3.2. Nghĩa vụ chứng minh tài sản khơng có tranh chấp
3.2.2.2. Biên bản họp chỉ đạo nghiệp vụ
Biên bản họp chỉ đạo nghiệp vụ là những biên bản trong các phiên họp giao ban của Sở Tư pháp, biên bản trong phiên liên ngành của Sở Tư pháp và Sở tài nguyên và môi trường, biên bản họp từng TCHNCC về các vấn đề liên quan đến khó khăn trong q trình thực hiện thủ tục công chứng, nghiệp vụ công chứng. Cụ thể, các phiên họp sẽ đưa ra những vướng mắc trong quá trình giải quyết yêu cầu công chứng về giấy tờ, văn bản trong thành phần hồ sơ công chứng, về hướng giải quyết đối với trường hợp cụ thể, về khả năng giải quyết “linh động” hồ sơ công
chứng nhưng không được trái quy định pháp luật và đạo đức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, các phiên họp này được phát sinh khơng chỉ vì bảo vệ cho quyền lợi của người dân, người yêu cầu công chứng mà đa phần là khoanh vùng, đưa ra giải pháp bảo vệ TCHNCC. Như biên bản họp tại phiên họp trao đổi nghiệp vụ công chứng số 03/TB-STP ngày 24/10/2014 của Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương (chi tiết xem Phụ lục 01), theo kết luận của Giám đốc Sở Tư pháp về tình hình vi phạm pháp luật trong hợp động cơng chứng và một số sai sót cần rút kinh nghiệm, tại ý thứ ba về việc xác nhận tình trạng bất động sản có ghi nhận việc hầu hết các trường hợp lừa đảo hoặc bị hủy hợp đồng đều khơng thực hiện xác minh tình trạng bất động sản và trong thời gian tới, nếu Công chứng viên chứng nhận giao dịch về QSDĐ mà khơng xác minh đối với bất động sản thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả gây ra. Nhưng điều đáng nói ở đây là Sở Tư pháp đã viện dẫn nội dung hướng dẫn trước đây về việc áp dụng giấy xác nhận tình trạng bất động sản theo Văn bản số 422/STP-BTTP ngày 11/5/2011 (chi tiết xem Phụ lục 02), điều này như một gợi ý để các TCHNCC yêu cầu người dân, người u cầu cơng chứng chỉ có thể chứng minh tình trạng bất động sản khơng có tranh chấp thơng qua “giấy” xác nhận tình trạng bất động sản do UBND cấp xã xác nhận hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao xác nhận đối với các địa phương chưa hoàn chuyển giao thẩm quyền từ các Ban quản lý nêu trên cho UBND cấp xã nhằm loại bỏ trách nhiệm của Công chứng viên (như đã trình bày tại Chương 2 của Luận văn này). Cho nên tác giả xin đưa ra kiến nghị đối với các phiên họp chỉ đạo nghiệp vụ về công chứng phải đặt trên quyền lợi của người dân, người yêu cầu công chứng, nội dung phiên họp là để tìm nguyên nhân phát sinh vướng mắc, sau đó đưa ra hướng giải quyết, ý kiến chỉ đạo mà không thể dựa vào hậu quả phát sinh để “đẩy” trách nhiệm cho người dân, người u cầu cơng chứng. Tuy có thể nói việc khoanh vùng, thống nhất sử dụng một loại giấy tờ như vậy giúp thời gian công chứng, giải quyết hồ sơ công chứng diễn ra nhanh chóng, đồng bộ và hạn chế rủi ro, vừa thuận lợi cho người u cầu cơng chứng vừa có lợi cho TCHNCC, nhưng trên nguyên tắc áp dụng
pháp luật thì khơng thể đưa ra giải pháp mang tính “ép buộc quyền” của người u cầu cơng chứng.
3.3. Thu phí cơng chứng
Thu phí cơng chứng là nghĩa vụ của TCHNCC. Tuy nhiên thực tế cho thấy, để thực hiện nghĩa vụ này một cách hài hịa vừa hồn thành trách nhiệm vừa bảo vệ được quyền lợi của bên thế chấp bất động sản thì phải cần sự phối hợp của bên nhận thế chấp (chủ yếu là tổ chức tín dụng). Cho nên, dựa vào tình hình thực tế tác giả xin đưa ra hai kiến nghị được thực hiện đồng thời có thể giải quyết được vấn đề phát sinh trong q trình thu phí cơng chứng, thực hiện đúng quy định pháp luật vừa bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu công chứng (bên thế chấp và bên nhận thế chấp) nhưng vẫn phải đảm bảo việc chống thất thu thuế của Nhà nước.