CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG
2.2.3. Hoạt động tồn kho
Hoạt động tồn kho là một hoạt động khá xuyên suốt trong bất kỳ một Chuỗi cung ứng nào, phải kể đến như việc nhập nguyên liệu và các loại vật tư đầu vào, xuất nguyên liệu và vật tư để sản xuất thành phẩm và cuối cùng là nhập, xuất thành phẩm hoàn thành. Hoạt động tồn kho là hoạt động bao gồm việc nhập kho, lưu kho và xuất kho.
Hiện tại, Công ty Cổ phần Nông Dược HAI đang chia kho ra làm 02 dạng: là kho nguyên liệu và vật tư bao bì và kho thành phẩm để dễ dàng quản lý. Tuy chia làm 02 dạng kho nhưng các hoạt động của hai kho là khá giống nhau, cũng chia ra thành 3 giai đoạn chính là: nhập kho, lưu kho và xuất kho.
2.2.3.1. Hoạt động nhập kho
Kho nguyên liệu và vật tư bao bì: Khi nhà cung cấp giao hàng đến kho, để đảm
bảo hàng hóa đúng chất lượng yêu cầu như trong hợp đồng, sẽ có cơng đoạn kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa. Đối với ngun liệu, Phịng nghiên cứu hóa học sẽ cử nhân viên lấy mẫu để phân tích hàm lượng hóa chất xem có đủ tiêu chuẩn đề ra, có có vượt hàm lượng so với quy định của nhà nước hay khơng. Cịn đối với vật tư bao bì, thủ kho trực tiếp kiểm tra hàng hóa xem có bị móp méo, hư hỏng hay khơng. Trường hợp hàng hóa đạt yêu cầu đề ra, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa
Kho Thành phẩm: Thành phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được tổ KCS kiểm tra
để đảm bảo chất lượng và không bị lỗi. Nếu sản phẩm khơng bị bất cứ vấn đề gì về chất lượng thì tổ KCS sẽ đóng dấu đã kiểm tra và nhập kho thành phẩm.
Hình 2.8: Quy trình hoạt động nhập kho
Nguồn: Phòng Kho Vận
NHẬN HÀNG TỪ NHÀ CUNG CẤP/ PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
NHẬP KHO THỰC TẾ LẬP BIÊN BẢN XỬ LÝ KIỂM TRA HÀNG Hàng lỗi ĐÚNG KO ĐÚNG Hàng thiếu
Đối với trường hợp ngun liệu, vật tư bào bì và hàng hóa khơng đảm bảo đúng yêu cầu, hư hỏng hoặc lỗi thì thủ kho sẽ lập biên bản và trả hàng lại cho nhà cung cấp/xưởng sản xuất. Trường hợp hàng giao thiếu, thủ kho cũng lập biên bản ghi nhận số thực tế và tiến hành nhập kho.
2.2.3.2. Hoạt động lưu kho
Nguyên vật liệu và hàng hóa sau khi nhập kho sẽ được sắp xếp trên các pallet nhựa/gỗ theo tầng, lớp đúng quy định trên các kệ trong kho.
Mỗi kho có 8 dãy được đánh ký tự từ A đến H, mỗi dãy có 45 ơ đước đánh số từ 1 đến 45, mỗi ơ có 5 tầng. Đối với tầng một đến tầng ba, hàng hóa/nguyên vật liệu sẽ được lưu chuyển bằng xe nâng dầu, còn với các tầng cao hơn như tầng bốn và tầng năm thì hàng hóa sẽ được lưu chuyển bằng xe nâng điện.
Hàng hóa được sắp xếp trong kho theo nguyên tắc tên thành phẩm/nguyên liệu, ngày sản xuất, dấu KCS phải hướng ra ngoài để thủ kho dễ dàng quan sát để tiện cho việc xuất kho sau này.
Hàng hóa lưu kho định kỳ hàng tháng sẽ được thủ kho kiểm tra thường xuyên để tránh tình trạng hư hỏng và thất thoát. Hàng quý, một tổ kiểm kê sẽ xuống kho kiểm kê thực tế hàng hóa và nguyên vật liệu để nắm chính xác số lượng hàng hóa thực tế trong kho và xử lý những phát sinh trong q trình lưu kho hàng hóa.
2.2.3.3. Hoạt động xuất kho
Tương tự hoạt động nhập kho, hoạt động xuất kho của cả hai kho cũng khá giống nhau.
Căn cứ vào đơn hàng của Ban KD-TT gửi hằng ngày đối với thành phẩm hoặc lệnh sản xuất đối với nguyên vật liệu, kế toán kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sau khi được duyệt sẽ được chuyển xuống cho thủ kho làm cắn cứ để xuất hàng.
Hình 2.9: Quy trình hoạt động xuất kho
Nguồn: Phịng Kho Vận
Thành phẩm/nguyên vật liệu xuất kho theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước).
Đối với thành phẩm đang ở cửa kho, thủ kho và tài xế giao nhận phải kiểm tra lại lần cuối các thông tin như tên sản phẩm, ngày sản xuất, số lượng, có đúng với phiếu xuất kho chưa và có dấu KCS chưa trước khi giao hàng cho khách hàng.
Hoạt động tồn kho tuy được xây dựng theo quy trình tương đối chặt chẽ nhưng hiện tại vẫn cịn khá nhiều hạn chế và đang được các chuyên gia đánh giá là mắc xích dễ bị vớ nhất trong tồn bộ chuỗi cung ứng.
Ngun nhân chính là việc tồn kho hàng hóa đang mất cân bằng, một số hàng hóa ít có nhu cầu kinh doanh đang có lượng tồn kho khá lớn, điều này làm cho chi phí tồn kho cao, trong khi một số loại hàng hóa có nhu cầu cao lại khơng thể đủ hàng để
ĐƠN ĐẶT HÀNG/ LỆNH SẢN XUẤT
PHIẾU XUẤT KHO
XUẤT KHO DUYỆT
YES
đáp ứng một cách kịp thời để tạo ra doanh thu. Tác nhân của việc này chính là việc lập kế hoạch ban đầu chưa chính xác.
Ngồi ra, hoạt động tồn kho cịn có một số hạn chế như: chưa có sơ đồ kho, nhân viên nhập xuất hàng còn bất cẩn, hệ thống khử mùi chưa được hoàn thiện, …