng, không đúng chủng loại phải báo ngay cho Đốc công hoặc Xưởng trưởng biết để xử lý.
+ Thực hiện đầy đủ các quy định an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp… - Thủ kho có trách nhiệm:
+ Xác nhận số lượng thực xuất, đánh dấu vào số lượng thực xuất trên phần mềm và in phiếu xuất kho.
66
+ Ghi chép các vật tư phụ tùng xuất mới và vật tư phụ tùng thu hồi vào thẻ kho và Sổ theo dõi phụ tùng thu hổi.
+ Ký vào phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 2 giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật, liên 3 kẹp vào Phiếu yêu cầu giao việc còn liên 1 giữ lại Kho.
+ Định kỳ kiểm kho, đối chiếu số lượng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu thực tế với số liệu trên máy tính báo cáo trưởng phòng Kế hoạch kỹ thuật biến động về vật tư phụ tùng dự trữ và thông báo cho nhân viên quản lý vật tư phụ tùng của phòng kế hoạch kỹ thuật và với nhân viên cung ứng vật tư phụ tùng để mua bổ sung.
- Nhân viên quản lý vật tư phụ tùng có trách nhiệm:
+ Nhập vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu vào hóa đơn của Nhà cung cấp. + Theo dõi biến động vật tư phụ tùng trong kho và yêu cầu nhân viên cung ứng vật tư phụ tùng mua vật tư phụ tùng phát sinh ngay trong ngày hoặc cho ngày hôm sau.
+ Định kỳ cuối tuần theo dõi hàng nhập, xuất tồn kho và chi phí BDSC của tuần. - Nhân viên cung ứng vật tư phụ tùng có trách nhiệm:
+ Lập các đơn hàng mua bổ sung trong sổ theo dõi theo quy định.
+ Chuyển hóa đơn hoặc biên bản giao hàng cho nhân viên quản lý vật tư nhập kho theo quy định.
+ Kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu nhập về đột xuất.
+ Nhập vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu vào kho theo quy định.
+ Nhân viên quản lý kỹ thuật có trách nhiệm: Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu thay thế đúng định ngạch, lập biên bản các trường hợp vượt định ngạch.
- Đốc cơng có trách nhiệm: Kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận các nội dung thực hiện theo từng công đoạn của công nhân sửa chữa.
Bước 5: Nghiệm thu chất lượng phương tiện.
Đốc cơng và nhân viên quản lý kỹ thuật có trách nhiệm:
+ Kiểm tra lần cuối tình trạng kỹ thuật, nghiệm thu kết quả và chất lượng trước khi bàn giao.
+ Kiểm tra phương tiện trên băng thử phanh, trên thiết bị kiểm tra khí xả và in kết quả cuối cùng.
67
Trường hợp cơng tác BDSC đạt kết quả tốt thì ký xác nhận các hạng mục nghiệm thu và chuyển sang bước 6.
Trường hợp công tác BDSC chưa đạt: Không ký xác nhận, yêu cầu công nhân sửa chữa kiểm ta và thực hiện lại từ bước 3.
Nhân viên quản lý vật tư phương tiện có trách nhiệm:
+ Hoàn chỉnh các phiếu nhập – xuất kho, các chứng từ về quản lý vật tư phương tiện, nguyên nhiên vật liệu trong ngày.
+ Tập hợp đầy đủ chứng từ sửa chữa bao gồm: Phiếu yêu cầu giao việc, Lệnh sửa chữa kiêm biên bản nghiệm thu, Phiếu giao việc nghiệm thu trên tuyến, phiếu xuất kho (liên 3) sau khi các thành phần tham gia đã ký hoàn tất. Liên 2 của phiếu xuất kho chuyển phịng tài chính kế tốn theo dõi.
+ Tồng hợp theo dõi về chi phí BDĐK, SC đột xuất phát sinh trong BDĐK. + Chủ trì và phối hợp với nhân viên phịng tài chính kế tốn làm các thủ tục nhập kho hàng cũ và vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu sau khi phân loại còn tận dụng được.
Nhân viên quản lý kỹ thuật phương tiện có trách nhiệm:
+ Hồn tất các thủ tục nghiệm thu. In lệnh sửa chữa kiêm biên bản nghiệm thu trên phần mềm, sau đó chuyển cho các bộ phận xác nhận nghiệm thu các hạng mục đã thực hiện sửa chữa, thay thế.
+ In phiếu thu hồi đồ cũ trên phần mềm và chuyển cho Thủ kho ký xác nhận đã nhập kho đồ cũ, sau đó chuyển cho trưởng phịng kế hoạch kỹ thuật ký hồn tất thủ tục.
+ Phối hợp kết hợp với Đốc công, công nhân sửa chữa và Thủ kho lập biên bản phân loại vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu cũ còn tận dụng được và lập biên bản thanh lý vật tư phụ tùng, ngun nhiên vật liệu khơng cịn sử dụng được nữa.
