2.1. Tổng quan về cơng ty Cổ phần Timescom Tồn cầu
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
a. Cơ cấu bộ máy công ty
- Cơ cấu công ty bao gồm: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc: bao gồm 01 Tổng giám đốc, 02 P. Tổng giám đốc và 01 Giám đốc Tài chính
- Dưới Ban giám đốc là 05 phòng, ban: Phịng Hành Chính – Nhân Sự Phịng Tài Chính – Kế Tốn
Phòng Kinh Doanh Dầu Nhờn Shell Phòng Dự Án
Phòng Kinh Doanh Tổng Hợp
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty theo chế độ 1 thủ trưởng. Mỗi một bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp từ lãnh đạo cấp cao hơn. Ban giám đốc trực tiếp quản lý các bộ phận, các phịng ban trong cơng ty quản lý cấp thấp hơn.
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
Hình 2. 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí bộ máy cơng ty
b. Phương pháp tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh
Tổng giám đốc trực tiếp điều hành quản lý các bộ phận. Đội xe thực hiện cơng tác quản lý tồn bộ phương tiện vận chuyển, lái xe trực tiếp nhận thông báo từ bộ phận
CT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ MR. ĐẶNG TIẾN THÀNH BAN GIÁM ĐỐC TGĐ: MR. TRẦN NGỌC DŨNG P.TGĐ: MR. NGUYỄN ĐỨC THẮNG P.TGĐ: MR. DƯƠNG PHI HÙNG GĐ TC: MRS. NGUYỄN THỊ LAN ANH
P. Hành Chính – Nhân Sự P. Tài Chính – Kế Toán P. Kinh Doanh Dầu Nhờn P. Dự Án P. Kinh Doanh Tổng Hợp Đội Xe HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
điều độ phịng Kinh doanh Tổng hợp để vận chuyển.
- Loại hình kinh doanh của cơng ty : dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường bộ.
- Phạm vi hoạt động của phương tiện: Phương tiện vận tải của cơng ty tham gia vận chuyển hàng hóa theo các đầu mối hàng hóa của chủ hàng, có tầm hoạt động trong khu vực Đông Nam Á.
- Lái xe được tuyển chọn theo Quy trình chặt chẽ của cơng ty, đảm bảo về trình độ văn hóa, các yêu cầu tiêu chuẩn Lái xe tải :
+ Số lượng lái xe đảm bảo thường xuyên có từ 01 Lái xe/đầu xe trở lên đối với quãng đường chạy xe ngắn, 02 lái/đầu xe đối với xe chạy đường dài.
+ Đảm bảo tư cách đạo đức tốt, có tác phong, lối sống sinh hoạt lành mạnh. + Có đủ sức khỏe lái xe thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, nghiêm cấm sử dụng các chất gây nghiện, không uống rượu, bia trước và khi điều khiển phương tiện.
+ Bằng lái xe: Có bằng lái xe đạt trình độ C trở lên theo Quy định do các trung tâm đào tạo lái xe có chức năng đào tạo cấp.
+ Có thâm liên lái xe vận tải hàng hóa bằng ơ tơ, ý thức chấp hành luật giao thông, các Quy định về đảm bảo an tồn khi tham gia giao thơng.
- Thành lập về ban an tồn giao thơng : Để hỗ trợ cho Ban giám đốc trong việc quản lý lái xe trong việc chấp hành luật an tồn giao thơng Cơng ty quyết định thành lập bộ phận theo d i về an tồn giao thơng.
c. Chức năng nhiệm vụ các phịng ban
Phịng kế tốn
- Phản ánh và có chức năng giám đốc đối với tất cả các hoạt động kinh tế của công ty. Hướng dẫn, phổ biến các chế độ chính sách mới về tài chính kế tốn trong nội bộ cơng ty.
- Cố vấn trực tiếp cho lãnh đạo cơng ty, thực hiện đúng các chế độ chính sách quản lý tài chính của nhà nước theo quy định hiện hành.
- Kiểm tra giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn đưa vào sản xuất kinh doanh đảm bảo hiệu quả, an tồn, phát triển được vốn của cơng ty.
- Lập và nộp báo cáo đúng thời hạn kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng của từng tuyến, báo cáo tài chính quý, năm và các số liệu cần thiết của công ty cho tổng giám đốc.
- Theo dõi các khoản nợ của khách hàng và các khoản thu chi khác.
- Nghiên cứu các biện pháp quản lý tài chính để tham mưu cho tổng giám đốc để thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả, giảm được các lãng phí khơng cần thiết cho cơng ty.
