Chỉ tiêu Tiêu chí đánh giá Trọng số
Chất lượng (40%) Đảm bảo 100% chất lượng 3 Đảm bảo từ 90-99% chất lượng 2 Dưới 90% chất lượng 1 Số lượng và Giao hàng (40%)
Giao hàng nhanh và đảm bảo số
lượng 4
Giao hàng chậm nhưng đủ hàng 3
Giao hàng nhanh nhưng thiếu hàng 2
Giao hàng chậm và thiếu hàng 1 Các vấn đề khác (20%) Chứng từ rõ ràng, giải quyết phát sinh nhanh chóng, có chính sách chiết khấu tốt 4
Giải quyết nhanh phát sinh 3
Có chính sách chiết khấu tốt 2
Chứng từ thiếu rõ ràng 1
Nguồn: Phỏng vấn chuyên gia
Ví dụ: Một nhà cung cấp đảm bảo 100% chất lượng, giao hàng nhanh và đảm bảo số lượng, chứng từ rõ ràng, giải quyết phát sinh nhanh chóng, có chính sách chết khấu tốt, thì sẽ được đánh giá: 3*0.4+4*0.4+4*0.2=3.6
Sau khi tiến hành đánh giá nhà cung cấp thông qua 3 chỉ tiêu trên, cơng ty sẽ có được danh sách theo điểm từ trên xuống dưới, đánh giá những nhà cung cấp nào là tiềm năng từ đó lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
Ngoài ra, để đảm bảo tốt chất lượng nguyên vật liệu, vật tư bao bì đầu vào nhằm phục vụ tốt cho quá trình sản xuất sản phẩm, công ty nên mở rộng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp thông qua các chuyến viếng thăm cơ sở sản xuất, kho bãi của nhau. Bằng cách đó, cơng ty có thể biết và hiểu được nguyện vật liệu, vật tư bao bì đầu vào của mình được sản xuất, đóng gói và lưu trữ như thế nào, có đúng kỹ thuật, chất lượng và yêu cầu đặt ra của công ty hay khơng, đặc biệt là cơng ty có thể biết được nguồn gốc xuất xứ đầu vào của những loại nguyên vật liệu đó, từ đó có thể đánh giá được chất lượng nguồn nguyên vật liệu và vật tư bao bì đầu vào phục vụ cho q trình sản xuất sản phẩm của cơng ty.
Giải pháp 2: Đánh giá lại năng lực của cá nhân trong chuỗi, và phân bổ công việc một cách hợp lý
Một trong những công việc mà công ty cần phải thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chuỗi cung ứng là đánh giá lại năng lực của từng cá nhân trong Chuỗi cung ứng.
một cách hợp lý. Bằng cách xây dựng một bảng tiêu chuẩn đánh giá cho từng cá nhân của Ban và sẽ áp dụng cho từng tháng, cơng ty có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của các cá nhân từ đó có cái nhìn tổng qt năng lực làm việc của các cá nhân trong chuỗi. Theo kết quả phỏng vấn, có 5/8 chuyên gia (chiếm 62,5%) đề xuất giải pháp này.
Các chỉ tiêu nên được chú trọng xây dựng là:
Kiến thức và kỹ năng thực hiện công việc;
Q trình triển khai và thực hiện cơng việc;
Sáng kiến, cải tiến, phát triển công việc;
Sự chủ động, phối hợp trong công việc;
Chấp hành nội quy - quy định.
Tùy thuộc mức độ hồn thành cơng việc khác nhau, cơng ty sẽ có những tiêu chí cụ thể để đánh giá năng lực của các cá nhân tương ứng với 3 thang điểm: dưới 70 điểm, từ 70 đến 89 điểm và từ 90 đến 100 điểm. Kết quả năng lực hoạt động của các cá nhân sẽ là điểm trung bình cộng của 5 tiêu chí.
Sẽ có 3 mức độ hồn thành cơng việc tương ứng A, B, C tương ứng:
Mức A: Từ 90 đến 100 điểm;
Mức B: Từ 70 đến 89 điểm;
Mức C: Dưới 70 điểm.
Cấp quản lý trực tiếp sẽ là người đánh giá đầu tiên, tùy vào biểu hiện của các cá nhân để cho điểm, sau đó bảng đánh giá sẽ được Ban LĐ xem xét và đánh giá lại một lần nữa để có đánh giá khách quan nhất về năng lực thực hiện công việc của các cá nhân.
