CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.2. Rủi ro trong quá trình kiểm tra chứng từ theo phương thức tín dụng chứng từ
2.2.2. Các loại chứng từ chính được sử dụng trong thương mại quốc tế
2.2.2.1. Hóa đơn thương mại(Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong thư tín dụng. Đó là một tài liệu mơ tả đầy đủ về giao dịch thương mại, tức là số hóa đơn, danh sách đầy đủ của các loại, các mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng, phương thức vận chuyển, địa chỉ của người giao hàng và người mua và các điều khoản giao hàng và thanh tốn. Với hóa đơn thương mại, người bán xác nhận rằng hàng hóa đã được giao theo hợp đồng và do đó có quyền u cầu thanh tốn, miễn là tất cả thơng tin, điều khoản thanh tốn và mơ tả hàng hóa tương ứng chính xác với thư tín dụng. Mặt khác, nhà nhập khẩu cần hóa đơn thương mại để làm thủ tục hải quan vì nó thường được cơ quan hải quan sử dụng để đánh thuế.
11
Youssef, F. (1998). Documentary risk in commodity trade. In United Nations Conference on Trade and Development.
2.2.2.2.Vận tải đơn(Bill of lading)
Vận tải đơn (B/L) là hợp đồng giữa chủ hàng (người giao hàng ) và cơng ty vận tải. Nó được coi là một biên nhận cho hàng hóa được vận chuyển (được người vận chuyển trao cho người bán), một hợp đồng giao hàng (tức là hợp đồng giao hàng hóa dưới dạng vận chuyển hàng hóa cho người nhận hàng), và quan trọng nhất là một tài liệu về tiêu đề cho hàng hóa. Vận đơn có ba chức năng cơ bản: bằng chứng về hợp đồng vận chuyển (tức là hợp đồng giữa người vận chuyển và người giao hàng để vận chuyển hàng hóa), biên nhận do người vận chuyển cấp cho người giao hàng đối với hàng hóa nhận được để vận chuyển, (tức là bằng chứng giao hàng hóa trên tàu) và quan trọng nhất là bằng chứng về quyền sở hữu đối với hàng hóa (vận đơn, đại diện cho hàng hóa vật lý, chứng minh quyền sở hữu hàng hóa trong trường hợp tranh chấp và khi chuyển nhượng quyền đối với hàng hóa trong quá cảnh bằng cách chuyển tài liệu giấy cho một bên khác).
Vận đơn phải được chuẩn bị chính xác theo những gì đã được nói trong thư tín dụng. Sau khi đạt được điều này và giao hàng được thực hiện, người bán có thể chuyển sang ngân hàng đàm phán với vận đơn và tất cả các chứng từ cần thiết để thanh toán. Nếu tất cả mọi thứ là chính xác thì việc thanh tốn có thể được thực hiện. Vận đơn sau đó được chứng thực, chuyển tiêu đề hàng hóa và chuyển cho người nhận hàng, người có thể nhận chuyển hàng.
Vận tải đơn gồm các loại: Vận đơn đường biển (Bill of Lading), giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill), vận tải đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party Bill of Lading), vận đơn hàng không (Air Waybill), vận đơn đường bộ/nội địa (Overland/Inland Bill of Lading),…
2.2.2.3.Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Một số quốc gia yêu cầu một tuyên bố đã ký để chứng thực nguồn gốc của hàng hóa được xuất khẩu. Giấy chứng nhận này được hồn thành bởi nhà xuất khẩu và thường có thể được lấy thơng qua một tổ chức bán chính thức như phòng thương mại địa phương. Giấy chứng nhận xuất xứ cũng có thể được cấp bởi một tổ chức hàng hóa quốc tế. Giấy chứng nhận
xuất xứ thường phải được hợp pháp hóa (chứng thực) bởi phòng thương mại địa phương hoặc bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán địa phương của quốc gia yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ. Nếu không có đại diện của nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu, thì cần phải gửi tài liệu để chứng thực cho các cơ quan thương mại ở nước nhập khẩu, điều này đơi khi có thể dẫn đến sự chậm trễ thêm.