- Quản lý, theo dõi và lên bảng cân đối tài sản cho công ty, các loại tài sản, khấu hao, thuế …
- Thanh toán tiên lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên, trích nộp các khoản theo quy định và thanh toán các khoản liên quan tới bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Lập kế hoạch tiền lương cho kỳ sau và báo cáo cho giám đốc. - Theo dõi thanh tốn tạm ứng nội bộ.
Phịng hành chính- nhân sự
- Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, nâng bậc lương hàng năm cho người lao động.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ tay nghề cho người lao độn.
- Tổ chức thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHLĐ và các chế độ liên quan khác. - Thực hiện bảng đối chiếu quý, nửa năm, môyj năm với cơ quan bảo hiểm về việc mua bảo hiểm
- Lập hồ sơ trình hội đồng kỉ luật Công ty xét xử đối với những trường hợp vi phạm nội quy, quy chế Công ty đã ban hành.
- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các các chính sách lương bổng, khen thưởng, phúc lợi, phụ cấp cho CBNV.
- Quản lý lực lượng quân dân tự vệ, quân dân dự bị và công tác thăm hỏi các gia đình chính sách.
- Làm cơng tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, kiến thiết cơ bản nhỏ cho Công ty.
- Quản lý môi trường, tổ chức chăm sóc sức khoẻ cho người lao động.
Phòng kinh doanh dầu nhờn
Chịu trách nhiệm phân phối các mặt hàng Shell cho các khách hàng tại khu vực miền Bắc. Tập hợp các yêu cầu vận chuyển của khách hàng, tìm hiểu và nắm bắt các điều kiện, đặc điểm về hàng hóa,tuyến đường, thời gian vận chuyển…
Phòng dự án
Tổ chức dự án cho tập đồn viễn thơng (VNPT), là lập dự án vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng.
Phòng kinh doanh tổng hợp
Quản lý bộ phận mình, chăm sóc khách hàng cũ, phát triển khai thác thêm khách hàng mới, đảm bảo ổn định và phát triển thường xuyên số lượng khách hàng. Tập hợp
các yêu cầu vận chuyển, tìm hiểu và nắm bắt các điều kiện, đặc điểm về hàng hóa, tuyến đường, thời gian vận chuyển. Chịu trách nhiệm về chứng từ vận chuyển, kiểm hóa hàng hóa trước khi vận chuyển. Đảm bảo quá trình vận chuyển liền mạch từ nơi giao đến nơi nhận.
- Bộ phận điều độ: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa,quản lý đồn xe, điều hành và phân bổ xe.
- Bộ phận quản lý kỹ thuật phương tiện: Bộ phận giúp việc cho Giám đốc về nghiệp vụ chăm sóc kỹ thuật phương tiện,bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện kịp thời để phục vụ cho hoạt động vận tải của Công ty.
- Bộ phận quản lý chi phí vận tải: Bộ phận giúp việc cho Giám đốc về nghiệp vụ quản lý, kiểm tra chi phí vận tải, giúp cơng ty thống kê, hoạch tốn được tất cả các chi phí phát sinh trong q trình vận chuyển hàng hóa.
- Bộ phận theo d i an tồn giao thơng: Hỗ trợ cho Ban giám đốc trong việc quản lý lái xe trong việc chấp hành luật an tồn giao thơng.
- Đội xe:
+ Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc lựa chọn tuyến đường xe chạy.
+ Có nhiệm vụ điều khiển phương tiện theo lệnh vận chuyển, giữ gìn và bảo quản phương tiện tốt, an toàn, sạch sẽ.
+ Là người đại diện cho công ty làn việc với khách hàng trong việc giao nhận hàng hóa, hồ sơ giấy tờ, cung cấp những thơng tin cần thiết về dịch vụ của công ty đến khách hàng và tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng về dịch vụ của công ty.
+ Là người tham gia vào công tác quản lý của cơng ty, đóng góp ý kiến cho cơng ty về mọi vấn đề liên quan đến lĩnh vực của mình và các lĩnh vực khác trong cơng ty.
+ Mở sổ nhật ký hàng ngày ghi lại: thời gian bốc hàng, thời gian giao hàng, số container, số chì, hành trình của phương tiện (tuyến đường, số km lăn bánh, số chuyến), những hư hỏng đột xuất, tình trạng kỹ thuật của phương tiện, các lần sửa chữa, thay thế phụ tùng, săm lốp, ắc quy…
+ Kịp thời báo cáo cho trung tâm điều độ biết tình trạng kỹ thuật của phương tiện do mình quản lý, kể cả xe đang hành trình trên đường để lãnh đạo có kế hoạch sửa chữa, điều động bố trí kịp thời.