+ Hoàn tất các biểu mẫu thống kê, theo dõi công tác BDĐK, sửa chữa đột xuất phát sinh và lập các báo cáo BDSC hàng ngày.
+ Tổng hợp kết quả BDSC của đơn vị theo tháng/quý/năm.
+ Lập báo cáo, vào sổ lý lịch xe và lưu hồ sơ có liên quan theo quy định. - Lái xe có trách nhiệm:
+ Phối hợp cùng với Đốc cơng trong suốt q trình BDSC của cơng nhân sửa chữa và cùng với nhân viên quản lý kỹ thuật nghiệm thu kỹ thuật và chất lượng cuối cùng.
68
+ Giám sát vật tư phụ tùng thay thế đúng chủng loại, chất lượng. + Ký vào biên bản nghiệm thu kỹ thuật cuối cùng khi có yêu cầu.
- Trưởng/phó bộ phận kỹ thuật vật tư có trách nhiệm: ký nghiệm thu kết quả cuối cùng công việc BDSC phương tiện vào toàn bộ hồ sơ sửa chữa. Hoàn tất, kiểm tra và giám sát các khâu, các cơng đoạn của chu trình đúng quy định.
Bước 6: Cấp giấy xác nhận và bàn giao phương tiện.
- Đốc cơng có trách nhiệm: Bàn giao phương tiện đạt kết quả tốt cho nhân viên quản lý kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật vật tư để xếp phương tiện vào vị trí quy định.
- Nhân viên quản lý kỹ thuật có trách nhiệm: Bàn giao xe cho lái xe hoặc nhân viên giao nhận phương tiện (khi có mặt) để cấp dầu, đưa vào vị trí rửa xe theo quy trình rửa xe và kiểm sốt chất lượng và xếp xe vào bãi đỗ theo quy định.
Bước 7: Báo cáo.
- Trưởng bộ phận kỹ thuật vật tư có trách nhiệm:
+ Báo cáo biến động trong quá trình thực hiện chu trình và quản lý điều hành. + Tổng hợp báo cáo, phân tích và đề xuất các biện pháp, giải pháp đem lại hiệu quả.
+ Kiểm tra chất lượng sau BDSC.
Đánh giá phương án: Quy trình đã phân rõ nội dung cơng vi c cũng như từng bộ phận phải đảm nhiệm và thực hiện từng cơng đoạn của q trình BDSC, từ khi tiếp nhận xe, kiểm tra ban dầu, cung ứng vật tư, thực hiện bảo dưỡng cho đến quá trình nghiệm thu kết quả. Mỗi cơng đoạn đều có người chịu trách nhiệm phải hoàn thành nên đảm bảo được chất lượng công tác BDSC, các nội dung được thực hiện nhanh chóng làm giảm thời gian xe nằm, góp phần thực hiện kế hoạch lượt xe trong năm do phòng kế hoạch đề ra.
b. Xây dựng lên các quy định quy chế trong công tác BDSC
- Quy chế của ban quản lý công ty ban hành nhằm xác lập trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của các cá nhân có liên quan trong việc thực hiện đúng các quy định của công ty trong bảo dưỡng sửa chữa. Nhằm làm cho công việc BDSC phương tiện được thực hiện đúng, đủ và nhịp nhàng, tránh trường hợp vi phạm đáng tiếc xảy ra.
➢ Quy định chung:
69
+ Các công việc bảo dưỡng ngày đối với các phương tiện nằm tại bến công ty sẽ do công nhân xưởng bảo dưỡng sửa chữa đảm nhận.
+ Xưởng bảo dưỡng sửa chữa có trách nhiệm lên kế hoạch, chuẩn bị sẵn sàng nhân lực, vật tư phụ tùng để thực hiện nhiệm vụ bảo dưỡng sửa chữa đúng theo yêu cầu về tiến độ cũng như chất lượng bảo dưỡng sửa chữa. Các công việc này xưởng cần lập báo cáo đưa lên lãnh đạo kí duyệt.
➢ Tổ chức thực hiện kế hoạch
Việc phân công trách nhiệm quyền hạn cho lái phụ xe, công nhân bảo dưỡng sửa chữa và cán bộ quản lý cụ thể như sau:
• Phịng kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Tham mưu quản lý kỹ thuật phương tiện với ban giám đốc; xây dựng kế hoạch quản lý về định ngạch cho công ty.
+ Phối hợp với lái phụ xe và của để xử lý các phát sinh trong quá trình vận hành trên tuyến.
+ Kiểm tra việc xe có vào sửa chữa đúng định ngạch khơng
• Xưởng bảo dưỡng sửa chữa:
Kiểm tra nhận bàn giao phương tiện và giấy tờ xe với lái xe; vệ sinh phương tiện,