Nội dung
THANG ĐIỂM Nguyễn Văn A
< 70 điểm Từ 70 - 89 điểm Từ 90 - 100 điểm Cấp QL Ban LĐ Kiến thức và kỹ năng thực hiện công việc
- Không hiểu biết không việc được giao.
- Thường xuyên làm sai hướng dẫn.
- Khơng có kỹ năng thực hiện cơng việc.
- Khơng có kiến thức chuyên môn.
- Cần sự hướng dẫn nhiều lần.
- Có hiểu biết về cơng việc, nhưng chưa đầy đủ.
- Có sai sót do làm sai hướng dẫn.
- Có thể tự thực hiện được công việc nhưng cần sự hướng dẫn.
- Kiến thức chun mơn cịn yếu kém.
- Kiến thức chuyên môn tốt.
- Hiểu biết đầy đủ về công việc.
- Tự thực hiện được công việc mà không cần hướng dẫn.
- Có thể hướng dẫn và đào tạo người khác.
Triển khai, thực hiện công việc
- Không thực hiện được công việc đã giao.
- Triển khai, thực hiện chậm hoặc sai công việc đã giao kết.
- Thường xuyên không chứng tỏ được khả năng thực hiện công việc theo những gì đã cam kết.
- Triển khai, thực hiện công
- Triển khai công việc nhanh.
- Hoàn thành đúng thời hạn đã giao kết.
- Có trách nhiệm với công
việc so với cam kết.
- Làm mất chứng từ, hồ sơ. - Khơng có trách nhiệm với công việc đang đảm nhận. - Luôn chậm trễ trong việc nộp báo cáo.
- Chưa hồn thành cơng việc đúng thời hạn giao kết. - Chậm trễ trong việc nộp báo cáo.
- Hỗ trợ đồng nghiệp
trong công việc.
- Nộp báo cáo, hồ sơ đúng hạn. Sáng kiến, cải tiến, phát triển công việc - Không chấp nhận, tiếp thu sự thay đổi trong quá trình thực hiện công việc. - Không cải tiến cách làm việc để phù hợp với hoạt động mới của Công ty. - Không đưa ra được ý kiến, sáng kiến để phát triển công việc.
- Không chứng tỏ được khả năng phát triển công việc.
-Tiếp thu chậm sự thay đổi trong quá trình thực hiện cơng việc.
- Áp dụng chậm trễ sự cải tiến trong cách làm việc gây ảnh hưởng đến bộ phận khác.
- Không có ý kiến, sáng kiến để áp dụng cải tiến công việc
- Tiếp thu nhanh sự thay đổi trong quá trình thực hiện cơng việc, có ảnh hưởng tốt đến các bộ phận liên quan.
- Đưa ra các giải pháp hiệu quả cho cơng việc. - Có sáng kiến để cải tiến, phát triển công việc.
Sự chủ động, phối hợp trong công việc nhiệm vụ mặc dù liên tục bị đôn đốc, nhắc nhở. - Không có tinh thần hợp tác, hỗ trợ đồng nghiệp. - Luôn từ chối giúp đỡ khi có đề nghị từ đồng nghiệp. - Luôn bị đồng nghiệp phàn nàn về cách hành xử.
- Không tham gia vào các hoạt động của Cơng ty kể cả khi có u cầu.
phần nhiệm vụ nhưng Quản lý vẫn phải đôn đốc nhắc nhở thường xuyên.
- Thường gây ra những xung đột không cần thiết với người khác.
- Hay từ chối giúp đỡ ngay cả khi có đề nghị của đồng nghiệp.
- Ít khi tham gia vào các hoạt động của Công ty.
các công việc phải làm. - Luôn nỗ lực thực hiện công việc đúng thời hạn mà không cần đôn đốc nhắc nhở.
- Có quan hệ tốt, giúp đỡ mọi người.
- Chủ động tham gia vào công việc chung bằng việc cung cấp thông tin cần thiết và chia sẻ công việc với người khác trong bộ phận.
Chấp hành nội quy - quy định định bị xử lý kỷ luật theo hình thức khiển trách bằng văn bản hoặc bị thông báo nhắc nhở.
- Thường xuyên đi trễ hoặc về sớm, liên tục không đảm bảo đủ thời gian làm việc trong ngày dù đã được nhắc nhở.
- Nghỉ phép, nghỉ không lương sai với quy định. - Thường xuyên ra ngoài trong giờ làm việc không liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ đang đảm nhận. - Không tham dự họp hoặc làm việc theo yêu cầu Ban lãnh đạo.
cần có sự nhắc nhở và thúc giục khi thực hiện các quy định mới.
