CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Nông Dược HAI
2.2.1. Lập kế hoạch thu mua và hoạt động thu mua
2.2.1.1. Lập kế hoạch thu mua
Để một Chuỗi cung ứng hoạt động tốt, việc đầu tiên Chuỗi cung ứng đó cần phải làm là lập kế hoạch thu mua thật tốt. Một kế hoạch thu mua tốt sẽ giúp cho hoạt động thu mua và các hoạt động khác trong Chuỗi cung ứng về sau thực hiện một cách dễ dàng hơn và khơng phải gặp trở ngại trong q trình hoạt động. Lập kế hoạch thu mua là hoạt động mang tính trung và dài hạn vì nó liên quan đến ngun vật liệu đầu vào và các loại vật tư bao bì phục vụ cho sản xuất sản phẩm, đó những thứ đòi hỏi phải mua với số lượng lớn và tốn thời gian vận chuyển về tới kho, do đó phải tính tốn thật
chính xác để các yếu tố đầu vào có thể về kịp thời phục vụ cho sản xuất mà không phải lưu kho nhiều.
Vào đầu mỗi năm, Ban KD-TT sẽ gửi bảng tổng hợp yêu cầu hàng hóa trong năm cần có để cấp hàng cho khách hàng, và định kỳ đến ngày 20 hàng tháng Ban KD- TT sẽ gửi bảng tổng hợp yêu cầu hàng hóa theo tháng (đã điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của tháng phát sinh) cần cấp cho khách hàng trong tháng tiếp theo. Căn cứ vào yêu cầu của Ban KD-TT, nhân viên phụ trách lập kế hoạch thu mua tiến hành kiểm tra đối chiếu lượng hàng thành phẩm, nguyên liệu và vật tư bao bì tồn kho thực tế để làm căn cứ đưa ra các quyết định.
Các trường hợp thường gặp:
Trường hợp hàng hóa thành phẩm đủ cấp cho khách hàng, nguyên liệu và vật tư bao bì đủ để sản xuất thì khơng cần đề nghị nhập mua mới.
Trường hợp hàng hóa thành phẩm khơng đủ cấp cho khách hàng, nhưng nguyên liệu và vật tư bao bì đủ để sản xuất thì cũng khơng cần đề nghị nhập mua mới.
Trường hợp hàng hóa thành phẩm, nguyên liệu và vật tư bao bì đều khơng đủ để phục vụ sản xuất thì nhân viên lập kế hoạch lập phiếu yêu cầu thu mua gửi các bộ phân liên quan. Đối với đề nghị mua nguyên vật liệu sẽ gửi trực tiếp cho phòng Xuất Nhập Khẩu, còn đối với đề nghị mua vật tư bao bì sẽ gửi trực tiếp cho phịng Cung Ứng.
Tuy nhiên việc lập kế hoạch ngay từ đầu đã không tốt, nguyên nhân đầu tiên phải kể đến là do kế hoạch hàng hóa đầu mỗi năm của Ban KD-TT gửi sang chỉ mới dừng lại ở mức độ kế hoạch dự kiến, chưa được phân tích cụ thể nên độ chính xác chưa cao và chưa sát với thực tế thị trường,…
Thêm vào đó, cơng ty vẫn chưa có bộ phận lập kế hoạch riêng biệt để hoạch định ngay từ đầu, hoạt động lập kế hoạch chưa được phân công cho cá nhân đảm nhiệm rõ ràng và còn rải rác ở nhiều bộ phận nên chưa đồng nhất, thậm chí nhiều lúc cùng một cơng việc có đến 2 người cùng làm, gây nên sự trùng lặp không cần thiết.
2.2.1.2. Hoạt động thu mua
Hoạt động thu mua là một trong những hoạt động quan trọng trong toàn bộ Chuỗi cung ứng, việc thu mua tiến hành tốt thì việc sản xuất thành phẩm sẽ tiến hành thuận lợi không gặp gián đoạn. Các yếu tố đầu vào bao gồm 2 nhóm: nguyên liệu (nguyên liệu chính, phụ gia, chất bảo quản, chất an tồn…), vật tư bao bì (chai, hũ, can nhựa, túi các loại; thùng các loại, các loại nhãn mác…). Do đó, hoạt động thu mua các yếu tố đầu vào tại Công ty CP Nông Dược HAI cũng được chia thành 2 nhóm riêng biệt:
Đối với ngun liệu, nhóm này sẽ do phịng Xuất Nhập Khẩu phụ trách vì đa số nguyên liệu nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài như DOW, Nissan… sẽ liên quan đến các thủ tục hải quan.
