3.2.2.1. Tăng cường công tác quản lý vốn bằng tiền
Mặc dù PVN đã có những biện pháp thực hiện quản trị khoản vốn bằng tiền nhưng trên thực tế đã qua, việc lập kế hoạch dòng tiền chưa sát thực tế, số dư tiền gửi không kỳ hạn tại một số Ngân hàng khá cao, gửi tiền có kỳ hạn với giá trị lớn hơn vốn điều lệ của Ngân hàng tại PVCombank trong khi tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng có nhiều tồn tại và bất cập, việc đóng băng các khoản tiền gửi của PVN tại Oceanbank..., Công ty cần sửa đổi, bổ sung Quy chế quản lý, sử dụng vốn bằng tiền và quy định chế độ lập báo cáo, bổ sung các biện pháp giám sát việc quản lý sử dụng vốn bằng tiền nhằm đảm bảo khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu thanh toán, giải ngân vốn đầu tư cũng như nhu cầu kinh doanh của PVN đồng thời đạt hiệu quả tài chính tối ưu, hạn chế tối đa rủi ro thanh khoản tại các Ngân hàng. Cụ thể:
i). Sửa đổi Quy chế quản lý và sử dụng vốn bằng tiền, trong đó:
Bổ sung quy định về việc đánh giá, lựa chọn các tổ chức tín dụng để giao dịch thanh tốn thường xun và gửi tiền có kỳ hạn. Đồng thời xác định hạn mức tiền gửi tối đa tại mỗi tổ chức tín dụng nhằm phân tán rủi ro, hạn chế rủi ro thanh khoản. Việc đánh giá này cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ (có thể hàng năm, căn cứ trên BCTC năm đã được kiểm tốn của tổ chức tín dụng, trong đó lưu ý đánh giá những ảnh hưởng của các điểm ngoại trừ (nếu có trên BCTC đến việc đánh giá, chấm điểm, xếp hạng các tổ chức tín dụng hoặc đánh giá đột xuất khi có biến động/thơng tin bất thường).
Xây dựng quy trình đánh giá, lựa chọn các tổ chức tín dụng cần tập trung đánh giá năng lực tài chính của các tổ chức tín dụng với thang điểm chiếm tỷ trọng hơn 80% trên tổng thang điểm (100%).
Bổ sung quy trình cụ thể của việc xác định cân đối vốn đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền: xác định hạn mức tiền không kỳ hạn phục vụ cho hoạt động kinh doanh và mức phân bổ các khoản tiền gửi có kỳ hạn với các kỳ hạn hợp lý,
linh hoạt đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả của tiền gửi.
+ Đối với tiền phục vụ nhu cầu thanh tốn tại các tổ chức tín dụng, cần xác định hạn mức căn cứ trên số dự chi được lãnh đạo PVN phê duyệt trong tuần/tháng làm việc tiếp theo cộng với một tỷ lệ dự phòng nhất định để dự phịng thanh tốn cho các khoản chi đột xuất. Tỷ lệ dự phòng này cần được theo dõi và điều chỉnh phù hợp qua thực tế thực hiện các kỳ (có thể khảo sát, đánh giá và điều chỉnh theo từng kỳ 3 tháng/lần). Nhu cầu thanh toán thường xuyên trong tháng được cân đối trên cơ sở nhu cầu thu/chi trong tháng theo các Báo cáo dịng tiền và được thanh tốn định kỳ.
+ Số tiền cịn lại được gửi có kỳ hạn với các mức gửi và kỳ hạn gửi đảm bảo hiệu quả tài chính tối ưu, trong đó tổng số tiền gửi tại mỗi tổ chức tín dụng khơng vượt quá hạn mức tiền gửi tối đa đã được Hội đồng thành viên phê duyệt theo quy định bổ sung nêu trên. Lưu ý bổ sung quy định: Lãi suất tiền gửi phải đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước; phải có ít nhất 05 bản chào lãi suất chính thức của các tổ chức tín dụng thuộc danh sách các tổ chức tín dụng đã được Hội đồng thành viên lựa chọn, phê duyệt.