- Để nhắc nhở nhiều lần đi trễ hoặc về sớm, không đảm bảo đủ thời gian làm việc trong ngày.
- Ra ngoài nhiều lần trong giờ làm việc không liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ đang đảm nhận. - Nghỉ phép, nghỉ không lương sai quy định.
- Tác phong, ăn mặc không nghiêm túc.
- Không tham dự họp theo yêu cầu cấp quản lý, điều hành.
tuân thủ những quy định mới và vui vẻ thực hiện, tạo ảnh hưởng tích cực cho tổ chức.
- Tuân thủ thời gian làm việc.
- Chấp hành đúng quy định, yêu cầu từ cấp quản lý, lãnh đạo của Công ty.
nghiêm túc.
Nguồn: Phỏng vấn chuyên gia
Sau khi đã thực hiện xong công việc đánh giá khả năng thực hiện công việc của các cá nhân, công ty nên sắp xếp lại công việc giữa các cá nhân cho phù hợp với điểm mạnh điểm yếu của họ nhằm phát huy hiệu quả nhất hoạt động của Chuỗi cung ứng và tránh tình trạng chồng chéo như hiện nay.
Giải pháp 3: Hoàn thiện hoạt động lập kế hoạch ngay từ ban đầu
Hoạt động lập kế hoạch trong Chuỗi cung ứng là hoạt động mang yếu tố then chốt quyết định rất lớn đến sự thành công của chuỗi.
Mục tiêu của giải pháp này là để chuẩn hóa lại việc lập kế hoạch ngay từ ban đầu, từ lập kế hoạch thu mua đến lập kế hoạch sản xuất. Vì việc lập kế hoạch chuẩn xác ngay từ ban đầu sẽ giúp ích rất nhiều cho cơng ty: tiết kiệm chi phí thu mua, có kế hoạch sản xuất hợp lý đảm bảo có đủ hàng hóa cấp theo yêu cầu của khách hàng và yếu tố quan trọng nhất là giảm chi phí tồn kho. Do đó, cơng ty cần phải xây dựng một phòng kế hoạch chuyên trách, chuyên lập kế hoạch cho toàn bộ Chuỗi cung ứng từ thu mua, sản xuất, tồn kho cho đến vận chuyển. Cơng ty có thể tuyển dụng mới hoặc phân bổ các cá nhân có đủ năng lực trong công ty, họ phải là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch, phân tích thị trường, dự báo nhu cầu, cũng như tổng hợp báo cáo. Theo kết quả phỏng vấn chuyên gia, có 6/8 chuyên gia (chiếm 75%) đề xuất giải pháp này để hoàn thiện Chuỗi cung ứng.
Cơng việc đầu tiên phịng kế hoạch cần phải thực hiện là tiến hành phân tích nhu cầu hàng hóa của khách hàng trong quá khứ, bộ phận kế hoạch có thể tổng hợp theo tháng hoặc theo q. Qua đó, cơng ty sẽ có cái nhìn khái qt về nhu cầu cho các loại hàng hóa của khách hàng trong quá khứ. Tiếp đến, phòng kế hoạch cần phải phân tích tình hình sâu bệnh thực tế trên thị trường, các loại sâu bệnh nào đang gây hại cây trồng để có thể dự báo được các loại thuốc đang có nhu cầu cao trên thị trường. Từ kết quả phân tích tình hình sâu bệnh để thấy được nhu cầu hàng hóa ở hiện tại và kết quả phân tích nhu cầu của các loại hàng hóa trong quá khứ, bộ phận lập kế hoạch có thể dự báo được lượng hàng hóa cần thiết để cung cấp ra thị trường.
Kế đến là kiểm tra lượng hàng hóa, ngun vật liệu và vật tư bao bì tồn kho thực tế, từ đó bộ phân lập kế hoạch có thể tiếp hành lập kế hoạch thu mua và sản xuất một cách hợp lý. Trường hợp thiếu nguyên vật liệu và vật tư bao bì, thì bộ phận lập kế hoạch phải lên kế hoạch thu mua để đảm bảo đủ nhu cầu sản xuất, còn trường hợp đã
đủ nguyên vật liệu và vật tư bao bì, phịng kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất phù hợp cho từng loại sản phẩm để đảm bảo quá trình sản xuất đạt hiệu quả nhất.
