HỢP TÁC QUỐC TẾ VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu về công ty
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sau gần một thập kỷ hình thành và phát triển, quy mơ và thị trường của công ty ngày càng mở rộng. Hiện nay, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế Việt Nam đang hoạt động với hơn 50 nhân viên được tổ chức theo 2 cấp quản lý chính: Ban giám đốc và các phịng ban. Ngồi ra, trong các phịng ban còn chia ra 2 cấp là trưởng phòng và nhân viên. Những nhân viên cấp dưới sẽ làm việc theo sự chỉ đạo của cấp trên và có thể vượt cấp.
Giám đốc Phó giám đốc
Tư vấn Du học và Đào tạo ngoại ngữ
Phòng vé máy bay và vận chuyển hàng hóa
Hành chính - Nhân sự
Truyền thơng – Marketing
Kế tốn tài chính
Đài Loan
Nhật Bản
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự)
Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm 3 thành viên. Cơng việc chính của ban giám đốc là xây dựng chiến lược hoạt động và phát triển cho công ty; đặt ra những mục tiêu cho công ty trong từng giai đoạn; quản lý nhân viên các cấp thực hiện các nhiệm vụ được giao; đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Nhiệm vụ của ban giám đốc:
- Chịu trách nhiệm lãnh đạo, định hướng các hoạt động cho công ty.
- Truyền đạt giá trị, kiến thức cũng như phân công nhiệm vụ cho mọi người. - Lên kế hoạch phát triển lâu dài cho doanh nghiệp, giám sát và đánh giá kết quả.
- Cung cấp môi trường làm việc lành mạnh, công bằng cho nhân viên, đem lại những cơ hội bồi dưỡng, phát triển cho mọi người.
Các phòng ban
• Phịng Tư vấn du học và Đào tạo ngoại ngữ
Phòng Tư vấn du học và Đào tạo ngoại ngữ bao gồm 9 thành viên, trong đó bao gồm 5 nhân viên và 4 giáo viên. Giống như tên phòng, đây là nơi tổ chức những hoạt động liên quan đến du học như làm thủ tục đăng ký, tư vấn và chăm sóc du học sinh; kiểm sốt các hoạt động về đào tạo ngoại ngữ, cụ thể:
- Tư vấn, hướng dẫn du học sinh làm thủ tục đăng ký du học
- Giám sát, chăm sóc du học sinh trong q trình sử dụng dịch vụ tại cơng ty - Xếp lớp, hướng dẫn du học sinh đăng ký lớp học đào tạo ngoại ngữ trước khi xuất cảnh
- Tiếp nhận người lao động từ phòng Đài Loan/ phòng Nhật Bản và sắp xếp vào các lớp đào tạo ngoại ngữ, chuyên môn lao động.
- Đào tạo ngoại ngữ, hướng dẫn du học sinh/ người lao động một số nét văn hóa, phong tục của nước bạn.
• Phịng vé máy bay và vận chuyển hàng hóa
Phịng vé máy bay và vận chuyển hàng hóa có 5 thành viên đang hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến vé máy bay cho du học sinh, người lao động và quản lý việc vận chuyển hàng hóa.
- Tiếp nhận thơng tin đơn hàng và lên lịch bay cho người lao động và du học sinh
- Làm việc với các hãng hàng không để sắp xếp suất bay phù hợp - Xử lý, giải quyết đơn vận chuyển hàng hóa
• Phịng Hành chính - Nhân sự
Phịng Hành chính – Nhân sự gồm 6 thành viên, thực hiện những nhiệm vụ chính sau:
- Đảm bảo chất lượng nhân sự, sắp xếp các nhân sự tới những vị trí phù hợp - Tổ chức các hoạt động văn hóa tập thể của công ty nhằm giữ vững tinh thần thoải mái cho các thành viên trong cơng ty
• Phịng Truyền thơng – Marketing
Phịng Truyền thơng – Marketing bao gồm 6 người. Đây là phịng chịu trách nhiệm cho việc ra đời những ấn phẩm truyền thông; xây dựng bộ mặt, danh tiếng cho cơng ty. Phịng Truyền thơng – Marketing sẽ có những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Lên kế hoạch Marketing, truyền thông, quảng cáo về công ty
- Sản xuất các sản phẩm, nội dung truyền thông nhằm thu hút khách hàng - Triển khai kế hoạch và đánh giá, dự báo xu hướng người tiêu dùng
- Thiết lập, kiểm soát hiệu quả hoạt động giữa các kênh phân phối sản phẩm, dịch vụ của cơng ty.
• Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn bao gồm 5 thành viên, đây là một trong những phòng ban khá quan trọng, chịu trách nhiệm về những cơng việc có liên quan đến tài chính, tài vụ; quản lý nguồn vốn, tài sản; tính tốn các chi phí của cơng ty.
- Quản lý tiền mặt, ngân sách cho cơng ty.
- Lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, bảng cân đối kế tốn và báo cáo lên cấp trên.
- Nghiên cứu thị trường, dự án và dự báo xu hướng, điều kiện kinh tế.
• Phịng Đài Loan
Phịng Đài Loan bao gồm 10 thành viên. Đây là phòng chịu trách nhiệm về tất cả các thủ tục, dịch vụ liên quan đến việc đi xuất khẩu lao động sang Đài Loan, cụ thể:
- Tư vấn, hướng dẫn người lao động làm thủ tục xuất cảnh đi Đài Loan.
- Kết nối với văn phòng Đài Loan và chủ lao động để giúp người lao động phỏng vấn, nhận đơn hàng.
- Chăm sóc người lao động trong suốt q trình sử dụng dịch vụ tại cơng ty.
• Phịng Nhật Bản
Phịng Nhật Bản bao gồm 10 thành viên. Tương tự như phòng Đài Loan, đây là phòng chịu trách nhiệm về tất cả các thủ tục, dịch vụ liên quan đến việc đi xuất khẩu lao động sang Nhật Bản, cụ thể:
- Tư vấn, hướng dẫn người lao động làm thủ tục xuất cảnh đi Nhật Bản.
- Kết nối với văn phòng Nhật Bản và chủ lao động để giúp người lao động phỏng vấn, nhận đơn hàng.
- Giúp người lao động làm visa, khám sức khỏe và lên lịch bay.
- Xếp lớp cho người lao động được tham gia đào tạo ngoại ngữ hoặc tay nghề nếu cần thiết.
- Chăm sóc người lao động trong suốt q trình sử dụng dịch vụ tại cơng ty.