- Bổ sung quy định về việc lập Báo cáo cân đối dòng tiền và Quy định về quản lý dịng tiền. Quy định này có thể do Tổng giám đốc ban hành quy định chi tiết việc lập, xây dựng kế hoạch dòng tiền (dự báo dòng tiền ra, dòng tiền vào theo tháng/quý/năm) và việc quản lý dòng tiền (cân đối thu chi, phân bổ tiền gửi có kỳ hạn) để theo dõi dịng tiền và nhu cầu thu chi thực tế từ đó chủ động xây dựng kế hoạch tài chính, phục vụ cân đối vốn, cân đối thu chi, thu xếp vốn và cân đối số ngoại tệ phải nộp Nhà nước theo quy định (giao cho Ban Tài chính Kế tốn chủ trì thực hiện). Trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của các Ban chun mơn có liên quan trong việc cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời và chính xác cho Ban Tài chính Kế tốn đảm bảo số liệu được tổng hợp để lập kế hoạch có độ tin cậy cao. Các nhu cầu thu chi đã lên kế hoạch sẽ được đáp ứng bằng các khoản tiền gửi kỳ hạn đến hạn phù hợp. Số dư tiền nhàn rỗi sẽ được phân bổ gửi kỳ hạn với số tiền và thời hạn gửi đảm bảo nguyên tắc phù hợp với số tiền và thời hạn từng nhu cầu thanh toán đã lên kế hoạch trong Báo cáo cân đối dịng tiền tháng này và ước tính tương tự số tiền và thời hạn cho các tháng còn lại của Quý dựa theo Báo cáo dòng tiền quý này.
- Báo cáo cân đối dòng tiền hàng tháng/quý/năm phải được gửi tới Ban Kế toán và kiểm toán; Ban kiểm soát nội bộ cùng theo dõi và giám sát thực hiện. Tăng cường công tác giám sát của Ban Kiểm soát nội bộ bằng việc được truy cập cơ sở dữ liệu kế toán, theo dõi hoạt động tài khoản, chiết xuất báo cáo để theo dõi sổ sách kế toán, truy cập cơ sở dữ liệu kế toán và kết hợp đối chiếu với kế toán tiền gửi Ngân hàng.
ii. Trên cơ sở hoàn thiện các quy chế, quy định, PVN thực hiện rà soát, điều chỉnh hạn mức tiền gửi tại các ngân hàng đảm bảo tỷ lệ tiền gửi theo quy định nội bộ của PVN (đặc biệt là tại OceanBank, PVCombank, hiện số dư tiền gửi đã vượt quá vốn điều lệ của Ngân hàng) theo quy mô và vốn điều lệ của tổ chức tín dụng trên cơ sở đánh giá mức độ tín nhiệm của tổ chức tín dụng đối với tiền gửi được an tồn; Định kỳ tổ chức tốt cơng tác đánh giá các tổ chức tín dụng, xác định hạn mức tiền gửi hợp lý nhằm hạn chế các rủi ro trong giao dịch thanh toán và gửi tiền tại các tổ chức tín dụng;Thực hiện quản trị tốt dịng tiền đảm bảo khả năng thanh toán nợ đến hạn; quản trị rủi ro đối với vốn bằng tiền; thực hiện tốt công tác giám sát hoạt động lập kế hoạch và cân đối thu chi, phân bổ các khoản tiền gửi có kỳ hạn của Ban điều hành.