Cuối cùng là lập kế hoạch giao hàng, là một công việc không kém phần quan trọng cần phải thực hiện trong phòng kế hoạch. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, lượng hàng hóa tồn kho và khả năng giao hàng của đội xe, bộ phân lập kế hoạch sẽ lên kế hoạch phù hợp để đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho cơng ty.
Giải pháp 4: Tạm thời hoàn thiện phần mềm quản lý cũ và xây dựng hệ thống quản lý mới
Mục tiêu của giải pháp này là nhằm giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là việc theo dõi hàng hóa tồn kho theo ngày sản xuất, cơng việc vốn đang tốn khá nhiều thời gian và cơng sức. Ngồi ra, việc theo dõi hàng hóa theo ngày sản xuất tốt cũng giúp ích nhiều cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết đinh như: đối với các loại hàng hóa hết date thì tiến hành xử lý, cịn đối với các loại hàng hóa cận date thì đẩy nhanh các chính sách bán hàng.
Tuy nhiên không chỉ riêng hoạt động quản lý hàng hóa mà đa phần các hoạt động quản lý của công ty đều thực hiện bằng phần mềm Fast; thêm vào đó, với lượng cơ sở dữ liệu lưu trữ trên Fast là rất lớn, nên để thay thế Fast bằng một phần mềm quản lý tương thích với mơ hình hiện tại trong một sớm một chiều là việc rất khó thực hiện. Do đó giải pháp trước mắt, cơng ty tạm thời cần khắc phục những hạn chế trong việc quản lý hàng hóa bằng cách yêu cầu bên Fast viết bổ sung những thơng tin cịn thiếu nhằm phục vụ tốt cho việc theo dõi hàng hóa, có 3/8 chuyên gia (chiếm 37,5%) đồng tình với giải pháp này.
Về lâu dài, công việc mà công ty cần thực hiện là đưa vào sử dụng một phần mềm quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hơn, điển hình như phần mềm quản lý SAP. Khác với phần mềm Fast, các hoạt động quản lý vẫn phải có sự can thiệp sâu của con
người, thì SAP là một phần mềm quản lý và hoạt động tự động, mọi yêu cầu đưa ra sẽ được tự động thực hiện khi đã đảm bảo đủ các yêu cầu đầu vào.
Ví dụ: khi có lệnh sản xuất một sản phẩm, SAP sẽ tự động kiểm tra nguyên vật liệu, vật tư bao bì đầu vào để sản xuất sản phẩm, khi đã đảm bảo các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất, hệ thống sẽ tự động cho tiến hành sản xuất sản phẩm đó. Sau khi đã tiến hành sản xuất, hệ thống sẽ tự động trừ đi số lượng nguyên vật liệu, vật tư bao bì đã sử dụng và khi đã tiến hành sản xuất xong thì hệ thống sẽ tự động nhập kho số lượng sản phẩm đã sản xuất được. Như vậy, nếu sử dụng phần mềm SAP, công ty sẽ tiếc kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hàng hóa.
Theo kết quả phỏng vấn nhóm chuyên gia, có 5/8 chuyên gia (chiếm 62,5%) đồng tình giải pháp này. Như vậy đây là một trong những giải pháp công ty cần cân nhắc thực hiện trong thời gian tới nhằm nâng cao hiệu quả của Chuỗi cung ứng.
Giải pháp 5: Hoàn thiện hệ thống kho bãi
Về những hạn chế còn mắc phải của hệ thống kho bãi, cơng ty cần nhanh chóng khắc phục để đáp ứng tốt nhu cầu lưu kho cũng như vận hành trong giai đoạn hiện nay. Công việc đầu tiên cần phải thực hiện là phải xây dựng ngay sơ đồ kho hàng hóa, nguyên vật liệu nhằm tiện cho việc theo dõi và xuất nhập hàng, có 6/8 chuyên gia (chiếm 75%) đề xuất giải pháp này. Thủ kho phải thiết kế và phân khu cho từng nhóm thuốc của cơng ty. Ví dụ: đối với kho thành phẩm, có thể chia thành 4 khu riêng biệt cho 4 nhóm thuốc của cơng ty, nhóm thuốc trừ sâu với số lượng lớn có thể phân vào 3 dãy A,B,C, tiếp đến nhóm thuốc trừ bệnh có thể phân vào 2 dãy D,E, nhóm thuốc trừ cỏ có thể phân vào 2 dãy F,G và nhóm thuốc kích thích sinh trưởng có số lượng ít nhất