3.2 .1Thực trạng về yếu tố sự tin cậy
4.1.3 căn cứ đề ra giải pháp
Căn cứ vào thực trạng yếu kém chất lượng dịch vụ tại cơng ty hiện nay như đã phân tích ở chương 3.
4.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH TM và DV Hà Thanh Sơn
Sau khi xác định được mức độ ảnh hưởng của các thành phần chất lượng dịch vụ đến sự thỏa mãn của khách hàng, cùng việc phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ tại công ty TNHH TM và DV Hà Thanh Sơn. Tác giả đưa ra một số giải pháp tương ứng nhằm cải thiện tình trạng hiện tại, cũng như góp phần nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng. Các giải pháp cụ thể bám sát với thực trạng đã nêu theo năm nhân tố được khảo sát bao gồm: độ tin cậy, sự đảm bảo, phương tiện hữu hình, tính đáp ứng và sự đồng cảm.
4.2.1 Giải pháp nâng cao yếu tố sự tin cậy.
Yếu tố tin cậy là yếu tố tuyên quyết để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, để nâng cao yếu tố tin cậy công ty cần tạo niềm tin cho khách hàng dể khách hàng tin tưởng vào dịch vụ của mình để tạo sự tin cậy cho khách hàng cơng ty cần quan tâm đến việc đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm, đo đó cơng ty cần có giải pháp thực hiện như sau:
Ứng dụng Just in time-JIT trong hoạt động của công ty nhằm đạt mục tiêu giao đúng hàng, đúng số lượng, đúng nơi vào đúng lúc cần thiết, việc áp dụng Just in time-JIT là giảm bớt chi phí phát sinh và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng sử dụng dịch vụ của cơng ty một cách tốt nhất đó đựoc xem là giải pháp quan trọng trong việc nâng cao yếu tố tin cậy của công ty đến khách hàng, vừa giúp khách hàng tiết kiệm chi phí vừa tạo lịng tin cậy và đáp ứng kịp thời vấn đề thiết hục hàng hóa cho khách hàng, đồng thời cơng ty giao hàng đúng hạn và nâng cao lòng tin cho khách hàng về chất lượng dịch vụ vủa mình.
Cơng ty phải thực hiện đúng cam kết của mình về chất lượng và dịch vụ đối với khách hàng, đảm bảo về lịch tàu lựa chọn hãng tàu uy tín, thường xuyên có tàu dù vào mùa cao điểm, khơng bị trì hỗn về tàu bè, các hoạt động bên đầu nước
tàu uy tín, mà để làm được điều này công ty phải mở rộng lượng khách hàng của cơng ty, vì những hàng tàu uy tín thường cơng ty phải đạt sản lượng cont qui định theo từng tháng mà hãn đưa ra, đều đó giúp cơng ty vào mùa cao điểm hàng hóa vẫn được vận chuyển mà khơng bị rót hàng lại bãi vì giữa cơng ty và hãng tàu đã có thắt chặt thơng qua cam kết có giá trị pháp lý, đó là vấn đề hiện nay cơng ty cần phải nâng cao năng lực của mình để đạt được điều mong muốn trên. Đồng thời khi xuất hàng công ty ln qua tâm đến việc hàng hóa của khách hàng đã cập cảng an toàn chưa và khách hàng phái đầu bên kia dã tiền hành lấy hàng chưa, đó cũng là một công cụ để nâng cao sự tin cậy từ khách hàng, vì hàng hóa của khách hàng được giao cho công ty và khách hàng điều mong muốn biết đến hàng hóa của mình đã giao an toàn chưa, khách hàng của họ nhận được chưa vì nó liên quan đến hoạt động kih doanh của khách hàng, do đó một sự quan tâm từ công ty sẽ thúc đẩy niềm tin và sự tin cậy rất lớn đối với khách hàng của cơng ty.
Để tránh sai sót trong q trình thực hiện cơng ty cần phải có bộ phận kiểm soát từ khâu đầu đến khâu cuối cùng từ các bộ phận hàng xuất, hàng nhập các bộ phận phải phối hợp nhịp nhàng để tránh các lỗi phát sinh đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình giải quyết vấn đề và trách nhiệm sẽ thuộc về bộ phận nào một cách rõ ràng để họ nhanh chóng giải quyết kịp thời không tốn kém thời gian và giải quyết thỏa đáng cho khách hàng. Bên cạnh đó khách hàng dễ dàng biết thơng tin về hàng hóa của mình và dễ dàng nhận được sự phản hồi nhanh chóng của cơng ty cho các vấn đề liên quan đến hàng hóa của mình, làm giảm thời gian cũng như tránh lãng phí khơng đáng có trong giải quyết vấn đề tạo thêm sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng khi được làm việc với một đội ngủ nhân viên chuyên nghiệp và đầy tự tin trong vấn đề giải quyết các sự cố trong các tình huống rủi ro.
Cơng ty cần xây dựng 1 bộ phận kiểm soát từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng
Nguồn: chuyên gia Đặng Thị Thanh Thuỷ
Các bộ phận trong đó cần phối hợp nhịp nhàng để tránh các lỗi phát sinh. Điều quan trọng là công ty cần xây dựng bộ phận theo dõi đơn hàng. Đối với hàng xuất khẩu, khi các bộ phận khác đã thực hiện xong nhiệm vụ và hàng hóa đã lên tàu để xuất ra nước ngồi. Thì bộ phận này có nhiệm vụ phát vận đơn tàu đồng thời theo dõi để cập nhật thông tin lô hàng cho khách hàng. Đối với hàng nhập khẩu, khi bộ phận chứng từ làm xong thì bộ phận theo dõi đơn hàng có nhiệm vụ phát lệnh giao hàng đồng thời theo dõi đơn hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng thành công. Trong công ty TNHH TM và DV Hà Thanh Sơn, bộ phận chứng từ thường bị phàn nàn nhiều nhất. Để cải thiện tình trạng này, công ty cần tuyển chọn nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời có trình độ ngoại ngữ cao để hạn chế sai sót. Chứng từ khơng mắc sai sót sẽ giúp cho qui trình được thực hiện nhanh chóng đồng thời tạo niềm tin với khách hàng và thể hiện tính chuyên nghiệp trong chất lượng dịch vụ của công ty.
- Để khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa của mình, cơng ty cần tận dụng vai trị của cơng nghệ thông qua phần mềm chuyên dụng
Bộ phận nhận đơn hàng Bộ phận đặt chổ tàu bộ phận chứng từ
Bộ phận theo dõi đơn hàng
Bộ phận nhận đơn hàng Bộ phận chứng từ
Bộ phận giao hàng
“track and trace” trên internet. Từng bộ phận của cơng ty có nhiệm vụ cập nhật thơng tin lơ hàng vào hệ thống dữ liệu của công ty. Khi khách hàng cần thơng tin lơ hàng của mình chỉ cần thông qua công cụ “track and trace” sẽ nắm được thông tin. Công cụ này giúp giảm thời gian cho khách hàng và cả doanh nghiệp đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty tăng niềm tin khách hàng.