3.2.2.2. Tăng cường quản lý vốn trong thanh tốn, hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn kéo dài.
Mặc dù PVN đã quản lý khá tốt khoản vốn trong thanh tốn cơng nợ phải thu khách hàng, tuy nhiên các khoản phải thu khác có nguy cơ tiềm ẩn rủi ro cao, tốc độ luân chuyển vốn rất chậm và có xu hướng giảm đi qua các năm. Do đó PVN cần phải quản lý chặt chẽ hơn nữa các khoản phải thu khác, giám sát và đôn đốc thu hồi công nợ, thực hiện mọi biện pháp, phương án làm giảm các khoản phải thu này xuống càng nhỏ càng tốt, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Cụ thể:
- Sửa đổi Quy chế quản lý nợ của PVN cho phù hợp với hiện tại, phân định rõ chức năng quản lý nợ của từng Ban chuyên môn, việc lập báo cáo quản lý nợ của các Ban chuyên môn, phân công rõ trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong việc theo dõi, thu hồi các khoản công nợ.
- Khi ký kết hợp đồng, PVN đã quy định rõ ràng thời gian và phương thức thanh tốn nhưng cần ln giám sát chặt chẽ việc khách hàng thực hiện những điều
kiện trong hợp đồng. Việc áp dụng các hình thức phạt vi phạm hợp đồng sẽ ràng buộc chặt
chẽ hơn trách nhiệm của khách hàng trong việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng. Đặc biệt rút kinh nghiệm trong ký kết các Hợp đồng mua bán than phục vụ các Nhà máy Nhiệt điện khơng có các điều khoản đảm bảo việc giao than theo đúng số lượng đã cam kết...
- Trong trường hợp khách hàng nợ quá hạn, PVN cần phân loại để tìm nguyên nhân chủ quan và khách quan của từng khoản nợ, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế để có biện pháp xử lý phù hợp như gia han nợ, thoả ước xử lý nợ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp. Đồng thời cũng cần có chính sách linh hoạt, mềm dẻo đối với các khoản nợ quá hạn và đến hạn. Đối với những khách hàng uy tín, truyền thống, trong trường hợp họ tạm thời có khó khăn về tài chính có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ. Còn đối với những khách hàng cố ý khơng thanh tốn hoặc chậm trễ trong việc thanh tốn thì PVN cần có những biện pháp dứt khốt, thậm chí có thể nhờ đến sự can thiệp của các tồ án kinh tế để giải quyết các khoản nợ.
- Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng đảm bảo khoản tạm ứng được sử dụng đúng mục đích; thời gian, thủ tục hồn ứng tn thủ đúng quy định hiện hành, đặc biệt là các khoản ứng trước cho các nhà thầu xây dựng.
- Thực hiện công tác quản lý nợ theo đúng quy định hiện hành và quy chế quản lý nợ của PVN như ký xác nhận công nợ đầy đủ; xử lý kịp thời các khoản chênh lệch khi đối chiếu cơng nợ; có các phương án thu hồi, xử lý dứt điểm các khoản cơng nợ cịn tồn đọng như trừ dần vào lương các khoản tạm ứng cho cán bộ nhân viên, bổ sung quy định các khoản ký quỹ cho đối tượng đào tạo các sinh viên đã được PVN cử đi đào tạo ở nước ngoài để đảm bảo trong trường hợp sinh viên được đào tạo không trở về nước phục vụ cho ngành thì phải đền bù chi phí đào tạo PVN đã chi.
Đối với nợ phải thu từ cho vay ủy thác: tăng cường giám sát khâu thanh toán, trả nợ cũng như thực hiện các phương án thế chấp tài sản đảm bảo quyền ưu tiên thanh toán theo quy định về giao dịch bảo đảm, tăng cường công tác quản lý nguồn thu đối với các đơn vị vay từ nguồn ủy thác hoặc nợ dài hạn PVN, được PVN bảo lãnh và nhất là các đơn vị hiện đang được PVN thực hiện nghĩa vụ trả nợ thay như PVTex, PVTrans.
ứng của các địa phương về giải phóng mặt bằng và xây dựng cơ sở hạ tầng...