3.2.1. Khái niệm kiểm soát chi thường xuyên
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là việc KBNN sử dụng các cơng cụ nghiệp vụ của mình thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN qua KBNN nhằm đảm bảo các khoản chi đó được thực hiện đúng đối tượng, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do Nhà nước quy định và theo những nguyên tắc, hình thức, phương pháp quản lý tài chính của Nhà nước.
Kiểm sốt chi NSNN là trách nhiệm của các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị có liên quan đến việc kiểm sốt và sử dụng NSNN, trong đó hệ thống KBNN
giữ vai trò đặc biệt quan trọng, trực tiếp kiểm soát và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm sốt của mình.
Trong q trình kiểm tra, nếu phát hiện thấy đơn vị sử dụng NSNN sử dụng kinh phí được NSNN cấp khơng đúng mục đích, khơng đúng chế độ, chính sách của Nhà nước thì KBNN được quyền từ chối thanh toán cho đơn vị thụ hưởng NSNN và phải chịu trách nhiệm về các khoản từ chối của mình
3.2.2. Đặc điểm kiểm soát chi thường xuyên
Kiểm soát chi thường xuyên gắn liền với những khoản chi thường xuyên
nên phần lớn cơng tác kiểm sốt chi diễn ra đều đặn trong năm, ít có tính thời vụ, ngoại trừ những khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa lớn tài sản cố định.
Kiểm sốt chi thường xun có nhiều lĩnh vực và nhiều nội dung nên rất đa dạng, phức tạp. Vì vậy những quy định trong kiểm soát chi thường xuyên cũng rất linh hoạt.
Kiểm soát chi thường xuyên bị áp lực lớn về mặt thời gian vì nhiều khoản chi thường xuyên đều mang tính cấp thiết như: Chi tiền lương, tiền công, học bổng...v.v, gắn với cuộc sống hàng ngày của cán bộ, công chức, học sinh, sinh viên. Những khoản chi này tất cả các đơn vị sử dụng NSNN cần giải quyết ở thời gian đầu tháng. Các khoản chi về chuyên môn nghiệp vụ nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của bộ máy Nhà nước các đơn vị sử dụng NSNN lại dồn vào thời điểm cuối tháng; chính vì thế ở thời điểm đầu tháng và cuối tháng cán bộ KSC của KBNN luôn gặp áp lực về thời gian, rất dễ xảy ra rủi ro sai sót.
Kiểm sốt chi thường xun thường phải kiểm soát những khoản chi nhỏ, chỉ căn cứ trên bảng kê chứng từ thanh toán để làm căn cứ kiểm soát, chi trả cho đơn vị thụ hưởng, do vậy những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh thường không thể hiện đầy đủ, khơng rõ ràng, gây rất nhiều khó khăn cho cán bộ kiểm sốt chi, đồng thời cũng rất khó để có thể đưa ra những quy định bao quát hết những khoản chi này trong cơng tác kiểm sốt chi.
3.2.3. Nguyên tắc kiểm soát chi thường xuyên
Các khoản chi phải được kiểm soát trước, trong và sau q trình cấp phát thanh tốn.
Kiểm soát trước khi chi trả thanh toán là việc kiểm tra hồ sơ, thủ tục trước khi trả tiền cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, đảm bảo các khoản chi đúng mục đích, đúng đối tượng thụ hưởng. Đây là hình thức kiểm sốt quan
trọng nhất, nó giúp cho việc ngăn ngừa và loại trừ được các khoản chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức, trước khi xuất tiền ra khỏi quỹ NSNN.
Kiểm soát trong khi chi trả thanh toán là kiểm sốt trong q trình thanh tốn, đảm bảo các khoản chi được chi trả cho đúng người cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Nguyên tắc trả tiền là đã hoàn thành nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị sử dụng NSNN.
Kiểm soát sau khi chi trả thanh tốn là việc hậu kiểm thơng qua các báo cáo kế toán, quyết tốn của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, đặc biệt là cơ quan kiểm toán, thanh tra tài chính, thanh tra chuyên ngành KBNN... Nếu phát hiện chi sai, cơ quan có thẩm quyền sẽ có quyết định xử lý, thu hồi các khoản chi không đúng chế độ đã quy định, đây là một trong những rủi ro trong KSC thường xuyên NSNN qua KBNN.
Các khoản chi phải đảm bảo đủ điều kiện thanh toán theo quy định của pháp luận, gồm 4 điều kiện sau: Có trong dự tốn được duyệt; được thủ trưởng đơn vị quyết định chi; đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định; có đầy đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan.
Các khoản chi được hạch toán bằng đồng tiền trong nước, theo từng niên độ Ngân sách, từng cấp Ngân sách và theo mục lục NSNN. Các khoản chi NSNN bằng ngoại tệ, hiện vật ngày công lao động được qui đổi theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Trong q trình quản lý, cấp phát, quyết toán chi NSNN, các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. KBNN thực hiện việc thu hồi giảm chi NSNN.
KBNN thực hiện kiểm soát chi, xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN và có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán trong trường hợp không đủ điều kiện chi như:
Không đúng mục đích, đối tượng theo dự tốn được giao.
Không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi. Khơng có đủ các hồ sơ, chứng từ có liên quan.
3.2.4. Yêu cầu đối với công tác KSC thường xuyên NSNN qua KBNN.
xuyên NSNN nhằm đạt hiệu quả cao và có tác động tích cực đến sự phát triển kinh tế - xã hội, không tạo áp lực và gây căng thẳng trong quá trình điều hành NSNN.
Kiểm soát chi thường xuyên phải được thực hiện từng bước, đảm bảo đúng qui trình, nhưng khơng được máy móc gây phiền hà cho các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN cấp. Bởi vì, cơng tác quản lý và KSC thường xuyên qua KBNN là một quy trình phức tạp, bao gồm từ khâu lập dự tốn, phân bổ kinh phí đến cấp phát, thanh toán, sử dụng và quyết tốn, có liên quan đến tất cả các Bộ, Ngành, địa phương và các cấp ngân sách.
Phải tổ chức bộ máy tinh gọn, đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Đồng thời cũng cần phân định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan quản lý ngân sách, các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN, trong quá trình thực hiện chi NSNN từ khâu lập dự toán, cấp phát thanh toán, báo cáo, quyết toán chi NSNN để tránh trùng lặp, chồng chéo trong quá trình thực hiện. Đảm bảo công khai, minh bạch và kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa những cơ quan, đơn vị trong q trình kiểm sốt chi thường xun NSNN.
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN cần được thực hiện đồng bộ, thống nhất với việc quản lý NSNN. Đồng thời, có sự thống nhất với cơ chế quản lý tài chính khác như chính sách thuế, lệ phí..v.v.