CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG
1.4. Cấu trúc và các hoạt động Chuỗi cung ứng
1.4.1. Cấu trúc Chuỗi cung ứng
Một Chuỗi cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản
thân đơn vị sản xuất và khách hàng. Ngoài ra cũng phải kể đến các yếu tố khác: nhà phân phối và nhà bán lẻ.
Nhà cung cấp
Là các công ty bán sản phẩm dịch vụ và nguyên liệu đầu vào cần thiết cho q trình sản xuất, kinh doanh. Thơng thường nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm, các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ.
Đơn vị sản xuất
Là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa ở đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm tạo nên sự thông suốt của dây chuyền cung ứng.
Nhà phân phối
Là các doanh nghiệp mua số lượng lớn sản phẩm từ các nhà sản xuất và phân phối đến khách hàng của họ, gọi là nhà bán sỉ. Vai trò của nhà phân phối là điều phối lượng cầu về sản phẩm cho các nhà sản xuất bằng cách trữ hàng tồn và thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh để tìm kiếm và phục vụ khách hàng. Nhà phân phối có thể tham gia vào việc mua hàng từ nhà sản xuất để bán cho khách hàng, đôi khi họ chỉ là môi giới sản phẩm giữa nhà sản xuất và khách hàng. Bên cạnh đó, chức năng của nhà phân phối là thực hiện quản lý tồn kho, vận hành kho, vận chuyển sản phẩm, hỗ trợ khách hàng và dịch vụ hậu mãi.
Nhà bán lẻ
Họ là những người chuyên trữ hàng và bán với số lượng nhỏ hơn đến người tiêu dùng cuối cùng. Họ luôn theo dõi nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, để mang về những sản phẩm phù hợp. Các của hàng tạp hóa, hệ thống siêu thị các cửa hàng giới thiệu sản phẩm đều là những nhà bán lẻ.
Khách hàng
Là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.
Như vậy, Chuỗi cung ứng là một tổng thể giữa nhiều nhà cung ứng và khách hàng được kết nối với nhau; trong đó mỗi khách hàng đến lượt mình lại là nhà cung ứng cho tổ chức tiếp theo cho đến khi thành phẩm tới được tay người tiêu dùng. Nói một cách khác có thể xem Chuỗi cung ứng là một mạng lưới bao gồm những đơn vị, cơng đoạn có liên quan với nhau trong việc khai thác tài nguyên nhằm sản xuất ra sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng kể cả công đoạn trung gian như vận tải, kho bãi, bán buôn, bán lẻ và bản thân khách hàng. Bản thân mỗi doanh nghiệp cũng là một Chuỗi cung ứng thu nhỏ bao gồm các bộ phận sản xuất, các bộ phận có chức năng liên quan đến thoả mãn nhu cầu khách hàng như tài chính, cơng nghệ thơng tin, phát triển sản phẩm mới, tiếp thị, bán hàng, phân phối, dịch vụ khách hàng.
Ba dịng ln chuyển được xem xét trong bất kì Chuỗi cung ứng nào:
Dòng vật liệu là dòng dịch chuyển từ nhà cung cấp đến nhà bán lẻ trong đó nguyên vật liệu được chuyển đổi thành sản phẩm và sau đó chuyển đến khách hàng.
Dịng thơng tin bao gồm dữ liệu được lưu trữ và truy xuất mỗi khi trạng thái hệ thống thay đổi.
1.4.2. Các hoạt động của Chuỗi cung ứng
Hoạt động của Chuỗi cung ứng tập trung vào việc tích hợp một cách hiệu quả nhà cung cấp, người sản xuất, nhà kho và các cửa hàng, nó bao gồm những hoạt động của công ty ở nhiều cấp độ, từ cấp độ chiến lược đến chiến thuật và tác nghiệp.
Cấp độ chiến lược: là các quyết định có tính dài hạn của tổ chức. Những quyết định bao gồm số lượng, vị trị và công suất của các kho, các nhà máy sản xuất, hoặc dòng dịch chuyển nguyên vật liệu trong chuỗi.
