4.1. Tổng quan công tác KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Phú Yên
4.1.2.1. Qui trình áp dụng trước ngày 01 tháng 10 năm 2017
Theo cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ của từng phịng nghiệp vụ thì cơng tác kiểm soát chi tại KBNN Phú Yên được phân ra hai bộ phận riêng
biệt. Theo đó, cơng tác kiểm sốt thanh tốn vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư do Phịng Kiểm sốt chi phụ trách và áp dụng qui trình theo quyết định số 5657 /QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 và cơng tác kiểm sốt thanh tốn chi thường xun do phịng Kế tốn nhà nước phụ trách và thực hiện qui trình theo quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng giám đốc KBNN
Qui trình kiểm sốt thanh tốn chi thường xuyên ban hành theo Quyết định
1116/QĐ-KBNN, ngày 24/11/2009 của Tổng giám đốc KBNN được thực hiện qua
các bước sau:
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho Kế toán viên (KTV), tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
KTV tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ: phải đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ và đảm bảo tính pháp lý.
KTV tiến hành phân loại hồ sơ và xử lý theo qui định.
Bước 2. Kiểm soát chi
KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng theo quy định;
Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nước theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự tốn được duyệt), KTV lập Thơng báo từ chối thanh tốn trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch
Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì KTV phải báo cáo lãnh đạo phịng Kế tốn xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm
quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.
Bước 3. Kế toán trưởng ký chứng từ.
KTV trình Kế tốn trưởng hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh tốn kinh phí NSNN;
Kế tốn trưởng kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán sẽ ký trên máyvà trên chứng từ giấy, sau đó chuyển hồ sơ, chứng từ cho KTV để trình Giám đốc ký duyệt.
Bước 4. Giám đốc ký duyệt.
Giám đốc xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ cho KTV. Trường hợp, Giám đốc không đồng ý tạm ứng hoặc thanh tốn, thì chuyển trả hồ sơ cho KTV để lập văn bản thông báo từ chối tạm ứng hoặc thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5. Thực hiện thanh toán
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: KTV thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh tốn viên. Căn cứ loại hình thanh tốn áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện một trong các phương thức sau để chi tra cho đơn vị gồm: thanh tốn bù trừ thơng thường; thanh tốn bù trừ điện tử; thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc và thanh toán song phương điện tử với hệ thống NHTM trên địa bàn.
Trường hợp thanh tốn bằng tiền mặt: KTV đóng dấu kế tốn lên các liên chừng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Sau khi thực hiện thanh toán xong, KTV tiến hành tách chứng từ, lưu hồ sơ kiểm soát chi và trả lại cho khách hàng theo quy định (kết thúc quy trình đối với thanh tốn chuyển khoản)
Đối với chứng từ chi tiền mặt: Thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng, tiếp tục thực hiện bước 7.
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận và kiểm soát các yếu tố qui định trên chứng từ chi tiền mặt; kiểm tra đảm bảo khớp đúng; tiến hành lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy;
chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng; Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi ( chứng từ giấy) Hướng đi của chứng từ thanh toán ( chứng từ điện tử)
Sơ đồ 4.1 Sơ đồ qui trinh KSC thường xuyên theo quyết định 1116/QĐ-KBNN
Ưu điểm:
Trong giai đoạn này cơng tác kiểm sốt chi thanh toán vốn đầu tư, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và kiểm sốt chi thường xuyên NSNN được giao nhiệm vụ cho 02 phịng chun mơn phụ trách hai lính vực kiểm sốt chi khác nhau, việc bố trí tổ chức cơng việc trong giai đoạn này từng phòng nghiệp vụ chỉ chuyên sâu một lĩnh vực KSC cho nên tính chun mơm hóa ở giai đoạn này rất cao. Mỗi lĩnh vực kiểm sốt chi có rất nhiều văn bản chế độ liên quan đến công tác KSC khác nhau. Do vậy cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát chi ở lĩnh vực nào thì chú trọng nghiên cứu văn bản chế độ ở lĩnh vực đó, điều đó giúp cho cán bộ kiểm sốt chi ở mỗi lĩnh vực nắm vững, nắm chắc các thủ tục và chế độ thanh tốn, góp phần kiểm sốt chặt chẽ hồ sơ chứng từ giúp phòng tránh và hạn chế thấp nhất rủi ro trong từng lĩnh vực kiểm soát chi.
Việc quản lý lưu trử hồ sơ chứng từ cũng được chun mơn hóa, nhất là hồ sơ chứng từ thanh toán vốn đầu tư, nhiều dự án kéo dài trong nhiều năm do vậy khi
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Giám đốc
Trung tâm thanh toán Thanh toán viên
Thủ quỹ (6) (1) (7) (5) (5) (2) (3)
cán bộ làm công tác KSC thực hiện chuyên quản theo từng lĩnh vực họ sẽ lưu trử và theo dõi thanh tốn có tính logic hơn, điều đó giúp họ phịng tránh được rủi ro trong q trình cấp phát thanh tốn vốn NSNN.
Bên cạnh đó cơng tác KSC thường xuyên rất đa dạng, nhiều lĩnh vực, việc hạch toán kế tốn cũng chi tiết theo từng nhóm mục chi, nội dung chi khác nhau, ở mỗi nhóm nội dung chi chứng từ kiểm sốt và hình thức kiểm sốt cũng khác nhau. Theo qui trình này phịng KTNN đảm nhiệm cơng tác KSC thường xuyên điều đó đồng nghĩa với việc mỗi KTV chỉ KSC ở lĩnh vực chi thường xuyên họ chỉ đầu tư chuyên sâu lĩnh vực này góp phần phịng tránh và hạn chế thấp nhất rủi ro xảy ra.
Thực hiện qui trình KSC ở giai đoạn này phát huy rất tốt năng lực và trách nhiệm KTT của Kho bạc, công tác hach toán kế toán đảm bảo đúng chế độ, tính chất từng tài khoản, góp phần phịng tránh và hạn chế rủi ro cho NSNN.
Nhược điểm
Qui trình KSC giai đoạn này Phịng KSC Chỉ căn cứ kế hoạch vốn ( dự toán vốn đầu tư) và hồ sơ chứng từ trên giấy, họ khơng tham gia nhập liệu và hạch tốn trên hệ thống Tabmis, do vậy việc theo dõi số liệu về vốn và số liệu thanh toán, số tạm ứng cho từng dự án đầu tư đơi lúc khơng chủ động, có lúc hồ sơ chứng từ giấy kiểm soát ký duyệt xong nhưng khi chuyển đến phịng KTNN khơng hạch toán chuyển tiền đi dược cho đơn vị thụ hưởng, lý do cơ quan tài chính chưa nhập dự tốn và kế hoạch vốn trên trên hệ thống Tabmis hoặc đã hết thời gian thanh toán chuyển tiền phải chuyển sang ngày hơm sau.
Phịng KTNN bị áp lực chứng từ ở cuối ngày lý do phòng KSC khi họ kiểm soát hồ sơ chứng từ trên giấy xong và chuyển chứng từ chi đầu tư cho phòng KTNN thường vào cuối buổi hoặc cuối ngày làm việc, do vậy gây áp lực không nhỏ cho KTV về mặt thời gian để kịp giờ thanh toán trong ngày, nhất là những ngày cuối tháng, cuối q và cuối năm . điều đó tạo nên tiềm ẩn nhiều rủi ro cho công tác KSC thường xuyên NSNN.