TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ WEBSITE
2.2.2.1. Quy trình tổ chức thông tin trên website
Việc tổ chức thông tin trên một website được thực hiện theo một qui trình gồm các bước theo thứ tự:
a) Phân chia các khối thông tin lớn thành các đơn vị thông tin nhỏ, logic, thống nhất
Đa số thông tin trên World Wide Web là các bài giới thiệu ngắn, không cần sắp xếp theo trình tự nối tiếp. Các mẩu tin ngắn, riêng biệt ln thích hợp với các liên kết Web. Mặt khác, độc giả của website thường muốn tìm thấy một phần thơng tin chủ định, chứ khơng phải tồn bộ cả một khối thông tin đồ sộ để rồi mất thời gian lọc và tìm kiếm các thơng tin mình cần. Tuy nhiên, nếu thông tin bị chia cắt quá nhỏ thành vụn vặt cũng sẽ làm độc giả thất vọng vì họ phải mất cơng tìm kiếm, lắp ghép và xâu chuỗi các thông tin. Lưu ý rằng, trên thực tế, kiến trúc gồm từ một đến ba trang (in) thông tin là vừa đủ cho một đoạn thông tin trên Web.
Cách thức tổ chức và phân chia thông tin trên website phải thể hiện được sự linh động, nhất quán và xuyên suốt cho toàn website, đặc biệt
phải tạo ra sự thuận tiện cho mọi đối tượng độc giả. Cách tốt nhất để phân chia và tổ chức thông tin là thực hiện theo bản chất, chủ đề của từng loại nội dung cụ thể. Ngồi ra, đơi khi cũng nên tạo một tài liệu dài trên website như một bản tổng hợp của các đoạn thơng tin để độc giả có thể lưu hay in chúng.
b) Thiết lập hệ thống phân cấp theo tầm quan trọng của đơn vị thông tin
Để tổ chức thông tin trên website, việc xác định cấu trúc định vị cơ bản cho độc giả là chưa đủ, mà còn cần đến sự phân cấp thông tin theo tầm quan trọng và tính tổng quát của từng loại thông tin. Mọi "đoạn" thông tin nên được sắp xếp theo mức độ quan trọng, đồng thời được hệ thống hóa theo mức độ quan hệ giữa các thành phần. Khi đã xác định được tính hợp lý của các mức ưu tiên, thì nên xây dựng một hệ thống phân cấp từ mức ưu tiên cao nhất (mức tổng quát) xuống đến mức thấp nhất (mức chi tiết). Một hệ thống phân cấp thông tin được tổ chức và phân chia hợp lý là thực sự cần thiết đối với mỗi một website, vì ý tưởng “trang chủ - liên kết” phụ thuộc vào sự phân cấp, từ cái nhìn khái quát nhất của toàn website (trang chủ), qua các menu con (trang liên kết) xuống đến trang nội dung đã ngày càng trở nên phổ biến.
Hình 2.4. Hệ thống phân cấp của website
c) Xây dựng cấu trúc liên kết giữa các hệ thống phân cấp thông tin
Một hệ thống phân cấp thơng tin hồn hảo phải là một hệ thống có tính cân xứng và đáp ứng được các mong muốn của độc giả. Hệ thống được tổ chức hợp lý sẽ cho phép độc giả dự đốn đúng vị trí họ có thể tìm thấy thơng tin họ cần tìm. Các đơn vị thơng tin trên website được sắp xếp bằng hình ảnh, dán nhãn, được nhóm và phân loại nhất quán cho phép độc giả mở rộng nhận biết từ các trang đã xem vào các trang mới đối với họ. Do vậy, không thể tổ chức thông tin trên một website như sau:
Hình 2.5. Cấu trúc liên kết khơng hợp lý
của hệ thống phân cấp thông tin
(Nguồn: [1])
Trong hình vẽ trên, có thể thấy rằng các đơn vị thông tin không được sắp xếp theo trật tự, đồng thời các liên kết giữa chúng cũng khơng được thể hiện rõ ràng, vì thế, độc giả sẽ rất khó để tìm ra được vị trí của thông tin mà họ cần.
d) Đánh giá chức năng, tính thẩm mỹ của hệ thống phân cấp thơng tin
Cần tổ chức và thiết kế các khối thông tin trên website sao cho phù hợp, cân bằng giữa cấu trúc và quan hệ của Menu hay trang chủ (Homepage) với các trang nội dung độc lập, các đồ hoạ liên kết và các tài liệu. Mục tiêu là tạo ra một hệ thống phân cấp của menu và trang Web thật tự nhiên đối với độc giả, không gây trở ngại hoặc làm họ lúng túng khi đọc website.
Hình 2.6. Cấu trúc menu quá nơng
(Nguồn:[1])
Nếu website phát triển nhanh thì sự cân bằng giữa các menu và các trang Web là thực sự cần thiết. Các phản hồi của độc giả (thông qua phân tích việc sử dụng website) có thể giúp xem xét cấu trúc website có cịn thích hợp khơng, hay có phần nào thiết kế kém khơng. Các tài liệu phức tạp đòi hỏi sự phân bổ menu sâu, nhưng độc giả lại không bao giờ muốn vào các trang Web mà hệ thống menu khơng có khả năng truy cập trực tiếp, vì vậy, cần tạo ra một website như một cây phân lớp thích hợp có khả năng truy cập thông tin nhanh và giúp độc giả dễ dàng nhận biết thông tin được tổ chức như thế nào.
Hình 2.7. Cấu trúc menu cân bằng