Cấp độ chiến thuật: là các quyết định được đưa ra ở nhiều nơi, nhiều thời điểm. Những quyết định bao gồm thu mua và sản xuất, các chính sách tồn kho và các chiến lược vận tải …
Cấp độ tác nghiệp: là các quyết định hằng ngày như lên thời khóa biểu, lập lộ trình xe vận tải,…
Các hoạt động trong Chuỗi cung ứng có thể bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, thu mua hàng, sản xuất, tồn trữ, phân phối, thu hồi sản phẩm lỗi. Mỗi hoạt động sẽ liên kết với nhau một cách nhịp nhàng. Cụ thể:
Lập kế hoạch
Trong hoạt động của Chuỗi cung ứng, lập kế hoạch là khâu quan trọng nhất bao trùm lên các hoạt động khác. Việc lập kế hoạch ở đây được thực hiện ở hai cấp độ: một là kế hoạch tổng thể cho toàn chuỗi mang tính trung hạn và dài hạn, mặt khác kế hoạch cũng phải được thực hiện ở từng khâu của chuỗi. Sau khi lập kế hoạch, thông tin sẽ được truyền đến tất cả các khâu trong chuỗi, nhờ đó mọi hoạt động trong chuỗi được tổ chức thống nhất và có tính hệ thống. Ví dụ: kế hoạch tìm nguồn hàng, kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra lượng nguyên vật liệu cần thiết, nguồn cung những nguyên vật liệu này, số lượng hàng cần sản xuất; kế hoạch giao hàng cung cấp những thông tin cần
nguyên liệu và khâu thành phẩm) cung cấp thông tin về kế hoạch trả hàng để có phương án đặt hàng mới….Để có được kế hoạch tốt chúng ta phải có nguồn thơng tin tốt. Nếu muốn xác định lượng hàng cần thiết cho thị trường ta phải dựa vào các yếu tố như mức độ tiêu dùng, tồn kho, điều kiện kinh tế, thị trường và những thông tin về đối thủ cạnh tranh… Muốn lập kế hoạch cung ứng, người lập phải hiểu được các nguồn lực cả bên trong và ngoài doanh nghiệp như lực lượng lao động, công suất, kho bãi, phương tiện vận chuyển, … Kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể, tập trung được nguồn lực vào những lĩnh vực cần ưu tiên và quan trọng là nó phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng hỗ trợ chiến lược chung của doanh nghiệp.
Tìm nguồn hàng và thu mua hàng
Thực hiện quá trình mua hàng gồm đặt hàng, xác nhận đơn hàng, nhận hàng, kiểm tra, thanh toán trên cơ sở kế hoạch về nguồn hàng đã được lập. Ngồi ra, cơng việc này cịn liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp. Mục đích của hoạt động này là tìm được nguồn hàng có chất lượng ổn định, phù hợp với những yêu cầu trong sản xuất của doanh nghiệp, tiết giảm chi phí thơng qua lợi thế về quy mô, tăng khả năng linh hoạt trong sản xuất nhờ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp - hỗ trợ về điều kiện giao hàng, thanh toán, …
Sản xuất
Là công đoạn biến nguyên vật liệu thành thành phẩm theo quy cách, chất lượng đã đề ra nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sản xuất có thế lựa chọn nhiều phương án khác nhau: sản xuất theo đơn hàng (make to order), sản xuất để dự trữ (make to stock) và lắp ráp theo đơn hàng (engineer to order). Nhiều vấn đề cần được quan tâm trong quá trình sản xuất như kiểm định chất lượng nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của nhà máy, kế hoạch sản xuất của nhà máy, chất lượng sản phẩm, tồn kho, đóng gói.
Ngày nay, để tăng khả năng linh hoạt của doanh nghiệp, giảm chi phí, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phương thức thuê đối tác bên ngồi gia cơng một phần hoặc sản xuất hoàn thiện toàn bộ sản phẩm. Mục tiêu khơng chỉ là chi phí thấp mà cịn là yêu cầu về tốc độ và mức độ cung ứng kịp thời. Tuy nhiên, yếu tố chất lượng sản phẩm phải được đặc biệt chú trọng nếu doanh nghiệp lựa chọn phương thức sản xuất này.
Tồn trữ
Hoạt động tồn trữ thông thường sẽ bao gồm 2 thành phần là tồn trữ nguyên vật liệu và thành phẩm. Để quá trình lưu kho được hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hoạt động của kho một cách bài bản. Bên cạnh đó, cần chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng để giúp bảo quản nguyên vật liệu và thành phẩm được tốt hơn, giảm hư hao, mất mát theo thời gian.
Phân phối
Quá trình giao hàng được bắt đầu từ việc nhận đơn hàng của khách hàng, bao gồm cả những hoạt động cần thiết để có được đơn hàng đó như chào giá cho đến thu được tiền của khách hàng. Các hoạt động cần thiết để hoàn tất đơn hàng như vận tải, kho bãi, phân phối. Tùy theo khả năng đáp ứng và chi phí thực hiện, các doanh nghiệp có thể lựu chọn tự vận chuyển hoặc chuyển giao cho bên thứ 3 thực hiện.
Hàng trả về
Áp dụng cho những nguyên vật liệu nhập về do không đúng tiêu chuẩn hoặc những hàng hoá bán ra thi trường không đảm bảo chất lượng. Để quản lý hoạt động này, điều đầu tiên là phải xác định những điều kiện nào thì hàng hố ngun liệu sẽ được trả về. Bên cạnh đó, thơng tin hàng trả về phải được phổ biến đến tất cả các khâu trong chuỗi nhằm đưa ra các biện pháp phòng ngừa và xử lý kịp thời.