CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
2.3. Thực trạng hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện Quảng Uyên
2.3.2. Hệ thống sổ sách địa chính
Trước năm 1994 hồ sơ địa chính được lập theo Quyết định số 56/ĐKTK, ngày 05/11/1981 của Tổng cục Quản lý ruộng đất, thời kỳ này hồ sơ địa chính được lập thành 2 bộ lưu ở cấp huyện và cấp xã.
Từ năm 1994-1996 hồ sơ địa chính được lập theo mẫu quy định tại công văn số 434/CV-VĐ tháng 7/1993 của Tổng cục Địa chính.
Từ năm 1996-2004 hồ sơ địa chính được lập thành 3 bộ theo mẫu quy định tại Quyết định 499/QĐ-ĐC, ngày 27/7/1995, Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC và Thơng tư 1990/TT-TCĐC của Tổng cục Địa chính (lưu ở 3 cấp tỉnh, huyện, xã).
Từ năm 2005 đến 2012 hồ sơ địa chính được lập thành 3 bộ theo mẫu quy định tại Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT, ngày 01/11/2004 của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Như vậy đến thời điểm hiện nay trên địa bàn huyện có các mẫu hồ sơ địa chính khác nhau, những hồ sơ sổ sách được lập từ năm 2004 trở về trước đều lập theo phương pháp thủ công, ở dạng giấy và được lưu trữ tại các cấp theo đúng quy định; Những hồ sơ được lập từ năm 2012 trở lại đây của các xã khi cấp bổ sung, cấp đổi giấy chứng nhận được lập và lưu trữ ở dạng số.
Lập theo mẫu cũ (trước Thông tư 29/TT-BTNMT) + Sổ mục kê: 32 quyển;
+ Sổ đăng ký: 6 quyển; + Sổ địa chính: 40 quyển;
+ Sổ theo dõi cấp GCNQSD đất: 17 quyển.
Lập theo mẫu mới (theo Thông tư 29/TT-BTNMT) + Sổ địa mục kê: 46 quyển;
+ Sổ địa chính: 56 quyển;
+ Sổ theo dõi biến động: 17 quyển;
+ Sổ theo dõi cấp GCNQSD đất: 34 quyển.
Toàn bộ số hồ sơ nêu trên là số hồ sơ được lưu trữ gồm trước và sau khi có luật đất đai (Thông tư 29/TT-BTNMT), sau khi cấp đổi và chỉnh lý các xã đã được lập và
in lại, còn một số xã chưa được cấp đổi và chỉnh lý hồ sơ thì trong dự án này sau khi chuẩn hoá cần in mới theo đúng mẫu hiện hành là: 45 quyển;
Trong đó: Sổ mục kê (15 quyển); Sổ địa chính (21 quyển); Sổ theo dõi cấp giấy CNQSD đất (9 quyển)
Cụ thể theo từng xã như sau:
Bảng 2.5. Bảng tổng hợp sổ sách địa chính
STT Tên xã Sổ Mục kê Sổ Địa chính Sổ CGCN Ghi chú
1 Phi Hải 2 3 2 2 Quốc Dân 2 2 1 3 Cai Bộ 4 3 1 4 Độc Lập 2 3 1 5 Phúc Sen 2 3 1 6 Bình Lăng 1 2 1 7 Quảng Hưng 1 2 1 8 TT Quảng Uyên 1 3 1 Tổng 15 21 9
(Nguồn: Phịng Tài ngun và Mơi trường huyện Quảng Un)
Hệ thống sổ sách sau khi được chuẩn hóa in mới theo đúng mẫu vẫn chưa có sự cập nhật bổ sung thông tin trong khi biến động về đất đai của các xã trên địa huyện diễn ra ngày càng phức tạp.
Vẫn còn nhiều xã trên địa bàn huyện chưa hoàn thiện việc chuẩn hóa in mới hồ sơ địa chính như: Xã Quốc Phong, Đồi Khơn, Chí Thảo, Tự Do, Hồng Định, Hồng Quang, Ngọc Động, Hoàng Hải, Hạnh Phúc.