Hình 2.5: Quy trình hoạt động thu mua.
TÌM KIẾM, LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP DUYỆT ĐƠN HÀNG ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG LÊN ĐƠN HÀNG NO YES THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG VÀ THEO DÕI TIẾN ĐỘ
Đối với vật tư bao bì, nhóm này sẽ do phịng Cung Ứng sẽ phụ trách vì các yếu tố đầu vào này chủ yếu mua từ các nhà cung cấp trong nước, thủ tục không phức tạp như mua nguyên liệu.
Hoạt động thu mua bao gồm các bước: đề nghị mua hàng, tìm kiếm và lựa chọn nhà cùng cấp, thực hiện đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp.
Sau khi tiếp nhận đề nghị mua hàng từ nhân viên lập kế hoạch đã được
duyệt của cấp trên, bộ phận thu mua tiến hành tìm kiếm và lựu chọn nhà cung cấp. Việc tìm kiếm được thực hiện bằng các hình thức sau:
+ Nhà cung cấp hiện hữu: Là những đơn vị cung cấp chính cho cơng ty, là những đối tác hợp tác lâu năm. Thơng thường thì các cơng ty đều ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp hiện có vì uy tín, chất lượng được đảm bảo, giao hàng nhanh chóng và việc thanh tốn cũng được ưu tiên hơn so với việc tìm kiếm nhà cung cấp mới.
+ Internet: Ngày nay khi công nghệ thông tin trở nên phát triển, việc tiếp cận với các nhà cung cấp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Đây là nguồn tiếp cận vô cùng hữu hiệu cho các cơng ty khi muốn tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới.
+ Kinh nghiệm và quan hệ của người thu mua: Dựa vào kinh nghiệm và các mối quan hệ xã hội người thu mua có thể thu thập thơng tin về các nhà cung cấp mới có thể đáp ứng được nhu cầu của hàng hóa.
Sau khi tìm kiếm và so sánh các nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành so sánh, đánh giá các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Tiêu chí đặt ra là nhà cung cấp phải đáp ứng được chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của công ty, giao hàng đúng thời hạn công ty cần để phục vụ tốt cho sản xuất và giá cả tốt nhất.
Tiếp đến, nhân viên thu mua tiến hành lên đơn hàng với nhà cung cấp và
ký hợp đồng mua bán giữa 2 bên (gồm các thông tin cần thiết như: tên hàng hóa, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận, thời gian thanh toán, chất lượng…) để làm căn cứ thực hiện đơn hàng.
Nguyên tắc của hoạt động thu mua là:
Hoạt động thu mua phải đảm bảo được kế hoạch nhập kho nguyên liệu và vật tư bao bì đúng quy định và thời hạn đề ra ban đầu.
Nguyên liệu và vật tư bao bì phải đảm bảo đúng những tiêu chuẩn chất lượng cho sản xuất.
Hàng hóa khơng đạt tiêu chuẩn đề ra phải trả lại cho nhà cung cấp.
Một vấn đề cần phải lưu ý ở hoạt động thu mua là đa phần nguyên liệu được mua từ các đối tác lớn của Mỹ, Ấn Độ và Malaysia, đây là những nhà cung cấp có độ tin cậy cao; còn các chất phụ gia và chất bảo quản thì chỉ được nhập khẩu từ Trung Quốc, một số loại do ít sử dụng nên mua số lượng khơng nhiều, phải mua hàng từ các đối tác nhỏ do đó độ tin cậy không cao.
Hoạt động thu mua của chuỗi cung ứng về cơ bản đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất; các yêu cầu về nguyên vật liệu, vật tư bao bì đều được đảm bảo đúng chất lượng, số lượng và đúng thời hạn yêu cầu. Tuy nhiên, hiện tại việc thu mua vẫn còn hạn chế do cơng ty vẫn chưa có bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp một cách rõ ràng, việc lựa chọn nhà cung cấp hiện chỉ dừng lại ở các nhà cung cấp hiện hữu.
Với việc lựa chọn nhà cung cấp hiện hữu, công ty sẽ được ưu tiên trong việc thanh toán sau khi đã nhận hàng, được giao hàng ngay khi có đơn hàng phát sinh. Nhưng việc khơng có bảng tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp cơng ty sẽ khơng có cái nhìn tổng quan về các nhà cung cấp để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất hay nhà cung cấp giá tốt nhất nhằm góp phần tiết kiệm chi phí cho cơng ty.