Quá trình xác định nhu cầu mua hàng tại Doosan Việt Nam đƣợc diễn ra hết sức nhanh chóng và chính xác nhờ vào sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý ERP. Nhờ đó, bộ phận thu mua có thể nhanh chóng nhận đƣợc yêu cầu từ các bộ phận khác trên hệ thống mà không cần phải mất thời gian cho các thủ tục giấy tờ nhƣ trƣớc. Đồng thời, nhân viên thu mua có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra tiến độ đơn hàng có sẵn trên hệ thống. Chính vì thế mà nhân tố này mang đến những ảnh hƣởng tích cực đến hoạt động thu mua vì giảm thiểu đƣợc thời gian của một chu kỳ thu mua sản phẩm.
b. Lựa chọn nhà cung cấp
Đối với hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp mới, bộ phận thu mua của Doosan Việt Nam sẽ xem xét các thơng tin trên mạng internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin hoặc những nguồn thông tin từ những cuộc khảo sát, điều tra, thậm chí là hỏi ý kiến của các chuyên gia đầu ngành sản xuất công nghiệp. Sau quá trình khảo sát các nhà cung cấp, trên cơ sở thông tin thu thập đƣợc, bộ phận thu mua sẽ xử lý nguồn thơng tin, phân tích đánh giá từng nhà cung cấp trên cơ sở tiêu chuẩn đặt ra nhƣ về chất lƣợng sản phẩm, chủng loại hàng hóa, số lƣợng hàng hiện có, thời gian giao hàng, giá cả, chi phí vận chuyển, ƣu đãi chiết khấu. Dựa vào cơ sở đó để thiết lập danh sách những nhà
cung cấp đạt yêu cầu, sau đó sẽ gửi thơng tin của lơ hàng đến nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp có khả năng đáp ứng, bộ phận thu mua của Doosan Việt Nam sẽ tiến hành quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. Doosan Việt Nam và nhà cung cấp sẽ đàm phán về giá mua, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, nguyên tắc… Sau khi hợp đồng đã đƣợc ký kết, trong khâu thực hiện hợp đồng cần theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn, sẽ đặt mối quan hệ lâu dài nếu đạt yêu cầu và chấm dứt nếu thực sự không đạt các yêu cầu đã đề ra. Mỗi nhà cung cấp mới sẽ đƣợc lên thông tin trên hệ thống quản lý ERP những thông tin cơ bản nhƣ tên doanh nghiệp, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ, số điện thoại…
Hiện nay Doosan Việt Nam chủ yếu chỉ hợp tác với các nhà cung cấp sẵn có, vì vậy giá cả cao hơn so với các nhà cung cấp khác trên thị trƣờng. Hoạt động tìm kiếm những nhà cung cấp mới chƣa thực sự hiệu quả. Đồng thời, công ty vẫn chƣa có một tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá khả năng đạt yêu cầu của các nhà cung cấp mà hồn tồn dựa vào cảm tính của nhân viên bộ phận thu mua.
Bởi sự hạn hẹp về kiến thức của nhân viên thu mua nên quá trình tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu mới của các nhà cung cấp mới cịn rất nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian, dẫn đến hiện trạng tồn đọng nhiều yêu cầu mua hàng nhƣng không đƣợc mua kịp thời, làm chậm tiến độ sản xuất kinh doanh gây tác động tiêu cực đến hoạt động thu mua.
c. Lập đơn hàng
Sau khi tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp phù hợp, bộ phận thu mua của Doosan Việt Nam sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp và tiến hành ký kết hợp đồng với mục đích thống nhất chủng loại đặc điểm hàng hóa Doosan Việt Nam cần để sản xuất, giá cả và các chính sách giá cả, phƣơng thức thanh toán và thời gian thanh tốn cho nhà cung cấp. Bởi vì q trình đàm phán rất quan trọng nên Doosan Việt Nam thƣờng lựa chọn các nhân viên với trình độ chuyên mơn và khả năng giao tiếp tốt, chính vì thế mà
thống kê cho thấy, Doosan Việt Nam có đƣợc những chính sách hàng hóa và giá cả tốt hơn so với các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực.
Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, nhân viên thu mua sẽ lên đơn hàng (PO – Purchase Order) và quản lý bộ phận thu mua sẽ kiểm tra lần cuối về giá, số lƣợng, điều kiện, điều khoản, …sau đó ký duyệt PO. Sau khi đƣợc duyệt, nhân viên thu mua sẽ tiến hành gửi cho nhà cung cấp bằng hình thức email hoặc fax. Nhà cung cấp sẽ dựa vào PO đồng thời đối chiếu với hợp đồng thu mua có kế hoạch giao hàng cụ thể. Nhân viên bộ phận thu mua sẽ xem xét kế hoạch giao hàng và theo dõi nhận hàng.
(Nguồn: Phòng thu mua Doosan Việt Nam)