HƯƠN 2 : NHỮ NH NH Ô NM MƠ HÌN HS MA NL
5.2 iải pháp về truyền thông
Kinh nghiệm chỉ ra nếu công ty không xây dựng được hệ thống thông tin đầy đủ và hiệu quả để hỗ trợ việc đo lường, lưu trữ và xử lý số liệu thì kết quả thu được s khơng có nhiều ý nghĩa về mặt hoạt động hay quản lý, và dĩ nhiên các thông số quản lý đều là dữ liệu từ các số liệu tài chính. Xây dựng một hệ thống CNTT tốt đồng nghĩa với việc các tham số s được đo lường xử lý tự động, kết quả được cập nhật liên tục, do đó hỗ trợ tối đa yêu cầu quản lý. Bộ máy lãnh đạo hàng ngày chỉ cần đăng nhập vào hệ thống Dashboard (bảng điều khiển kỹ thuật số có tác dụng thu thập và tổng hợp dữ liệu của tồn cơng ty) để theo dõi q trình cũng như năng suất làm việc của các bộ phận và cá nhân, từ đó có những điều chỉnh kịp thời khi vướng mắc xảy ra. Giải pháp tác giả đề xuất là một mặt công ty nên tham khảo hệ thống CNTT về BSC từ các doanh nghiệp đã và đang ứng dụng BSC hiệu quả, một mặt tự thiết kế chương trình phần mềm riêng phù hợp với thực trạng công ty và tiến hành tham vấn các chuyên gia hàng đầu về BSC.
Hệ thống CNTT tốt cịn có nghĩa là sự truyền đạt, chia sẻ, lắng nghe và phản hồi từ hai phía: ban lãnh đạo và nhân viên. Tốc độ phát triển bùng nổ của công nghệ là cơ sở để hỗ trợ Công ty xây dựng một môi trường chia sẻ thông tin hiệu quả, nơi mọi người đều được tự do trao đổi phản hồi với bất kỳ ai, tác giả đề xuất Ban lãnh đạo công ty tăng cường sự tương tác với nhân viên trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần thông qua forum, mail group... Bằng cách kết nối thường xuyên như vậy, không những giúp nhân viên nhận được được sự giúp đỡ, tương trợ kịp thời từ đồng nghiệp và người quản lý nhằm nâng cao kĩ năng mà còn cho họ cơ hội hiểu rõ hơn tầm nhìn chiến lược của Công ty, tăng cường sự tin tưởng của Công ty trong mối quan hệ với nhân viên.
Truyền tải thơng tin nội bộ hiệu quả có ý nghĩa rất quan trọng tạo nên sự thành cơng của BSC. Nó giúp nhân viên nhận thức đúng đắn về BSC. Để tránh hiểu nhầm BSC là công cụ đánh giá hiệu quả công việc, gây ra áp lực cho nhân viên, tác giả đề xuất Công ty TNHH Abenla cần truyền thông mạnh m về hiệu quả khi công ty tiến hành triển khai BSC như là một công cụ kết nối mục tiêu chung của cơng ty hịa hợp với công việc và các mục tiêu cá nhân thông qua các buổi họp định kỳ; gửi email chia sẻ các luận điểm, bài báo hữu ích BSC cho nhân viên; liên tục cập nhật quá trình xây dựng BSC để nhân viên biết và nâng cao nhận thức tư tưởng của họ về sự cần thiết của việc xây dựng BSC, bản thân mỗi nhân viên là một nhân tố quan trọng trong q trình xây dựng đó, qua đó kêu gọi sự đồng thuận trong triển khai và áp dụng BSC xuống tồn cơng ty. Truyền thông để mỗi nhân viên nhận thức được nhiệm vụ họ phải làm hàng ngày là gì? Vì sao phải làm như vậy? Làm thế nào để thực hiện? Mục tiêu cần đạt được là gì?
Việc kết nối và truyền thơng sâu sắc BSC đến tồn bộ nhân viên là rất quan trọng, nội dung của truyền thông BSC bao gồm:
- Truyền thông về sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược; - Truyền thông về các mục tiêu, thước đo trong BSC; - Truyền thông về kết quả thực hiện;
Cá nhân được giao nhiệm vụ về triển khai BSC sau khi tham gia khóa học về BSC có trách nhiệm chia sẻ về kiến thức được đào tạo tới tồn cơng ty thông qua các buổi họp, hay tạo ghi chú tại cổng thông tin bội bộ của công ty, đây là cách cắt giảm hữu hiệu chi phí thuê đào tạo bên ngồi trong điều kiện nguồn tài chính hạn hẹp và nguồn nhân lực hạn chế về trình độ BSC.
Trong giai đoạn triển khai, kết quả thực hiện việc đo lường các chỉ số của các phòng ban và cá nhân tiêu biểu nên được biểu dương cho tồn cơng ty để tạo động lực thi đua. Truyền thông chiều rộng lẫn chiều sâu về BSC tại Cơng ty, có nghĩa những bộ phận, cá nhân nào nào làm tốt BSC, tại sao tốt… công ty cần đưa ra thơng tin, phân tích và phổ biến đến tồn cơng ty, cũng như những bộ phận, cá nhân làm chưa tốt thì cũng đưa thơng tin, thơng điệp để cùng nhau chia sẻ, rút kinh nghiệm.
Nhằm đ y mạnh tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về BSC tới toàn thể nhân viên, tác giả đề xuất xây dựng bài kiểm tra về nhận thức BSC bên cạnh các chia sẻ, đào tạo của lãnh đạo công ty về kỹ năng làm việc đối với nhân viên.