2.2.2.4. Giấy chứng nhận kiểm định (Inspection Certificate)
Hầu hết người mua (và cả các quốc gia) sẽ yêu cầu chứng nhận kiểm tra chứng thực các thơng số kỹ thuật của hàng hóa được vận chuyển, thường được thực hiện bởi bên thứ ba. Kiểm tra bên thứ ba, nếu cần, được thực hiện bởi các chuyên gia. Giấy chứng nhận kiểm tra thường được lấy từ các tổ chức kiểm tra / kiểm tra độc lập (chẳng hạn như SGS, Vinacontrol,…). Tùy thuộc vào quy định của chính phủ nhập khẩu hoặc yêu cầu của người mua, việc kiểm tra có thể bao gồm xác minh chất lượng và số lượng, giá thị trường xuất khẩu, giá trị cho mục đích hải quan, phân loại hải quan và đủ điều kiện nhập khẩu.
2.2.2.5. Phiếu đóng gói(Packing List)
Phiếu đóng gói là một tài liệu bổ sung cho hóa đơn thương mại. Nó cung cấp thơng tin liên quan cho người mua, hãng tàu, ngân hàng và cơ quan hải quan nước ngoài. Trong hầu hết các trường hợp, một phiếu đóng gói được chỉ định trong thư tín dụng như một tài liệu bắt buộc phải nộp.
Phiếu đóng gói lưu ý kích thước, loại, số lượng gói và nội dung của container vận chuyển và đặc biệt là trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng tính bằng pound và kilơgam; tất cả đều là những thơng tin cần thiết do đó, việc cung cấp là nên làm để hồn thành q trình xuất khẩu.
Mặc dù phiếu đóng gói khơng bắt buộc theo luật hải quan của mỗi quốc gia, tuy nhiên nó vẫn được một số hải quan sử dụng để kiểm tra đối với vận đơn hoặc hóa đơn thương mại vì sự không nhất quán và thông tin mâu thuẫn. Phiếu đóng gói có nhiều định dạng khác nhau, tất cả đều có cùng chức năng cơ bản: để xác nhận nội dung của lơ hàng khi nó rời khỏi cơ
sở của nhà xuất khẩu và để chỉ ra trọng lượng, số đo, gói số trong lơ hàng đó và cách thức vận chuyển, ví dụ như hộp, thùng giấy, v.v…
2.2.2.6. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận bảo hiểm (gọi là bảo hiểm hàng hóa hàng hải) là một tài liệu xác nhận rằng hàng hóa được bảo hiểm cho lơ hàng và do đó được bảo hiểm cho các tổn thất và thiệt hại trong q trình vận chuyển. Nó được chuẩn bị trước khi vận chuyển hàng hóa, và cung cấp xác nhận về loại và số tiền bảo hiểm trên hàng hóa. Điều cần thiết cho bất kỳ giao dịch thương mại quốc tế nào là có bảo hiểm vì các lơ hàng quốc tế có mức độ rủi ro cao. Điều kiện thời tiết xấu, xử lý thô và các nguy hiểm phổ biến khác để vận chuyển làm cho bảo hiểm hàng hải trở thành một sự bảo vệ quan trọng cho các nhà xuất khẩu và nhập khẩu. Việc vận chuyển đường dài, thời gian vận chuyển kéo dài và vận chuyển bởi nhiều hơn một hãng vận tải, điều này có nghĩa là nhiều tải và dỡ hàng, dẫn đến khả năng hàng hóa dễ bị hư hỏng hoặc mất mát. Do đó, bảo hiểm hàng hải là cần thiết cho các nhà nhập khẩu, xuất khẩu và giao nhận vận tải, để chuyển rủi ro mất mát và bảo vệ chống lại tổn thất vật chất, thiệt hại hoặc hư hỏng và chậm trễ trong quá trình vận chuyển.