L ỜI MỞ ĐẦU
2.3.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí dùng chung cho hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác dùng chung cho toàn công ty như:
Tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bộ phận văn phòng.
Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý.
Chi phí văn phòng phẩm.
Thuế môn bài….
Chi phí cho công tác đấu thầu.
Chi phí đi công tác, tiếp khách.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Các chi phí bằng tiền khác.
a.Chứng từ sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
Phiếu chi.
Giấy thanh toán tạm ứng.
Hoá đơn GTGT.
Bảng tính khấu hao.
Bảng chấm công, bảng tính lương …. Sổ sách:
- Chứng từ ghi sổ.
b.Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Các tài khoản liên quan khác…
c.Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách:
Quy trình xử lý nghiệp vụ tiền lương cho quản lý.
Tại phòng hành chính nhân sự: căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của công nhân viên sẽ lập bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ. Sau đó chuyển bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: sau khi ký duyệt chuyển bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ cho kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương: tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương. Sau đó chuyển bảng thanh toán lương cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau khi nhận lại bảng thanh toán lương đã ký duyệt sẽ nhập liệu vào máy. Máy tính tự động xử lý vào chứng từ ghi sổ, sổ cái 642, 334. Và bộ chứng từ tiền lương được lưu tại đây theo số.
Quy trình xử lý nghiệp vụ trích và phân bổ khấu hao cho quản lý:
Kế toán vật tư –TSCĐ: Căn cứ vào bảng danh mục TSCĐ và bảng tỷ lệ khấu hao sẽ lập bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao. Sau đó chuyển bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao cho kế toán trưởng ký duyệt.
Sau khi ký duyệt chuyển trả lại bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao lại cho kế toán vật tư - TSCĐ.
Kế toán vật tư TSCĐ sẽ nhập liệu vào máy. Máy tính tự động xử lý vào chứng từ ghi sổ, sổ cái 214, 642…Và các bảng danh mục TSCĐ, bảng tỷ lệ khấu hao, bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao được lưu theo số.
Quy trình xử lý nghiệp vụ các khoản chi kháccho quản lý:
Kế toán thanh toán: căn cứ vào các hoá đơn GTGT liên quan đến quản lý doanh nghiệp để lập phiếu chi gồm 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên của phiếu chi và hoá đơn GTGT cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra ký duyệt.
Sau khi ký duyệt xong chuyển 2 liên phiếu chi và hoá đơn cho thủ quỹ
Thủ quỹ: Khi nhận phiếu chi sẽ tiến hành kiểm tra và chi tiền. Sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Một liên của phiếu chi đưa cho người nhận và một liên của phiếu chi cùng với hoá đơn chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán: khi nhận được phiếu chi và hoá đơn tiến hành nhập liệu vào máy. Máy tính tự động xử lý vào chứng từ ghi sổ, sổ cái 111, 642. Phiếu chi và hoá đơn được lưu tại đây theo số.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu chi PC011 ngày 24/01/2009 chi phụ cấp cho nhân viên văn phòng số tiền 725.000, kế toán định khoản:
Nợ 642 725.000
Có 334 725.000
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương nhân viên văn phòng BTL01/01 tính lương nhân viên văn phòng số tiền 35.158.725 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 642 31.600.000
Có 334 31.600.000
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội TTL01/01 trích các khoản theo lương cho nhân viên văn phòng , kế toán định khoản:
Nợ 642 6.320.000 Nợ 334 2.212.000 Có 338 8.512.000
Căn cứ vào phiếu chi PC 14 ngày 25/01 chi tiếp khách số tiền 1.023.145 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 642 1.023.145
Có 111 1.023.145
Căn cứ vào bảng tính khấu hao tháng 1 số khấu hao cho quản lý là 4.762.250 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 642 4.762.250
Có 214 4.762.250
Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong năm 2009 gồm chi tiền mặt cho quản lý là 215.168.125 đồng, khấu hao cho quản lý là 73.200.000 đồng, chi lương cho nhân viên quản lý là 369.720.000đ và các khoản khác.
e.Sơ đồ chữ T:
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009
73.200.000 12.456.150 443.664.000 14.158.600 215.168.125 758.646.875 758.646.875 758.646.875 214 331 334, 338 112 111 642 911
f.Chứng từ sổ sách minh hoạ:
Công ty TNHH Xây Dựng Thành Sơn
MST: 4400341202
33 Nguyễn Văn Cừ-P7-TP.Tuy Hòa
PHIẾU CHI
Số: 011 Ngày: 24/01/2009
Họ tên người nhận tiền : Công ty Vận tải và Thương mại Thuận Thảo Địa chỉ: Đường Hải Dương TP.Tuy Hoà
Lý do chi: Chi tiếp khách Số tiền: 450.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc.
Ngày 25 tháng 01 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
Công ty TNHH Xây Dựng Thành Sơn
MST: 4400341202
33 Nguyễn Văn Cừ-P7-TP.Tuy Hòa
Số: 07 Tháng 01 Năm 2009
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số hiệu tài khoản Trích yếu
Nợ Có
Số tiền Ghi chú
Chi phụ cấp nhân viên văn phòng
642 111 725.000
Kèm theo chứng từ gốc.
Công ty TNHH Xây Dựng Thành Sơn
MST: 4400341202
33 Nguyễn Văn Cừ-P7-TP.Tuy Hòa
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Kỳ phát sinh :01/01/2009 đến 31/12/2009 TK 642 SCTG Chứng từ Số Ngày Diễn giải TK P/s nợ P/s có PC002 CSTG 01 31/01/2009 Chi tiền mua văn phòng phẩm 111 136.364 PC005 CTSG 02 31/01/2009 Chi tiền điện 111 2286.364 PC006 CTGS 02 31/01/2009 Chi tiếp khách 111 409.091 … ….. … …. …. … …. … CTGS 107 31/12/2009 Kết chuyển chi phí 911 758.646.875 Cộng phát sinh 758.646.875 758.646.875 Số dư đầu kỳ : Số dư cuối kỳ :
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
g.Nhận xét:
Công ty tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng nguyên tắc hạch toán.