5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.2. Thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Doosan Việt Nam
2.2.4. Thực trạng về thời gian
Ngoài những chỉ tiêu trên, một chỉ tiêu khác cũng quan trọng và ảnh hƣởng lớn đến hoạt động thu mua đó chính là vấn đề về thời gian thực hiện. Thời gian của một quy trình dài hay ngắn gây ảnh hƣởng rất lớn đến tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì thế mà Doosan Việt Nam luôn đặt mục tiêu giảm thiểu tối đa thời gian thực hiện một quy trình thu mua nhƣng vẫn thực hiện đầy đủ các bƣớc của quy trình.
Tại Doosan Việt Nam, chỉ tiêu thời gian thực hiện đƣợc xét theo 4 giai đoạn chính, đó là thời gian tiếp nhận đơn hàng, thời gian thỏa thuận hợp đồng, thời gian xuất hàng, thời gian vận chuyển. Trong đó, thời gian tiếp nhận đơn hàng đƣợc tính từ khi bộ phận thu mua của Doosan Việt Nam nhận đƣợc yêu cầu đặt hàng từ các bộ phận khác, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và nhà cung cấp phản hồi về tình trạng hàng hóa. Thời gian thỏa thuận hợp đồng là khoảng thời gian mà hai bên cùng nhau thỏa thuận về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại hàng hóa và đi đến những thống nhất về các điều khoản hợp đồng về vận chuyển, ƣu đãi hay thanh toán. Thời gian xuất hàng là thời gian để nhà cung cấp chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để giao cho doanh nghiệp và hồn tất các thủ tục quản lý, đây là giai đoạn chiếm thời gian nhiều nhất trong một quy trình. Thời gian vận chuyển đƣợc tính từ khi nhà cung cấp xuất hàng đến khi doanh nghiệp nhận đƣợc hàng tại kho của Doosan Việt Nam.
Biểu đồ 2.7: Thời gian trung bình của hoạt động thu mua 2017 đến quý I/2019
(Nguồn: Phòng thu mua Doosan Việt Nam)
Thời gian hoạt động trên biểu đồ trên là thời gian trung bình của một quy trình để các bộ phận của Doosan Việt Nam nhận đƣợc hàng hóa từ nhà cung cấp từ 2017 đến quý I/2019. Thời gian trung bình của cả quy trình giảm dần từ 17,9 ngày xuống còn 11,9 ngày. Trong đó các hoạt động tiếp nhận đơn hàng, thỏa thuận hợp đồng, xuất hàng, vận chuyển cũng giảm dần cho thấy hiệu quả về mặt thời gian của hoạt động thu mua đang ngày càng đƣợc cải thiện.
3.2 2.5 2.1 8.4 6.7 5.6 3.6 2.9 2.4 2.7 2.2 1.8 17.9 14.3 11.9 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 2017 2018 Quý I/2019 Vận chuyển Xuất hàng
Thỏa thuận hợp đồng Tiếp nhận đơn hàng Tổng thời gian trung bình
Biểu đồ 2.8: Thời gian trung bình của hoạt động thu mua quý I/2019
(Nguồn: Phòng thu mua Doosan Việt Nam)
Thời gian hoạt động trên biểu đồ trên là thời gian trung bình của một quy trình để các bộ phận của Doosan Việt Nam nhận đƣợc hàng hóa từ nhà cung cấp trong quý I/2019. Thời gian trung bình hiện nay là 11,9 ngày. Trong đó hoạt động xuất hàng của nhà cung cấp chiếm nhiều thời gian nhất 5,6 ngày và thời gian tiếp nhận đơn hàng là ít nhất 1,8 ngày. Nếu xảy ra các vấn đề ngồi dự tính nhƣ hết hàng, các sản phẩm đặc biệt, … thì tìm kiếm nhà cung cấp và thỏa thuận hợp đồng sẽ khó khăn hơn, dẫn đến thời gian sẽ kéo dài hơn mức trung bình.
Với tình hình hoạt động thu mua của Doosan Việt Nam hiện nay thì hoạt động chiếm nhiều thời gian nhất đó chính là thời gian xuất hàng của nhà cung cấp. Đây là một hoạt động mang tính chất bị động, doanh nghiệp không thể chủ động hoàn toàn trong việc rút ngắn thời gian của quy trình này. Thay vào đó, doanh nghiệp đã có những biện pháp từ đầu trong việc chọn lựa các nhà cung cấp thì một trong những tiêu chí ƣu tiên hàng đầu chính là thời gian xuất hàng của nhà cung cấp cho một đơn hàng.
1.8 2.4 5.6 2.1 11.9 11.9 11.9 11.9 Tiếp nhận đơn hàng Thỏa thuận hợp đồng Xuất hàng Vận chuyển
Thời gian hoạt động thu mua
Với nhiều nỗ lực hơn trong những năm gần đây, vấn đề thời gian của một quy trình hoạt động đang ngày càng đƣợc cải thiện tại Doosan Việt Nam mà nhân tố quan trọng nhất chính là hệ thống quản lý Oracle ERP (Oracle Enterprise Resources Planning) - một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp do Oracle cung cấp. Hệ thống này giúp cho bộ phận thu mua khắc phục đƣợc rất nhiều khó khăn gây mất nhiều thời gian nhƣ thời gian để hoàn tất một bộ chứng từ bằng giấy tờ; nhiều ngƣời tham gia vào cơng đoạn phân tích, xử lý, lƣu trữ chứng từ; thời gian kiểm tra, giám sát các thủ tục hành chính; thời gian khắc phục những sai sót và thời gian kiểm sốt hàng hóa tồn kho.
Đây là một bƣớc tiến quan trọng trong việc cải thiện hoạt động thu mua. Mọi thông tin sẽ đƣợc lƣu trữ có hệ thống và dễ dàng truy cập tùy vào trạng thái phân quyền sẽ làm giảm thiểu thời gian thực hiện các bƣớc đầy đủ của một quy trình thu mua.