4.1. Tổng quan công tác KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Phú Yên
4.1.2.1. Qui trình áp dụng từ ngày 01 tháng 10 năm 2017 đến nay
Cùng với hệ thống Kho Bạc trên toàn quốc, KBNN Phú Yên thực hiện kiểm sốt chi NSNN theo qui trình thống nhất đầu mối kiểm sốt chi, áp dụng qui trình theo quyết định sơ 4377/QĐ-KBNN ngày 15/09/2017 của Tổng giám đốc KBNN. Theo đó tất cả cơng tác kiểm sốt thanh tốn vốn đầu tư, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và kiểm soát chi thường xuyên NSNN kể cả tiền gửi đều do Phòng KSC đảm nhận. Một cán bộ KSC phải thực hiện tất cả các cơng việc Kiếm sốt thanh
toán vốn đầu tư, vốn ODA, Kinh phí chi thường xuyên NSNN, tiền gửi của các đơn vị mở tài khoản tại KBNN Phú Yên do cán bộ KSC đó phụ trách. Phịng Kế tốn nhà nước khơng làm nhiệm kiểm sốt chi mà chỉ làm công tác thu NSNN, công tác thanh toán chuyển tiền trong hệ thống KBNN, thu tiền mặt và nhận tiền chuyển đến vào tài khoản của đơn vị SDNSNN và các chức năng thanh toán với các NHTM … cụ thể như sau:
Bước 1: Cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ chứng từ theo qui định,
Bước 2: Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy, đồng thời kiểm soát số
dư dự toán, số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS; Nếu đủ điều kiện thanh toán cán bộ KSC tiến hành hạch tốn trên hệ thống Tabmis. Sau đó trình hồ sơ, chứng từ giấy lên cho lãnh đạo phòng KSC.
Bước3: Lãnh đạo KSC kiểm tra hồ sơ nếu đủ điều kiện chi trả thanh toán, ký
trên chứng từ giấy, trình hồ sơ chứng từ cho Giám đốc Kho bạc.
Bước 4: Giám đốc Kho bạc kiểm tra và ký duyệt trên chứng từ giấy.
Bước 5: Sau khi hồ sơ chứng từ giấy được phần hành KSC ký duyệt xong.
Cán bộ KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang cho KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.
Bước 6: KTV thực hiện tiếp nhận chứng từ giấy và chứng từ điện tử trên hệ
thống Tabmis do phòng KSC chuyển sang, sau đó KTV thực hiện kiểm sốt, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống Tabmis; Nếu khớp đúng ký chứng từ giấy và đệ trình trình bút tốn trên Tabmiss cùng chứng từ giấy cho KTT phê duyệt.
Bước 7: KTT kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống
Tabmis; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống Tabmis.
Bước 8: KTV thực hiện áp thanh toán trên hệ thống Tabmis theo quy định
hiện hành.
Bước 9: KTV làm nhiệm vụ thanh toán thực hiện chạy giao diện sang
chương trình thanh tốn và hồn thiện các thơng tin thanh tốn, trình chứng từ lên KTT để KTT kiểm tra, nếu các thơng tin thanh tốn khớp đúng với chứng từ, KTT phê duyệt, đệ trình Giám đốc ký số để truyền đi, nếu sai trả lại KTT, KTT chuyển tra chứng từ lại KTV làm nhiệm vụ thanh tốn hồn thiện theo đúng quy trình.
Bước 10: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và bàn giao các
Bước 11: Cán bộ KSC tiếp nhận lại chứng từ giấy, lưu 01 liên vào hồ sơ
thanh toán và trả lại 01 liên cho đơn vị giao dịch.
Ưu điểm
Giai đoạn này mỗi đơn vị SDNSNN chỉ giao dịch với một cán bộ KSC ở tất cả các lĩnh vực chi, việc giao dịch được thống nhất một đầu mối thuận tiện cho khách hàng đến liên hệ công tác.
Cán bộ làm cơng tác kiểm sốt chi trực tiếp tiếp nhận hồ sơ chứng từ của khách hàng, trực tiếp kiểm tra trên giấy và nhập liệu trên hệ thống Tabmis, cán bộ KSC cũng trực tiếp kiểm được dự toán và kế hoạch vốn đầu tư trên hệ thống Tabmis do vậy đã khắc phục được trình trạng trước đây kiểm tra chứng từ giấy xong nhưng khơng có dự tốn và kế hoạch vốn chưa được cơ quan tài chính nhập trên hệ thống Tamis.
Nhược điểm
Qui trình này một chứng từ khi thanh toán phải trải qua rất nhiều bước,
nhiều chức danh tham gia xử lý, do vậy để kiểm soát thanh toán được một chứng từ phải mất nhiều thời gian hơn qui trình trước đây.
Thực hiện qui trình này số lượng người tham gia đăng nhập hệ thống tăng lên đột biến gần gấp đôi so với trước đây, chiếm rất nhiều tài nguyên của hệ thống cho nên làm hệ thống có thời điểm bị quá tải, gây ra nhiều lỗi kỷ thuật, ảnh hưởng đến cơng tác thanh tốn chuyển tiền. ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cán bộ làm công tác KSC.
Một cán bộ KSC phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, vừa phải làm công tác KSC thanh toán vốn đầu tư, kiểm soát thanh tốn vốn ODA, chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí sự nghiệp có tính chất đầu tư, kinh phí chi thường xuyện, tiền gửi các loại … do vậy việc KSC thường thiếu chặt chẽ, dễ nhầm lẫn giữa chế độ văn bản của lĩnh vực này áp dụng cho chế độ văn bản KSC cho lĩnh vực khác vì ở mỗi lĩnh vực KSC có rất nhiều văn bản pháp qui có liên quan. Đôi khi cán bộ KSC không nhớ văn bản để áp dụng thực hiện cho từng nội dung KSC, điều này gây tiềm ẩn rất lớn những rủi ro trong công tác KSC.
Thực hiện qui trình này khơng phát huy được hết năng lực KTT của Kho bạc, vì KTT khơng tham gia khâu KSC mà chỉ tham gia vào qui trình từ bước thanh tốn, do vậy việc hạch toán các khoản thanh tốn có đúng tính chất nội dung chi hay khơng sẽ khó phát hiện, tiềm ẩn nguy cơ xảy ra rủi ro cho NSNN
Việc tham gia vào qui trình của phịng KTNN hàng ngày phụ thuộc vào phòng KSC, Phòng KTNN bắt đầu tham gia vào qui trình từ Bước 6, do vậy khơng chủ động được cơng việc của mình, nhất là thời điểm cuối tháng cuối quý và cuối năm, khi khối lượng chứng từ phát sinh nhiều. Tại thời điểm đầu buổi làm việc, Phịng kiểm sốt chi họ làm các công việc tiếp nhận, kiểm tra kiểm soát, nhập liệu .. khi chuyển chứng từ qua cho Phòng KTNN thường ở cuối buổi làm việc, do vậy Phòng KTNN dễ xảy ra tình trạng khơng áp chứng từ thanh tốn kịp giờ theo qui định, có lúc phải chuyển chứng từ thanh tốn qua ngày hơm sau, gây khó khăn cho cơng tác đối chiếu số liệu với NHTM. Vi vậy phịng KTNN thực hiện kiểm sốt các nội dung phần việc có liên quan trên chứng từ và trên hệ thống Tabmis đôi khi cũng thiếu chặt chẽ đẫn đến nguy cơ xảy ra rủi ro mất an toàn trong khâu thanh toán.